Grundfunktionen in Rechnungen

Schauen wir uns einige der grundlegenden Funktionen an, die in Zoho Books bei Rechnungen durchgeführt werden können.

Rechnung erstellen

Um eine neue Rechnung in Zoho Books zu erstellen:

Gehe zu Käufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen (oder drücke shift + b).
Klicke auf die Schaltfläche + Neue in der oberen rechten Ecke der Seite (oder drücke c + b).
Fülle die erforderlichen Angaben aus.

Felder	Beschreibung
Lieferantname	Wählen Sie den Lieferanten aus, dessen Rechnung Sie aufzeichnen.
Rechnungsnummer	Geben Sie die eindeutige Rechnungsnummer ein.
Bestellnummer	Geben Sie eine Bestellnummer für Ihre Rechnung ein.
Rechnungsdatum	Geben Sie das Datum ein, an dem die Rechnung erstellt wird.
Fälligkeitsdatum	Geben Sie das Fälligkeitsdatum für die Zahlung der Rechnung ein.
Zahlungsbedingungen	Wählen Sie die Frist, innerhalb derer Sie Ihren Lieferanten bezahlen müssen. Zum Beispiel bedeutet Net 15, dass Sie den Lieferanten innerhalb von 15 Tagen nach dem Erstellen der Rechnung bezahlen müssen. Wenn Sie eine Zahlungsbedingung auswählen, wird das Fälligkeitsdatum entsprechend angepasst.

Wählen Sie die Artikel aus, für die Sie berechnet wurden. Sie können auch Artikel in Bulk hinzufügen, indem Sie auf das Dropdown-Menü neben + Ein weiterer Eintrag hinzufügen klicken und + Artikel in Bulk hinzufügen auswählen.

Auf dieser Seite können Sie die folgenden Fälle beobachten:

Kundendaten

Wählen Sie den Kunden aus, den Sie den Einträgen in Ihrer Rechnung zuordnen möchten. Standardmäßig ist der Artikel nicht berechenbar für den Kunden. Wenn Sie ihn auf berechenbar setzen, können Sie die Artikel fakturieren und von ihnen Zahlungen einnehmen.

Um den Artikel als berechenbar zu markieren:

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon, aktivieren Sie die Option Berechenbar.
Wählen Sie ein Projekt aus, um es dem Kunden zuzuordnen.
Wenn Sie in den Einstellungen unter Allgemeine Einstellungen einen Standard-Markup-Prozentwert für berechenbare Rechnungen und Ausgaben konfiguriert haben, wird dieser Standardwert automatisch vorbelegt. Sie können den Prozentwert gegebenenfalls bearbeiten und ändern.
Klicken Sie auf Aktualisieren

Offene Kaufaufträge

Hinzufügen von Kaufauftragsdetails Wenn Sie offene Kaufaufträge für einen bestimmten Lieferanten haben, können Sie diese in der Rechnung einbeziehen. Klicken Sie auf die Option zum Kaufauftrag unter den Artikeldetails, wählen Sie die entsprechenden Kaufaufträge aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

Notizen hinzufügen und Dateien der Rechnung beifügen.
Ein Vorlage für Ihre Rechnung auswählen.
Nach Eingabe der erforderlichen Angaben klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder Als offene Rechnung speichern.

Journal anzeigen

Nachdem Sie eine Rechnung eingetragen haben, wird eine entsprechende Buchung dafür erstellt.

Um das Journal anzuzeigen:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie die gewünschte Rechnung.
Auf der Übersichtsseite scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Journal anzeigen (oder) auf Weitere > Journal anzeigen.

Zahlungen erfassen

Es gibt vier Möglichkeiten, Zahlungen an Ihre Lieferanten zu erfassen.

Einzelne Zahlung erfassen

Sie können manuell eine Zahlung für eine Rechnung erfassen. So funktioniert das:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie die Rechnung aus, für die Sie eine Zahlung erfassen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung erfassen in der oberen rechten Ecke der Seite.

Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.

Felder	Beschreibung
Zahlungen	Geben Sie den Betrag ein, den Sie dem Lieferanten zahlen. Standardmäßig wird der Gesamtbetrag automatisch ausgefüllt. Sie können auch einen Teil des Betrags zahlen.
Abzüglich Steuern	Markieren Sie dieses Feld, wenn während der Zahlung an den Lieferanten Steuern abgezogen wurden. Geben Sie den Abgezogenen Betrag und das Steuerkonto ein, das diese Steuer verfolgt.
Zahlungsdatum	Geben Sie das Datum ein, an dem Sie die Zahlung an den Lieferanten leisten.
Zahlungsart	Wählen Sie eine der verschiedenen Zahlungsarten oder erstellen Sie eine eigene.
Zahlung über	Wählen Sie das Konto aus, das diese Zahlung verfolgt.

