Rechnungen

Eine Rechnung ist ein finanzieller Dokument, das die Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, einschließlich des zu zahlenden Betrags, Zahlungsbedingungen und Steuern, dokumentiert und als Aufzeichnung für Verkäufe, Zahlungen und Steuern dient.

Wie Rechnungen funktionieren

In Zoho Books beginnen Sie mit der Erstellung einer Rechnung für den Kunden. Sie können die Rechnung als Entwurf speichern, um sie später zu senden, oder sie sofort per E-Mail versenden. Wenn die Rechnung über den Fälligkeitszeitraum hinausgeht, ändert sich ihr Status in Überfällig. Sobald der Kunde eine Zahlung leistet, wird der Status auf Zahlt aktualisiert, oder Sie können die Zahlung manuell erfassen, falls sie über andere Zahlungsmethoden erfolgt. Die erfassten Rechnungen werden in verschiedenen Verkaufsberichten angezeigt. Sie können auch Rechnungen bearbeiten, per E-Mail versenden, als Link teilen, drucken, herunterladen, als wiederkehrend einstellen, Gutschriften erstellen, sie klonen, ihre Buchungseinträge anzeigen oder sie löschen.

Arten von Rechnungen in Zoho Books

• Reguläre Rechnung: Eine reguläre Rechnung ist eine einmalige Rechnung, die verwendet wird, um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden zu dokumentieren, und enthält die Zahlungsdaten und den zu zahlenden Betrag.
• Wiederkehrende Rechnung: Diese Rechnung wird für einen wiederkehrenden Zeitraum erstellt. Sie können die Häufigkeit der Wiederholung festlegen, z. B. wöchentlich, monatlich oder für einen bestimmten Zeitraum. Erfahren Sie, wie wiederkehrende Rechnungen funktionieren.
• Retainer-Rechnung: Diese Rechnung dient dazu, vorab Zahlungen von Kunden zu erhalten. Sie wird normalerweise vor Beginn der tatsächlichen Arbeit oder der Lieferung ausgestellt. Erfahren Sie, wie Retainer-Rechnungen funktionieren.

Eine Rechnung erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationen an.
• Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Verkäufe und wählen Sie Rechnungen.
• Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neuen Eintrag.
• Auf der Seite Neue Rechnung füllen Sie die folgenden Felder aus:
  • Kundenname: Wählen Sie den Kunden für die Rechnung aus.
  • Rechnungsnummer: Die Standardtransaktionsreihe wird verwendet. Falls nötig, wählen Sie eine andere aus dem Dropdown-Menü. Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol rechts neben dem Feld, um die Option zur automatischen Generierung von Rechnungsnummern zu aktivieren oder zu deaktivieren.
  • Bestellnummer: Geben Sie die Bestellnummer ein, wenn erforderlich.
  • Rechnungsdatum: Wählen Sie das Datum für die Erstellung der Rechnung.
  • Bedingungen: Wählen Sie die Zahlungsbedingungen aus, für die die Rechnung fällig ist.
• Fälligkeitsdatum: Wählen Sie das Zahlungsdatum aus.
• Verkäufer: Wählen Sie den Verkäufer aus, der für diese Rechnung verantwortlich ist, falls zutreffend.
• Preisliste auswählen: Wählen Sie die Preisliste für die Artikel in der Rechnung aus.
• Artikel-Tabelle: Wählen Sie Artikel aus und fügen Sie diese in die Tabelle ein. Füllen Sie dann die folgenden Spalten aus:
  • Menge: Geben Sie die Menge für jeden Artikel ein.
  • Preis: Der Preis wird automatisch basierend auf dem eingestellten Preis des Artikels ausgefüllt. Ändern Sie ihn gegebenenfalls. Klicken Sie unter diesem Feld auf Preisliste anwenden, um eine Preisliste für den Artikel auszuwählen.
  • Mehrwertsteuer: Wird automatisch basierend auf dem Artikel oder dem Kundenstatus der Steuer ausgefüllt.
  • Rabatt: Geben Sie einen Prozentsatz (%) oder einen Betrag für Rabatte ein.
  • Massenaktionen: Klicken Sie auf diese Option, um Massenaktionen in der Artikel-Tabelle durchzuführen. Wählen Sie aus dem Dropdownmenü Massenupdate von Zeilen aus, um das Projekt oder das Konto für jeden Artikel in der Tabelle zu aktualisieren, oder wählen Sie Zusätzliche Informationen anzeigen, um das Projekt und das Konto für jede Zeile in der Tabelle anzuzeigen.
• Klicken Sie auf + Neue Zeile hinzufügen, um zusätzliche Zeilen für Artikel hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf Mehrere Artikel hinzufügen, um mehrere Artikel auf einmal hinzuzufügen.
• Versandkosten: Fügen Sie Versandkosten für Ihre Artikel hinzu. Klicken Sie auf Mehrwertsteuer auf Versandkosten anwenden, um eine Steuer für den Versand auszuwählen.
• Anpassung: Fügen Sie Anpassungen ein, falls erforderlich. Verwenden Sie das Negativ (-)-Zeichen, um den Betrag zu verringern.
• Kundennotizen: Fügen Sie Notizen hinzu, die in der Rechnung angezeigt werden.
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Fügen Sie Ihre Geschäftsbedingungen für die Rechnung hinzu.
• Datei(n) zur Rechnung anhängen: Klicken Sie auf Datei hochladen, um eine Datei an die Rechnung anzuhängen.
• Ich habe die Zahlung erhalten: Markieren Sie dies, wenn Sie die Zahlung beim Erstellen dieser Rechnung erhalten haben. Wählen Sie dann das Zahlungsmittel und das Einlagekonto aus dem unten stehenden Feld aus. Wenn der Kunde mehrere Zahlungsmittel verwendet hat, klicken Sie auf + Zahlung aufteilen, um die Zahlung aufzuteilen. Die Rechnung wird als bezahlt gespeichert.

• Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um die Rechnung als Entwurf zu speichern, oder auf Speichern und senden, um sie dem Kunden zu senden.

• Sie können auch eine Rechnung während des Erstellungsprozesses planen. So geht es:

  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Speichern und senden und wählen Sie Später speichern und senden aus.
  • Auf der Seite E-Mail planen wählen Sie das Planungsdatum unter Wann möchten Sie die E-Mail senden? aus.
  • Prüfen Sie die anderen Details und klicken Sie auf Planen.

Wenn Sie die Zahlung nicht direkt erfasst haben, können Sie sie später für die erstellte Rechnung erfassen, sobald der Kunde den Betrag bezahlt hat.

Rechnungen importieren

Wenn Sie bestehende Rechnungen lokal gespeichert haben oder von einem anderen Buchhaltungssystem auf Zoho Books migrieren, können Sie diese einfach importieren.

Um Rechnungen in Zoho Books zu importieren:

• Gehe zur Verkauf im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
• Klicke auf das Weitere Symbol in der oberen rechten Ecke und wähle Rechnungen importieren aus dem Dropdown-Menü.
• Auf der Seite Import – Datei auswählen klicke auf Datei auswählen und wähle die Datei aus, die du importieren möchtest.

• Nachdem du die Datei ausgewählt hast, unter dem Tab Konfigurieren füge folgende Felder ein:
  • Zeichencodierung: Die Standard-Einstellung ist UTF-8 (Unicode). Wähle die richtige Codierung basierend auf deiner Datei.
  • Datei-Trennzeichen: Die Standard-Einstellung ist Komma (,). Ändere das Trennzeichen entsprechend deiner Datei.
  • Automatische Generierung von Rechnungsnummern: Aktiviere diese Option, um automatisch Rechnungsnummern basierend auf den Einstellungen in Zoho Books zu generieren. Die Rechnungsnummern in der Importdatei werden ignoriert.
  • Verknüpfung von Rechnungen mit den entsprechenden Verkaufsbestellungen: Aktiviere diese Option, um Rechnungen mit den entsprechenden Verkaufsbestellungen zu verknüpfen. Wenn diese Option aktiviert ist, verbinde das Feld „Verkaufsbestellnummer“ mit der entsprechenden Spalte, die die Verkaufsbestellnummer enthält, auf der nächsten Seite.
  • Kundenadressen in der Importdatei werden mit den Kundendaten in Zoho Books verknüpft: Aktiviere diese Option, um Kunden in der Importdatei mit bestehenden Kundendaten in Zoho Books zu verknüpfen. Wenn ein Kunde bereits existiert, wird seine Adresse aktualisiert; sonst wird ein neuer Kunde in Zoho Books erstellt.
• Klicke auf Weiter >.
• Im Tab Felder zuordnen:
  • Standarddatenformat: Das Standardformat für Datum ist Format im Feldebene auswählen, und das Standardformat für Dezimalzahlen ist 1234567.89. Klicke auf Bearbeiten, um das Format anzupassen, wenn nötig.
  • Zuordne die erforderlichen Felder entsprechend deinen Vorlieben.
• Klicke auf Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, um die zuordnenden Felder für zukünftige Importe zu verwenden.
• Klicke auf Weiter >.
• Danach im Tab Vorschau überprüfe die zuordnenden Felder und klicke auf Importieren.

Die Datei mit den Rechnungen wird nun in Zoho Books importiert.

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