Zoho Books mit Zoho Expense integrieren

Zoho Books kann problemlos mit Zoho Expense verbunden werden, da beide Produkte die gleiche Kernbasis teilen. Obwohl Zoho Books ein eigenes Modul für Ausgaben bietet, bietet Zoho Expense eine umfassende Erfahrung im Expense-Management mit zusätzlichen Funktionen wie Automatisierung von Ausgabenberichten und vereinfachten Genehmigungsprozessen. Integrieren Sie Zoho Books mit Zoho Expense, damit Ihr Buchhaltungs- und Ausgabenmanagement eng miteinander verbunden wird.

Vorteile der Integration

Vermeiden Sie die doppelte Eintragung von Ausgaben und Erstattungen.
Berücksichtigen Sie automatisch die genehmigten Ausgaben und Erstattungen in Zoho Expense.
Synchronisieren Sie Kunden und Konten zwischen beiden Anwendungen.

Integration einrichten

Hinweis: Sie können nur eine Zoho Books-Organisation mit einer einzigen Zoho Expense-Organisation verbinden.

Warnung: Sobald die Integration eingerichtet ist, können Sie sie nicht deaktivieren, da beide Anwendungen die gemeinsame Basis teilen.

Um Zoho Books und Zoho Expense zu verbinden:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Integrations auf Zoho Apps.
Klicken Sie auf Jetzt ausprobieren neben Zoho Expense.

Wenn Sie noch keine Zoho Expense-Organisation besitzen, wird automatisch eine neue erstellt. Ein schneller Einrichtungsprozess hilft Ihnen, mit der Organisation zu beginnen.

Sobald beide Anwendungen verbunden sind, werden folgende Module synchronisiert:

Kunden: Alle Kundendaten sowie benutzerdefinierte Felder in Zoho Books sind in Zoho Expense verfügbar und umgekehrt.
Währungen: Wenn Sie in einer der Anwendungen Fremdwährungen hinzugefügt haben, sind diese automatisch in der anderen Anwendung verfügbar. Ausgaben werden in Zoho Books in Ihrer Basiswährung erfasst.
Projekte: Projekte in Zoho Books sind in Zoho Expense verfügbar und umgekehrt.

Pro Tipp: Wenn Sie Ihre Lieferanten aus Zoho Books mit Händlern in Zoho Expense synchronisieren möchten, können Sie an support@zohoexpense.com schreiben und wir aktivieren es für Sie. Sobald die Synchronisation aktiviert ist, werden alle Ihre Lieferanten in Zoho Books als Händler in Zoho Expense synchronisiert und die bestehenden Händler in Zoho Expense werden gelöscht. Ein neuer Händler, der in Zoho Expense erstellt wird, wird automatisch als Lieferant in Zoho Books übertragen, und umgekehrt.

Expense-Kategorien erstellen

Nach der Verbindung beider Anwendungen sind alle Ihre Kategorien in Zoho Expense in Zoho Books als Chart of Accounts (Buchhaltungskonto) verfügbar mit dem Konto-Typ „Expense“ (Ausgabe).

Ebenso wird ein Ausgabekonto in Zoho Books als aktive Kategorie in Zoho Expense verfügbar. Dazu:

Gehe zu Accountant > Chart of Accounts.
Klicke auf + Neues Konto.
Wähle den Konto-Typ als „Expense“ (Ausgabe) aus und fülle die anderen Angaben aus.
Aktiviere die Option Als aktives Konto in Zoho Expense anzeigen.
Klicke auf Speichern.

Genehmigte Ausgaben anzeigen

Wenn ein Bericht in Zoho Expense genehmigt wurde, sind alle damit verbundenen Ausgaben sofort in Zoho Books verfügbar. Sie können sogar die Liste der Ausgaben in Zoho Books filtern, um nur die Ausgaben aus Zoho Expense anzuzeigen. So funktioniert das:

Gehe zu Purchases > Expenses.
Klicke auf das Dropdown-Menü Alle Ausgaben oberhalb der Ausgabenliste.
Wähle Aus Zoho Expense aus dem Dropdown-Menü.

Einblick: Eine Ausgabe, die in Zoho Books erstellt wurde, wird nicht in Zoho Expense verfügbar.

Ausgaben für Erstattungen erfassen

Die Ausgaben, die in Zoho Expense erstattet werden, werden automatisch in Zoho Books erfasst. Wenn sie nicht erstattet werden, können Sie sie aus Zoho Books auch manuell erstatten und erfassen.

Manuelle Erstattung erfassen

Um eine Erstattung aus Zoho Books zu erfassen:

Gehe in das Bankmodul.
Wähle das Konto aus, unter dem Sie die Erstattung erfassen möchten.
Klicke auf Transaktion hinzufügen in der oberen rechten Ecke.
Wähle Mitarbeitererstattung aus dem Dropdown-Menü.
Füge die Details ein und wähle den Bericht aus, den Sie erstatten möchten.
Klicke auf Speichern.

Transaktionen zuordnen

Die Ausgaben, die in Zoho Expense erstattet werden oder manuell in Zoho Books erstattet werden, werden als manuell hinzugefügte Transaktionen markiert. Wenn Sie jedoch Bankauszüge in Zoho Books importieren, müssen Sie möglicherweise die Auszugszeilen kategorisieren oder sie mit einer bestehenden Transaktion (manuell erstatteter Ausgaben) verknüpfen. So können Sie dies tun:

Gehe in das Bankmodul.
Wähle das Bankkonto aus, das unklassifizierte Transaktionen enthält.
Klicke auf eine unklassifizierte Transaktion, wodurch Zoho Books die besten und möglichen Übereinstimmungen für diese Transaktion auflistet.
Wählen Sie die gewünschten Transaktionen aus und klicken Sie auf Zuordnen.

Wenn die Buchungspunkt keine entsprechende Transaktion hat oder Sie die Verknüpfung mit einer bestehenden Transaktion nicht wünschen, können Sie die Transaktion manuell kategorisieren. Dazu:

Klicken Sie auf die Manuell kategorisieren-Option.
Wählen Sie Mitarbeiter-Zurückzahlung aus dem Kategorien-Dropdown.
Füllen Sie die Details aus und wählen Sie den Bericht aus, mit dem Sie die nicht kategorisierte Transaktion verknüpfen möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen zu Matching und Kategorisierung von Transaktionen in Zoho Books.

Ansicht von Vorauszahlungen

Zoho Expense ermöglicht es, Vorauszahlungen bei der Erstellung von Ausgabenberichten zu erfassen. Sobald Zoho Books integriert ist, können Sie diese Mitarbeiter-Vorauszahlungen zusammen mit der Liste der genehmigten Ausgaben anzeigen. Um dies in Zoho Books anzuzeigen:

Gehe zu Berichte > Buchhalter > Kontoverkehr.
Klicken Sie oben links auf Bericht anpassen.
Erstellen Sie einen neuen Filter mit dem Konto als Mitarbeiter-Vorauszahlung.
Klicken Sie auf Bericht ausführen.

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