Zoho Books mit Zoho Mail integrieren

Im Geschäft ist es üblich, E-Mails von Kunden und Lieferanten zu senden und zu empfangen. Zoho Books integriert nun mit Zoho Mail, sodass alle Gespräche zwischen einem Kontakt in Zoho Books und Ihnen innerhalb Ihrer Zoho Books-Organisation verfügbar sind. Wenn Sie die Zoho Mail-Integration verwenden, können Sie sicherstellen, dass E-Mails von Ihren Kontakten nicht unentdeckt bleiben.

Vorteile der Integration

Alle E-Mails zwischen Ihrem Kontakt und Ihnen sind innerhalb von Zoho Books verfügbar.
Dokumente aus E-Mails können an die Dokumente- oder Transaktionsseite (Rechnungen/Angebote) angehängt werden.
Alle früheren E-Mail-Aktivitäten zu einer Rechnung/Angebot können in den Kommentaren angezeigt werden.

Voraussetzung: Ein E-Mail-Konto in Zoho Mail.

Integration mit Zoho Mail

Um Ihre Zoho Books-Organisation mit Ihrem Zoho Mail-Konto zu integrieren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Integrationen auf Zoho Apps.
Klicken Sie neben Zoho Mail auf Verbinden.

Zoho Mail verbinden

Bestätigen Sie dies, indem Sie auf Integration aktivieren im Popup klicken.

Alternativ können Sie auch:

Zur Kontakte-Module in Zoho Books navigieren.
Ein Kontakt auswählen, dessen E-Mails Sie aus Zoho Mail abrufen möchten.
Gehe zur E-Mails-Registerkarte und klicken Sie auf Ihr E-Mail-Konto verbinden.

Zoho Mail verbinden – Alternative

Klicken Sie im Popup auf Integration aktivieren.

Anzeige der E-Mail-Aktivität

Sobald Sie mit Zoho Mail integriert haben, können Sie die E-Mails zwischen Ihrem Kontakt und Ihnen ansehen. Um die E-Mails anzuzeigen:

Navigieren Sie zum Kontakte-Modul in der linken Seitenleiste.
Wählen Sie einen bestimmten Kontakt und klicken Sie in der Kontakt-Detailseite auf die E-Mails-Registerkarte.
Klicken Sie auf System-E-Mails und wählen Sie Ihr Zoho Mail-Konto aus.

E-Mail-Aktivität

Die E-Mail-Aktivität zwischen Ihrem Kontakt und Ihnen wird nun sichtbar.

E-Mails als Kommentare hinzufügen

Die Kommentarfunktion in einer Transaktion zeigt alle Updates zu einer bestimmten Transaktion für interne Referenz. Wenn die Zoho Mail-Integration aktiviert ist, können Sie eine E-Mail einer Rechnung/Angebot zuordnen und diese in der Kommentarfunktion anzeigen. Dazu:

Navigieren Sie zum Kontakte-Abschnitt und wählen Sie einen Kontakt aus.
Navigieren Sie zur E-Mails-Registerkarte und wählen Sie eine bestimmte E-Mail aus.
Klicken Sie auf das Dropdown Add mail to und wählen Sie entweder Quote oder Invoice aus, zu der Sie das Element als Kommentar hinzufügen möchten.

Add to Invoice

Klicken Sie auf Contact Activity, um es als Kommentar im Overview-Tab des Kontakts hinzuzufügen.

Verwaltung von Anhängen aus E-Mails

Die Anhänge, die Sie aus E-Mails erhalten, können zu Ihren Dokumenten hinzugefügt oder an eine Quote oder Rechnung für den Kontakt als Referenz angehängt werden. Dazu:

Wählen Sie einen bestimmten Kontakt aus und wechseln Sie zu der E-Mails-Registerkarte.
Klicken Sie auf das Dropdown Add mail to, um die Anhänge zu Ihren Quoten oder Rechnungen hinzuzufügen.

Manage Attachments

Sie können nun neue Rechnungen mit den Anhängen aus der E-Mail erstellen.

Attachments

Klicken Sie auf das Paperclip-Symbol und wählen Sie Anhängen aus E-Mail an Kontakt hinzufügen, um es den Dokumenten des Kontakts hinzuzufügen.

Add to Documents