Zoho Books mit Microsoft 365 integrieren

Microsoft 365 wird von Unternehmen weit verbreitet eingesetzt, um ihre täglichen Betriebsabläufe zu verwalten. Durch die Integration mit Zoho Books können Sie Benutzer aus Ihrem Microsoft 365-Konto schnell einladen und alle Kundendaten importieren. Außerdem ermöglicht die Integration folgende Funktionen:

Die Anzeigen von E-Mails, die Sie an Ihre Kunden gesendet haben, in Ihrer Zoho Books-Organisation zu sehen
E-Mail-Anhänge in Transaktionen einzubinden
E-Mail-Konversationen in die Aktivitätsgeschichte einer Transaktion aufzunehmen

Voraussetzung: Ein Microsoft 365-Konto ist erforderlich, um mit Zoho Books zu integrieren.

Microsoft 365 mit Zoho Books integrieren

Um Ihr Microsoft 365-Konto mit Zoho Books zu integrieren:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Konto an.

Hinweis: Sie können auch mit Ihrem Microsoft 365-Konto bei Zoho Books anmelden. Dazu klicken Sie auf Anmelden in der oberen rechten Ecke der Seite, wählen dann das Microsoft-Icon und fahren mit Ihrem Microsoft 365-Konto fort. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein und klicken Sie auf Weiter auf der Anmeldeseite. Danach geben Sie Ihr Kontopasswort ein und klicken Sie auf Anmelden.

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie unter Integrationen & Marketplace die Option Andere Apps.
Navigieren Sie zu Microsoft 365/Outlook und klicken Sie auf Integration aktivieren.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Microsoft 365-Konto.

Klicken Sie auf Fortfahren im Popup-Fenster.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein und klicken Sie auf Weiter in der Microsoft-Anmeldeseite.

Geben Sie Ihr Konto-Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.

Ihre Zoho Books-Organisation wird mit Ihrem Microsoft 365-Konto integriert.

Kunden aus Microsoft 365 importieren

Durch die Integration Ihres Zoho Books-Kontos mit Microsoft 365 können Sie alle Ihre Kunden aus Microsoft 365 in einem Schritt importieren. So funktioniert das:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Konto an.
Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wählen Sie Kunden.
Klicken Sie auf das Weitere Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Importieren und wählen Sie Kunden aus Microsoft 365 importieren.
Klicken Sie auf Hinzufügen neben den Kontakten, die Sie importieren möchten, und klicken Sie auf Fortfahren.
Auf der Seite Felder zuordnen passen Sie die Felder in Zoho Books an die entsprechenden Felder in Ihrem Microsoft 365-Konto an.

Klicken Sie auf Importieren.

Die ausgewählten Kontakte werden aus Ihrem Microsoft 365-Konto in Zoho Books importiert. Sie können dann zusätzliche Informationen wie Steuern, Kreditbegrenzungen, Ausgangsbilanzen und mehr erfassen und Transaktionen für sie erstellen.

E-Mails der importierten Kunden synchronisieren und anzeigen

Um E-Mails Ihrer Microsoft 365-Kunden in Zoho Books zu synchronisieren und anzuzeigen:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wähle Kunden.
Wählen Sie den Kunden, dessen E-Mail Sie in Zoho Books synchronisieren möchten.
Navigieren Sie zur E-Mails-Registerkarte auf der Kunden-Detailseite.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü System-E-Mails und wählen Sie die gewünschte E-Mail aus.

Sie können nun alle E-Mail-Konversationen mit dem Kunden anzeigen, einschließlich jeglicher Anhänge.

