Transaktionsverriegelung

Am Ende Ihres Buchhaltungszeitraums möchten Sie möglicherweise die Erstellung oder Bearbeitung von Transaktionen verhindern, die Ihre Konten beeinflussen. Die Transaktionsverriegelung in Zoho Books hilft Ihnen, Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum zu verriegeln. Sobald Transaktionen verriegelt sind, können sie nicht hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden, wenn sie vor dem festgelegten Verriegelungsdatum aufgezeichnet wurden.

Transaktionen verriegeln

Zoho Books ermöglicht es Ihnen, Transaktionen entweder in einzelnen Modulen oder alle Transaktionen gleichzeitig zu verriegeln.

Transaktionen in einzelnen Modulen verriegeln	Alle Transaktionen in Zoho Books verriegeln
Verriegelt Transaktionen in einem oder mehreren Modulen und ermöglicht es Ihnen, die Transaktionen jedes Moduls entsprechend zu verriegeln.	Verriegelt alle Transaktionen in allen Modulen von Zoho Books gleichzeitig.
Jedes Modul kann einen unterschiedlichen Verriegelungsdatum haben.	Alle Transaktionen in Zoho Books haben das gleiche Verriegelungsdatum.

Individuelle Module verriegeln

Einige Organisationen haben getrennte Abteilungen für Verkauf, Einkauf und andere Funktionen, die jeweils von ihren zuständigen Leitern verwaltet werden. Am Ende eines Buchhaltungszeitraums möchten sie möglicherweise nicht alle ihre Module am gleichen Tag verriegeln.

In solchen Fällen können Sie Transaktionen nach einzelnen Modulen verriegeln, anstatt alle Transaktionen gleichzeitig zu verriegeln.

Sie können diese Option verwenden, wenn Sie möchten:

• Nur bestimmte Module verriegeln.
• Jedes Modul mit einem anderen Verriegelungsdatum verriegeln.

Die folgenden Transaktionen werden unter jedem Modul verriegelt:

Modul	Transaktionen
Verkäufe	Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen für Rechnungen, Kundenzahlungen, Lieferungsbelege, Debitnotizen und Retainer-Rechnungen.
Einkäufe	Ausgaben, Rechnungen, Lieferanten-Gutschriften, Lieferantenzahlungen und Rechnungszahlungen.
Bankwirtschaft	Einzahlungen, Geldüberweisungen, Kreditkartenzahlungen, Eigenkapitalabzüge, Eigenkapitalbeiträge, andere Einnahmen, Zinsen, Steuererstattungen, erhaltenen Gutschriften oder Rückerstattungen, Umsatzerträge, Ausgabenrückzahlungen, Umsätze ohne Rechnungen, Zahlungen an ursprüngliche Schuldeninhaber, Einnahmen von ursprünglichen Kreditnehmern, Lohnzahlungen, Darlehensrückzahlungen und Darlehensvergabe.
Buchhaltung	Journalen, Steuerzahlungen, Steueranpassungen und Basiswährungsanpassungen.

Ein Modul sperren:

• Gehe zur Buchhalter im linken Seitenleisten und wähle Transaktions-Sperre.
• Klicke auf Sperren neben den gewünschten Modulen. Es kann entweder das Modul Verkäufe, Einkäufe, Bankwirtschaft oder Buchhaltung sein.

• Wähle das Sperren-Datum aus. Transaktionen, die vor diesem Datum aufgezeichnet wurden, können nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
• Gib den Grund für die Sperre der Transaktionen ein.
• Klicke auf Sperren, um alle Transaktionen im Modul zu fixieren.

Sobald die Module gesperrt sind, können ihre Transaktionen nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Alle Transaktionen in Zoho Books sperren

Wenn du alle Transaktionen in Zoho Books am Ende deines Buchhaltungszeitraums sperren möchtest, kannst du sie alle auf einmal sperren, um Zeit zu sparen. In diesem Fall werden alle Transaktionen mit dem gemeinsamen Sperren-Datum, das du angegeben hast, gesperrt.

Um alle Transaktionen in Zoho Books zu sperren:

• Gehe zur Buchhalter im linken Seitenleisten und wähle Transaktions-Sperre.
• Klicke auf Wechseln zu allen Transaktionen sperren am unteren Ende des Bildschirms im Abschnitt Alle Transaktionen auf einmal sperren.

• Klicke auf Sperren rechts neben Alle Transaktionen.

• Wähle das Sperren-Datum aus. Transaktionen, die vor diesem Sperren-Datum aufgezeichnet wurden, können nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
• Gib den Grund für die Sperre aller Transaktionen ein.
• Klicke auf Sperren, um alle Transaktionen zu fixieren.

Sobald alle Transaktionen gesperrt sind, können keine Änderungen oder Löschungen in irgendeinem Modul vorgenommen werden.

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Details zur Transaktions-Sperre bearbeiten

Du kannst das Sperren-Datum und den Grund für die Sperre deiner Transaktionen aktualisieren. Dazu musst du:

• Gehe zur Buchhalter im linken Seitenleisten und wähle Transaktions-Sperre.
• Klicke auf Bearbeiten neben dem jeweiligen Modul oder Alle Transaktionen.

• Je nach deiner Vorliebe kannst du das Sperren-Datum ändern und den Grund für die Sperre der Transaktionen überarbeiten.
• Klicke auf Sperren.

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Transaktionen entsperren

Sobald du einen neuen Buchhaltungszeitraum beginnst, kannst du die gesperrten Transaktionen entsperren, um deine Daten einzugeben.

