صُنِّفَ Zoho Projects في المرتبة الأولى كأفضل برنامج ضمن جوائز تصنيف أفضل 20 برنامجًا لإدارة المهام
تَحَصَّلَ Zoho Projects على المرتبة الأولى لجائزة أفضل برنامج ضمن جوائز تصنيف أفضل 20 برنامج كانبان
يمكن تعريف إدارة المهام بشكل بسيط بأنها عملية الإشراف الفعال على دورة حياة المهام بأكملها، بداية من مرحلة التخطيط وصولاً إلى مرحلة التنفيذ. يؤدي تطبيق إدارة المهام إلى تبسيط عمليات سير العمل وتنظيم المهام بكفاءة، كما يُسهم في مساعدة مدير المشروع في اتخاذ قرارات مدروسة. وتتضمن إدارة المهام أيضًا مراقبة كل جانب من جوانب المهمة، مثل الميزانية، والوقت المُستغرق، والنطاق، والموارد، وحالات التكرار، وأكثر من ذلك.
إن إدارة المشاريع هي عملية إدارة مشروع له تاريخ بداية ونهاية محددتَين عبر مراحل تبدأ بالتخطيط وتمرّ بالتنفيذ والمراقبة وتنتهي بالإنجاز. ويكون للمشروع هدف نهائي محدد يجب تحقيقه من خلال عناصر عمل متعددة تسمى المهام.
من ناحية أخرى، تُعد إدارة المهام عملية إدارة مهمة فردية بداية من الإنشاء وصولاً إلى الإنجاز. ولا يلزم أن يكون للمهمة هدف محدد أو مواعيد نهائية محددة. ومع ذلك، فإن إكمال مجموعة من هذه المهام يسهم في تنفيذ مشروع ما. ولهذا السبب، تُعد إدارة المهام بطبيعتها فرعًا من فروع إدارة المشاريع.
يواجه مديرو المشاريع تحديًا يتمثل في إدارة عدة مشاريع ذات أولويات مختلفة في وقت واحد. وهنا تكمن أهمية إدارة المشاريع، إذ تتطلب تقييمًا شاملاً للوضع برمته. وتتطلب إدارتها بنجاح تحليلاً مفصلاً للعلاقات والتبعيات الموجودة ما بين مكوّناتها. من ناحية أخرى، تنطوي إدارة المهام على التركيز على المهمة الجاري العمل عليها لضمان إنجازها بنجاح. ويعد كل من إدارة المشاريع وإدارة المهام عنصرين أساسيين لا غنى عنهما، حيث يؤدي التطبيق الفعّال لكليهما إلى نجاح تنفيذ المشروع.
في استبيان إدارة المشاريع العامة التي أجرتها مؤسسة PMI عام 2017، اتفق 37% من القادة التنفيذيين على أن المشاريع في مؤسساتهم تفشل بشكل رئيسي بسبب الافتقار إلى أهداف ومعالم محددة بوضوح، إلى جانب ضعف الانضباط عند اتباع إستراتيجية إدارة المشاريع. استنادًا إلى هذه الدراسة، إليك بعض الخطوات الرئيسية التي يتم اتخاذها في إدارة المهام:
تحديد الأولويات: مهما كانت الأداة التي تستخدمها لإدارة المهام—سواء أكانت قائمة مهام بسيطة أم أداة شاملة لإدارة مهام المشروع—فإن أهم جانب في إدارة المهام هو تحديد الأولويات. وهذا يساعد الفريق في إنجاز كل المهام ذات الصلة بكفاءة مع الحفاظ على القيود المخطط لها.
تتبّع المراحل الرئيسية: تظهر نتائج هذه الدراسة التي أجرتها مؤسسة PMI أيضًا أن تحديد أهداف واضحة أمر أساسي لإنجاح المشروع. وعلى الرغم من أنه ليس من الضروري تحديد هدف نهائي لإدارة المهام، إلا أن تحديد المراحل الرئيسية يساعد في تحفيز الفرق على تنفيذ المهام بنجاح.
إدارة الجدول الزمني: التأكد من إنجاز المهمة في الوقت المحدد هو أمر له تأثير في صحة المشروع ككل. هنا، يكون تحديد الإطار الزمني المناسب من خلال تقدير الجهد المبذول أمرًا بالغ الأهمية.
تخصيص الموارد: تُعدّ الإدارة المثلى للموارد الخطوة التالية لضمان إدارة المهام بشكل فعال. وفقًا للميزانية والجدول الزمني، عَيِّن المواهب والموارد المناسبة لإنجاز العمل.
التعاون: يعد التعاون أمرًا أساسيًا لجميع الخطوات المذكورة أعلاه. صحيح أن العمل ضمن فرق يعني عادة إنجاز المزيد من العمل، إلا أنه قد يكون من الصعب الحفاظ على التعاون ما بين أعضاء الفريق. إذا كانت عملية إدارة مهامك فعالة، فسيساعدك ذلك في الحفاظ على تواصل مَتِين ما بين أعضاء فريقك.
