Kundenhierarchie
Die Funktion Kundenhierarchie in Zoho Books ermöglicht es Ihnen, Kunden in verschiedene Ebenen zu organisieren, wie z. B. Eltern- und Kindkunden oder Unterkunden. Sie können verwandte Kunden unter einem einzigen Elternkunden gruppieren, was es einfacher macht, ihre Transaktionen zu verwalten und zu verfolgen.
Scenario:
Alfred verkauft drei Kunden: Acme Corp, Acme West und Acme Solutions. Da Acme West und Acme Solutions Abteilungen von Acme Corp sind, bittet Acme Corp Alfred, sie zusammenzufassen, um alle Transaktionen und Zahlungen an einem Ort zu sehen. Alfred erstellt eine Kundenhierarchie, indem er Acme Corp als Elternkunden der anderen beiden einstellt. Dadurch wird es einfacher, die Transaktionen zu verfolgen und zu verwalten.
Hinweis:
Diese Funktion ist nur in bestimmten Abonnements von Zoho Books verfügbar. Besuchen Sie unsere Preisliste, um zu überprüfen, ob sie in Ihrem aktuellen Abonnement enthalten ist.
Kundenhierarchie aktivieren
Um die Kundenhierarchie in Ihrer Zoho Books-Organisation zu aktivieren:
Gehe zu Einstellungen.
Unter Modul-Einstellungen wähle unter Allgemein Kunden und Lieferanten aus.
Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie den Schalter neben Kundenhierarchie.
Klicken Sie auf Speichern.
Die Funktion Kundenhierarchie wird aktiviert, und Sie können einem erforderlichen Kunden einen Elternkunden zuweisen.
Kunden einer Hierarchie hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Kunden in Zoho Books einen Elternkunden zuzuweisen:
Voraussetzung: Diese Option wird nur angezeigt, wenn der KundenTyp auf Business festgelegt ist.
Von der Seite zum Erstellen oder Bearbeiten eines Kunden
Um einen Kunden einer Hierarchie hinzuzufügen:
- Gehe zu Verkauf in der linken Seitenleiste und wähle Kunden aus.
- Klicke in der oberen rechten Ecke auf + Neuer, um einen Kunden zu erstellen und dieser einer Hierarchie hinzuzufügen, oder gehe zu der Detailsseite eines bestehenden Kunden und klicke oben auf Bearbeiten.
- Fülle in der nächsten Seite die folgenden Felder aus:
- Kunden-Hierarchie: Aktiviere den Schalter neben Diesen Kunden als Unterkunden machen und wähle den erforderlichen Elternkunden aus dem Dropdown-Menü.
- Hierarchie anzeigen: Klicke, um die Hierarchieebene des Kunden anzuzeigen.
- Vorlieben: Aktiviere Erlaube Elternkunden, Transaktionen dieses Kunden über das Kundenportal zu sehen und zu bezahlen, damit Elternkunden die Transaktionen ihrer Unterkunden über das Kundenportal sehen und bezahlen können.
- Fülle die anderen erforderlichen Angaben aus und klicke auf Speichern.
Der Kunden wird mit dem ausgewählten Elternkunden verknüpft und mit einem Hierarchie-Symbol dargestellt. Der Name des Elternkunden erscheint auch oben auf der Detailsseite des Unterkunden.
Von der Detailsseite des Kunden
Um Kunden einer Hierarchie hinzuzufügen:
- Gehe zu Verkauf in der linken Seitenleiste und wähle Kunden aus.
- Wähle den Kunden aus, den du einer Hierarchie hinzufügen möchtest.
- Klicke auf das Weitere-Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke und wähle Kunden-Hierarchie verwalten.
- Fülle in dem Kunden-Hierarchie verwalten-Popup die erforderlichen Angaben aus und klicke auf Speichern.
Der Kunden wird der Hierarchie hinzugefügt und mit einem Hierarchie-Symbol dargestellt. Der Name des Elternkunden erscheint auch oben auf der Detailsseite des Unterkunden.
Hinweis:
Du kannst bis zu fünf Ebenen von Kunden in der Hierarchie erstellen.
Einblick:
Du kannst auch Kunden in Zoho Books importieren und ihnen eine Hierarchie zuweisen. Dazu muss deine Importdatei eine Spalte mit Elternkunden enthalten. Diese Spalte wird während des Imports mit dem entsprechenden Feld auf der Felder zuordnen Seite abgeglichen. Stelle sicher, dass für jedes Datensatz ein Elternkunden entweder in der Importdatei enthalten ist oder bereits in Zoho Books existiert.
