Transaktionen abgleichen & kategorisieren
Wenn Sie den Bankfeed für Ihr Bankkonto aktiviert haben oder Ihre Bankauszüge in Zoho Books importiert haben, können Sie die Banktransaktionen, die in Zoho Books hinzugefügt wurden, abgleichen oder kategorisieren. Sie müssen diese Banktransaktionen abgleichen oder kategorisieren, damit sie mit den Transaktionen in Ihrer Zoho Books-Organisation übereinstimmen. Dadurch können Sie Ihre Bankauszüge leicht abrechnen.
Transaktionen abgleichen
Das Abgleichen von Transaktionen ist der Prozess, bei dem ein Bankauszug mit einer Transaktion in Ihrer Zoho Books-Organisation abgeglichen wird. So funktioniert das:
- Gehe im linken Seitenbereich auf das Banking-Modul.
- Wähle das Bankkonto aus.
- Gehe auf die Seite, die erscheint, und wähle die Unkategorisierten Transaktionen-Registerkarte aus.
- Klicke auf View By, um nur die nicht kategorisierten Transaktionen der neuesten Bankauszüge anzuzeigen, wenn nötig.
Pro-Tipp: Wenn eine nicht kategorisierte Transaktion den Kriterien entspricht, um mit einer Transaktion in Ihrem Zoho Books-Konto abgeglichen zu werden, wird das Etikett Match found neben der Transaktion angezeigt.
- Klicke auf Match, um den Bankauszug mit der Transaktion abzugeben, nachdem du die Transaktionsdetails überprüft hast.
- Für nicht kategorisierte Transaktionen, die das Etikett Match found nicht haben:
- Klicke auf die Transaktion und in dem Fenster, das erscheint, findest du die Liste der besten möglichen Abgleichungen für diese Transaktion.
- Klicke auf Select neben der möglichen Abgleichung. Du kannst mehrere Transaktionen auswählen.
- Sobald der Betrag der ausgewählten Transaktionen dem Betrag der nicht kategorisierten Banktransaktion entspricht, klicke auf Match.
Pro-Tipp: Wenn unter den möglichen Abgleichungen viele Transaktionen auftauchen, gibt es mehrere Seiten. Du kannst die Anzahl der Transaktionen pro Seite festlegen.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Alle Transaktionen und wählen Sie Abgeglichen.
Alle abgeglichenen Transaktionen sind hier verfügbar.
Anpassung hinzufügen beim Abgleichen
Scenario: Wenn Sie über eine Zahlungsplattform bezahlen, werden Ihnen eine bestimmte Prozentsatz des Zahlungsbetrags als Transaktionsgebühr berechnet. Wenn Sie solche Zahlungen an eine Rechnung abgleichen, werden die Beträge nicht übereinstimmen. In solchen Fällen können Sie die Transaktionsgebühr als neue Transaktion aufzeichnen.
Um eine neue Transaktion beim Abgleichen einer Transaktion hinzuzufügen:
Klicken Sie auf Auswählen neben der Transaktion, für die Sie eine neue Transaktion hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf + Neue Transaktion erstellen am unteren Rand des Fensters.
- Füllen Sie in dem erscheinenden Fenster die folgenden Angaben aus:
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Anwenden auf | Wählen Sie den Typ der Transaktion, zu der Sie die Anpassung anwenden möchten; Einzahlungen oder Auszahlungen. |
| Datum | Wählen Sie das Datum, an dem diese Transaktion oder Anpassung erfolgt ist. |
| Konto | Wählen Sie das Konto, an das der Betrag einzuzahlen oder abzuheben ist. |
| Betrag | Geben Sie den Betrag ein, den Sie als Anpassung hinzufügen möchten. Der Kontobetrag wird unter dem Betrag angezeigt. |
| Referenz# | Die Referenznummer des Quittungszettels (Ausgabe oder Einzahlung). |
- Klicken Sie auf Speichern.
Die neue Transaktion wird zusammen mit den ausgewählten Transaktionen aufgelistet und kann mit der unklassifizierten Transaktion abgeglichen werden. Klicken Sie auf Transaktion löschen, um die neue Transaktion zu entfernen.
Wenn Sie die Transaktion aus der Liste der möglichen Abgleichungen nicht identifizieren können, können Sie einen Filter anwenden, um nach einer bestimmten Transaktion zu suchen. Hier ist die Anleitung:
- Klicken Sie auf das Filter-Symbol neben Mögliche Abgleichungen.
