Wiederholende Buchungen

Wiederholende Buchungen sind Profile, die Sie einrichten, um manuelle Buchungen automatisch zu einem regelmäßigen Zeitintervall zu erstellen. Die Einrichtung wiederholender Buchungen hilft Ihnen, Zeit zu sparen, indem manuelle Buchungen automatisiert werden. Schauen wir uns einige Szenarien an, in denen wiederholende Buchungen für Sie hilfreich sein können.

Szenarien: Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Vermögensgut haben, das jährlich mit einem festen Wert abnimmt. Anstatt jedes Jahr manuell eine Buchung zu erstellen, können Sie ein wiederholendes Profil erstellen, um automatisch die Depreciationskonto zu debetieren und das Vermögenskonto zu kreditieren.

In einem anderen Szenario könnten Sie manuelle Buchungen erstellen, um die Lohnzahlungen wöchentlich oder monatlich zu erfassen. Mit wiederholenden Buchungen können Sie diesen Prozess automatisieren, sodass die Lohnzahlungen als Buchung wöchentlich oder monatlich erfasst werden. Ebenso könnten Sie manuelle Buchungen erstellen, um monatliche Kreditraten zu erfassen. Mit einem wiederholenden Profil können Sie diesen Vorgang automatisieren.

Ein weiteres Szenario könnte darin bestehen, dass Sie monatlich eine manuelle Buchung erstellen, um Beträge in Konten für steuerrechtliche Zwecke zu runden. Sie können ein wiederholendes Profil einrichten, um eine manuelle Buchung automatisch zu erstellen und als Entwurf zu speichern. Sie können dann die Debit- und Kreditwerte überprüfen und die manuelle Buchung veröffentlichen.

Wiederholende Buchung aktivieren

Bevor Sie eine wiederholende Buchung erstellen, müssen Sie diese für Ihre Organisation aktivieren. Um dies zu tun:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.>
Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
Aktivieren Sie die Option Wiederholende Buchungen.

Sie können auch konfigurieren, ob wiederholende Buchungen, die erstellt werden, im Entwurf- oder veröffentlichten Zustand gespeichert werden sollen. Um die Einstellungen für wiederholende Buchungen zu konfigurieren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Buchhalter auf Voreinstellungen.
Wählen Sie die gewünschte Option im Abschnitt Wiederholende Buchungen.

Konfigurieren von Wiederholenden Buchungseinstellungen

Sobald Sie dies aktiviert haben, wird ein neuer Eintrag Wiederholende Buchungen unter dem Modul Buchhalter in der linken Seitenleiste verfügbar.

Wiederholende Buchung erstellen

Nachdem Sie wiederholende Buchungen für Ihre Organisation aktiviert haben, können Sie wiederholende Buchungen einrichten. Hier ist das Vorgehen:

Gehe zu Buchhalter > Wiederholende Buchungen.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf + Neuen erstellen.
Geben Sie einen Profilnamen ein.
Wählen Sie die Häufigkeit des wiederholenden Buchhaltungsvermerks im Dropdown Repeat Every aus. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Häufigkeit konfigurieren möchten, scrollen Sie zum Ende des Dropdowns, wählen Sie Custom aus und konfigurieren Sie diese.
Wählen Sie den Startdatum und das Enddatum für den wiederholenden Buchhaltungsvermerk.

Einblick: Wenn Sie das Startdatum in der Vergangenheit wählen, denken Sie daran, dass keine Buchhaltungsvermerke für vergangene Perioden erstellt werden. Sie werden erst ab dem nächsten wiederholenden Datum erstellt.

Geben Sie Hinweise zu dem wiederholenden Profil ein.
Füllen Sie die anderen Details aus.
Wählen Sie die Konten aus und geben Sie den Kredit- und Debit-Betrag ein. Stellen Sie sicher, dass die Kredit- und Debit-Werte gleich sind.
Wenn Sie eine Berichts-Tag-Konfiguration vorgenommen haben, klicken Sie auf das More-Icon rechts neben dem Buchhaltungsvermerk und wählen Sie die notwendige Berichts-Tag.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie sehen die Übersichtsseite des wiederholenden Buchhaltungsvermerks, wo die Details angezeigt werden. Sie können die Schaltfläche Child Journals klicken, um alle individuellen Buchhaltungsvermerke zu sehen, die automatisch erstellt wurden.

Import Recurring Journals

Sie möchten möglicherweise wiederholende Buchhaltungsvermerke importieren, wenn Sie diese in einem anderen System verwendet haben. Um sie zu importieren:

Gehe zu Accountant > Recurring Journals.
Klicken Sie auf das Gear-Icon in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Import Recurring Journals.

Klicken Sie auf Choose File und wählen Sie die Importdatei aus. Sie können eine CSV (Comma Separated Value), eine TSV (Tab Separated Value) oder eine XLS (Excel Spreadsheet)-Datei aus Ihrem System importieren.

Pro Tip: Laden Sie die Beispieldatei herunter und stellen Sie sicher, dass die Importdatei im gleichen Format ist, um Fehlerfrei importiert zu werden. Wählen Sie das Zeichen-Encoding und die Datei-Trennzeichen basierend auf Ihrer Importdatei.