Kunden in der Hierarchie anzeigen
Die Kunden, die einer Hierarchie hinzugefügt wurden, können auf der Liste des Kunden angezeigt werden. So geht es:
- Gehe zu Verkauf in der linken Seitenleiste und wähle Kunden aus.
- Klicke auf das Hierarchie-Symbol neben dem gewünschten Kunden, oder klicke auf das Listeansicht-Symbol in der oberen rechten Ecke und wähle die gewünschte Ansicht aus dem Dropdown-Menü. Die verfügbaren Ansichten sind: Listeansicht und Baumansicht.
Die Liste zeigt Elternkunden und deren Unterkunden sowie deren Beziehungen und Hierarchieebenen an.
Kunden-Hierarchie – Operationen
Zusammenfassende Übersicht anzeigen
Die Detailsseite des Elternkunden zeigt eine Zusammenfassende Übersicht, die die Gesamtbetrag der offenen Rechnungen und der nicht genutzten Krediten für den Eltern- und die Unterkunden anzeigt.
Der Elternkunden kann Transaktionen für sich selbst und ihre Unterkunden verwalten und bezahlen. Die nicht genutzten Kredite des Elternkunden können auf die Transaktionen der Unterkunden angewendet werden.
Parent-Kunden-Voreinstellungen verwalten
Wenn Sie Kunden in einer Hierarchie in Zoho Books hinzufügen, können Sie entscheiden, ob der zugehörige Elternkunde ihre Transaktionen des Unterkunden anzeigen und bezahlen kann. Wenn Sie die Voreinstellungen beim Zuweisen eines Elternkunden aktiviert haben, ist diese aktiv und kann jederzeit aktualisiert werden.
Um die Voreinstellungen zu verwalten:
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkauf und wähle Kunden aus.
- Wählen Sie den Unterkunden aus, um die Voreinstellungen des Elternkunden zu verwalten.
- Auf der Seite mit den Kundendetails unter Hierarchie-Detail schalten Sie den Schalter neben Voreinstellung ein oder aus.
Die Berechtigungen werden für den Elternkunden deaktiviert, sodass dieser keine Transaktionen des Unterkunden anzeigen oder bezahlen kann. Schalten Sie den Schalter erneut ein, um diese Berechtigungen zu aktivieren.
Kunden in der Hierarchie zusammenführen
Sie können Unterkunden, die dem gleichen Elternkunden in einer Hierarchie angehören, zusammenführen.
Scenario:
John führt Acme Corp und Acme West unter dem Elternkunden Acme Group ein. Später erkennt er, dass Acme Corp und Acme West in eine einzige Geschäftseinheit zusammengelegt wurden. Um diese Änderung in Zoho Books zu widerspiegeln, fügt er die beiden Unterkunden zusammen, um die Transaktionen leichter zu verwalten.
Um Unterkunden in einer Hierarchie zusammenzuführen:
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkauf und wähle Kunden aus.
- Wählen Sie die Unterkunden aus, die zusammengeführt werden sollen, und klicken Sie oben auf der Seite auf Zusammenführen.
- Im Popup Kunden zusammenführen wählen Sie den Hauptunterkunden aus und klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie im Bestätigungspopup auf Bestätigen.
Die ausgewählten Unterkunden werden zusammengeführt.
Transaktionen anzeigen
Sie können die Transaktionen sowohl des Elternkunden als auch seiner Unterkunden direkt auf der Detailsseite des Elternkunden anzeigen. So geht es:
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkauf und wähle Kunden aus.
- Wählen Sie den erforderlichen Elternkunden aus, um die Transaktionen anzuzeigen.
- Auf der Kundenseiten mit den Details wechseln Sie zu der Transaktion-Registerkarte.
- Klicken Sie auf die Transaktion, die Sie ansehen möchten, und aktivieren Sie im oberen rechten Bereich Unterkunden-Rechnungen einbeziehen.
Die entsprechenden Transaktionen werden angezeigt.
Statements generieren
Wenn Sie ein Statement für einen Kunden erstellen, können Sie auch die Statements der Unterkunden des Kunden auswählen. So geht es:
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkauf und wähle Kunden aus.
- Wählen Sie den erforderlichen Elternkunden aus, um die Statements anzuzeigen.