وطريقة مميزة أخرى لإدارة المهام هي تصنيفها في مصفوفة حسب الموعد النهائي أو الأولوية مع كون "الجدول" و"الأولوية" محورَين. مع هذه البنية، يجب أن يكون العمل الضروري الذي يجب تنفيذه على الفور على رأس الأولويات والجدول الزمني، بينما يجب أن يكون العمل الضروري الذي ليس هناك من حاجة إلى تنفيذه فورًا على رأس الأولويات، لكن في وقت أبعد على الجدول الزمني.
تُسهم إدارة الوقت والمهام في تحسين عمليات سير العمل من عدة جوانب.
كثيرًا ما ينبع القصور في الفعالية من انعدام الاهتمام. لذلك تعمل مبادئ إدارة المهام على تحسين الإنتاجية إلى حد بعيد من خلال التأكد من استخدام الموارد المناسبة في الوقت الملائم. ويشمل ذلك تعيين أعضاء الفريق لإنجاز مهام ومسؤوليات تتطابق مع قدراتهم واهتماماتهم.
سواء أكنت تعمل كفرد أم كمؤسسة، يتم تنفيذ كل المهام لتحقيق هدف معيّن. ومع ذلك، غالبًا ما ينتهي بنا الأمر في القيام بأمور تشتت الانتباه عن هذا الهدف المعيّن أو لا تسهم في تحقيقه. وإذا كانت هناك طريقة منهجية للتعامل مع عناصر عملك كلها، فإن الهدف النهائي سيصبح محور التركيز في عملك على نحو أكثر فأكثر.
ليس من الممكن دائمًا العمل على مهمة واحدة فقط في كل مرة. لكن العمل على مهام كثيرة في الوقت نفسه قد يصبح فوضويًا. ومن ثَمَّ، فإن تنظيم مهامك بطريقة تساعد على تبسيط سير عملك سوف يساعدك على الوصول إلى هدفك.
يمكنك إدارة المهام باستخدام مجموعة متنوّعة من الأدوات، بما في ذلك:
بدءًا من تسوّق البقالة وصولاً إلى التخطيط لحفل زفاف راقٍ، لا يُعدّ وضع قوائم بسيطة لإدارة المهام أمرًا ولّى عليه الزمن. لوحات كانبان
تتميّز هذه اللوحات بسهولة استخدامها وبجاذبيتها على المستوى المرئي، وهي بسيطة لكن فعالة في الوقت نفسه. قد يكون لسحب مهمة من قائمة "قيد التنفيذ" إلى "منجزة" تقريباً شعور الارتياح نفسه كمن يشطبها عن القائمة.
هل يجب أن يمرّ اليوم من دون تذكيرك على الأقل مرة واحدة بتنفيذ تلك المهمة التي نسيت تنفيذها الأسبوع الماضي؟ ولهذا فإن إضافة التذكيرات المستندة إلى المواعيد النهائية ضمن تقويمك تساعدك على تنظيم وقتك.
سواء أكنت تستخدم برنامجًا سحابيًا أم محليًا، فإنه بتخصيصك الوقت لإعداد مهامك هنا سوف تستفيد من الموارد والتذكيرات والتقارير المعمقة.
بالإضافة إلى الأدوات التي تستخدمها، ثمة الكثير من النقاط التي يجب تذكّرها أثناء استخدام نظام إدارة المهام.
تعلّمه. مارسه. طبّقه على أي شيء لن يساعدك على تحقيق هدفك. حذار من العوامل المشتتة
ستؤدي العوامل المشتتة التي تتسبب في إهدار الوقت أو الإنتاجية إلى فقدانك التركيز. العمل كالمعتاد
تذكّر دائمًا تخصيص وقت للمهام الروتينية أثناء التخطيط. موازنة عبء العمل
قم بتفويض المهام. قد تكون محبًا للكمال، غير أن أخذ كل شيء على عاتقك سيؤدي بك إلى كارثة.
إن الأمور التي يمكن إنجازها اليوم يجب أن تُنجز اليوم، يؤدي التسويف والمماطلة إلى اضطرارك إلى العمل على مهام متعددة في الوقت ذاته، وذلك ليس بالشيء الجيد بتاتًا. خُذ استراحة
لا يمكن لأحد أن يكون منتجًا طوال اليوم، وعلى مدار الأسبوع، لذا فإن من الممارسات الجيدة إعطاء الأولوية حتى لأخذ الاستراحة كذلك. نظرًا لأنه من المحتّم أن يكون هناك فترات توقف عن العمل طوال اليوم، فإن أخذ فترات استراحة متعمدة وموقوتة سيساعدك على العودة إلى العمل بنشاط متجدد.
توقف عن القلق بشأن الأمور التي لا يمكنك التحكم بها. وأثناء التخطيط، اترك مجالاً لحدوث ما لم يكن في الحسبان، لكن لا تدع ذلك يؤثر في عملك.
تفيد برامج إدارة المهام أي شخص لديه مهام يجب عليه تنفيذها، وينطبق هذا على الجميع. يمكن أن يندرج الأشخاص الذين يجرون إدارة المشاريع والمهام ضمن الفئات العريضة التالية:
ابقَ على اطّلاع دائم على مدى توفّر أعضاء فريقك أو انشغالهم، وفوّض العمل وفقًا لذلك.
