E-Invoicing - Übersicht

Hinweis: Diese Funktion ist nur im Early Access verfügbar. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, schreiben Sie uns bitte an support@eu.zohobooks.com.

Einführung

Deutschland führt ab 1. Januar 2025 eine verpflichtende elektronische Rechnung (e-Rechnung) für B2B-Transaktionen ein. Ab 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Steuerzahler in der Lage sein, e-Rechnungen von ihren Lieferanten zu erhalten, und ab Januar 2028 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, e-Rechnungen auszustellen. Ab Januar 2025 werden Rechnungen, die per E-Mail im PDF-Format versendet werden, nicht mehr als e-Rechnung betrachtet.

Was ist eine e-Rechnung?

Eine e-Rechnung ist eine maschinenlesbare Rechnung, die von einem Lieferanten in einem strukturierten Datenaufbau ausgestellt wird, der automatisiert verarbeitet werden kann. Der Käufer kann dann die Rechnung direkt in sein System importieren, anstatt die Angaben manuell einzutragen.

Wer muss e-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind, prüfen, ob sie den verpflichtenden e-Rechnungsregeln unterliegen. Diese gelten für die folgenden Unternehmen:

Unternehmen mit Sitz oder Geschäftshaus in Deutschland.
Unternehmen, deren Sitz in einem anderen Land liegt, aber in Deutschland tätig sind.

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind und eine steuerpflichtige Lieferung in Deutschland an ein anderes in Deutschland ansässiges Unternehmen erfolgt, muss eine e-Rechnung ausgestellt werden. Ausnahmen gelten für kleine Rechnungen (Brutto-Rechnungsbetrag unter EUR 250) und Reisekarten, die als Rechnungen dienen.

Wichtige Hinweise

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Steuerzahler strukturierte e-Rechnungen akzeptieren. Es besteht jedoch keine Pflicht, strukturierte e-Rechnungen auszustellen, und es ist auch nicht erforderlich, die Zustimmung des Empfängers zu erhalten, wenn Rechnungen in Papierform oder einem unstrukturierten Format versendet werden, bis zum 31. Dezember 2026.
Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz über €800.000 strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem Umsatz unter €800.000 können jedoch weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Formate ausstellen, sofern der Empfänger dies zustimmt.
Bis zum 31. Dezember 2027 können Rechnungen für Transaktionen aus dem Jahr 2026 und 2027 weiterhin im EDI-Format ausgestellt werden, sofern der Empfänger einverstanden ist.
Ab Januar 2028 müssen alle deutschen Steuerpflichtigen eine elektronische Rechnung für jede B2B-Transaktion ausstellen.

Wie funktioniert die elektronische Rechnung in Zoho Books

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein EU-Standard, der die Austausch elektronischer Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften usw. erleichtert. Die in Zoho Books erstellten Transaktionen werden überprüft, ob die erforderlichen Felder ausgefüllt sind, und werden über das PEPPOL-Netzwerk gesendet. Hier ist der Ablauf:

Wenn Sie eine Rechnung aus Ihrer Organisation erstellen und senden, identifiziert der Zugriffspunkt Ihrer Organisation die VRN des Empfängers und sendet die Transaktion über das PEPPOL-Netzwerk an den Zugriffspunkt des Empfängers. Nach Empfang der Rechnung im Zugriffspunkt des Empfängers wird die Rechnung in der Organisation des Empfängers in eine Rechnung umgewandelt.

Einstellen der elektronischen Rechnung in Zoho Books

Die Einstellung der elektronischen Rechnung in Zoho Books ist ein einziges Mal durchzuführen. Hier sehen Sie, wie Sie die elektronische Rechnung in Zoho Books einrichten können.

Voraussetzungen:
Sie können die elektronische Rechnung nur einrichten, wenn Sie in Ihrer Zoho Books-Organisation Steuern aktiviert haben.

So können Sie die elektronische Rechnung in Zoho Books aktivieren:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Steuern & Compliance E-Invoicing.
Klicken Sie auf E-Invoicing aktivieren.
Geben Sie Ihre Mobilnummer ein.
Das Kontrollkästchen Transaktionen an meine Kunden senden wird standardmäßig markiert. So können Sie Transaktionen an Ihre Kunden senden, sobald die elektronische Rechnung aktiviert ist.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Transaktionen von meinen Lieferanten empfangen unter E-Invoicing-Einstellungen, wenn Sie auch Transaktionen von Ihren Lieferanten empfangen möchten.
Klicken Sie auf E-Invoicing aktivieren.
Lesen Sie alle Allgemeinen Geschäftsbedingungen und stimmen sie zu.
Klicken Sie auf E-Invoicing aktivieren.

Push von Transaktionen über PEPPOL

Hinweis:

Elektronische Rechnungen können nur an Kunden gesendet werden, deren Steuernummer (VRN) in PEPPOL registriert ist. Um dies zu überprüfen, gehen Sie zu den Details des Kunden und klicken Sie auf Status prüfen neben dem Status der elektronischen Rechnung.
Elektronische Rechnungen können nur für Kunden erstellt werden, deren Steuersituation Heimatland ist.

Um eine elektronische Rechnung an einen Kunden über PEPPOL zu senden:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wähle entweder Rechnungen oder Gutschriften, je nach Ihren Vorlieben.
Geben Sie die erforderlichen Angaben ein.