Klicken Sie auf Next.

Karten Sie die Felder in Zoho Books zu den Feldern in der Importdatei und klicken Sie auf Next.
Überprüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Import.

Die wiederholenden Buchhaltungsvermerke werden in Zoho Books importiert.

Edit Recurring Journal

Sie können den wiederholenden Buchhaltungsvermerk bearbeiten, wenn Sie die Häufigkeit, die Datumsangaben oder die Konten ändern möchten. Die zuvor generierten Kind-Buchhaltungsvermerke bleiben unverändert. Um ihn zu bearbeiten:

Gehe zu Accountant > Recurring Journals.
Wählen Sie den wiederholenden Buchhaltungsvermerk aus, den Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Edit-Icon in der oberen rechten Ecke.
Ändern Sie das wiederholende Profil und klicken Sie auf Speichern.

Delete Recurring Journal

Wenn Sie das wiederkehrende Profil dauerhaft beenden und das wiederkehrende Buchhaltungsverzeichnis entfernen möchten, können Sie es löschen. Allerdings werden die Kindbucheinträge, die für das wiederkehrende Buchhaltungsverzeichnis erstellt wurden, weiterhin im Bereich „Manuelle Buchungen“ verfügbar sein. Um es zu löschen:

Gehe zu Buchhalter > Wiederkehrende Buchungen.
Wählen Sie das wiederkehrende Buchhaltungsverzeichnis aus, das gelöscht werden soll.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf das Weitere-Dropdown-Menü und klicken Sie auf Löschen.

Weitere Aktionen

Manuelle Buchung aus wiederkehrendem Buchhaltungsverzeichnis erstellen

Sie können eine manuelle Buchung aus dem wiederkehrenden Profil erstellen. Dadurch können Sie die Details des wiederkehrenden Profils in die manuelle Buchung kopieren, sodass Sie die gleichen Angaben nicht erneut eingeben müssen. So funktioniert das:

Gehe zu Buchhalter > Wiederkehrende Buchungen.
Wählen Sie ein wiederkehrendes Buchhaltungsverzeichnis aus und klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Manuelle Buchung erstellen.
Klicken Sie im Popup auf OK.
Bearbeiten Sie die Details gegebenenfalls und klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen oder Als Entwurf speichern.

Manuelle Buchung aus wiederkehrendem Buchhaltungsverzeichnis erstellen

Die Buchung wird zusammen mit den manuellen Buchungen aufgelistet.

Wiederkehrendes Buchhaltungsverzeichnis beenden

Sie können ein wiederkehrendes Buchhaltungsverzeichnis beenden, wenn Sie keine automatischen Buchungen mehr erstellen möchten. Dies können Sie tun, wenn Sie das Vermögen veräußert haben, für das Sie die Abschreibung erfasst haben, oder aus anderen Gründen. Um es zu beenden:

Gehe zu Buchhalter > Wiederkehrende Buchungen.
Wählen Sie das wiederkehrende Buchhaltungsverzeichnis aus, das beendet werden soll.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf das Weitere-Dropdown-Menü und klicken Sie auf Beenden.

Sobald ein wiederkehrendes Buchhaltungsverzeichnis beendet wird, werden keine Kindbucheinträge mehr erstellt. Sie können ein beendetes wiederkehrendes Buchhaltungsverzeichnis wieder aktivieren, indem Sie die oben genannten Schritte erneut durchführen.

Wiederkehrende Buchungen exportieren

Sie können wiederkehrende Buchungen einfach exportieren, wenn Sie eine Kopie der wiederkehrenden Buchungen speichern oder die wiederkehrenden Buchungen sichern möchten. Um zu exportieren:

Gehe zu Buchhalter > Wiederkehrende Buchungen.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf das Gear-Icon.
Wählen Sie Wiederkehrende Buchungen exportieren.

Wiederkehrende Buchungen exportieren auswählen

Wählen Sie im Dropdown Felder im Exportdatei aus und erstellen Sie ein Vorlagenschema, wenn Sie nur bestimmte Felder der wiederkehrenden Buchungen exportieren möchten (optional).
Wählen Sie die Dateiformat aus, in der Sie die Buchungen exportieren möchten.
Geben Sie ein Passwort ein, um die exportierte Datei zu schützen (optional).
Klicken Sie auf Exportieren.

Klicken Sie auf Speichern und die exportierte Datei wird in Ihr System heruntergeladen.

Wiederkehrende Buchungen deaktivieren

Sie können wiederkehrende Buchungen für Ihre Organisation deaktivieren. Allerdings müssen Sie sicherstellen, dass keine aktiven wiederkehrenden Buchungen vorhanden sind. Um zu deaktivieren:

Klicken Sie auf Einstellungen im oberen rechten Bereich der Seite.>
Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
Deaktivieren Sie die Option Wiederholende Buchungen, um sie zu deaktivieren.
Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholende Buchungen werden für Ihre Organisation deaktiviert und der Tab „Wiederholende Buchungen“ wird auf der linken Seitenleiste nicht mehr sichtbar sein.

Hat dieses Dokument Ihnen geholfen?

Nein