- Auf der Kundenseiten mit den Details wechseln Sie zu der Statement-Registerkarte.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eingeschlossene Transaktionen am oberen Rand der Seite und wählen Sie einen der folgenden Filter aus:
- Dieser Kunde: Enthält nur die Transaktionen, die mit dem ausgewählten Kunden verknüpft sind.
- Dieser Kunde und seine verwalteten Unterkunden: Enthält Transaktionen, die mit dem Kunden und seinen Unterkunden verknüpft sind.
Das bevorzugte Kundenstatement wird generiert. Sie können es dann per E-Mail, Drucken oder Herunterladen in PDF- oder XLS-Format erhalten.
Zahlung erfassen
Wenn Sie Kunden in einer Hierarchie hinzugefügt haben, können Sie eine einzelne Zahlung erfassen, die sowohl für den Elternkunden als auch für seine Unterkunden gilt. So geht es:
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkauf und wähle Zahlungen empfangen aus.
- Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neuer.
- Auf der Seite Zahlung erfassen wählen Sie den Kunden aus, für den die Zahlung erfassen soll. Stellen Sie sicher, dass ein Elternkunde ausgewählt wird.
- Im Abschnitt Unpaid Invoices aktivieren Sie Include Sub-Customer’s Invoices, um die Transaktionen der Unterkunden im Zahlungsprozess einzubeziehen.
- Geben Sie die erforderlichen Beträge ein und füllen Sie die anderen erforderlichen Felder aus.
- Klicken Sie auf Save as Paid oder Save as Draft.
Die Zahlung wird für den Elternkunden sowie für deren Unterkunden erfasst.
Der Elternkunde kann auch direkt im Kundenportal eine zusammenfassende Zahlung für sich selbst und ihre Unterkunden vornehmen. Dazu müssen Ihre Kunden folgende Schritte durchführen:
- Melden Sie sich im Kundenportal an.
- Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Invoices.
- Unter Outstanding Invoices klicken Sie auf das Show-Dropdown am oberen Rand der Seite, um auszuwählen, ob Zahlungen für sich selbst, ihre Unterkunden oder beide vorgenommen werden sollen.
- Bewegen Sie sich über oder wählen Sie die gewünschte Transaktion aus und klicken Sie auf Pay Now, um die Zahlung durchzuführen.
Die Zahlung wird vom Elternkunden getätigt, entsprechend den gewählten Einstellungen.
Berichte anzeigen
Wenn Sie Kunden in einer Hierarchie hinzugefügt haben, können Sie bestimmte Berichte auf der Hierarchieebene anzeigen. Dazu gehören:
- Umsatz pro Kunden
- Zusammenfassung der Kundenbilanzen
Um Hierarchieberichte anzuzeigen:
- Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Reports.
- Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
- Klicken Sie auf das Hierarchy-Symbol neben dem entsprechenden Kunden.
Der ausgewählte Bericht wird in der Hierarchiestruktur angezeigt.
Kunden aus der Hierarchie entfernen
Wenn Sie Kunden nicht mehr in einer Hierarchie haben möchten, können Sie den Elternkunden, der den entsprechenden Unterkunden zugeordnet ist, entfernen. So verfahren Sie:
- Gehen Sie zu Sales im linken Seitenbereich und wählen Sie Customers aus.
- Wählen Sie den Kunden aus, der aus der Hierarchie entfernt werden soll.
- Auf der Seite mit den Kundendetails klicken Sie auf das More-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Manage Customer Hierarchy aus dem Dropdown-Menü.
- In dem Popup-Fenster Manage Customer Hierarchy entfernen Sie den zugewiesenen Elternkunden und klicken Sie auf Save.
Der ausgewählte Kunde wird aus der Hierarchie entfernt.
Kunden-Hierarchie deaktivieren
Wenn Sie keine Kunden in einer Hierarchie mehr erfassen möchten, können Sie die Funktion in Ihrer Zoho Books-Organisation deaktivieren. Bevor Sie die Funktion deaktivieren, stellen Sie sicher, dass kein Kunde einem Elternkunden zugeordnet ist.
Um die Funktion zu deaktivieren:
Gehen Sie zu Einstellungen.
Unter Modul-Einstellungen wählen Sie unter Allgemein Customers and Vendors aus.
Scrollen Sie nach unten und deaktivieren Sie den Schalter neben Customer Hierarchy.
Klicken Sie auf Save.
Die Funktion “Customer Hierarchy” ist nun in Ihrer Zoho Books-Organisation deaktiviert.
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Nein
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