Integration von Zoho Books mit Zoho Sign

Digitale Unterschriften sind heute eine hervorragende Alternative zu herkömmlichen Unterschriften mit Stift und Papier – besonders in Online-Buchhaltungssoftware wie Zoho Books. Durch die digitale Unterschrift wird eine zusätzliche Authentizität gewährleistet und unerlaubnte Änderungen an den Dokumenten können verhindert werden.

Zoho Sign vereinfacht den Prozess der digitalen Dokumentunterschrift so weit wie möglich. Hier ist, was die Integration mit Zoho Books ermöglicht:

Sie und Ihre Benutzer können Rechnungen und Angebote mit einem Klick unterschreiben, bevor diese an Ihre Kunden gesendet werden.
Sie können Rechnungen und Angebote nicht an Ihre Kunden senden, es sei denn, sie wurden bereits unterschrieben.
Ihre Kunden müssen ein Angebot unterschreiben können, bevor sie es im Kundenportal akzeptieren.

Integration einrichten

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Integrationen auf Zoho Apps.
Klicken Sie neben Zoho Sign auf Verbinden.

Klicken Sie auf Jetzt verbinden auf dem nächsten Bildschirm.

Einblick: Wenn Sie kein Unternehmen in Zoho Sign besitzen, wird der Jetzt verbinden-Button durch einen Link ersetzt, mit dem Sie ein Zoho Sign-Unternehmen erstellen können.

Konfigurieren Sie die Dokumente, für die Sie digitale Unterschriften benötigen.
- Benutzerverbindung für Rechnungen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Rechnungen nicht an Ihre Kunden senden möchten, es sei denn, sie wurden bereits unterschrieben.
- Benutzerverbindung für Angebote: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Angebote nicht an Ihre Kunden senden möchten, es sei denn, sie wurden bereits unterschrieben.
- Kundenverbindung für Angebote: Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihre Kunden ein Angebot unterschreiben müssen, bevor sie es im Kundenportal akzeptieren.
Klicken Sie auf Integrieren.

Die Integration ist nun erfolgreich eingerichtet und Sie können in Zoho Books Dokumente digital unterschreiben.

Pro Tipp: Sie können diese Einstellungen nach der Einrichtung der Integration jederzeit erneut konfigurieren, indem Sie auf Einstellungen > Integrationen > Zoho Apps klicken. Klicken Sie neben Zoho Sign auf Details anzeigen und dann auf Bearbeiten.

Rechnungen unterschreiben

Nur Administratorbenutzer und Benutzer mit Genehmigungsrechten für Rechnungen haben Zugriff darauf, eine Rechnung zu unterschreiben. Außerdem müssen Sie Benutzer über https://www.zoho.com/sign/help/admin-guide/manage-users.html#add zu Ihrer Zoho Sign-Organisation einladen, damit diese ihre eigene Unterschrift konfigurieren können. Ohne eine eigene Unterschrift können sie keine Rechnungen in Zoho Books unterschreiben – auch wenn sie die entsprechenden Berechtigungen haben.

Die Unterschrift, die Sie in Zoho Sign https://www.zoho.com/sign/how-to-create-electronic-signature.html konfiguriert haben, kann in Zoho Books für Rechnungen verwendet werden. Dazu müssen Sie:

Auf das Modul Rechnungen (unter Verkauf) in der linken Seitenleiste wechseln.
Die Rechnung auswählen, die Sie unterschreiben möchten.
Klicken Sie auf Rechnung unterschreiben.

Einblick: Wenn Sie für Ihre Verkaufstransaktionen mehrstufige Genehmigungen eingerichtet haben, können Rechnungen nur nach der Genehmigung durch den letzten Genehmiger unterschrieben werden.

Überprüfen Sie die Vorschau Ihrer Unterschrift im folgenden Popup und klicken Sie dann auf Rechnung unterschreiben.

Die PDF-Kopie dieser Rechnung wird nun digital unterschrieben. Die Unterschrift wird in der Unterschriftssektion Ihres Rechnungsvorlagen platziert.

Pro Tipp: Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Vorlagensystem für Rechnungen verwenden, fügen Sie den Platzhalter %DigitalSignature% hinzu, um Ihre Unterschrift in der Rechnung zu integrieren.

Sie können die digitale Unterschrift nicht im folgenden anzeigen:

Einem PDF, der durch Druck mehrerer Kopien der Rechnung gleichzeitig erstellt wurde.
Einem PDF, der durch Drucken oder Herunterladen mehrerer Rechnungen in Bulk erstellt wurde.
Der Vorschau auf dem Rechnungsdetailbildschirm.