تساعد إدارة المهام بالنسبة للفرق في كل ما يخص بتفويض المهام، مما يُسهم في تنسيق عمل أعضاء الفريق للعمل بشكل إنتاجي نحو تحقيق هدف مشترك.
توصل بتحديثات وإشعارات فورية حول العمل الذي أنجزه أعضاء فريقك.
بدءًا من التخطيط للمهام وصولاً إلى إدارتها، يساعدك برنامج إدارة المهام في تسجيل كل المعلومات المتعلقة بالمشروع وتتبّعها. تؤدي القدرة على تتبّع المهام والمواعيد النهائية والاجتماعات ومسؤوليات الفريق إلى جعل برنامج إدارة المهام أداةً بالغة الأهمية للوفاء باحتياجات العمل لديك. إذا برزت أي مشكلة، فلن يستغرق الأمر سوى نقرة واحدة لتحديد مصدر المشكلة بالضبط، والتحكم بزمام الأمور فورًا، وإجراء التغييرات لتحسين سير العمل لديك بنجاح. تساعد ميزات التعاون الإضافية مثل الدردشة والمنتديات ولوحات المعلومات فريقك بالكامل في البقاء على اتصال وعلى اطّلاع على أحدث التطورات.
تفيد إدارة المهام أصحاب الأعمال، والعاملون لحسابهم الخاص، والطلاب، وأي شخص يرغب في تنظيم روتينه اليومي. في ما يأتي بعض من ميزات إدارة المهام:
إن تركيزك لكامل انتباهك على مهمة واحدة في كل مرة يعزز الإنتاجية، ويمنع وقوع الأخطاء، ويساعدك على إنجاز العمل بفعالية أكبر، على عكس التبديل المتكرر بين المهام، والذي يبدد الوقت الثمين، ويؤدي إلى تسليم مهام ذات جودة رديئة، ويجعلك تشعر بالانغمار والإرهاق. يكون تطبيق إدارة الوقت والمهام على نحو فعال عندما تُعْطَى الأولوية لمهمة واحدة.
عند الانتهاء من المهام الأصغر، مثل صياغة رسائل البريد الإلكتروني وجدولة الأحداث، يتوفر لديك المزيد من الوقت للتعامل مع المهام الكبيرة التي تتطلب مزيدًا من الوقت والموارد والتركيز.
يوفر لك تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر إمكانية التركيز بشكل أكبر على تفاصيل كل جزء من المهمة، ومعالجة حالات عدم التناسق في البداية، وتحسين جودة إنجاز المهمة ككل.
من المستحسن التشاور مع فِرقك وتحديد موعد نهائي قابل للإنجاز بدلاً من تحديد مواعيد يصعب الالتزام بها. وهذا يضمن أن الناتج يلبي التوقعات المحددة ويوفر أيضًا الوقت للفريق لإجراء أي تحسينات أو تصحيح أي أخطاء.
باستخدام جدول زمني محكم، يصبح تحديد أولويات المهام فعالاً، مما يسمح لك بتنفيذ المهام فور ورودها، ومراجعة كل نقطة تقاطع في الجدول للتأكد من سير العمل وفق المسار المخطط له.
استشر فريقك بشأن ما إذا كنت تسير على المسار الصحيح، واجمع معلومات معمقة حول كيفية إكمال مهمتك بكفاءة.
تتوفر العديد من أدوات إدارة المشاريع والمهام التي يمكنك الاختيار من بينها، وذلك بحسب غرض الاستخدام ونطاق الأسعار وبيئة العمل الحالية والمنصة المفضلة لديك. وتتنوع كذلك الميزات التي تتوفر عليها هذه الأدوات، بدءًا من القوائم المرجعية البسيطة للتحقق، التي قد لا تتطلب اتصالاً بالإنترنت، وصولاً إلى برنامج متكامل لإدارة مهام المشروع. ثمة أيضًا خيارات برامج تناسب مجالات معيّنة، مثل البناء أو تكنولوجيا المعلومات أو التعليم أو وظائف محددة مثل إدارة المهام المتعلقة بوظيفة إدارة علاقات العملاء (CRM).
وأداة إدارة المهام عبر الإنترنت Zoho Projects ليست مجرد أداة تتوفر بسعر مناسب وسهلة الاستخدام، بل تشمل هذه الأداة كذلك ميزات تضمن كل من قابلية التوسع وأمان البيانات. إن ميزات التعاون الفعالة ولوحات كانبان ومخططات جانت والتقارير المفصلة وأدوات تتبّع الوقت الخاص بالمهام تجعل من هذه الأداة أحد أفضل خيارات برامج إدارة المهام المتوفرة في السوق. كما يمكنك كذلك المباشرة بإدارة المهام مجانًا باستخدام الإصدار الأساسي الغني بالميزات.
برنامج رائد لإدارة العمل لفرق المشاريع.
"At our organization, Zoho Projects is the boss. We are able to stay on top of all our deliverables which helps us gain the trust of our customers."
هانسا شارما، اختصاصية في الخدمات المشتركة، Cbensol
