Zoho Books mit Zoho Projects integrieren

Wenn Sie Zoho Projects, eine Online-Plattform für die Projektverwaltung, verwenden, können Sie diese mit Zoho Books integrieren, um Ihre Projekte und deren Ausgaben effektiv zu verfolgen.

Sobald die Integration eingerichtet ist, werden die Projekte sowie deren Hauptkunden, Aufgaben, Bugs, Zeitblätter und Benutzer in Zoho Books synchronisiert und im Zeitverfolgungsmodul verfügbar gemacht. Danach können Sie Zeit verfolgen und Transaktionen wie Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Ausgaben und wiederkehrende Ausgaben für diese Projekte erstellen.

Vorteile der Integration

Sparen Sie Zeit und Aufwand, indem Sie Projekte und deren Finanzen an einem Ort verwalten.
Erstellen Sie Rechnungen für Meilensteine, Aufgabensammlungen und Aufgaben in Ihrer Zoho Projects-Anwendung.
Greifen Sie auf Zeitblätter, Aufgaben, Bugs und Benutzer zu, die mit den Projekten verbunden sind, in Ihrer Zoho Books-Organisation zu.

Integration einrichten

Voraussetzung: Sie müssen Administrator in Ihrer Zoho Books-Organisation und Besitzer des Zoho Projects-Portals sein, um diese Integration einzurichten. Wenn Ihr Zoho Books bereits mit Zoho Expense verbunden ist, müssen Sie ebenfalls Administrator in der Zoho Expense-Organisation sein.

Um mit Zoho Projects zu integrieren:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrations- und Marketplace Zoho Apps aus.
Klicken Sie neben Zoho Projects auf Verbinden.
Auf der nächsten Seite klicken Sie auf Jetzt verbinden.
Wählen Sie den gewünschten Projektportal aus dem Dropdown-Menü Portalname.
Wählen Sie die Module aus, die synchronisiert werden sollen:
- Projekte: Dieses Modul wird standardmäßig ausgewählt. Allerdings werden nur die Projekte mit dem Hauptkunden abgerufen. Alle Aufgaben oder Bugs, die mit den Projekten verbunden sind, werden ebenfalls abgerufen.
- Zeitblatt: Wählen Sie dieses Modul aus, um gebuchte und genehmigte Zeitblätter in Ihre Zoho Books-Organisation zu übertragen. Alle Benutzer, die mit den Zeitblättern verbunden sind, werden als Projektmitarbeiter in Zoho Books abgerufen. Benutzer aus Zoho Projects, die nicht Teil von Zoho Books sind, werden als Inaktive Zeitblatt-Mitarbeiter abgerufen. Ebenso werden allgemeine Zeitblätter in Ihre Zoho Books-Organisation synchronisiert.
- Wenn Sie Projekte entweder mit einer anderen Buchhaltungssoftware oder manuell verwalten, können Sie ein Datum wählen, ab dem die Zeitblätter aus Zoho Projects als Gebucht markiert werden. Zeitblätter, die vor oder am genannten Datum eingetragen wurden, werden als Gebucht markiert. Zeitblätter, die nach diesem Datum eingetragen wurden, werden als Ungebucht markiert.
  - Alternativ können Sie auch wählen, alle Zeitblätter als Ungebucht zu importieren.
Wählen Sie die Duplizierungs-Einstellungen für die Kunden aus, die aus Zoho Projects synchronisiert werden sollen. Sie können entweder Kopieren oder Überschreiben wählen, um sie in Ihrer Zoho Books-Organisation zu verwalten.
Überschreiben: Die bestehenden Kundendaten in Zoho Books werden durch die Daten des Hauptkunden ersetzt.
Klonen: Ein neuer Kunde wird in Zoho Books mit den Daten des Hauptkunden erstellt, während der bestehende Kunde ebenfalls beibehalten wird.

