Zoho Books mit Google Workspace integrieren

Die Integration von Zoho Books mit Ihrem Google Workspace-Konto kombiniert die leistungsstarken Buchhaltungsfeatures von Zoho Books mit dem Speicher (Gmail) und der Kommunikation (Google Kontakte) von Google. Nach einer einzigen Anmeldung können Sie Zoho Books einfach während der Anmeldung bei Ihrem Google Workspace-Konto nutzen.

Hinweis: Die Integration folgt den eingeschränkten Verwendungsvorgaben von Google, um Informationen aus Google-APIs sicher zu nutzen und zu teilen, wie dies von Google erlaubt ist.

Vorteile der Integration

Importieren Sie Kontakte aus Ihrem Google Workspace-Konto als Kunden in Zoho Books und erstellen Sie für sie Transaktionen.
Holen Sie die E-Mails der importierten Kunden und sehen Sie sie in Zoho Books an.
Verknüpfen Sie E-Mails und deren Anhänge mit den entsprechenden Kunden in Zoho Books.

Voraussetzung:

Sie benötigen eine Google Workspace-E-Mail-Adresse (keine Gmail-Adresse).
Die E-Mail muss die gleiche sein, die Sie zum Anmelden bei Zoho Books verwenden.
Sie müssen Admin in Ihrem Google Workspace-Konto sein, um die Integration einzurichten.

Mit Google Workspace integrieren

Um Ihre Zoho Books-Organisation mit Ihrem Google Workspace-Konto zu integrieren:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrationen & Marketplace die Option Andere Apps.
Klicken Sie neben Google Workspace auf Verbinden.
In dem Popup „Mit Google Workspace-Konto integrieren“ lesen Sie die Bedingungen und klicken Sie auf aus dem Google Workspace Marketplace holen. Sie werden zur Google Workspace Marketplace-Seite weitergeleitet.
Klicken Sie auf Admin Install oder Individual Install neben Zoho Books.
- Wenn Sie ein Administrator in der Zoho Books-Organisation sind und Benutzer haben, führt ein Klick auf Admin Install dazu, dass die Zoho Books-App für Sie und Ihre Benutzer in der Organisation installiert wird.
  - Klicken Sie im erscheinenden Popup auf Continue, um die Berechtigung zu erteilen.
  - Auf der nächsten Seite wählen Sie aus, ob die App für alle Benutzer in Ihrer Organisation aktiviert werden soll oder nur für bestimmte Gruppen oder organisatorische Einheiten. Auf diese Weise werden die Benutzer in Ihrer Organisation gruppiert, und ähnliche Einstellungen werden auf sie angewendet.
  - Lesen Sie die Nutzungsbedingungen, die Datenschutzrichtlinie und die Nutzungsbedingungen des Google Workspace Marketplace und klicken Sie auf Finish.
  - Wenn Sie Zoho Books nur für bestimmte Benutzer aktivieren möchten, werden Sie zur Seite Select Users weitergeleitet, wo Sie die erforderlichen Gruppen und organisatorischen Einheiten auswählen und auf Finish klicken können.
- Wenn Sie hingegen auf Individual Install klicken, wird die Zoho Books-App nur für Sie installiert.
  - Im erscheinenden Popup Sign in with Google wählen Sie das erforderliche Google Workspace-Konto aus und klicken Sie auf Continue.
  - Unter Select what Zoho Books can access wählen Sie Select All aus und klicken Sie auf Continue.

Die Zoho Books-App wird in Ihrem Google Workspace-Konto installiert.

Sobald die Installation abgeschlossen ist, klicken Sie auf das Icon Google Apps und wählen Sie Zoho Books aus dem Popup aus. Sie werden zur Seite My Organizations weitergeleitet. Klicken Sie auf Go to Organization neben der gewünschten Zoho Books-Organisation, mit der Sie Ihr Google Workspace-Konto verbinden möchten.

Ab diesem Moment können Sie Ihre Zoho Books-Organisationen direkt aus der Google Apps-Liste aufrufen.