Fügen Sie Notizen und Dateien zur Zahlung hinzu.
Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über die Zahlung an Ihren Lieferanten senden möchten, markieren Sie das Feld E-Mail-Benachrichtigung über Zahlung und wählen Sie die E-Mail-Adresse des Lieferanten aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Bulk-Zahlungen erfassen

Filtern und gleichzeitig Zahlungen an verschiedene Rechnungen erfassen, mit Hilfe von Bulk-Zahlungen. Sie können Zahlungen an denselben oder mehrere Lieferanten erfassen. So funktioniert das:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Filtern Sie Ihre Rechnungen nach ihrem Status. Wählen Sie entweder Offen, Fällig, Unbezahlt oder Teilweise bezahlt durch Klicken auf den Filter Alle Rechnungen aus.

Wählen Sie die Rechnungen aus, für die Sie eine Zahlung erfassen möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Weitere und wählen Sie Bulk-Zahlung erfassen aus.

Wählen Sie das Zahlung über Konto und die Zahlungsart aus.
Geben Sie die Datumsangaben ein, an denen Sie Zahlungen an verschiedene Lieferanten geleistet haben.
Geben Sie die Referenznummer ein, falls vorhanden. Falls Sie online bezahlt haben, können Sie die Transaktions-ID als Referenznummer verwenden.
Überprüfen und wählen Sie die Rechnungen aus, für die Sie eine Zahlung vorgenommen haben, indem Sie die Kontrollkästchen markieren.

Klicken Sie auf Speichern.

Zahlungen per Überweisung

Sie können eine Zahlung für eine Rechnung per Überweisung erfassen.

Um eine Zahlung zu erfassen:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie eine Rechnung aus, für die Sie eine Zahlung per Überweisung erfassen möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Zahlung erfassen.
Wählen Sie Per Überweisung bezahlen.
Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.

Felder	Beschreibung
Lieferantename	Der Lieferant, dem die Zahlung gemacht wird.
Betrag	Geben Sie den Gesamtbetrag ein, der an den Lieferanten gezahlt werden soll. Markieren Sie das Feld Vollbetrag bezahlen, um die vollständige offene Zahlung für den Lieferanten zu erfassen.
Bankkonto	Wählen Sie das Bankkonto aus, das die Zahlung über die Überweisung verfolgt.
Bemerkung	Geben Sie eine kurze Beschreibung zur Überweisung ein.

Geben Sie den gewünschten Betrag im Bereich Zahlung ein.
Geben Sie ggf. Notizen zur Zahlung ein.
Klicken Sie auf Speichern und sofort drucken oder Speichern und später drucken.

Wenn Sie die Überweisung später drucken möchten, wird sie im Status Zu Drucken angezeigt.

Zahlung per ACH

Sie können eine Zahlung für jede Rechnung über automatisierte Zahlungen (ACH) erfassen. Dazu müssen Sie Forte einrichten, indem Sie auf Einstellungen > Integrationen > Lieferantenzahlungen und auf Jetzt einrichten neben Forte klicken.

Um eine Zahlung zu erfassen:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie eine Rechnung aus, für die Sie eine Zahlung per ACH erfassen möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Zahlung erfassen.
Wählen Sie Per ACH bezahlen.
Geben Sie die erforderlichen Angaben ein.
Klicken Sie auf Weiter.

Angezeigte Zahlungen

Sie können alle bereits erfassten Zahlungen für eine Rechnung anzeigen. So geht es:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie die Rechnung aus, für die eine Zahlung erfasst wurde.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungen oben auf der Seite.

Von hier aus können Sie über die Zahlung hinweg die Schaltfläche Bearbeiten oder Löschen klicken, um die gewünschte Aktion durchzuführen.

Rechnungen importieren

Wenn Sie bereits eine Liste aller Rechnungen Ihrer Lieferanten haben, können Sie diese in Zoho Books im Format CSV, TSV oder XLS importieren.

Um das Importformat zu erfahren, also die Spalten und die Daten, die in die Importdatei aufgenommen werden müssen, können Sie die Beispiel-Importdatei herunterladen, die wir in den folgenden Schritten betrachten werden.

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Rechnungen importieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei wählen unter Datei hochladen. Sie können die Beispieldatei herunterladen, um eine Referenz zu erhalten, indem Sie auf Beispieldatei klicken.
Sie können Rechnungen mit ihren entsprechenden Bestellungen verknüpfen durch die Auswahl dieser Box.

Einblick: Die Dateigröße darf nicht größer als 1 MB sein.

Wählen Sie das Zeichencodierungsformat und das Datei-Trennzeichen für Ihre Datei.

Einblick: Das Zeichencodierungsformat wird verwendet, um Zahlen mit Zeichen zu verbinden. Standardmäßig wird das Unicode Transformation Format (UTF-8) verwendet, das eine breite Palette von Zeichen unterstützt, die über 8 Bit hinausgehen.

Einblick: Das Feldtrennzeichen wird verwendet, um zwei Werte in einer Zeile zu trennen. Beim Import von Rechnungen ist das Standard-Datei-Trennzeichen der Komma (,).

Klicken Sie auf Weiter.

Stellen Sie sicher, dass alle Felder korrekt auf der Seite Felder zuordnen abgebildet sind.
Markieren Sie die Box Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, wenn Sie die gleiche Importformatierung beim nächsten Mal verwenden möchten.
Klicken Sie auf Weiter.