DATEV-Export

Wenn Sie als Buchhalter, Steuerberater oder Unternehmer in Deutschland arbeiten, kennen Sie vermutlich DATEV und verwenden es bereits. DATEV ist eine Software, die zur Verwaltung der Buchhaltung, der Steuern, der Lohnabrechnung und der Finanzen entwickelt wurde. Sie können die DATEV-Export-Funktion in Zoho Books nutzen, um alle Ihre Transaktionen in das DATEV-Format umzuwandeln, das dann auf Ihr Gerät heruntergeladen werden kann.

DATEV-Export-Einstellungen konfigurieren

Bevor Sie Ihre Daten aus Zoho Books exportieren, müssen Sie die Einstellungen für Ihren DATEV-Export konfigurieren. Hier ist das Vorgehen:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Buchhalter und wähle DATEV-Export.
Klicke auf Daten exportieren.
Füge die erforderlichen Angaben im erscheinenden Popup ein.

Feld	Beschreibung
Kundennummer	Gib die Kundennummer ein, die dir beim Erstellen deines Kontos in DATEV zugewiesen wurde. Diese Nummer hilft dem DATEV-System, zwischen verschiedenen Kunden zu unterscheiden.
Beraternummer	Gib die eindeutige Kennung ein, die deinem Steuerberater oder Berater zugewiesen wurde. Diese Nummer hilft dabei, den mit einem bestimmten Kunden verknüpften Berater zu identifizieren.
Buchungsgrund	Wählen Sie den Buchungsgrund aus dem Dropdown-Menü (Möglichkeiten umfassen Steuergesetze oder Geschäftsvorschriften, IFRS, Berechnung, reserviert oder nicht angegeben).
Empfänger auswählen	Wählen Sie einen Benutzer aus, an den die Exportdatei gesendet werden soll. Der ausgewählte Benutzer und die Organisation-Admins erhalten eine E-Mail mit dem Downloadlink für die exportierte Datei. Sie können nur einen Benutzer auswählen.
Kontolänge	Wählen Sie die Länge des Kontos aus. Diese kann zwischen 4 und 8 Zeichen lang sein.
Daten sperren	Markieren Sie die Option „Die exportierten Daten in DATEV nicht bearbeiten“, wenn Sie Änderungen an den exportierten Daten verhindern möchten.
Wiederkehrende Transaktionen	Markieren Sie die Option „Wiederkehrende Rechnungen und Rechnungen einbeziehen“, wenn Sie wiederkehrende Rechnungen und Rechnungen in die Exportdatei einbeziehen möchten.
Namensvorliebe für wiederkehrende Transaktionen	Wählen Sie eine Namensoption aus dem Dropdown-Menü für Transaktionen, die aus wiederkehrenden Profilen erstellt wurden.
Steuer in der Exportdatei	Markieren Sie die Option „Steuer und Gesamtbetrag in einer Zeile anzeigen“, um die Steuer und den Gesamtbetrag in einer Zeile anzuzeigen.

Klicke auf Speichern und Weiter.

Nun können Sie mit Ihren konfigurierten Exporteinstellungen Dateien über DATEV exportieren.

Hinweis: Um Ihre Einstellungen später neu zu konfigurieren, gehen Sie zu Buchhalter > DATEV-Export. Klicken Sie auf das Rädchen-Icon in der oberen rechten Ecke und wechseln Sie zur Allgemeinen Einstellungen-Registerkarte.

Daten exportieren

Nachdem Sie die Einstellungen für Ihren DATEV-Export konfiguriert haben, können Sie Ihre Transaktionen aus Zoho Books im DATEV-Format exportieren. Hier ist das Vorgehen:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Buchhalter und wähle DATEV-Export.
Klicke auf Daten exportieren.
Im Popup „Ihre Daten für DATEV exportieren“ füllen Sie die folgenden Felder aus:

Feld	Beschreibung
Export Start Date	Wählen Sie den Startdatum für die Exportierung von Transaktionen.
Export End Date	Wählen Sie das Enddatum für die Exportierung von Transaktionen. Sie können nur Transaktionen innerhalb eines maximalen Zeitraums von 6 Monaten exportieren.
Anhänge und PDF	Aktivieren Sie die Einbeziehung der Anhänge und PDF der Transaktionen, um PDF-Kopien von Rechnungen und Gutschriften sowie eine Anlage von Fakturen und Debitnoten für einen Monat zu exportieren. Wenn Sie die Einbeziehung der Anhänge und PDF der Transaktionen auswählen, können Sie nur Daten und Anhänge für einen Monat exportieren und nicht für sechs Monate.
Steuer in der Exportdatei	Aktivieren Sie die Exportierung von Steuern und Artikeln in derselben Zeile, wenn Sie Steuern mit dem Export einbeziehen möchten.

