Arbeiten mit der Integration in Zoho CRM

Die Integration zwischen Zoho Books und Zoho CRM dient dazu, den Ablauf von Transaktionen in Zoho Books von innerhalb von Zoho CRM zu vereinfachen. Sobald Sie die Integration eingerichtet haben und die Daten zwischen beiden Anwendungen synchronisieren, können Sie Ihre Finanzen direkt in Zoho CRM verwalten.

Schauen wir uns die Aktionen an, die Sie in Zoho CRM durchführen können.

Benutzerprofile in Zoho CRM einrichten

Alle Benutzer in Zoho CRM sind mit einem bestimmten Profil verbunden, wie z. B. Marketing, Vertrieb, Support usw., um die ihnen zugewiesenen Berechtigungen zu definieren. Ein Administrator kann Profile erstellen oder ändern, um Berechtigungen zu gewähren oder abzuschalten, und diese dann an Benutzer zuweisen.

Einblick: Sobald ein Profil eine Berechtigung erlangt oder abgelehnt wird, gilt diese Bedingung für alle Benutzer dieses Profils. Weitere Informationen zu Profilen in Zoho CRM.

Sie können Berechtigungen für Zoho Books-Aktivitäten wie Erstellen und Senden von Verkaufstransaktionen einstellen. Dadurch können Administratoren Berechtigungen an Benutzer delegieren, abhängig von ihren Rollen und Verantwortlichkeiten.

Zum Beispiel können Sie den Vertriebsmitarbeitern in Ihrem Unternehmen erlauben, Angebote zu erstellen, aber nicht an Kunden zu senden. Dazu können Sie die Option „E-Mail senden“ für Angebote im Vertriebsprofil deaktivieren.

Um diese Berechtigungen zu konfigurieren:

Melden Sie sich in Ihr Zoho CRM-Konto an.
Gehe zu Einstellungen > Sicherheit > Profile.
Klicken Sie auf das Profil, das Sie bearbeiten möchten, um Berechtigungen zu gewähren oder abzuschalten.

Scrollen Sie unten zu Zoho Finance Permissions.

Hier können Sie aktivieren oder deaktivieren, welche Transaktionsmodule dieses Profil zugreifen darf. Außerdem können Sie auf Anzeigen, Erstellen & Bearbeiten, E-Mail senden klicken, um die individuellen Berechtigungen für diese Transaktion zu konfigurieren.

Zum Beispiel können Benutzer, deren Profil keine Berechtigung zum Senden von E-Mails für Angebote hat, keine Angebote an Kunden in Zoho Books senden.

Ebenso können Sie ein Profil davon abhalten, den Finanzübersichtsbericht für Zoho CRM-Konten und -Kontakte (die Daten werden aus Zoho Books abgerufen) anzuzeigen, indem Sie die Option Receivables and Payables Summary deaktivieren.

Benutzer, die einem Profil angehören, das diese Option aktiviert hat, können die Finanzübersicht jedes Kontos oder jeden Kontakts in ihren Details anzeigen.

Transaktionen in Zoho CRM erstellen

Warnung: Zoho CRM verfügt über native Inventarmodule für Angebote, Rechnungen, Verkaufsbestellungen und Einkaufsbestellungen. Die hier erstellten Transaktionen werden nicht mit den Transaktionen im Zoho Finance-Modul synchronisiert. Es entstehen somit zwei getrennte Transaktionsmengen für Ihre Konten/Kontakte/Lieferanten in Zoho CRM.

Sobald integriert, können Sie Transaktionen für Ihre Zoho Books-Kunden direkt in Zoho CRM erstellen. Angebote, Rechnungen, und Verkaufsbestellungen, können für Konten/Kontakte erstellt werden, während *Einkaufsbestellungen_, für Lieferanten erstellt werden können. Transaktionen, die in Zoho CRM erstellt werden, werden sofort synchronisiert und in Zoho Books verfügbar.

Ähnlich wie in Zoho Books können Sie in Zoho CRM eine Transaktion auf zwei Weisen erstellen:

Aus dem dedizierten Modul der Transaktion
Aus dem Modul Konto/Kontakt/Lieferant

Aus dem dedizierten Modul der Transaktion:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto an, das mit Zoho Books integriert ist.
Wählen Sie das Zoho Finance-Modul aus der Liste der verfügbaren Module.
Getrennte Tabs für verschiedene Transaktionen sind verfügbar. Wählen Sie die benötigte aus.
Klicken Sie auf die +-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke, um eine neue Transaktion zu erstellen.

Aus dem Modul Konto/Kontakt/Lieferant:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto an, das mit Zoho Books integriert ist.
Im Modul Accounts/Contacts/Vendors wählen Sie das Datensatz aus, für den Sie eine Transaktion erstellen möchten.
Scrollen Sie nach unten bis zum Zoho Finance-Abschnitt. Hier können Sie die Liste der Transaktionen für diesen Datensatz in Zoho Books anzeigen.
Klicken Sie auf + Neue Angebotsvorschlag, um einen Vorschlag für diesen Datensatz zu erstellen. Ebenso können Sie neue Verkaufsbestellungen, Rechnungen und Einkaufsbestellungen erstellen.

