Chart of Accounts

Der Chart of Accounts enthält eine Liste von Standardkonten, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden können und in Kategorien wie Einnahmen, Ausgaben, Equity, Verpflichtungen und Vermögen gruppiert sind. Jedes Konto hilft dabei, finanzielle Transaktionen genau zu verfolgen. Wenn Sie Konten benötigen, die außerhalb der Standardliste liegen, können Sie diese erstellen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie Konten für Ihr Unternehmen anpassen sollen, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter.

Standardkontokategorien im Chart of Accounts

Kontokategorie	Standardkontotypen
Vermögen	Andere Vermögenswerte, Andere kurzfristige Vermögenswerte, Bar, Bank, Festvermögen, Vorräte, Zahlungsabwicklung, Rechnungsansprüche und Verzinsliche Steueranlage
Verpflichtungen	Andere kurzfristige Verpflichtungen, Kreditkarte, Langfristige Verpflichtungen, Andere Verpflichtungen, Ausländische Steuerpflicht, Rechnungsverpflichtungen und Verzinsliche Steuerverpflichtung
Gleichstände	Gleichstände
Einkommen	Einkommen und Andere Einkünfte
Ausgaben	Ausgaben

Ein neues Konto erstellen

Um Transaktionsbeträge unter einem bestimmten Konto zu verfolgen, können Sie ein neues Konto manuell erstellen, anstatt die Standardkonten zu verwenden. So geht es:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Buchhalter und wählen Sie Kontenübersicht aus.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neues Konto.
Im Popup Konto erstellen füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Kontotyp: Wählen Sie den Kontotyp aus.
- Kontoname: Geben Sie einen Namen für das Konto ein.
- Kontocode: Geben Sie einen einzigartigen Code (bis zu 50 Zeichen) ein.
- Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, wenn nötig.
- Auf die Watchlist meines Dashboards hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um das Konto der Kontowatchlist auf der Dashboard-Registerkarte der Startseite hinzuzufügen.
- Zoho Expense: Dies ist verfügbar, wenn Sie Ihre Zoho Books-Organisation mit Zoho Expense integrieren. Aktivieren Sie Als aktives Konto in Zoho Expense anzeigen, um das Konto zu synchronisieren, und es wird als Kategorie in Zoho Expense angezeigt.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie können das Konto nun verwenden, um Transaktionen zu verfolgen.

Chart of Accounts importieren

Wenn Sie Kontodaten lokal gespeichert haben oder von einem anderen Buchhaltungssystem migrieren, können Sie diese einfach in Zoho Books importieren. So geht es:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Buchhalter und wählen Sie Kontenübersicht aus.
Klicken Sie auf das Weitere-Icon im oberen rechten Bereich und wählen Sie Chart of Accounts importieren aus dem Dropdown-Menü.
Auf der Import-Seite klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten.

Hinweise:

Sie können nur Dateien im CSV, TSV und XLS-Format importieren.
Die Dateigröße darf nicht über 10 MB liegen.

Pro-Tipp: Sie können die Beispieldatei herunterladen und als Referenz verwenden, um das Format zu verstehen, und sie mit Ihren Daten füllen, falls nötig.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Duplikatverwaltung: Wählen Sie, wie Sie Duplikate behandeln möchten. Duplikate werden durch Vergleich der Kontonamen in Zoho Books mit denen in der Importdatei identifiziert. Wählen Sie eines der folgenden:
  - Duplikate überspringen: Um die bestehenden Konten in Zoho Books beizubehalten und Duplikate in der Importdatei zu ignorieren.
  - Konten überschreiben: Um die Duplikate aus der Importdatei zu importieren und die bestehenden Konten in Zoho Books zu überschreiben.
- Zeichencodierung: Die Standard-Einstellung ist UTF-8 (Unicode). Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Kodierung basierend auf Ihrer Datei auswählen.
Klicken Sie auf Weiter >.
Auf der nächsten Seite werden alle notwendigen Felder abgebildet. Wenn Sie diese Zuordnung für zukünftige Importe wieder verwenden möchten, aktivieren Sie Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern.
Klicken Sie auf Weiter >.
Auf der Vorschau-Seite überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf Importieren.

Die Konten aus Ihrer Datei sind nun in Zoho Books importiert.

Andere Aktionen in der Kontenübersicht

Ein Konto bearbeiten

Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Accountant und wählen Sie Chart of Accounts aus.
Wählen Sie das Konto aus, das Sie bearbeiten möchten.
Auf der Seite Account Details klicken Sie im oberen linken Bereich auf Edit.
In dem Popup Edit Account ändern Sie die notwendigen Angaben und klicken dann auf Save.

Dateien an ein Konto anhängen

Sie können Rechnungen, Quittungen, Verträge oder Steuerunterlagen an ein Konto anhängen, um alles organisiert und für Referenz oder Prüfzwecke zugänglich zu halten. So geht’s:

Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Accountant und wählen Sie Chart of Accounts aus.
Wählen Sie das Konto aus, an das Sie Dateien anhängen möchten.
Auf der Seite Account Details klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Attach Files.
In der Dropdown-Liste Attach Files wählen Sie aus, wie Sie die Datei aus den folgenden Optionen hochladen möchten:
- Drag and Drop: Laden Sie Dateien direkt aus Ihrem Gerät hoch.
- Cloud: Laden Sie Dateien aus Cloud-Diensten wie Zoho Workdrive, Google Drive, Dropbox, OneDrive usw. hoch.
- Documents: Laden Sie Dateien aus dem Documents-Modul in Zoho Books hoch.