Hinweis: Wenn Sie bereits Ihre Zoho Projects-Plattform mit Zoho CRM synchronisiert haben, werden die Projekte und Kundendaten, die aus Zoho CRM in Zoho Projects synchronisiert wurden, bei der Synchronisation Ihrer Zoho Projects-Plattform mit Zoho Books Vorrang haben.

Aktivieren Sie die Option Projekt-Erstellung in Zoho Books einschränken, um Benutzer in Ihrer Organisation davon abzuhalten, Projekte in Zoho Books zu erstellen.
Klicken Sie auf Weiter.
Auf der Seite Feldzuordnung werden die Felder angezeigt, die von Zoho Projects in Zoho Books synchronisiert werden. Sie können auch benutzerdefinierte Felder zwischen Zoho Books und Zoho Projects zuordnen, vorausgesetzt, sie haben denselben Datentyp.
Klicken Sie auf Speichern und Synchronisieren.

Ihre Zoho Projects-Plattform ist nun mit Ihrer Zoho Books-Organisation integriert.

Status der synchronisierten Daten

Der Status der Synchronisation wird in der Section Die Module wurden mit Zoho Projects synchronisiert angezeigt.

Status	Beschreibung
Synchronisation läuft	Die Module und deren Daten werden synchronisiert.
Aktiv	Alle Module sind synchronisiert.

Die Synchronisation kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Um den aktuellen Status Ihrer Synchronisation anzuzeigen, klicken Sie auf Aktualisieren neben dem Löschen-Icon in der oberen rechten Ecke der Seite.

Wenn Sie nach der Integration mit Zoho Books neue Projekte, Aufgaben, Zeitblätter oder andere Module in Zoho Projects erstellen, können diese sofort synchronisiert werden. So geht es:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrationen und Marketplace Zoho Apps aus.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf Sofortige Synchronisierung am oberen Rand der Seite.

Die neu erstellten Projekte und andere Entitäten in Zoho Projects werden mit Zoho Books synchronisiert.

Um die Details der während der Integration synchronisierten Module anzuzeigen, klicken Sie auf Synchronisationsgeschichte anzeigen.

Fahren Sie mit der Liste der benötigten Module fort und klicken Sie auf Zuordnete Felder anzeigen, um die synchronisierten Felder anzuzeigen.

Kunden-Duplikationsvorlieben aktualisieren

Sie können auch Ihre Kunden-Duplikationsvorlieben nach der Einrichtung der Integration ändern. So geht es:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrationen und Marketplace Zoho Apps aus.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf das Rädchen-Icon neben Kunden-Duplikation unter Integrationseinstellungen.
Wählen Sie in dem erscheinenden Popup die gewünschte Duplikationsvorliebe aus und klicken Sie auf Speichern.

Fehlerübersicht

Die Fehlerübersicht enthält eine modulbezogene Liste der während der Synchronisation aufgetretenen Fehler.

Um die Fehlerübersicht für Ihre Integration anzuzeigen:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrationen und Marketplace Zoho Apps aus.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf Fehlerübersicht anzeigen.

Die Liste der während der Synchronisation aufgetretenen Fehler wird auf der Seite Fehlerdetails angezeigt.

Transaktionen für Ihre Projekte erstellen

Sobald die Integration eingerichtet ist, werden die aktiven Projekte sofort in Zoho Books synchronisiert, und Sie können Transaktionen für sie erstellen. So geht es:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Zeitverfolgung und wähle Projekte aus.
Wählen Sie ein Projekt aus, das aus Zoho Projects abgerufen wurde.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Create Invoice oder New Transaction in der oberen rechten Ecke der Seite Details des Projekts.

Von hier aus können Sie Transaktionen für Ihr Projekt erstellen und diese an Ihre Kunden senden, falls erforderlich.

Ebenso werden die Zeitpläne, Aufgaben, Bugs und Benutzer, die mit den Projekten verknüpft sind, in Ihrer Zoho Books-Organisation vorhanden sein.

Hinweis: Sie können auch Angebote, Rechnungen und Ausgaben in Zoho Projects erstellen, aktualisieren und löschen.

