Manuelle Buchungen

In der Praxis verwenden Buchhalter Journale, um Buchungen mit Debit- und Kreditpositionen für Transaktionen im allgemeinen Buchhaltungsverzeichnis in chronologischer Reihenfolge zu erfassen. Die wichtigsten Arten von Journalen sind der Verkaufsjournal, der Einkaufsjournal, der Barauszahlungsjournal und der Barerhaltungsjournal.

In Zoho Books ermöglichen manuelle Journale die Aufzeichnung einzigartiger finanzieller Transaktionen, die normalerweise nicht erfasst werden können. Zum Beispiel können Sie einen monatlichen Depreciationswert über ein manuelles Journal erfassen.

Genehmigungsstatus eines manuellen Journals

Hinweis: Diese Funktion ist derzeit im Early Access verfügbar. Schreiben Sie uns an support@zohobooks.com, um sie für Ihre Organisation zu aktivieren.

Je nachdem, ob Sie Genehmigungen für manuelle Journale aktiviert haben oder nicht, verläuft der Status wie folgt:

Journal-Status	Beschreibung	Gilt bei
Entwurf	Das manuelle Journal wird erstellt und als Entwurf gespeichert.	Genehmigungen aktiviert oder deaktiviert
Wartet auf Genehmigung	Das manuelle Journal wartet auf Genehmigung.	Genehmigungen aktiviert
Genehmigt	Das manuelle Journal ist genehmigt und bereit zum Publizieren.	Genehmigungen aktiviert
Abgelehnt	Das manuelle Journal wurde abgelehnt.	Genehmigungen aktiviert
Publiziert	Das manuelle Journal ist abgeschlossen und in die Buchhaltung aufgenommen.	Genehmigungen aktiviert oder deaktiviert

Manuelle Journale erfassen

Sie können manuelle Journale in Zoho Books entweder durch die Erstellung neuer Journale oder durch deren Import erfassen.

Manuelle Journale erstellen

Um ein manuelles Journal zu erstellen:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenmenü und wähle Manuelle Journale.
Klicke im oberen rechten Bereich auf + Neues Journal.
Auf der Seite Neues Journal gib die erforderlichen Angaben ein:
- Wähle das Datum aus, an dem das manuelle Journal erfasst werden soll.
- Die Journalnummer wird automatisch im Feld Journal# ausgefüllt. Um sie zu konfigurieren, klicke auf das Gear-Symbol neben dem Feld.
  - Im Popup Journalnummer-Voreinstellungen wähle aus, ob du Journalnummern automatisch generieren oder manuell eingeben möchtest.
  - Klicke auf Speichern.
- Gib die Notizen für die Buchung ein.
- Wähle deine Vorliebe dafür, wie die Buchung in deinen Berichten erscheinen soll:
  - Wähle Nur Aufwendungen aus, damit die Buchung nur in Berichten erscheint, die auf einem Aufwendungsprinzip basieren.
Wählen Sie Cash nur aus, um die Buchung nur in den Berichten zu sehen, die auf Kasse basieren.
Wählen Sie Accrual und Cash aus, um die Buchung in den Berichten sowohl auf der Abrechnungs- als auch auf der Kassenbasis zu sehen. Beachten Sie, dass diese Option standardmäßig beim Erstellen einer neuen Buchung aktiviert ist.
Wählen Sie die Währung aus, die mit der Buchung verknüpft werden soll.
Im Artikel-Tabelle:
- Wählen Sie das Konto aus, das Sie für die Aufzeichnung von Kredit- und Debit-Einträgen verwenden möchten.
- Wählen Sie den Kontakt aus, der mit der Buchung verknüpft werden soll.
- Geben Sie die erforderlichen Kredit- oder Debit-Einträge ein.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass der debetierten Betrag immer dem creditierten Betrag entspricht.

Klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder Speichern und veröffentlichen.

Die Buchung wird erstellt.