Sobald die Dateien angehängt sind, können Sie sie leicht für interne Zwecke abrufen.

Ein Konto als inaktiv markieren

Warnung: Sie können nur Konten markieren, die manuell erstellt wurden, als inaktiv. Standardkonten können nicht als inaktiv markiert werden.

Wenn Sie ein Konto derzeit nicht benötigen, können Sie es als inaktiv markieren, anstatt es zu löschen. So geht’s:

Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Accountant und wählen Sie Chart of Accounts aus.
Wählen Sie das Konto aus, das Sie als inaktiv markieren möchten.
Auf der Seite Account Details klicken Sie auf das More-Icon im oberen linken Bereich und wählen Sie Mark as Inactive aus dem Dropdown-Menü.

Das gewählte Konto ist nun inaktiv.

Hinweis: Um ein Konto erneut als aktiv zu markieren, folgen Sie den oben genannten Schritten und klicken auf Mark as Active im Dropdown-Menü.

Chart of Accounts exportieren

Wenn Sie Ihre Daten sichern, auf ein anderes Buchhaltungssystem wechseln oder Ihre Buchhaltungsdaten mit Ihrem Buchhalter teilen möchten, können Sie den Chart of Accounts aus Zoho Books exportieren. So geht’s:

Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Accountant und wählen Sie Chart of Accounts aus.
Klicken Sie auf das More-Icon im oberen rechten Bereich und wählen Sie Export Chart of Accounts aus dem Dropdown-Menü.
In dem Popup Export Chart of Accounts füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Modul: Standardmäßig ist das Modul Chart of Accounts.
- Export-Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü, um die Datei mit Ihren gewählten Feldern zu exportieren. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf + New Template im Dropdown-Menü.
- Dezimalformat: Wählen Sie, wie das Währungsfeld in den Transaktionen für dieses Konto angezeigt werden soll.
- Export-Dateiformat: Wählen Sie das Format (CSV, XLS oder XLSX) aus.
- Datei-Schutz-Passwort: Geben Sie ein Passwort ein, wenn Sie die Datei sperren möchten.
Klicken Sie auf Export.

Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen und enthält die Konten mit Ihren gewählten Einstellungen.

Aktuelle Ansicht des Chart of Accounts exportieren

Um das Chart of Accounts mit seinen sichtbaren Spalten wie sie angezeigt werden, zu exportieren:

Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehe zur Accountant-Funktion im linken Seitenbereich und wähle Chart of Accounts aus.
Klicke auf das More-Icon in der oberen rechten Ecke und wähle Export Chart of Accounts aus dem Dropdown-Menü.
Fülle im Popup Export Current View die folgenden Felder aus:
- Decimal Format: Wähle, wie die Währung in den Transaktionen für diesen Konten angezeigt werden soll.
  Export File Format: Wähle das Format (CSV, XLS oder XLSX) aus.
- File Protection Password: Gib ein Passwort ein, um die Datei zu schützen, falls erforderlich.
Klicke auf Export.

Die Datei wird auf deinem Gerät heruntergeladen und enthält die Konten in der gleichen Reihenfolge wie sie auf der Chart of Accounts-Seite angezeigt werden.

Mehrere Konten als Inaktiv markieren

Warnung: Du kannst nur Konten markieren, die du manuell erstellt hast. Systemstandardkonten können nicht als inaktiv markiert werden.

Um mehrere Konten gleichzeitig als inaktiv zu markieren:

Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehe zur Accountant-Funktion im linken Seitenbereich und wähle Chart of Accounts aus.
Wähle die Konten aus, die du als inaktiv markieren möchtest.
Klicke auf das Dropdown-Menü Bulk Actions in der oberen linken Ecke und wähle Mark as Inactive aus.

Die ausgewählten Konten sind nun inaktiv.

Hinweis: Um mehrere Konten erneut als aktiv zu markieren, folge den oben genannten Schritten und klicke im Dropdown-Menü auf Mark as Active.

Ein Konto löschen

Warnung: Du kannst nur Konten löschen, die du manuell erstellt hast. Systemstandardkonten können nicht gelöscht werden.

Voraussetzung: Du kannst ein Konto nicht löschen, wenn es mit Transaktionen in Zoho Books verbunden ist. Entweder aktualisiere die Transaktionen, um ein anderes Konto zu verwenden, oder lösche die Transaktionen einzeln, bevor du mit der Löschung fortfährst.

Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehe zur Accountant-Funktion im linken Seitenbereich und wähle Chart of Accounts aus.
Wähle das Konto aus, das gelöscht werden soll.
Auf der Seite Account Details klicke auf das More-Icon in der oberen linken Ecke und wähle Löschen aus dem Dropdown-Menü.
Klicke im anschließenden Popup auf OK, um die Löschung zu bestätigen.

Das Konto ist nun gelöscht.

Weitere Informationen:

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