Angebote erstellen

Die Seite „Angebot erstellen“ in Zoho CRM ist ähnlich wie in Zoho Books. Das Angebotsergebnis, das Sie sehen, wird aus Ihrer Zoho Books-Organisation abgerufen. Einige Details wie die Angebotsnr. und Kundennotizen werden basierend auf Ihren Einstellungen in Zoho Books generiert. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und speichern Sie das Angebot.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Konvertieren, um das Angebot in eine Rechnung oder eine Verkaufsbestellung umzuwandeln. Ähnlich wie in Zoho Books können Sie verschiedene Aktionen wie E-Mail senden, als gesendet markieren, drucken usw. durchführen. Sobald ein Angebot akzeptiert wurde, können Sie es als akzeptiert oder abgelehnt markieren.

Rechnungen erstellen

Die Seite „Rechnung erstellen“ in Zoho CRM ist ähnlich wie in Zoho Books. Das Rechnungsergebnis, das Sie sehen, wird aus Ihrer Zoho Books-Organisation abgerufen. Einige Details wie die Rechnungsnummer und Kundennotizen werden basierend auf Ihren Einstellungen in Zoho Books generiert. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und speichern Sie die Rechnung.

Ähnlich wie in Zoho Books können Sie verschiedene Aktionen wie E-Mail senden, als gesendet markieren, drucken usw. durchführen.

Verkaufsbestellungen erstellen

Die Seite „Sales Order erstellen“ in Zoho CRM ist ähnlich wie in Zoho Books. Das Sales Order-Formular, das Sie sehen, wird aus Ihrer Zoho Books-Organisation abgerufen. Einige Details wie die Sales Order Nummer und Kundennotizen werden basierend auf Ihren Einstellungen in Zoho Books generiert. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und speichern Sie die Sales Order.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Convert, um die Sales Order in eine Rechnung oder eine Einkaufsrechnung umzuwandeln. Ähnlich wie in Zoho Books können Sie verschiedene Aktionen durchführen, wie z. B. E-Mail senden, in Offen konvertieren, drucken usw.

Erstellen von Einkaufsrechnungen

Die Seite „Einkaufsrechnung erstellen“ in Zoho CRM ist ähnlich wie in Zoho Books. Das Einkaufsrechnungsformular, das Sie sehen, wird aus Ihrer Zoho Books-Organisation abgerufen. Einige Details wie die Einkaufsrechnungsnummer und Kundennotizen werden basierend auf Ihren Einstellungen in Zoho Books generiert. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und speichern Sie die Einkaufsrechnung.

Berichte erstellen

Im Berichte-Modul von Zoho CRM können Sie benutzerdefinierte Berichte für Transaktionen in Zoho Books erstellen. Dazu:

Navigieren Sie zum Berichte-Modul in Zoho CRM.
Scrollen Sie in der linken Seitenleiste unter den Ordner „Zoho Finance Reports“.
Dieser Bereich enthält standardmäßig sechs Berichte.
Klicken Sie auf Bericht erstellen, um einen neuen zu erstellen.

Sie können neue benutzerdefinierte Berichte erstellen oder die vordefinierten Berichte bearbeiten, um sowohl Zoho Books-Daten (mit benutzerdefinierten Feldern) als auch Zoho CRM-Daten zu enthalten. Weitere Informationen zu Berichterstellung in Zoho CRM finden Sie hier.

Zusammenarbeit zwischen Verkaufs- und Finanzabteilung

Die Integration von Zoho Books und Zoho CRM ermöglicht es Ihren Verkaufs- und Finanzabteilungen, Informationen auf Transaktionsniveau zu teilen. Sobald die Integration aktiviert ist, kann das Verkaufs-Team die Kommentare zu einem bestimmten Rechnung, Angebot oder Sales Order in Zoho CRM sehen. Ebenso kann das Finanzteam die Notizen, Ereignisse und Anrufe zu dieser Transaktion in Zoho Books sehen.

Kommentare in Zoho Books anzeigen

Angenommen, ein Verkaufs-Transaktions wurde in Zoho CRM erstellt und Notizen wurden hinzugefügt. Ihr Finanzteam kann diese Details in Zoho Books wie folgt sehen:

Melden Sie sich bei der integrierten Zoho Books-Organisation an.
Wählen Sie die Transaktion aus, für die Sie die Kommentare ansehen möchten.
Klicken Sie auf das Zoho CRM-Icon.

Ein Fenster erscheint rechts neben dem Bildschirm mit Details aus Zoho CRM.
Klicken Sie auf den Abschnitt, den Sie ansehen möchten, und die Kommentare werden mit Details zum Zeitpunkt der Erstellung und dem Benutzer, der den Kommentar hinzugefügt hat, angezeigt.

Kommentare in Zoho CRM anzeigen

Stellen wir uns eine Situation vor, in der das Finanzteam einen Kommentar zu einer Transaktion abgegeben hat, um mit dem Verkaufsteam zu kommunizieren. Um diesen Kommentar zu sehen:

Melden Sie sich beim integrierten Zoho CRM-Organisationseintrag an.
Klicken Sie im Titelbereich auf das Zoho Finance-Modul.
Wählen Sie die Transaktion aus, für die Sie die Kommentare ansehen möchten.
Klicken Sie auf die Timeline-Registerkarte.
Im Abschnitt History finden Sie alle Details wie den Zeitpunkt der Erstellung, die Zahlungsinformationen sowie alle von dem Finanzteam in Zoho Books abgegebenen Kommentare.