Hinweis:

Wenn eine manuelle Buchung im Entwurf-Status erstellt wird, werden die Beträge nicht in den entsprechenden Konten angezeigt. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um die Beträge in ihre entsprechenden Konten zu übertragen.
Sie können auch mehrere manuelle Buchungen veröffentlichen, indem Sie die gewünschten Buchungen auswählen und auf Veröffentlichen klicken.

Manuelle Buchungen importieren

Um manuelle Buchungen in Zoho Books zu importieren:

Gehe in die linken Seitenleiste zu Buchhalter und wähle Manuelle Buchungen aus.
Klicke auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite und wähle Buchungen importieren.
Klicke auf Datei auswählen, um die erforderliche Datei auszuwählen und zu importieren. Sie können auch eine Beispielfile herunterladen, um Referenz zu erhalten.
Aktiviere die Option Journal-Nummern automatisch generieren, um die Journal-Nummern automatisch zu erstellen. Die Journal-Nummern in Ihrer Import-Datei werden ignoriert.
Klicke auf Weiter.
Auf der Seite Felder zuordnen überprüfe, ob die Felder korrekt mit den Kopfzeilen der Import-Datei verknüpft sind.
Klicke auf Weiter.
Auf der Seite Vorschau klicke auf Importieren.

Einblick: Der Status der Buchungen, also Entwurf oder veröffentlicht, wird ebenfalls in der Import-Datei enthalten.

Berichte

Im Allgemeinen werden die Bilanz- und Gewinn- und Verlustberichte beeinflusst, wenn manuelle Buchungen aufgezeichnet werden. Für zusätzliche Berichte gehen Sie in Berichte in der linken Seitenleiste, wo Sie die Allgemeine Buchhaltungsablage, Probebilanz und Buchungsbericht ansehen können.

Manuelle Buchungen für Bankkonten

Sie können manuelle Buchungen auch mit den Bankkonten erstellen, die Sie in Zoho Books hinzugefügt haben. Nach der Erstellung einer manuellen Buchung wird die aufgezeichnete Transaktion als manuell hinzugefügte Transaktion unter dem entsprechenden Bankkonto angezeigt, entweder als Abhebung oder als Einzahlung.

Sie können eine manuell hinzugefügte Transaktion mit einer nicht kategorisierten Transaktion verknüpfen. So funktioniert das:

Gehe in die linken Seitenleiste zu Bankverwaltung.
Wählen Sie das Bankkonto aus, in dem die Transaktion verknüpft werden soll.
Wählen Sie eine nicht kategorisierte Transaktion aus, die verknüpft werden soll.
Die besten möglichen Übereinstimmungen werden rechts im Fenster angezeigt, einschließlich der manuell hinzugefügten Transaktion, wenn Datum und Betrag übereinstimmen.
Klicken Sie auf Verknüpfen neben der gewünschten Transaktion.

Weitere Informationen zu Verknüpfen und Kategorisieren von Transaktionen.

Manuelle Buchungen exportieren

Sie können Ihre manuellen Buchhaltungsjournal aus Zoho Books exportieren, wobei das Export-Dokument passwortgeschützt sein kann. Erfahren Sie mehr über das Exportieren von Daten in Zoho Books.

Hinweis: Der Status der Journal-Einträge, also Entwurf oder Veröffentlicht, wird ebenfalls im Importdatei enthalten.

Andere Aktionen

Es gibt eine Liste an Aktionen, die Sie im Modul „Manuelle Buchhaltungsjournal“ von Zoho Books ausführen können:

Manuelle Buchhaltungsjournal bearbeiten

Um ein manuelles Buchhaltungsjournal in Zoho Books zu bearbeiten:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle Manuelle Buchhaltungsjournal aus.
Wählen Sie das zu bearbeitende manuelle Buchhaltungsjournal aus.
Klicken Sie auf Bearbeiten am oberen Ende der Seite mit den Details des Journal-Entries.
Führen Sie die notwendigen Änderungen durch und klicken Sie auf Speichern.

Das entsprechende manuelle Buchhaltungsjournal wird aktualisiert.