E-Mail an Rechnungen und Angebote hinzufügen

Um eine E-Mail und ihre Anhänge bei der Erstellung von Angebote oder Rechnungen für einen Microsoft 365-Kunden zu verknüpfen:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wähle Kunden.
Wählen Sie den Kunden aus, dessen E-Mails Sie an ein Angebot oder eine Rechnung anhängen möchten.
Navigieren Sie zur E-Mails-Registerkarte.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü System-E-Mails und wählen Sie die gewünschte E-Mail aus.
Wählen Sie die E-Mail-Konversation aus, die Sie mit einer Rechnung oder einem Angebot verknüpfen möchten.
In dem Fenster, das erscheint, klicken Sie auf das Dropdown-Menü E-Mail hinzufügen zu und wählen Sie entweder Rechnung oder Angebot, je nach Ihren Vorlieben.

Sie werden zur entsprechenden Transaktions-Erstellungseite weitergeleitet, wo die E-Mail angehängt wird. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und speichern Sie die Transaktion.

E-Mail-Konversationen als Kundenaktivität hinzufügen

Um die E-Mail-Konversationen Ihres Kunden als Kundenaktivität zu speichern:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wähle Kunden.
Wählen Sie den gewünschten Kunden aus.
Navigieren Sie zur E-Mails-Registerkarte.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü System-E-Mails und wählen Sie die gewünschte E-Mail aus.
Wählen Sie die E-Mail-Konversation aus, die Sie als Kundenaktivität hinzufügen möchten.
In dem Fenster, das erscheint, klicken Sie auf das Dropdown-Menü E-Mail hinzufügen zu und wählen Sie Kundenaktivität aus.

Add Email Der entsprechende E-Mail-Adresse wird dem Kunden zugeordnet, und Sie können sie unten auf der Seite mit den Kundeninformationen anzeigen.

E-Mail-Anhänge an Kunden hinzufügen

Sie können die E-Mail-Konversationen und deren Anhänge Ihres Kunden als Teil der Kundenaktivität hinzufügen. So geht es:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Vertrieb und wähle Kunden aus.
Wählen Sie den gewünschten Kunden aus.
Navigiere zu der Post-Registerkarte.
Klicke im Dropdown-Menü System-E-Mails und wähle die gewünschte E-Mail aus.
Wählen Sie die E-Mail-Konversation aus, die an die Kundenaktivität angehängt werden soll.
Klicke im erscheinenden Fenster auf das Anhang-Symbol oder klicke im Dropdown-Menü Add Email To und wähle unter Andere Aktionen E-Mail-Anhänge an Kunden hinzufügen aus.

Wählen Sie im erscheinenden Popup das gewünschte Anhang aus und klicke auf Anhängen.

Die ausgewählten Anhänge in der E-Mail werden in Zoho Books mit dem Kunden verknüpft. Sie können sie durch Klicken auf das Anhängen-Symbol in der oberen rechten Ecke der Kundeninformationen anzeigen.

Benutzer aus Microsoft 365 einladen

Sie können Benutzer direkt aus Ihrem Microsoft 365-Konto in Zoho Books importieren und einladen. So geht es:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationskonto an.
Gehe in die oberen rechten Ecken zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Benutzer & Rollen Benutzer aus.
Klicke auf das Dropdown-Menü neben Benutzer einladen in der oberen rechten Ecke der Seite und wähle Microsoft 365-Benutzer einladen aus.

Wählen Sie im erscheinenden Popup den Benutzer aus, den Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Weiter.
Weisen Sie der Benutzer eine Rolle zu und klicken Sie auf Einladung senden.

Die eingeladenen Benutzer erhalten eine E-Mail mit einem Link, um Ihr Zoho Books-Organisationskonto zu betreten.

Integration deaktivieren

Um die Integration mit Microsoft 365 zu deaktivieren:

Gehe in die oberen rechten Ecken zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrationen und Marketplace Andere Apps aus.
Klicke auf Integration deaktivieren neben Microsoft 365/Outlook.

Klicke im erscheinenden Popup auf Integration deaktivieren, um zu bestätigen.

Die Integration mit Microsoft 365 wird deaktiviert. Jedoch bleiben alle Kunden und Benutzer, die aus Microsoft 365 importiert wurden, als eigenständige Kunden und Benutzer in Ihrer Zoho Books-Organisation erhalten.

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