Batchzahlungen
Das Batchzahlungsmodul ermöglicht es Ihnen, Zahlungen für mehrere Lieferantenrechnungen gleichzeitig zu tätigen. Sie können einen Batch erstellen, ihn exportieren und in Ihre Bankplattform hochladen, um die Zahlung durchzuführen. Sobald dies erledigt ist, können Sie den Batch in Zoho Books als verarbeitet markieren und den Status der damit verbundenen Zahlungen aktualisieren.
Hinweis: Diese Funktion ist ein Bestandteil der Zoho BillPay-Erweiterung für Zoho Books. Kauf die Erweiterung, um die Funktion für Ihre Organisation zu aktivieren.
Ein Batch erstellen
Sie müssen einen Batch erstellen, um für mehrere Lieferantenrechnungen gleichzeitig zu zahlen. Hier ist das Vorgehen:
Gehe zu Einkäufe in der linken Seitenleiste.
Klicke auf Batchzahlungen.
Klicke in der oberen rechten Ecke der Seite auf + Neuer.
Füge die folgenden Angaben ein.
Feldname Beschreibung Batchname Ein eindeutiger Name, um den Batch zu identifizieren. Batch# Eine eindeutige Nummer, die verwendet wird, um jeden Batch zu identifizieren. Diese wird automatisch generiert. Zahlung über Die Bank, über die Sie die Zahlung tätigen möchten. Zahlungsdatum Das Datum, an dem die Zahlung erfolgen soll Beschreibung Eine kurze Beschreibung, die erklärt, warum Sie den Batch erstellen. Klicke auf Weiter, um fortzufahren. Sie werden zur Seite Rechnungen hinzufügen weitergeleitet, wo alle offenen Rechnungen angezeigt werden.
Markiere die Kästchen links neben den Rechnungen, die Sie in den Batch einbeziehen möchten.
Der Rechnungsbetrag wird automatisch ausgefüllt. Wenn Sie den Betrag ändern möchten, klicken Sie auf Betrag zu zahlen und geben Sie den gewünschten Betrag für die Rechnung ein.
- Klicke auf Weiter. Sie werden zur Seite Rechnungen bezahlen weitergeleitet, wo die Details der Lieferanten und deren Rechnungen, die dem Batch hinzugefügt wurden, angezeigt werden.
- Wählen Sie das Bankkonto aus, in dem jeder Lieferant die Zahlung erhalten soll.
- Klicken Sie auf Speichern.
Ein Batch für die Genehmigung einreichen
Nachdem Sie einen Batch erstellt haben, müssen Sie ihn für die Genehmigung einreichen. Hier ist das Vorgehen:
- Gehe zu Einkäufe in der linken Seitenleiste.
- Klicke auf Batchzahlungen.
- Klicke auf den Batch, der für die Genehmigung eingereicht werden soll.
- Klicke auf Für Genehmigung einreichen.
- Klicken Sie im erscheinenden Popup auf Ja.
Eine Batch bestätigen
So können Sie eine Batch bestätigen, der für die Bestätigung eingereicht wurde:
- Gehe zu Einkäufe im linken Seitenleisten.
- Klicken Sie auf Batch-Zahlungen.
- Klicken Sie auf die Batch, die bestätigt werden muss.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
- Klicken Sie im erscheinenden Popup auf Ja.
Eine Batch ablehnen
Um eine Batch abzulehnen:
- Gehe zu Einkäufe im linken Seitenleisten.
- Klicken Sie auf Batch-Zahlungen.
- Klicken Sie auf die Batch, die abgelehnt werden muss.
- Klicken Sie auf das Dropdown neben Bestätigen und wählen Sie Ablehnen.
- Geben Sie den Grund für die Ablehnung ein und klicken Sie erneut auf Ablehnen im erscheinenden Popup.
Eine Batch exportieren
Nachdem eine Batch bestätigt wurde, müssen Sie sie exportieren, um von Ihrem Bankkonto eine Zahlung vorzunehmen. So geht das:
- Gehe zu Einkäufe im linken Seitenleisten.
- Klicken Sie auf Batch-Zahlungen.
- Klicken Sie auf die Batch, die exportiert werden soll.
- Klicken Sie auf Exportieren.
- Wählen Sie das Export-Dateiformat aus.
- Geben Sie im Feld Datei-Schutz-Passwort ein Passwort ein, falls erforderlich, um die Datei zu schützen.
- Klicken Sie auf Exportieren. Die Datei wird auf Ihr Gerät exportiert.
Sie können nun die exportierte Datei auf die Plattform Ihrer Bank hochladen und eine Zahlung vornehmen.
Eine Batch als verarbeitet markieren
Sobald Sie die Rechnungen in einer Batch bezahlt haben, können Sie die Batch in Zoho Books als verarbeitet markieren, um den Zahlungsstatus zu aktualisieren. So geht das:
- Gehe zu Einkäufe im linken Seitenleisten.
- Klicken Sie auf Batch-Zahlungen.
- Klicken Sie auf die Batch, für die eine Zahlung erfolgt ist.
- Klicken Sie auf Als verarbeitet markieren.
- Wenn die Zahlung erfolgreich war, wählen Sie Erfolg als Zahlungsstatus aus und geben Sie die Referenznummer der Zahlung ein.
- Wenn die Zahlung nicht erfolgreich war, wählen Sie Fehlgeschlagen als Zahlungsstatus aus. Klicken Sie auf Grund hinzufügen und geben Sie den Grund für den Zahlungserfolg an.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Batch wird als verarbeitet markiert und der Status der bezahlten Zahlungen wird aktualisiert.
Mehr Rechnungen zu einer Batch hinzufügen
Sie können zusätzliche Rechnungen zu einer Batch hinzufügen, wenn Sie sie beim Erstellen der Batch vergessen haben. So geht das:
Hinweis: Sie können nur zusätzliche Rechnungen zu Batch hinzufügen, die im Entwurf-Status sind.
- Gehe zu Einkäufe im linken Seitenleisten.
- Klicken Sie auf Batch-Zahlungen.
- Klicken Sie auf die Batch, in die Sie weitere Rechnungen hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf Rechnungen hinzufügen. Fortsetzen Sie ab Schritt 5 der Batch erstellen Anleitung.
Eine Batch löschen
Um eine Batch zu löschen:
Hinweis: Sie können nur Batches im Status Entwurf löschen.
- Gehe zur Seite Käufe im linken Seitenbereich.
- Klicke auf Batch-Zahlungen.
- Klicke auf den Batch, den du löschen möchtest.
- Klicke auf Löschen.
- Klicke erneut auf Löschen im erscheinenden Popup.
Genehmigungen aktivieren
Um Genehmigungen für das Modul Batch-Zahlungen zu aktivieren:
- Gehe zur Seite Käufe im linken Seitenbereich.
- Klicke auf Batch-Zahlungen.
- Klicke auf die Option Genehmigungen.
- Der Standardwert für Genehmigungsart ist Keine Genehmigung. Wähle die bevorzugte Genehmigungsart aus.
| Genehmigungsart | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Genehmigung | Weitere Aktionen können auf Batches durchgeführt werden, ohne Genehmigung erforderlich zu sein. |
| Einfache Genehmigung | Jeder Administrator oder Genehmiger kann den Batch genehmigen. Weitere Aktionen können erst nach der Genehmigung durchgeführt werden. |
- Klicke auf Speichern.
Ja
Nein
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