Journalvorlagen
Die Erstellung mehrerer Buchungseinträge, bei denen die Debit- und Kreditkonten oft wiederholt vorkommen, kann sehr monoton sein. Mit Journal-Vorlagen können Sie Notiz, Berichtsweise, Konto, Referenznummer, Projektname, Währung und Steuer vorausfüllen.
So müssen Sie nicht jedes Mal von Grund auf neue Buchungseinträge erstellen, sondern können lediglich die einzigartigen Werte für diesen speziellen Buchungseingang eingeben.
Szenario: Patricia erstellt regelmäßig Buchungseinträge nach jedem Geschäftstransaktion für ihre Organisation. Im Laufe der Zeit stellt sie fest, dass die meisten der Buchungen Buchungen für Eigenkapitalabzüge sind, bei denen das Bargeldkonto debetiert und das Eigenkapital kreditiert wird. Stattdessen erstellt sie eine Buchungsvorlage. So muss sie beim nächsten Mal, wenn sie einen neuen Eintrag für einen Eigenkapitalabzug erstellen möchte, nur die Vorlage verwenden.
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Neue Journal-Vorlagen erstellen
Um Buchungseinträge mit Vorlagen zu erfassen, sollten Sie zunächst Ihre Journal-Vorlage erstellen. Um dies zu tun:
- Gehe zu Buchhalter > Manuelle Buchungen.
- Klicke auf die Schaltfläche Weitere in der oberen rechten Ecke.
- Klicke auf Vorlagen verwalten.
- Klicke auf Neue Vorlage.
- Gib die erforderlichen Details für die Erstellung der Journal-Vorlage ein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vorlagenname | Gib einen Namen für deine Vorlage ein. (Pflichtfeld) |
| Referenznummer | Gib eine Identifikationsnummer oder Code für deine Buchungen ein. |
| Notizen | Erkläre den Grund für die Erstellung der Buchung. (Pflichtfeld) |
| Berichtsweise | Standardmäßig ist Accrual und Cash ausgewählt. Wenn diese gewählt ist, erscheinen die manuell erstellten Buchungen unter dieser Vorlage in den Berichten, die auf Cash- und Accrual-Basis generiert werden. Wähle Accrual nur aus, wenn die unter dieser Vorlage erstellten manuellen Buchungen nur in Berichten auf Accrual-Basis erscheinen sollen. Wähle Cash nur aus, wenn die unter dieser Vorlage erstellten manuellen Buchungen nur in Berichten auf Cash-Basis erscheinen sollen. |
| Projektname | Wählen Sie das Projekt aus, das mit der Buchung verknüpft werden soll. |
| Währung | Wählen Sie die Währung aus, in der die Buchung erstellt werden soll. |
- Wählen Sie den Typ der Journal-Vorlage aus. Sie können zwei Arten von Vorlagen erstellen:
Nach Typ
Wenn Sie Journal-Vorlagen nach Typ erstellen, werden die Kredit- und Debitkonten nicht automatisch in die Buchungen eingetragen. Daher müssen die Kredit- und Debitbeträge manuell in der Buchung eingegeben werden.
Um BuchungsEinträge basierend auf dem Typ zu erstellen, deaktivieren Sie Enter Amount.
Basierend auf Betrag
Wenn Sie Buchungs-Vorlagen basierend auf dem Betrag erstellen, werden der Kredit- und Debit-Konto sowie der Betrag automatisch in die Buchungen eingetragen. So werden der Debit- und Kredit-Betrag bereits vorab ausgefüllt.
Um BuchungsEinträge basierend auf Betrag zu erstellen, aktivieren Sie Enter Amount.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass der belastete Betrag dem belasteten Betrag entspricht.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie können nun BuchungsEinträge basierend auf der erstellten Vorlage erstellen.
Buchungs-Vorlage verwenden
Wenn Sie Buchungs-Vorlagen erstellt haben, können Sie BuchungsEinträge erstellen. Um Vorlagen zu verwenden:
- Gehe zu Accountant > Manuelle Buchungen.
- Klicke auf das Dropdown-Menü + Neue Buchung.
- Klicke auf Von Vorlage erstellen.
Pro-Tipp: Sie können auch eine neue manuelle Buchung (Accountant > Manuelle Buchung > + Neue Buchung) erstellen und auf der rechten oberen Ecke auf Vorlage auswählen klicken oder zu Weitere > Vorlagen verwalten gehen und neben einer Buchungs-Vorlage auf Verwenden klicken.
Buchungs-Vorlage verwalten
Sie können auch bestimmte Aktionen auf Ihre Buchungs-Vorlagen durchführen. Sie können:
Buchungs-Vorlage bearbeiten
Wenn Sie Änderungen an Ihren Buchungs-Vorlagen vornehmen möchten, können Sie diese jederzeit bearbeiten. Um Buchungs-Vorlagen zu bearbeiten:
- Gehe zu Accountant > Manuelle Buchungen.
- Klicke auf die Schaltfläche More in der oberen rechten Ecke.
- Klicke auf Vorlagen verwalten.
- Klicke auf Bearbeiten neben der Buchungs-Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Buchungs-Vorlage löschen
Wenn Sie eine Buchungs-Vorlage nicht mehr verwenden möchten, können Sie sie dauerhaft löschen. Um eine Buchungs-Vorlage zu löschen:
- Gehe zu Accountant > Manuelle Buchungen.
- Klicke auf die Schaltfläche More in der oberen rechten Ecke.
- Klicke auf Vorlagen verwalten.
- Klicke auf Löschen neben der Buchungs-Vorlage, die Sie löschen möchten.
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