Um Transaktionen zu entsperren:

• Gehe zur Buchhalter im linken Seitenleisten und wähle Transaktions-Sperre.
• Klicken Sie auf Entsperren neben dem jeweiligen Modul oder allen Transaktionen.

• Geben Sie den Grund für die Entsperrung der Transaktionen ein.
• Klicken Sie auf Entsperren.

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Teile Transaktionen entsperren

Sie können Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum entsperren, anstatt alle gesperrten Transaktionen in Zoho Books vollständig zu entsperren. Zum Beispiel können Sie entscheiden, alle Transaktionen zwischen dem 11. Juli 2025 und dem 11. Oktober 2025 zu entsperren.

Um Transaktionen teilweise zu entsperren:

• Gehe zur Buchhalter im linken Seitenleisten und wähle Transaktions-Sperre aus.
• Klicken Sie auf Entsperren neben dem jeweiligen Modul oder Alle Transaktionen und wählen Sie Teilweise entsperren aus dem Dropdown-Menü.

• Wählen Sie das Teilweise Entsperrenzeitfenster aus und geben Sie den Grund für die Entsperrung der Transaktionen ein.
• Klicken Sie auf Entsperren.

Sie können nun die während des Teilweise Entsperrenzeitraums aufgezeichneten Transaktionen bearbeiten.

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Teilweise Entsperren deaktivieren

Um das teilweise Entsperren zu deaktivieren:

• Gehe zur Buchhalter im linken Seitenleisten und wähle Transaktions-Sperre aus.
• Klicken Sie auf Entsperren neben dem jeweiligen Modul oder Alle Transaktionen und wählen Sie Teilweise Entsperren deaktivieren aus dem Dropdown-Menü.

• Klicken Sie erneut auf Teilweise Entsperren deaktivieren, um Ihre Aktion zu bestätigen.

Nach der Deaktivierung des teilweisen Entsperrens können Sie die gesperrten Transaktionen nicht mehr bearbeiten.

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Beschränkungen beim Transaktions-Sperren

Die folgenden Beschränkungen gelten beim Transaktions-Sperren, um Inkonsistenzen in der Inventarbewertung und der Finanzberichterstattung zu vermeiden.

Fall 1: Negative Menge

Wenn Sie einen Buchhaltungszeitraum sperren möchten, der Transaktionen mit negativem Bestand enthält, verhindert Zoho Books diese Aktion. Ein negativer Bestand tritt auf, wenn ein Artikel vor seiner Erwerbung verkauft wird, also wenn eine Rechnung vor dem entsprechenden Einkaufsrechnung erstellt wird.

In solchen Fällen führt Zoho Books temporär eine Aufwendungsrechnung (COGS) mit einem geschätzten Kostenwert auf. Sobald die Einkaufsrechnung eingetragen ist, aktualisiert das System automatisch die COGS der Rechnung mit dem tatsächlichen Kostenwert aus dieser Rechnung. Wenn jedoch der Buchhaltungszeitraum vor der Eintragung der Einkaufsrechnung gesperrt wird, kann diese Aktualisierung nicht stattfinden, was zu ungenauen finanziellen und Bestandsdaten führen kann.

Fall 2: Zukünftig datierter Einkaufs-Vorgang

Wenn ein Verkaufsverkehr (Rechnung) innerhalb eines gesperrten Zeitraums erstellt wird und der zugehörige Einkaufsverkehr (Einkaufsrechnung), der den Bestand für diesen Verkauf bereitstellt, nach dem Sperrezeitraum datiert ist, verhindert Zoho Books die Sperre. Dies liegt daran, dass die COGS der Rechnung auf die Kosten der Einkaufsrechnung basiert und spätere Änderungen an dieser Einkaufsrechnung die COGS der bereits im gesperrten Zeitraum erstellten Rechnung beeinflussen würden.

Fall 3: Teilweise Entsperrung

Teilweise Entsperrung ist für Organisationen nicht erlaubt, die Transaktionen mit Bestandsverfolgung für Artikel betreffen. Dies liegt daran, dass während des entsperrten Zeitraums eine Änderung oder Erstellung einer Transaktion andere Transaktionen innerhalb des gesperrten Zeitraums beeinflussen könnte.

Fall 4: Nur Verkaufstransaktionen sperren

Wenn Verkaufstransaktionen bereits gesperrt sind, erlaubt Zoho Books es nicht, die entsprechenden Einkaufstransaktionen zu entsperren. Diese Beschränkung besteht, weil Änderungen an Einkaufstransaktionen die COGS der gesperrten Verkaufstransaktionen beeinflussen könnten.

Einstellen von Transaktions-Sperre-Beschränkungen

Sie können die Transaktions-Sperre so konfigurieren, dass Transaktionen mit negativem Bestand gesperrt werden oder die Sperre vollständig verhindert wird. So funktioniert das:

• Gehe im linken Seitenbereich zu Buchhalter und wähle Transaktions-Sperre aus.
• Klicke auf Transaktions-Sperre mit negativem Bestand einschränken am oberen Bereich der Seite.
• In dem Popup, das erscheint:
  • Wähle Transaktions-Sperre mit negativem Bestand erlauben, wenn du die Transaktion auch sperren möchtest, selbst wenn negative Transaktionen vorhanden sind.
• Wählen Sie Transaktionsblockierung mit negativem Bestand aus, wenn Sie die Blockierung von Transaktionen bei negativem Bestand verhindern möchten.
• Klicken Sie auf Anwenden.

So können Sie die Transaktionsblockierung entsprechend Ihren Vorlieben bei der Bestandsverwaltung konfigurieren.