- Füllen Sie in dem erscheinenden Modal die folgenden Angaben aus:
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Betragsbereich | Geben Sie den Betragsbereich der Transaktion ein, die Sie suchen. |
| Datumsbereich | Geben Sie den Datumsbereich an, innerhalb dessen die Transaktion erfolgt ist. |
| Lieferant/Kunde | Wählen Sie den Lieferanten oder Kunden aus, für den die Transaktion erstellt wurde. |
| Typ | Wählen Sie den Typ der Transaktion aus der Dropdown-Liste. |
| Referenznummer | Die Referenznummer des Quittungsbelegs (Rechnung, Rechnung usw.). |
- Klicken Sie auf Suchen.
- Die Transaktionen, die den in der Filterung festgelegten Bedingungen entsprechen, werden im Abschnitt Mögliche Übereinstimmungen angezeigt. Klicken Sie auf Auswählen neben der Transaktion, um sie mit der nicht kategorisierten Transaktion zu verknüpfen.
Tip:
- Wenn die ausgewählte nicht kategorisierte Transaktion ein Einzahlung ist, aktivieren Sie die Option Einzahlungen einbeziehen, wenn Sie die Filterergebnisse so einstellen möchten, dass auch Abzüge bei der Zuordnung einer Einzahlung enthalten sind.
- Wenn die ausgewählte nicht kategorisierte Transaktion ein Abzug ist, aktivieren Sie die Option Einzahlungen einbeziehen, wenn Sie die Filterergebnisse so einstellen möchten, dass auch Einzahlungen bei der Zuordnung eines Abzugs enthalten sind.
Einzahlungen mit Abzügen verknüpfen
In Zoho Books können Sie Ihre Einzahlungen mit Abzügen verknüpfen. Betrachten wir folgende Situation.
Szenario: Patricia verkauft Waren an John und erhält dafür Dienstleistungen. Sie erstellt Rechnungen für die Waren, die sie an ihn verkauft, und Rechnungen für die Dienstleistungen, die sie von ihm erhält. Die Zahlungen, die Patricia erhält, sind Einzahlungen, und die Zahlungen, die sie ausgibt, sind Abzüge. Angenommen, Patricia verkauft Waren im Wert von 8000 an John und sendet ihm eine Rechnung für diesen Betrag. Gleichzeitig erhält sie von ihm Dienstleistungen im Wert von 3000 und hat eine Rechnung für diesen Betrag. John zahlt Patricia 5000 für die Rechnung im Wert von 8000, was eine Einzahlung ist. Patricia kann diese Transaktion nun mit der Rechnung im Wert von 3000, die ein Abzug ist, verknüpfen.
Um eine Einzahlung mit einem Abzug zu verknüpfen:
- Wählen Sie eine nicht kategorisierte Transaktion aus, die eine Einzahlung ist.
- Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf das Filter-Symbol neben Mögliche Übereinstimmungen.
- Füllen Sie in dem erscheinenden Modal die erforderlichen Angaben aus und aktivieren Sie die Option Abzüge einbeziehen.
- Klicken Sie auf Suchen.
Die Filterliste zeigt alle Transaktionen sowie die Abzüge an.
- Klicken Sie auf Auswählen neben den Abzugs-Transaktionen, mit denen Sie die Transaktion verknüpfen möchten.
- Klicken Sie auf Verknüpfen, sobald der Betrag der ausgewählten Transaktion dem Betrag der nicht kategorisierten Transaktion entspricht.
Abzüge mit Einzahlungen verknüpfen
Ebenso können Sie Abzüge mit Einzahlungen verbinden. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie in folgender Situation sind.
Szenario: Charles ist ein potenzieller Kunde von Damro Furnitures. Er erstellt eine Rechnung im Wert von 8000 und kauft Büroschultergeräte von Damro Furnitures. Damro Furnitures bietet ihm einen Barzuschlag von 500 auf diesen Einkauf. Charles registriert den Barzuschlag als sonstige Einnahme, die als Einzahlung betrachtet wird. Die Buchung in der Bank zeigt eine nicht kategorisierte Auszahlung im Betrag von 7500. Charles kann diesen Abzug mit der Einnahme von 500, die als Einzahlung gilt, sowie mit der Rechnung im Wert von 8000 verbinden.
Um einen Abzug mit einer Einzahlung zu verbinden:
- Wählen Sie eine nicht kategorisierte Transaktion, die eine Einzahlung ist.
- Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf das Filter-Symbol neben Mögliche Übereinstimmungen.
- Füllen Sie in dem erscheinenden Modal die erforderlichen Angaben aus und aktivieren Sie die Option Einzahlungen einbeziehen.
- Klicken Sie auf Suchen.
Die Filterliste zeigt alle Transaktionen sowie die Auszahlungen an.
