Grundfunktionen in Ausgaben

Ausgaben in Zoho Books können in verschiedenen Konten erstellt und verfolgt werden.

Ausgabe erstellen

Wenn Ihre Organisation Ausgaben erzeugt, können Sie diese in Zoho Books erfassen.

Um eine neue Ausgabe zu erstellen:

Gehe zu Einkäufe > Ausgaben (oder drücke Shift + x).
Klicke auf die Schaltfläche + Neue in der oberen rechten Ecke der Seite (oder drücke c + x).
Füge in der Seite Neue Ausgabe die folgenden Angaben ein.

Datum
Wähle das Datum, an dem die Ausgabe erstellt wird.

Mitarbeiter
Mitarbeiter können Benutzer sein oder nicht. Sie können einen Mitarbeiter hinzufügen und mit einer Ausgabe verknüpfen. Um einen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicke auf das Feld Mitarbeiter, wähle Mitarbeiter verwalten und klicke auf + Neuen Mitarbeiter hinzufügen. Sie können Mitarbeiter auch löschen, indem Sie das Löschen-Symbol neben ihnen klicken.

Ausgabenkonto
Wähle ein Konto aus, um die Ausgabe zu verfolgen, die Sie aufzeichnen möchten.

Aufteilen
Klicke auf Aufteilen, um mehrere Ausgabenkonten unter denen verschiedene Ausgaben verfolgt werden sollen, hinzuzufügen. Diese Konten werden abgezogen, sobald die Ausgabe aufgezeichnet wird. Nach dem Speichern des Rechnungsschreibens klicke auf Journal anzeigen am unteren Rand der Seite, um das entsprechende Journal anzuzeigen.

Betrag
Geben Sie den Ausgabebetrag sowie die auf diesen anwendbare Steuer an, falls vorhanden, ein.

Zahlung über
Wählen Sie das Konto aus, das die Zahlung für die Ausgabe verfolgt. Dieses Konto wird belastet, sobald die Ausgabe aufgezeichnet wird.

Lieferant
Wählen Sie einen Lieferanten aus, dem Sie die Ausgabe zuordnen möchten.

Kundenname
Verknüpfen Sie die Ausgabe mit einem Kunden. Sie können die Ausgabe als fällig für den Kunden markieren und diese Ausgabe in eine Rechnung umwandeln, um von dem Kunden Zahlung zu erhalten.

Um die Ausgabe als fällig zu markieren:

Aktivieren Sie die Option Fällig neben dem Feld Kundenname.
Wählen Sie ein Projekt aus, wenn die Ausgabe für ein Projekt entstanden ist.
Wenn Sie im Einstellungen ein Standard-Markup-Prozent für fällige Rechnungen und Ausgaben konfiguriert haben, wird das Standardprozent automatisch vorbelegt. Sie können das Prozentwert ändern, wenn nötig.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie erstellen außerdem eine Rechnung für den zugeordneten Kunden. Diese Ausgabe wird als unfälliges Element in der Rechnung angezeigt und als fälliges Eintrag in der Rechnung aufgeführt.

Unfällige Ausgaben Sie können die Ausgaben auswählen, die dem Kunden berechnet werden sollen.

Belege beifügen
Fügen Sie den Beleg für Ihre Ausgabe aus Ihrem Desktop, Cloud oder aus Ihren Dokumenten in Zoho Books hinzu. Sie können den Beleg auch durch Klicken auf das Löschen-Symbol entfernen.

Projekte
Wählen Sie die Projekte aus, die mit der Ausgabe verknüpft werden sollen. Wenn Sie ein Projekt für den Kunden verknüpfen, können Sie es beim Erstellen einer Ausgabe für den Kunden abrechnen.

Berichts-Tags
Verknüpfen Sie Berichts-Tags für die Ausgabe. Erfahren Sie mehr über Berichts-Tags.

Nach Eingabe der Details klicken Sie auf Speichern (oder drücken Sie Alt/Option + s) oder auf Speichern & Neuer (oder drücken Sie Alt/Option + s).

Journal anzeigen

Nachdem Sie eine Ausgabe erstellt haben, können Sie deren entsprechende Buchungseintrag in Zoho Books anzeigen. So geht’s:

Gehe zu Einkäufe > Ausgaben (oder drücke Shift + x).
Wählen Sie die erstellte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf Weitere > Journal anzeigen.

Der entsprechende Buchungseintrag wird angezeigt.

Tipps: Um den Buchungseintrag direkt auf der Seite der Ausgabedetails anzuzeigen, können Sie die Ausgabe auswählen, nach unten scrollen und auf Buchungseintrag anzeigen klicken, um den Eintrag zu sehen.

Mehrere Ausgaben hinzufügen

Wenn Sie mehrere Ausgaben erzielen, können Sie diese in Zoho Books hinzufügen.

Szenario: Patricia verursacht einige Ausgaben beim Kauf von Ressourcen für ihre Organisation. Sie ausgibt 100 USD für Bürobedarf, 80 USD für Werbung und 90 USD für Reisen. Sie kann alle diese Ausgaben in Zoho Books in Bulk hinzufügen.

Um mehrere Ausgaben hinzuzufügen:

Gehe zu Einkäufe > Ausgaben (oder drücke Shift + x).
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie die Registerkarte Mehrere Ausgaben hinzufügen oben auf der Seite aus.
Geben Sie alle Ausgaben an verschiedenen Daten an. Um weitere Ausgaben hinzuzufügen, die nicht in der Liste enthalten sind, klicken Sie unten auf + Weitere Ausgaben hinzufügen.
Klicken Sie auf Speichern.

Ausgaben importieren

Sie können eine Liste von Ausgaben aus CSV-, TSV- oder XLS-Format importieren. So geht’s:

Gehe zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wähle Ausgaben (oder drücke Shift + x).
Klicken Sie auf das Weitere-Icon in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Ausgaben importieren.

Auf der nächsten Seite klicken Sie auf Datei auswählen, um die Datei auszuwählen, die Sie hochladen möchten; Sie können die Datei aus dem Desktop, der Cloud oder aus den Dokumenten auswählen. Sie können die Beispiel-CSV- oder Beispiel-XLS-Datei herunterladen, um eine Referenz zu erhalten, indem Sie auf Beispiel-CSV-Datei oder Beispiel-XLS-Datei klicken.

Hinweis: Die Dateigröße sollte nicht 25 MB überschreiten.

Nach dem Hochladen Ihrer Datei wählen Sie einen Zeichencodierungsstandard und einen Datei-Trenner für Ihre Datei.

Einblick: Der Zeichencodierungsstandard wird verwendet, um Zahlen mit Zeichen zu verbinden. Standardmäßig wird der Unicode Transformation Format (UTF-8) verwendet, der eine große Anzahl von Zeichen unterstützt, die über 8 Bit hinausgehen.

Einblick: Der Feldtrenner wird verwendet, um zwei Werte in einer Zeile zu trennen. Bei der Importierung wiederkehrender Rechnungen ist der Standarddatei-Trenner Komma (,).

Klicken Sie auf Weiter.

Stellen Sie sicher, dass alle Felder auf der Seite Felder zuordnen korrekt abgebildet sind.

Markieren Sie das Feld Diese Auswahl speichern, um sie bei zukünftigen Imports zu verwenden, wenn Sie die gleiche Importformatierung für die nächste Session verwenden möchten.