Funktionen in Rechnungen

Schauen wir uns einige der Funktionen an, die im Bills-Modul in Zoho Books verfügbar sind.

Credits zu Rechnung anwenden

Wenn Sie für einen bestimmten Lieferanten Lieferantencredits eingetragen haben, können Sie diese Credits auf ihre Rechnungen anwenden. So geht’s:

Gehe zur Seite Käufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wähle eine Rechnung aus, auf die du Credits anwenden möchtest.
Klicke auf Weitere > Credits verwenden.

Gib den Betrag ein, den du auf verschiedene Rechnungen des Lieferanten anwenden möchtest.
Klicke auf Speichern.

Rechnung für eine Rechnung erstellen

Wenn in einer Rechnung ein Eintrag als für den Kunden berechnbar markiert wurde, können Sie eine Rechnung für diese Rechnung mit diesen berechnbaren Einträgen erstellen. So geht’s:

Gehe zur Seite Käufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wähle die Rechnung aus, für die du eine Rechnung mit berechnbaren Einträgen erstellen möchtest.
Klicke im Weitere-Menü auf Rechnung erstellen. Du wirst zur Seite der Rechnungserstellung weitergeleitet.

Wenn du für den berechnbaren Eintrag in der Rechnung einen Markup-Prozentwert angegeben hast, wird der markierte Betrag zusammen mit der Rate des Eintrags in der Rechnung angezeigt.

Klicke auf Als Entwurf speichern oder Speichern und senden.

Angewendete Credits löschen

Du kannst die Credits löschen, die du auf verschiedene Rechnungen des Lieferanten angewendet hast.

Gehe zur Seite Käufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wähle die Rechnung aus, auf der Credits angewendet wurden.
Klicke auf die Registerkarte Angewendete Credits oben auf der Seite.
Hänge über den Credit, den du löschen möchtest.
Klicke auf das Löschen-Icon.
Klicke auf OK, um zu bestätigen.

Erwartetes Zahlungsdatum festlegen

Du kannst ein erwartetes Zahlungsdatum angeben, bis zu dem du für deine Rechnung zahlen möchtest. So geht’s:

Gehe zur Seite Käufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wähle die Rechnung aus, für die du das erwartete Zahlungsdatum festlegen möchtest.
Klicke auf Weitere > Erwartetes Zahlungsdatum.

Wähle ein Zahlungsdatum aus und füge Notizen hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie können das erwartete Zahlungsdatum im Abschnitt Kommentare & Historie der Rechnung finden. Um dieses Datum zu löschen:

Klicken Sie auf das Löschen-Icon neben der Aktivität.
Wählen Sie Löschen, um zu bestätigen.

Vendor-Kredite erstellen

Sie können Vendor-Kredite für jede Rechnung erstellen. Sobald Sie dies tun, werden alle Artikel der Rechnung in den Vendor-Kredit aufgenommen.

Um einen Vendor-Kredit zu erstellen:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie die Rechnung aus, für die Sie Vendor-Kredite erstellen möchten.
Klicken Sie auf Weitere > Vendor-Kredit erstellen.

Klicken Sie auf Weiter.

Füllen Sie die erforderlichen Angaben des Vendor-Kredits aus und speichern Sie ihn.

Einblick: Sobald Sie einen Vendor-Kredit für die Rechnung erstellen, wird dieser automatisch auf die Rechnung angewendet und der Status der Rechnung wird auf Zahlt geändert. Wenn der Betrag des Vendor-Kredits größer ist als der Betrag der Rechnung, wird der gesamte Zahlbetrag für die Rechnung aufgezeichnet und der überschüssige Betrag wird als Ausgleichsbetrag für den Vendor-Kredit gespeichert.

Vorlage anpassen

Sie können das Format der PDF-Datei Ihrer Rechnung anpassen. So geht es:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie die Rechnung aus, deren Vorlage Sie anpassen möchten.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen in der oberen rechten Ecke.
Von hier aus können Sie verschiedene Aktionen für die Vorlage der Rechnung durchführen.

Weitere Informationen zu Vorlagen und Rechnungsvorlagen.

Landed Costs

Der Landed Cost eines Produkts ist die Kosten, die während der Versendung eines von Ihrem Lieferanten erworbenen Produkts in Ihren Lagerort entstehen. Dieser Betrag ist ausschließlich die Kosten für die Produkte. Beispiele für Landed Costs sind Fracht, Versandkosten, Zoll und andere Gebühren, die der Verkäufer bis zum Zeitpunkt der Lieferung erbringt.