Integration deaktivieren

Sobald Sie die Integration deaktivieren, wird die Synchronisation zwischen Zoho Projects und Ihrer Zoho Books-Organisation pausiert.

Um die Integration mit Zoho Projects zu deaktivieren:

Gehe zu Einstellungen in Ihrer Zoho Books-Organisation.
Wählen Sie unter Integrations und Marketplace Zoho Apps aus.
Klicken Sie auf Show Details neben Zoho Projects.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf Integration deaktivieren.
Klicken Sie im erscheinenden Popup auf Deaktivieren, um zu bestätigen.

Die Integration mit Zoho Projects wird deaktiviert. Sie können die Integration gegebenenfalls erneut aktivieren.

Integration erneut aktivieren

Sobald die Integration mit Zoho Projects deaktiviert wurde, können Sie die Integration erneut aktivieren und mit dem Zoho Projects-Portal erneut verbinden. Dazu müssen Sie:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrations und Marketplace Zoho Apps aus.
Klicken Sie auf Show Details neben Zoho Projects.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf Integration aktivieren.

Die Integration wird erneut eingerichtet und die Module werden automatisch ab dem letzten Synchronisationszeitpunkt synchronisiert.

Hinweis: Die Integration kann nur mit dem Zoho Projects-Portal erneut aktiviert werden, das zuvor verbunden war.

Integration löschen

Wenn Sie Ihre Zoho Books-Organisation mit einem anderen Zoho Projects-Portal verbinden möchten oder wenn Sie die Synchronisation von Projekten mit Ihrer Zoho Books-Organisation nicht mehr benötigen, können Sie die bestehende Integration löschen.

Sobald die Integration gelöscht wird, werden die von Zoho Projects synchronisierten Projekte als eigenständige Projekte im Modul Projekte von Zoho Books verfügbar sein.

Warnung: Die Integration kann nur mit dem Zoho Projects-Portal erneut aktiviert werden, das zuvor verbunden war.

Um die Integration mit Zoho Projects zu löschen:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Integrations und Marketplace Zoho Apps aus.
Klicken Sie auf Show Details neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf das Löschen-Icon in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie im erscheinenden Popup auf Löschen, um zu bestätigen.

Die Integration mit dem entsprechenden Zoho Projects-Portal wird gelöscht.

Problemlösung

Fehler	Warum ist es aufgetreten?	Wie lösen Sie es?
Projekte konnten nicht abgerufen werden.	Die Projekte wurden nicht mit dem Hauptkunden verknüpft.	1. Stellen Sie sicher, dass die in Zoho Projects erstellten Projekte mit dem Hauptkunden verknüpft sind. 2. Prüfen Sie, ob der Hauptkunde bereits in Zoho Books mit einer anderen Währung vorhanden ist, und ändern Sie die Währung gegebenenfalls.
Zeiterfassungen konnten nicht abgerufen werden.	Fall 1: Zeiterfassungen werden nicht abgerufen, wenn: 1. Sie nicht abrechenbar sind. 2. Sie noch nicht in Zoho Projects genehmigt wurden. 3. Sie Projekte gehören, die kein primäres Kunde haben. Fall 2: Die zugehörigen Aufgaben oder Projekte der Zeiterfassung konnten nicht abgerufen werden.	Stellen Sie sicher, dass die Zeiterfassungen abrechenbar sind, genehmigt wurden und Projekte haben, die mit einem primären Kunden verbunden sind.
Aufgaben konnten nicht abgerufen werden.	Die zugehörigen Projekte der Aufgabe konnten nicht abgerufen werden.	1. Stellen Sie sicher, dass die zugehörigen Projekte mit dem primären Kunden verbunden sind. 2. Überprüfen Sie, ob der primäre Kunde bereits in Zoho Books mit einem anderen Währung existiert, und ändern Sie ihn gegebenenfalls.

Hat dieses Dokument Ihnen geholfen?

Nein