Zoho Books für die Gmail-Integration whitenlistieren

Google verlangt, dass die Zoho Books-App, die Sie in der Google-Admin-Konsole installiert haben, whitenlistet wird, um E-Mails aus Ihrem Gmail-Konto abzurufen. Dazu müssen Sie folgende Schritte durchführen:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrations und Marketplace die Option Andere Apps aus.
Im Abschnitt Google Workspace klicken Sie auf Client ID und OAuth-Scope hinzufügen unter Whitelist Zoho Services. Sie werden zur Seite Google Workspace Admin Help weitergeleitet. Lesen Sie die Anweisungen im Artikel Control API access with domain-wide delegation und geben Sie gegebenenfalls die Client ID und den OAuth-Scope aus Ihrer Zoho Books-Organisation ein.
Navigieren Sie zu Ihrem Zoho Books-Anwendungs-Tab und klicken Sie auf Client ID zur Liste der vertrauenswürdigen Apps hinzufügen unter Whitelist Zoho Services. Lesen Sie die Anweisungen im Artikel Control which third-party & internal apps access Google Workspace data und geben Sie gegebenenfalls die Client ID aus Ihrer Zoho Books-Organisation ein.

Zoho Books wird nun in der Google-Admin-Konsole whitenlistet, und Sie können E-Mails Ihrer Kunden in Ihrer Zoho Books-Organisation abrufen und anzeigen.

Kunden aus Google Workspace importieren

Um Kunden aus Ihrem Google Workspace-Konto in Zoho Books zu importieren:

Gehe zur Seite Vertrieb im linken Seitenbereich und wähle Kunden aus.
Klicken Sie auf das More-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie aus dem Dropdownmenü Kunden aus Google Workspace importieren aus.
Auf der Seite Kontakte aus Google Workspace importieren bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschten Kunden und klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf Weiter zum Importieren.

Die ausgewählten Kontakte werden als Kunden in Zoho Books importiert. Sobald dies abgeschlossen ist, können Sie weitere Details wie Steuerdetails, Kreditlimits, Eröffnungssalden und mehr erfassen und Transaktionen für sie erstellen.

Andere Aktionen

Nachdem Sie Kunden aus Google Workspace importiert haben, können Sie deren E-Mails in Zoho Books synchronisieren und anzeigen. So geht es:

Gehe zur Seite Verkäufe im linken Seitenbereich und wähle Kunden aus.
Wählen Sie den Google Workspace-Kunden aus, dessen E-Mail Sie in Zoho Books synchronisieren möchten.
Navigiere zur Postfach-Registerkarte auf der Kunden-Detailseite.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Systeme-Mails und wählen Sie die gewünschte E-Mail aus.

Die entsprechende E-Mail-Adresse wird dem Kunden zugeordnet, und Sie können sie unten auf der Details-Seite des Kunden anzeigen.

Sie können:

E-Mail an Rechnungen und Angebote hinzufügen

Sie können eine E-Mail und ihre Anhänge bei der Erstellung von Rechnungen oder Angeboten für den aus dem Google Workspace-Konto importierten Kunden verknüpfen, zum internen Gebrauch. Dazu:

Gehe zur Seite Verkäufe im linken Seitenbereich und wähle Kunden aus.
Wähle den entsprechenden Kunden aus, für den Sie die E-Mails anzeigen möchten.
Navigiere zur Postfach-Registerkarte.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Systeme-Mails und wählen Sie die E-Mail aus Google Workspace aus, die mit Zoho Books verknüpft ist.
Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Konversation aus.
In dem erscheinenden Fenster klicken Sie auf das Dropdown-Menü E-Mail hinzufügen zu und wählen Sie entweder Rechnung oder Angebot, je nach Ihrem Vorlieben.

Sie werden zur Erstellungseite der entsprechenden Transaktion weitergeleitet, wo die E-Mail beigefügt wird. Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus und speichern Sie die Transaktion.