Die Verfolgung der Landed Costs hilft Ihnen, die tatsächliche Kosten für die Eingang des Produkts zu berechnen. Dadurch können Sie den Verkaufspreis für Ihr Lager ohne Verlust von Gewinn festlegen.

Landed Costs aktivieren

Um Landed Costs in Zoho Books zu aktivieren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Iems auf Items.
Aktivieren Sie die Option Landed Cost auf Artikel verfolgen.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Sie können Landed Costs nur aktivieren, wenn Ihr Unternehmen das Inventarverfolgung aktiviert hat. Falls dies noch nicht erfolgt ist, prüfen Sie die Option Inventarverfolgung aktivieren auf derselben Seite (Einstellungen > Artikel > Artikel).

Landed Kosten zuweisen

Sobald Sie für Ihre Organisation Landed Costs aktiviert haben, können Sie diese hinzufügen und ihnen auf die Artikel in Ihren Rechnungen zuweisen.

Schritt 1: Landed Costs zu Rechnungen hinzufügen

Sie können Landed Costs direkt auf die gesamte Rechnung selbst zuweisen.

Gehe zu Einkäufe > Rechnungen.
Erstellen Sie eine neue Rechnung und geben Sie die Artikel ein.
Klicken Sie unter „Artikelinformationen“ auf + Landed Cost und geben Sie die zusätzlichen Kosten als Artikel (z. B. Fracht) ein. Sie können einen neuen Artikel als Dienstleistung erstellen oder einen bereits vorhandenen wählen.

Klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder auf Als offene Rechnung speichern und Landed Costs anwenden, um die Kosten den Artikeln zuzuweisen.

Hinweis:
Landed Costs können nur auf Artikel zugewiesen werden, für die ein Bestand verfolgt wird.

Schritt 2: Landed Costs an Artikel in der Rechnung zuweisen

Sie können Landed Costs an verschiedene Artikel in einer Rechnung zuweisen. Dazu gibt es drei Möglichkeiten:

Landed Costs beim Erstellen einer Rechnung zuweisen

Erstellen Sie eine neue Rechnung, fügen Sie Landed Costs hinzu und klicken Sie auf Als offene Rechnung speichern und Landed Costs anwenden.
Wenn Sie die Rechnung speichern, erscheint ein Popup, in dem Sie die Landed Costs proportional auf die Artikel basierend auf dem Wert oder der Menge zuweisen können.
Bearbeiten Sie die Chargenfelder, wenn Sie Änderungen an den berechneten Kosten vornehmen möchten.
Klicken Sie auf Speichern und Weiter, wenn zwei oder mehr Landed Costs zuweisen sollen.
Klicken Sie auf Überspringen, wenn Sie die Landed Cost später zuweisen möchten.

Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Sie können auch entscheiden, keine Landed Costs an diese Rechnung zuweisen, sondern sie an andere Rechnungen zuweisen.

Landed Costs an eine bestehende Rechnung zuweisen

Wenn Sie bereits Landed Costs an eine Rechnung hinzugefügt haben, aber diese noch nicht an ihre Artikel zugewiesen wurden, können Sie dies tun.

Wählen Sie eine Rechnung aus, für die Sie Landed Costs hinzugefügt haben, aber noch nicht an ihre Artikel zugewiesen haben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Landed Costs zuweisen auf der Seite der Rechnungsdetails, um sie an die Rechnung zuweisen.

Zuweisen Sie die Chargen proportional und klicken Sie auf Speichern.

Sie können die zugewiesene Kosten bearbeiten oder löschen, indem Sie auf das Löschen-Symbol klicken.

Tipps: Sie können auch bereits erstellte Rechnungen bearbeiten, um Landed Costs hinzuzufügen und diese zuweisen.

Landed Costs von einer Rechnung auf eine andere übertragen

Es kann vorkommen, dass Ihr Lieferant keine Versandkosten für das Produkt anbietet und Sie das Produkt über eine andere Versandfirma versenden. In solchen Fällen können Sie eine separate Rechnung erstellen, die ausschließlich die Landed Costs enthält, und diese an die Rechnung des Lieferanten anwenden. Sie können auch noch nicht verwendete Landed Costs aus anderen Rechnungen übertragen. Dazu:

Wählen Sie die Rechnung aus, auf die Sie die Landed Costs zuweisen möchten.
Klicken Sie auf Weitere > Landed Costs hinzufügen.

Wählen Sie den Lieferanten, die Rechnungsnummer aus, aus der Sie die Kosten zuweisen möchten, und den Landkostenwert aus.
Weisen Sie die Landkosten proportional zuweisen und klicken Sie auf Speichern.
Weisen Sie Landkosten einer anderen Rechnung zu.