Hinweis: Wenn Sie eine Rechnung erstellen, können Sie den Zahlungsmodus Ihres Kunden angeben, falls dies zur Einhaltung der e-Rechnungsregelungen erforderlich ist. Die verfügbaren Optionen sind: Bar, Scheck, Banküberweisung und SEPA-Lastschriftüberweisung. Wenn Sie SEPA-Lastschriftüberweisung als bevorzugten Zahlungsmodus wählen, müssen Sie ein Bankkonto mit IBAN auswählen. Dies wird in der exportierten e-Rechnungs-XML-Datei angezeigt, hat aber keine Auswirkungen darauf, wie Ihr Kunde Ihre Rechnungen bezahlt.

Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.
Klicken Sie auf Kunden senden am oberen Rand der Seite mit den Details des Kunden.

Die Rechnung wird an Ihren Kunden gesendet. Ein Forderungsbetrag oder ein Lieferantenkredit wird für sie erstellt, und eine Kopie der Rechnung wird ebenfalls als Anhang gesendet.

Hinweis: Sobald eine Rechnung über PEPPOL gesendet wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Stattdessen können Sie sie stornieren oder korrigieren.

Status der Transaktionen im E-Rechnungssystem

Der Status jeder Transaktion wird auf der Übersichtsseite der Transaktion angezeigt. Die Statusarten der Transaktionen im e-Rechnungssystem sind:

Status	Beschreibung
Noch nicht gesendet	Wenn Sie eine Transaktion erstellen und sie als Entwurf speichern, ist der Status der Transaktion Noch nicht gesendet.
Gesendet	Wenn Sie die Transaktion an Ihren Kunden senden und es keine Fehler gibt, wird der Status der Transaktion auf Gesendet geändert.
Fehler	Wenn es Fehler gibt, wie z. B. fehlende Felder in der Transaktion, wird die e-Rechnung nicht gesendet und der Status wird auf Fehler geändert. Sie können die Fehler beheben und erneut versuchen.
Akzeptiert	Wenn Ihr Kunde die Transaktion akzeptiert, wird der Status der Transaktion auf Akzeptiert geändert.
Abgelehnt	Wenn Ihr Kunde Ihre Transaktion ablehnt, wird der Status Ihrer Transaktion auf Abgelehnt geändert.

Akzeptieren oder Ablehnen von Transaktionen

Wenn eine Rechnung gesendet wird, wird sie als Forderung an den Kunden übermittelt, während eine Gutschrift als Lieferantenkredit empfangen wird.

Hier ist, wie Sie Transaktionen akzeptieren oder ablehnen können:

Gehe zu Forderungen oder Lieferantenkredite unter Einkäufe.
Wählen Sie die Transaktion aus und klicken Sie auf Akzeptieren oder Ablehnen am oberen Rand.

Der Status der Transaktion wird auf Akzeptiert oder Ablehnt geändert.

Korrigierungsrechnungen

Wenn Ihr Kunde Ihre Transaktion ablehnt, wird der Status der Transaktion auf Abgelehnt geändert. Sie können eine Korrigierungsrechnung für die gleiche Transaktion erstellen und sie erneut an den Kunden senden. Hier ist das Verfahren:

Gehe zu Rechnungen unter Verkäufen im linken Seitenbereich.
Wählen Sie die abgelehnte Rechnung aus, für die Sie eine Korrigierungsrechnung erstellen möchten.
Klicken Sie auf das Weitere-Symbol und wählen Sie Korrigierungsrechnung erstellen.
Machen Sie die notwendigen Änderungen.
Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.

Jetzt wird eine neue Rechnung mit den korrigierten Angaben erstellt. Die Rechnung, für die Sie eine Korrigierungsrechnung erstellt haben, wird im Rechnungs-PDF als Vorherige Rechnung# angezeigt.

Stornieren von Rechnungen

Nachdem Sie eine Rechnung über PEPPOL an Ihren Kunden gesendet haben, möchten Sie möglicherweise die Rechnung stornieren, z. B. aufgrund einer Bestellstornierung oder fehlerhafter Einträge. So können Sie eine elektronische Rechnung stornieren:

Gehe zu Rechnungen unter Verkauf in der linken Seitenleiste.
Wählen Sie die Rechnung aus, die storniert werden soll.
Klicken Sie auf das Weitere-Icon und wählen Sie Stornieren.

Eine Stornierungsrechnung wird nun automatisch im Modul Gegenrechnungen erstellt. Sie können die Stornierungsrechnung an Ihren Kunden senden, um deren Zustimmung zu erhalten. Danach können Sie eine korrigierende Rechnung für die gestornete Rechnung erstellen.

Hinweis: Sobald eine Rechnung gestornet wurde, kann diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden. Alle damit verbundenen Transaktionen werden abgekoppelt und aus den Konten Ihrer Organisation entfernt und nicht mehr in den Buchungen angezeigt.

Deaktivieren der E-Rechnung

Hinweis: Sobald Sie die E-Rechnung deaktivieren, können Sie keine Transaktionen über PEPPOL mehr senden.

So können Sie die E-Rechnung in Zoho Books deaktivieren:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie E-Rechnung unter Steuern & Compliance.
Klicken Sie auf E-Rechnung deaktivieren in der oberen rechten Ecke.
Klicken Sie auf Deaktivieren im Popup, das erscheint.

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