Sie können die exportierten Dateien nun im Abschnitt Exportgeschichte auf der Seite DATEV Export anzeigen und herunterladen. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Daten bis zu 15 Mal pro Tag exportieren können. Zoho Books exportiert Ihre Buchhaltungsdaten in das Format Direct Booking an DATEV, wobei jeder Teilbetrag einer Transaktion als separate Zeile dargestellt wird.

Einblick: Die MwSt. wird als separate Zeile mit der Methode Suspended VAT Calculation exportiert, um Ungenauigkeiten zu vermeiden.

Planen von Daten

Sie können eine Planung einrichten, um Daten automatisch an DATEV zu exportieren und so die manuelle Exportierung jedes Mal zu vermeiden.

Um Daten an DATEV zu planen:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle DATEV Export aus.
Klicke auf das Symbol Scheduled Export in der oberen rechten Ecke.
Fülle im erscheinenden Popup die folgenden Felder aus:

Feld	Beschreibung
Häufigkeit	Wählen Sie, wie oft die Daten exportiert werden sollen, entweder monatlich oder quartalsweise. Wenn Sie monatlich wählen, werden Ihre Dateien einmal im Monat am Datum, das Sie als Exportstartdatum ausgewählt haben, exportiert. Jeder monatliche Export enthält nur die Dateien des vorherigen Monats, unabhängig vom Datum des Exportvorgangs. Wenn Sie quartalsweise wählen, werden Ihre Dateien einmal alle drei Monate am Datum, das Sie als Exportstartdatum ausgewählt haben, exportiert. Jeder quartalsweise Export enthält nur die Dateien des vorherigen Quartals, unabhängig vom Datum des Exportvorgangs.
Exportstartdatum	Wählen Sie das Datum, an dem der monatlich geplante Export beginnen soll.
Diesen Exportplan aktivieren	Aktivieren Sie diese Option, um den Plan zu aktivieren.

Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie den Plan eingerichtet haben, exportiert DATEV die Daten automatisch entsprechend Ihrer Einstellungen.

DATEV Transaktionen und Anhänge herunterladen

Warnung: Wenn Sie Ihre Buchhaltungsdaten herunterladen, rundet Zoho Books alle Transaktionswerte auf zwei Dezimalstellen, da DATEV nur zwei Dezimalstellen unterstützt. Wenn diese Rundung Ihre Werte beeinflusst, müssen Sie diese manuell anpassen, um eventuelle Abweichungen zu korrigieren.

Nachdem Sie die Dateien exportiert haben, können Sie DATEV-Transaktionen und Anhänge herunterladen. So geht es:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle DATEV Export aus.
Unter Exportgeschichte bewegen Sie den Mauszeiger über die Exportierung, für die Sie DATEV-Transaktionen und Anhänge herunterladen möchten, und klicken Sie auf das Herunterladen-Symbol.

Die Transaktionen und Anhänge werden nun auf Ihr Gerät als ZIP-Datei heruntergeladen.

Einblick: Abhängig von der Anzahl der Anhänge können Sie diese als einzelnen ZIP-Datei oder als mehrere einzelne Dateien herunterladen.

Mappe zusätzliche Spalten

Ihr DATEV-Exportdatei enthält zusätzliche Spalten, die leer bleiben, es sei denn, sie werden auf Felder in Ihrer Zoho Books-Organisation abgebildet. Sie können relevante Felder auf diese Spalten abbilden, um sicherzustellen, dass deren Werte im Exportdatei enthalten sind. So funktioniert das:

Gehe zur Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle DATEV-Export aus.
Klicke das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke an und gehe zur Registerkarte Zusätzliche Spalten.
Klicke auf + Felder abbilden.
In dem folgenden Popup wähle das Modul aus, für das du die zusätzlichen Spalten im Exportdatei abbilden möchtest.
Abbilde die Zusätzlichen Felder im Exportdatei auf die Felder in Zoho Books.
Klicke auf Speichern.

Sobald abgebildet, erscheint der Feldname in der Spalte Zusatzinformation - Art n und der entsprechende Wert wird in der Spalte Zusatzinformation - Inhalt n angezeigt.

Ändere abgebildete Felder

Um abgebildete Felder zu ändern:

Gehe zur Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle DATEV-Export aus.
Klicke das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke an und gehe zur Registerkarte Zusätzliche Spalten.
Klicke das Weitere-Symbol neben dem Modul, für das du die abgebildeten Felder ändern möchtest, und wähle Bearbeiten aus dem Dropdown-Menü.
In dem Popup Felder auf zusätzliche Spalten abbilden mach die notwendigen Änderungen.
Klicke auf Aktualisieren.

Die abgebildeten Felder werden entsprechend aktualisiert.

Lösche abgebildete Felder

Um abgebildete Felder zu löschen:

Gehe zur Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle DATEV-Export aus.
Klicke das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke an und gehe zur Registerkarte Zusätzliche Spalten.
Klicke das Weitere-Symbol neben dem Modul, für das du die abgebildeten Felder löschen möchtest, und wähle Löschen aus dem Dropdown-Menü.

Das Modul sowie die abgebildeten Felder werden gelöscht.

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