Als PDF herunterladen

Um ein manuelles Buchhaltungsjournal in Zoho Books herunterzuladen:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle Manuelle Buchhaltungsjournal aus.
Wählen Sie das manuelle Buchhaltungsjournal aus, das als PDF heruntergeladen werden soll.
Klicken Sie auf PDF/Drucken am oberen Ende der Seite mit den Details des Journal-Entries und wählen Sie PDF aus dem Dropdown-Menü.

Manuelle Buchhaltungsjournal drucken

Um ein manuelles Buchhaltungsjournal in Zoho Books zu drucken:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle Manuelle Buchhaltungsjournal aus.
Wählen Sie das zu druckende manuelle Buchhaltungsjournal aus.
Klicken Sie auf PDF/Drucken am oberen Ende der Seite mit den Details des Journal-Entries und wählen Sie Drucken aus dem Dropdown-Menü.
In dem Popup, das erscheint, prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Drucken.

Dateien anhängen

Sie können notwendige Dateien einem manuellen Buchhaltungsjournal hinzufügen. So geht es:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle Manuelle Buchhaltungsjournal aus.
Wählen Sie das manuelle Buchhaltungsjournal aus, für das Sie Dateien anhängen möchten.
Klicken Sie auf Dateien anhängen in der oberen rechten Ecke der Seite mit den Details des Journal-Entries.
Klicken Sie auf Ihre Dateien hochladen und wählen Sie die erforderlichen Dateien aus, die angehängt werden sollen.

Die entsprechende Datei wird mit dem manuellen Buchhaltungsjournal verbunden.

Manuelle Buchhaltungsjournal klonen

Wenn Sie ein Journal mit ähnlichen Details wie ein bestehendes erstellen möchten, können Sie es klonen. So geht es:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle Manuelle Buchhaltungsjournal aus.
Wählen Sie das Journal aus, das geklont werden soll.
Klicken Sie auf das Weitere Symbol am oberen Ende der Seite mit den Details des Journal-Entries und wählen Sie Klonen aus dem Dropdown-Menü.
Führen Sie die notwendigen Änderungen durch und klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder Speichern und veröffentlichen.

Das entsprechende Journal wird geklont.

Manuelle Buchhaltungsjournal löschen

Um ein manuelles Buchhaltungsjournal in Zoho Books zu löschen:

Gehe zur Seite Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle Manuelle Buchhaltungsjournal aus.
Wählen Sie das zu löschende Journal aus.
Klicken Sie auf das Weitere Symbol am oberen Ende der Seite mit den Details des Journal-Entries und klicken Sie auf Löschen im Dropdown-Menü.
In dem Popup, das erscheint, klicken Sie auf Ja, löschen, um zu bestätigen.

Hinweis: Sie können auch mehrere Journal-Einträge gleichzeitig löschen, indem Sie mehrere Einträge auswählen und das Löschen-Symbol klicken.

Manuelle Buchhaltungsjournal in Bulk drucken

Sobald Sie das PDF-Vorlagenschema des Journal-Protokolls anpassen, können Sie in Zoho Books Journal-Protokolle in Bulk drucken.

Um Journal-Protokolle in Bulk zu drucken:

Gehe zur Buchhalter im linken Seitenbereich und wähle Manuelle Journal-Protokolle aus.
Wählen Sie die Journal-Protokolle aus, die Sie in Bulk drucken möchten.
Klicken Sie auf das Drucken-Symbol am oberen Rand der Seite.
Klicken Sie im Vorschau-Popup im oberen rechten Bereich auf Drucken.

Die ausgewählten Journal-Protokolle werden in Bulk gedruckt.

Benutzerdefinierte Felder für Journal-Protokolle

Um benutzerdefinierte Felder für manuelle Journal-Protokolle zu erstellen:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Voreinstellungen Buchhalter aus.
Navigieren Sie zur Registerkarte Benutzerdefinierte Felder für Journal-Protokolle.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neues benutzerdefiniertes Feld.
Geben Sie auf der Seite Neues benutzerdefiniertes Feld die erforderlichen Angaben ein und klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Feldern.

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