- Klicken Sie auf Auswählen neben den Einzahlungen, mit denen Sie die Transaktion verbinden möchten.
- Klicken Sie auf Verbinden, sobald der Betrag der ausgewählten Transaktionen dem Betrag der nicht kategorisierten Transaktion entspricht.
Transaktionen manuell kategorisieren
Wenn die nicht kategorisierte Transaktion in Ihrem Zoho Books-Organisation keine übereinstimmende Transaktion hat oder wenn Sie keine der aufgelisteten Transaktionen auswählen möchten, können Sie sofort eine Transaktion erstellen und sie mit der Buchung zeilen verknüpfen. So geht es:
- Gehe zum Banking-Modul in der linken Seitenleiste.
- Klicke auf das Bankkonto, für das du die Dashboardansicht ansehen möchtest.
- Auf der angezeigten Seite gehe zu der Registerkarte Nicht kategorisierte Transaktionen.
- Für die nicht kategorisierten Transaktionen, die eine Erkannte Markierung neben sich haben, klicke auf Kategorisieren neben ihnen.
- Im erscheinenden Fenster werden die Details automatisch basierend auf der Transaktionsregel ausgefüllt. Überprüfe die Details und klicke auf Speichern.
Für die nicht kategorisierten Transaktionen, die keine Erkannte Markierung haben, klicke auf Kategorisieren neben ihnen.
Im erscheinenden Fenster fülle die erforderlichen Angaben aus und klicke auf Speichern.
Die Transaktion wird kategorisiert und du kannst sie in der Kategorisierten Transaktionen -Sektion sehen. So geht es:
- Klicke auf das Dropdown-Menü neben Alle Transaktionen und wähle Kategorisiert aus.
Du kannst hier alle kategorisierten Transaktionen sehen.
Ein Match eines kategorisierten Eintrags aufheben
Um einen Transaktions-Eintrag mit einer Buchungszeile zu entmatchen,
- Gehe zu der Alle Transaktionen-Registerkarte.
- Wähle einen Transaktions-Eintrag aus und klicke auf die Schaltfläche Entmatchen.
Die Buchungszeile kehrt in den Zustand „Nicht kategorisiert“ zurück und der Transaktions-Eintrag kehrt in den Zustand „Manuell hinzugefügt“ zurück.
Um einen Transaktions-Eintrag zu dekategorisieren,
- Gehe zu der Alle Transaktionen-Registerkarte.
- Wähle einen Transaktions-Eintrag aus und klicke auf die Schaltfläche De-kategorisieren.
Die Buchungszeile kehrt in den Zustand mit dem Label „Nicht kategorisiert“ zurück und der Transaktions-Eintrag wird aus Zoho Books gelöscht.
Mehrere Bankauszüge matchen
Du kannst mehrere Bankauszüge mit einem oder mehreren Zoho Books-Transaktionen gleichzeitig matchen. So funktioniert das:
- Gehe zu Banking und wähle ein Bankkonto mit nicht kategorisierten Transaktionen aus.
- Aktiviere den Schalter Multi-Selektion & Match um mehrere Bankauszüge mit Zoho Books-Transaktionen zu matchen.
- Klicke auf Auswählen, um die Transaktionen auszuwählen, die du matchen möchtest.
- Die zusammengefasste Auszugsliste wird in einer Leiste angezeigt. In dieser Leiste kannst du:
- Alle Auszüge anzeigen oder sie verbergen, indem du auf Alle anzeigen/Alle verbergen klickst.
- Jede Transaktion deaktivieren, indem du auf das Löschen-Icon neben der Transaktion klickst.
- Alle ausgewählten Transaktionen deaktivieren, indem du auf Auswahl löschen klickst.
- Sobald du die Auszüge ausgewählt hast, die du matchen möchtest, klicke auf die Option Hier klicken, um die passenden Transaktionen erneut abzurufen. Eine Liste der besten möglichen Matches wird angezeigt.
- Wähle die Zoho Books-Transaktionen aus, die du matchen möchtest, indem du auf Auswählen klickst.
- Klicke auf Matchen.
Hinweise: Wenn der Betrag des Bankauszugs nicht mit dem Betrag der Zoho Books-Transaktion übereinstimmt, kannst du eine neue Transaktion mit dem Differenzbetrag erstellen und diese matchen.
Du kannst auch diese Banktransaktionen manuell kategorisieren. So funktioniert das:
- Wähle die Banktransaktionen aus, die du kategorisieren möchtest.
- Gehe zur Registerkarte Manuell kategorisieren.
- Füge die erforderlichen Details ein und klicke auf Matchen.
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