E-Mail an Kundenaktivität hinzufügen

Sie können die E-Mail-Konversationen Ihres Kunden als Teil der Kundenaktivität speichern, zum internen Gebrauch. Hier ist wie:

Gehe zur Seite Verkäufe im linken Seitenbereich und wähle Kunden aus.
Wähle den entsprechenden Kunden aus, für den Sie die E-Mails anzeigen möchten.
Navigiere zur Postfach-Registerkarte.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Systeme-Mails und wählen Sie die E-Mail aus Google Workspace aus, die mit Zoho Books verknüpft ist.
Wählen Sie die gewünschte E-Mail aus.
In dem erscheinenden Fenster klicken Sie auf das Dropdown-Menü E-Mail hinzufügen zu und wählen Sie Kundenaktivität aus.
Der entsprechende E-Mail-Adresse wird dem Kunden zugeordnet, und Sie können sie unten auf der Details-Seite des Kunden anzeigen.

E-Mail-Anhänge an Kunden hinzufügen

Sie können die E-Mail-Konversationen sowie die Anhänge Ihrer Kunden als Teil der Kundenaktivität hinzufügen. So geht es:

Gehe zur Vertrieb auf der linken Seitenleiste und wähle Kunden aus.
Wählen Sie den gewünschten Kunden aus, für den Sie E-Mails ansehen möchten.
Navigiere zum Postfach-Tab.
Klicke im Dropdown-Menü System-E-Mails und wähle die mit Zoho Books verknüpfte Google Workspace-E-Mail aus.
Wählen Sie die gewünschte E-Mail aus.
Klicke im erscheinenden Fenster auf das Dropdown-Menü Add mail to und wähle unter Andere Aktionen E-Mail-Anhänge an Kunden hinzufügen aus.
Wählen Sie im erscheinenden Popup die gewünschten Anhänge aus und klicken Sie auf Anhängen.

Die ausgewählten Anhänge der E-Mail werden mit dem Kunden in Zoho Books verknüpft, und Sie können sie durch Klicken auf das Anhang-Icon in der oberen rechten Ecke der Details-Seite des Kunden anzeigen.

Google Workspace-Nutzer einladen

Um Nutzer aus Ihrem Google Workspace-Konto als Benutzer in Ihre Zoho Books-Organisation einzuladen:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Benutzer & Rollen Benutzer aus.
Klicke auf das Dropdown-Menü neben Benutzer einladen und wähle Google Workspace-Benutzer einladen aus.
Im Dropdown-Menü Benutzer einladen füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Geben Sie den Namen des Benutzers ein, den Sie einladen möchten.
- Wählen Sie ihre E-Mail-Adresse aus dem Dropdown-Menü E-Mail aus Google Workspace auswählen.
- Wählen Sie die gewünschte Rolle aus, die dem Benutzer zugeordnet werden soll.
Klicken Sie auf Einladung senden.

Der entsprechende Benutzer erhält eine Einladungslink in seiner E-Mail. Er muss die Einladung akzeptieren, um Ihrer Zoho Books-Organisation beizutreten.

Integration deaktivieren

Um die Integration mit Google Workspace zu deaktivieren:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrationen und Marketplace Andere Apps aus.
Klicke auf Integration deaktivieren neben Google Workspace.
Klicke im erscheinenden Popup auf Integration deaktivieren, um zu bestätigen.

Die Integration mit Google Workspace wird aus Ihrer Zoho Books-Organisation entfernt. Allerdings bleiben Kunden und Benutzer, die aus Google Workspace importiert wurden, als eigenständige Kunden und Benutzer in Ihrer Zoho Books-Organisation verfügbar.

In der Zwischenzeit bleibt die Zoho Books-App in Ihrem Google Workspace-Konto unter dem Google Apps-Icon verfügbar. Um sie zu deinstallieren:

Melden Sie sich im Google Admin Console an.
Gehe zur Apps auf der linken Seitenleiste, klicke auf Google Workspace Marketplace Apps und wähle Apps-Liste aus.
Auf der Liste wählen Sie Zoho Books aus.
Klicken Sie im linken Bereich auf App deinstallieren.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Popup auf Deinstallieren, um zu bestätigen.