Rechnungen verwalten

Die Rechnungen, die Sie für Ihre Lieferanten erfassen, können auf viele Weisen gefiltert und sortiert werden.

Status einer Rechnung

Eine Rechnung in Zoho Books kann einen der folgenden Status haben.

Status	Beschreibung
Entwurf	Die Rechnung wurde erstellt, ist jedoch noch nicht aktiv.
Genehmigung erforderlich	Wenn Sie die Genehmigung von Transaktionen aktiviert haben, muss jede erstellte Rechnung von jemandem mit entsprechendem Zugriff genehmigt werden. Bis dahin befindet sich die Rechnung im Zustand „Genehmigung erforderlich“.
Offen	Die Rechnung ist aktiv.
Überfällig	Der Zahlungsfrist für die Rechnung wurde überschritten.
Nicht bezahlt	Keine Zahlung wurde für die Rechnung aufgezeichnet.
Teilweise bezahlt	Der Rechnungsbetrag wurde teilweise eingetragen.
Bezahlt	Der gesamte Rechnungsbetrag wurde bezahlt.
Gelöscht	Die Rechnung ist nicht mehr aktiv.

Rechnungen filtern

Sie können die Rechnungen nach ihrem Status filtern. So geht es:

Gehe zur Seite Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Klicke auf das Dropdown-Menü Alle Rechnungen oben auf der Seite.
Wähle den Typ der Rechnungen aus, die du filtern möchtest.

Wenn du die Rechnungen nach bestimmten Parametern deiner eigenen Wahl filtern möchtest, kannst du dies über benutzerdefinierte Ansichten durchführen. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Ansichten findest du hier.

Benutzerdefinierte Ansichten

Benutzerdefinierte Ansichten können verwendet werden, um deine Rechnungen nach bestimmten Kriterien zu filtern, die du selbst festlegen möchtest.

Szenario: Patricia möchte alle Rechnungen sehen, die überfällig sind und deren Betrag größer als 1000 ist. Sie erstellt eine benutzerdefinierte Ansicht und legt die Kriterien fest: Betrag ist größer als 1000 und Rechnungsstatus ist überfällig.

Um eine benutzerdefinierte Ansicht für Rechnungen zu erstellen:

Gehe zur Seite Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Klicke auf das Dropdown-Menü Alle Rechnungen oben auf der Seite.
Wähle + Neue benutzerdefinierte Ansicht aus.
Fülle die erforderlichen Angaben aus.

Name
Gib einen Namen für deine benutzerdefinierte Ansicht ein. Wenn du diese benutzerdefinierte Ansicht häufig verwendest, kannst du die Option Als Favorit markieren auswählen.

Kriterien
Füge Kriterien für die benutzerdefinierte Ansicht basierend auf den Feldern in den Rechnungen hinzu. Klicke auf + Kriterium hinzufügen, um mehrere Kriterien hinzuzufügen.

Spaltenpräferenzen
Wähle die Felder aus, die in der erstellten benutzerdefinierten Ansicht angezeigt werden sollen. Du kannst die Felder im Bereich Verfügbare Spalten in den Ausgewählten Spalten verschieben, indem du auf das +-Symbol neben ihnen klickst.

Benutzerdefinierte Ansicht teilen Wer erhält Zugriff auf diese benutzerdefinierte Ansicht?

Diese benutzerdefinierte Ansicht wird angezeigt, wenn Sie auf das All Bills-Dropdown im Bills-Modul klicken.

Sie können diese benutzerdefinierte Ansicht bearbeiten, indem Sie das Pencil-Icon neben der benutzerdefinierten Ansicht klicken.

Um die benutzerdefinierte Ansicht zu löschen:

Bearbeiten Sie die benutzerdefinierte Ansicht.
Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche Delete.
Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen.

Sortieren von Rechnungen

Sie können Rechnungen nach verschiedenen Spalten oder Feldern sortieren. So funktioniert das:

Gehe zu Purchases im linken Seitenbereich und wähle Bills aus.
Klicke auf die Spalte, die du sortieren möchtest.
Die Sortierung kann in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erfolgen (durch Pfeil dargestellt). Klicke erneut auf das Feld, um die Sortierreihenfolge zu ändern.

Spalten neu anordnen

Im Bills-Modul kannst du wählen, welche Felder auf der Hauptseite angezeigt werden. Außerdem kannst du die Reihenfolge der Spalten oder Felder auf der gleichen Seite ändern. So funktioniert das:

Gehe zu Purchases im linken Seitenbereich und wähle Bills aus.
Klicke auf das Table-Icon links auf der Seite.
Wähle die Felder aus, die du anzeigen möchtest.
Ändere die Reihenfolge der Spalten, indem du die Icons neben ihnen per Drag & Drop verschiebst.
Nach den Änderungen klicke auf Speichern.

Einblick: Felder, die erforderlich sind (mit ** markiert), können nicht deaktiviert werden.

Kalenderansicht

Du kannst in der Kalenderansicht alle fälligen Rechnungen und deren fällige Beträge für verschiedene Monate des Jahres anzeigen. So funktioniert das:

Gehe zu Purchases > Bills.
Klicke auf das Kalender-Icon in der oberen rechten Ecke der Seite.

Du kannst zwischen verschiedenen Monaten verschiedener Jahre wechseln, indem du das Kalender-Icon innerhalb dieser Ansicht klickst. Um zurück zum aktuellen Monat zu gelangen, klicke auf Dieser Monat in der oberen rechten Ecke der Seite.

Um zurück zur normalen Ansicht zu wechseln, klicke auf das Liste-Icon neben dem Kalender-Icon.

Aktuelle Ansicht exportieren

Wenn du deine Rechnungen filtriert hast oder deren Spalten neu angeordnet hast, kannst du diese spezifische Ansicht deiner Rechnungen exportieren. So funktioniert das: