Integriere Zoho Books mit Bigin

Bigin ist eine Kundenservice-Management-Software, die ausschließlich für kleine Unternehmen entwickelt wurde. Wenn Ihr Unternehmen wächst, könnten Sie folgende Bedürfnisse haben:

Die Verbindung zu Ihren Geschäftsinteressenten aufrechtzuerhalten.
Vollständige Kontrolle über Ihre Verkaufsabläufe zu erlangen.
Ihre Verkaufszyklen zu verkürzen, indem Sie mehr Verträge abschließen.

Mit Bigin können Sie all dies und noch viel mehr erreichen. Durch die Integration von Zoho Books mit Bigin können Sie Ihre Unternehmen, Geschäftskontakte, Waren, Dienstleistungen und Geschäftsverträge zwischen den beiden Anwendungen synchronisieren.

Dadurch wird es einfacher, Ihre Kundendaten zu erstellen, zu verwalten und zu verfolgen, wodurch die Notwendigkeit, redundante Informationen einzugeben, beseitigt wird. Außerdem können Sie Ihre Bigin-Kontakte in Zoho Books suchen und zugreifen und Ihre Geschäftsinteressenten aus Bigin mit Ihren Transaktionen in Zoho Books verknüpfen.

Aktivieren der Integration

Voraussetzung: Diese Integration ist nur für Benutzer verfügbar, die entweder einen bezahlten Plan von Bigin oder Zoho One abgeschlossen haben.

Die Integration können Sie entweder aus Zoho Books oder aus Bigin aktivieren. Um die Integration aus Zoho Books zu aktivieren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Integrationen auf Zoho Apps.
Klicken Sie auf Verbinden neben Bigin. Sie werden zur Einstellungsseite der Integration weitergeleitet.

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie das Unternehmen aus, für das Sie die Integration einrichten möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Um die Integration aus Bigin zu aktivieren:

Klicken Sie auf das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie in der linken Seitenleiste Integrationen.
Klicken Sie unter Zoho Books auf Jetzt einrichten.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie das Unternehmen aus, für das Sie die Integration einrichten möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren der Synchronisierungs-Einstellungen

Sobald die Integration aktiviert ist, können Sie Ihre Synchronisierungs-Einstellungen auswählen und die Felder zwischen den beiden Anwendungen abgleichen.

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Integrationen auf Zoho Apps.
Klicken Sie auf Integration verwalten neben Bigin.
Klicken Sie auf Konfigurieren neben dem gewünschten Modul.

Außerdem können Sie auch die Felder zwischen Zoho Books und Bigin abgleichen.

Module in Bigin	Module in Zoho Books
Unternehmen	Kunden
Kontakte	Kontakte
Produkte	Artikel

Configure Companies Unternehmen: Die Unternehmen in Bigin werden als Kunden mit dem Typ Business in Zoho Books synchronisiert.

Kontakte: Die Kontakte in Bigin werden als Kontakte in Zoho Books synchronisiert und umgekehrt.

Unternehmen und ihre Kontakte: Die Unternehmen und ihre zugehörigen Kontakte in Bigin werden als Kunden und ihre Kontaktpersonen in Zoho Books synchronisiert. Kontakte in Bigin, die nicht einem Unternehmen in Bigin zugeordnet sind, werden nicht synchronisiert.

Pro Tipp: Wenn Sie Kontakte synchronisieren möchten, die nicht einem Unternehmen in Bigin zugeordnet sind, müssen Sie die Option Kontakte, die keinem Konto in Bigin zugeordnet sind, einbeziehen aktivieren. Diese einzelnen Kontakte werden dann als „Individuelle“ Kunden in Zoho Books abgerufen.

Diese Zuordnung stellt sicher, dass bei der Synchronisierung von Bigin-Einträgen als Zoho Books-Entitäten alle Felder in Zoho Books perfekt übereinstimmen. Einige grundlegende Felder werden standardmäßig abgebildet, während die übrigen manuell abgebildet werden können.

Wenn Sie bestimmte Felder in Bigin haben, die nicht zu den Standardfeldern in Zoho Books abgebildet werden können, müssen Sie zuerst benutzerdefinierte Felder in Zoho Books erstellen. Diese benutzerdefinierten Felder werden dann angezeigt, wenn Sie die Felder abgebildet haben.

Nachdem Sie alle diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie auf Speichern und Synchronisieren klicken, um den Synchronisationsprozess zu starten.

Abgesehen von der Feldzuordnung können Sie auch aufgrund Ihrer Geschäftsanforderungen Synchronisierungspräferenzen einrichten. Sie können Synchronisierungspräferenzen für Unternehmen und Kontakte einrichten.

Feld	Beschreibung
Welches Modul soll mit dem Zoho Books-Kunden synchronisiert werden?	Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die Synchronisierung einrichten möchten. Es kann Kontakte, Unternehmen oder eine Kombination aus beiden sein.
Kontakte einbeziehen, die keinem Unternehmen zugeordnet sind?	Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Ihre Kontakte mit den Unternehmen verknüpfen möchten, die Sie in Bigin erstellt oder importiert haben.
Welche Aufzeichnung soll synchronisiert werden?	Sie können die Kontakte oder Unternehmen auswählen, die synchronisiert werden sollen. Zum Beispiel können es neu erstellte oder neu geänderte Aufzeichnungen sein.
Wie sollen doppelte Aufzeichnungen behandelt werden?	Wählen Sie aus, ob doppelte Aufzeichnungen erstellt werden sollen oder ob die ursprüngliche Aufzeichnung mit der neuesten Version ersetzt wird.

Einblick: Sie können auch Ihre benutzerdefinierten Ansichten in Zoho Books synchronisieren, wenn Sie die Aufzeichnungen auswählen, die synchronisiert werden sollen.

Ebenso können Sie Synchronisierungspräferenzen einrichten, wenn Sie Ihre Produkte ebenfalls konfiguriert haben.

Feld	Beschreibung
Welches Datensatz muss synchronisiert werden?	Sie können die Produkte auswählen, die Sie synchronisieren möchten. Zum Beispiel können dies die kürzlich erstellten oder kürzlich geänderten Datensätze sein.
Wie sollen doppelte Datensätze behandelt werden?	Wählen Sie, ob doppelte Datensätze erstellt werden sollen oder ob die ursprüngliche Version durch die neueste Version ersetzt wird.

Sync-Option	Beschreibung
Klonen	Der ursprüngliche und der neue Datensatz sind verfügbar.
Überschreiben	Der doppelte Datensatz ersetzt den bestehenden Datensatz.
Überspringen	Der doppelte Datensatz wird nicht synchronisiert und der bestehende Datensatz bleibt erhalten.

Sobald Sie Ihre Synchronisierungspräferenzen und die Feldzuordnungen konfiguriert haben, klicken Sie auf Speichern.

Pro Tipp: Sie können den Status der Synchronisierung auf der Integrationsseite von Zoho Books in Bigin anzeigen.

Kontakt, Unternehmen und Produkte verwalten

Nach der Konfiguration Ihrer Synchronisierungspräferenzen können Sie Ihre Einstellungen verwalten. Sie können Ihre Präferenzen bearbeiten, die Synchronisation zwischen Zoho Books und Bigin starten oder pausieren.

Um die konfigurierten Präferenzen zu bearbeiten:

Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
Klicken Sie unter Integrations auf Zoho Apps.
Klicken Sie neben Bigin auf Integration verwalten.

Sie werden zur Integrationskonfigurationsseite weitergeleitet.

Klicken Sie neben dem gewünschten Modul auf Bearbeiten.

Führen Sie die notwendigen Änderungen durch und klicken Sie auf Speichern.

Nach der Konfiguration der Integration können Sie auch die Synchronisation starten.

Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
Klicken Sie unter Integrations auf Zoho Apps.
Klicken Sie neben Bigin auf Integration verwalten.