Behandlung von Unterschriften für automatisch erstellte Rechnungen

Zoho Books erstellt Rechnungen automatisch in bestimmten Fällen. Hier erfahren Sie, wie Sie digitale Unterschriften für diese verwalten:

Wiederholende Rechnungen: Bei Rechnungen, die über ein wiederholendes Profil erstellt werden, wird automatisch eine digitale Unterschrift hinzugefügt. Wenn dies nicht gewünscht ist, müssen Sie die Option Rechnungen als Entwürfe erstellen in den Einstellungen der wiederholenden Rechnung wählen.
Rechnungen aus Angeboten: Wenn Sie Ihre Angebote so konfiguriert haben, dass sie automatisch in Rechnungen umgewandelt werden, sobald sie von Ihren Kunden unterschrieben wurden, können Sie entscheiden, ob eine digitale Unterschrift hinzugefügt werden soll, indem Sie die Option Ja, speichern, unterschreiben und senden in den Einstellungen des Angebots wählen.

Einblick: Während die Hinzufügung von digitalen Signaturen zu Dokumenten automatisch erfolgt, verwendet Zoho Books die Signatur des Benutzers, der die Integration eingerichtet hat.

Signieren von Zitate

Nur Admin-Benutzer und Benutzer mit Genehmigungsrechten für Zitate können Zitate aus Zoho Books signieren. Außerdem müssen Sie die Benutzer in Ihre Zoho Sign-Organisation einladen, damit sie ihre eigene Signatur konfigurieren können. Ohne eine eigene Signatur können sie die Zitate in Zoho Books nicht signieren – auch wenn sie die entsprechenden Berechtigungen haben.

Warnung: Wenn digitale Signaturen für Zitate aktiviert sind, können akzeptierte Zitate nicht mehr bearbeitet werden.

Das Signieren einer Zitat erfolgt ähnlich wie das Signieren von Rechnungen in Zoho Books. Um zu signieren:

Gehe zum Zitate-Modul (unter Verkauf) in der linken Seitenleiste.
Wähle das Zitat aus, das du signieren möchtest.
Klicke auf Signieren.

Einblick: Wenn du für deine Zitate mehrstufige Genehmigungen eingerichtet hast, können diese erst nach der Genehmigung durch den letzten Genehmiger signiert werden.

Überprüfe die Vorschau deiner Signatur im folgenden Popup und klicke auf Zitat signieren.

Das PDF-Dokument des Zitates wird nun digital signiert. Die Signatur wird in der Signatur-Sektion deines Zitat-Vorlagen platziert.

Pro-Tipp: Wenn du ein benutzerdefiniertes Vorlage für Zitate verwendest, füge die Platzhalter %DigitalSignature% und %ClientSignature% hinzu, um deine Signatur und die Signatur deines Kunden in das Zitat einzubeziehen.

Kunden-Signaturen auf Zitate

Deine Kunden werden verpflichtet sein, ihre Zitate aus dem Kundenportal zu signieren, bevor sie diese akzeptieren können.

Wenn deine Kunden ein Zitat akzeptieren, erscheint ein Popup, das sie auffordert, das Zitat vor der Fortsetzung zu signieren. Ihre Kunden können das Zitat problemlos aus diesem Popup mit ihrem bevorzugten Signierverfahren signieren – entweder mit einer gezeichneten Signatur, einem eingegebenen Text oder einem hochgeladenen Bild.

Sobald deine Kunden ein Zitat signiert und akzeptiert haben, kannst du ihre Signatur auf der PDF-Vorlage des Zitates sehen.

Bearbeiten von signierten Dokumenten

Wenn du ein signiertes Zitat oder eine Rechnung bearbeitest, kannst du folgende Aktionen nicht durchführen, es sei denn, du signierst das Dokument erneut:

PDF herunterladen
Dokument per E-Mail senden
Dokument drucken
Zitat in Rechnung umwandeln
Postversand senden
Den Link zum Dokument teilen
SMS benachrichtigen
Dokument als „Gesendet“ markieren

Um das Dokument erneut zu signieren, folge den gleichen Schritten wie beim ersten Signieren.

Einblick: Jede Änderung an einem signierten Dokument wird im PDF nicht widerspiegelt, es sei denn, das Dokument wird erneut signiert. Das PDF des Dokuments enthält immer die neueste signierte Version des Dokuments.

Warnung: Das erneute Signieren eines Dokuments wird als Signieren eines neuen Dokuments angesehen und zählt zur Verwendung Ihres Plans in Zoho Sign.

Hinweis: Sie können die verschiedenen PDF-Versionen einer signierten Rechnung oder Angebotsvorlage im Kommentare & Historie-Tab anzeigen. Diese PDF-Versionen sind ebenfalls im Dokumenten-Modul von Zoho Sign verfügbar.

Integration löschen

Wenn Sie die digitale Unterschrift von Dokumenten in Zoho Books beenden möchten:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Integrationen auf Zoho Apps.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Sign.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Integration löschen in der oberen rechten Ecke.
Klicken Sie auf Löschen.

Die Integration mit Zoho Sign wird nun gelöscht. Ihre bereits digital unterschriebenen Dokumente bleiben jedoch nach der Löschung der Integration weiterhin digital unterschrieben.

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