Sie werden zur Integrationskonfigurationsseite weitergeleitet.

Klicken Sie neben dem gewünschten Modul auf Jetzt synchronisieren.

Pro Tipp: Sie können die laufende Synchronisation auch durch Klicken auf Synchronisation pausieren beenden.

Pro Tipp: Wenn Sie Änderungen in Bigin für einen einzelnen Kunden aktualisieren möchten, anstatt eine vollständige Synchronisation durchzuführen, können Sie den entsprechenden Kontakt in Zoho Books auswählen, auf Weitere im oberen rechten Bereich klicken und Kontakt von Bigin erneut synchronisieren auswählen.

Bigin-Kontakte in Zoho Books zugreifen

Abhängig davon, wie Sie Kontakte während der Integrationskonfiguration gewählt haben, sind Ihre Unternehmen, Kontakte und Produkte aus Bigin in Zoho Books verfügbar.

Sie können alle importierten Kontakte in Zoho Books als Kunden anzeigen.

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf Verkäufe und wählen Sie Kunden aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü im oberen linken Bereich der Seite und wählen Sie Bigin-Kunden aus der Liste.

Suchen von Bigin-Kontakten in Zoho Books

Die von Bigin importierten Kontakte sind in Zoho Books verfügbar und können für Transaktionen verwendet werden. Sie können jedoch auch Transaktionen für Kontakte in Bigin erstellen, die noch nicht importiert wurden. So funktioniert das:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf Verkäufe und wählen Sie das Modul Rechnung, Angebot oder Verkaufsbestellung aus.
Klicken Sie auf + Neuer, um eine neue Transaktion zu erstellen.
Klicken Sie auf das Suchsymbol neben dem Feld Kundenname, um Ihren Bigin-Kontakt in Zoho Books zu finden.
Im Popup-Fenster klicken Sie auf In Bigin neben Zoho Books.
Geben Sie den Namen des Bigin-Kontakts ein.
Klicken Sie auf Go und wählen Sie den gewünschten Kontakt aus der Liste.

Business-Prospects zu Transaktionen in Zoho Books zuordnen

Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren, möchten Sie möglicherweise Ihre potenziellen Geschäftsperspektiven gewinnen, indem Sie ihnen die besten Angebote anbieten.

Sie können dies erreichen, indem Sie Ihre Transaktionen (Angebote, Verkaufsbestellungen und Rechnungen) Ihren Business-Prospects in Zoho Books zuordnen.

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf Verkäufe und wählen Sie das Modul Rechnung, Angebot oder Verkaufsbestellung aus.
Geben Sie den Kundenname ein, für den Sie diese Transaktion erstellen.
Klicken Sie auf die Option Potenzial verknüpfen, die direkt unter dem Kundenname erscheint.

Ein Seitenbereich öffnet sich mit den Details des Kunden.

Klicken Sie auf die Potenziale-Registerkarte, um alle Potenziale des Kunden in Bigin anzuzeigen.
Klicken Sie auf Verknüpfen neben dem Potenzial, das Sie mit diesem Kunden verknüpfen möchten.

Integration deaktivieren

Sie können die Integration entweder in Zoho Books oder in Zoho Bigin deaktivieren. Um die Integration in Zoho Books zu deaktivieren:

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf Einstellungen.
Klicken Sie unter Integrationen auf Zoho Apps.
Klicken Sie auf Integration verwalten neben Bigin.

Sie werden zur Bigin-Zoho Books-Integrationseiten weitergeleitet.

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Integration löschen.
Klicken Sie erneut auf Löschen, um Ihre Aktion zu bestätigen.

Hinweis: Die Kontakte, Unternehmen und Produkte, die zwischen Zoho Books und Bigin synchronisiert wurden, sind in Zoho Books weiterhin verfügbar, selbst nach der Deaktivierung der Integration. Sie können auch die Kontakte, Unternehmen und Produkte bearbeiten, die synchronisiert wurden.

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