Andere Aktionen in Rechnungen
Rechnung bearbeiten
Um Details einer bestehenden Rechnung zu ändern:
- Gehe zu Vertrieb > Rechnungen und wähle die Rechnung aus, deren Details du bearbeiten möchtest.
- Klicke auf das Bearbeiten-Icon.
- Führe die notwendigen Änderungen durch und klicke auf Speichern.
Rechnung an Kunden senden
Normalerweise speicherst du eine Rechnung als Entwurf ab oder sendest sie sofort an deinen Kunden.
Wenn du sie als Entwurf gespeichert hast, kannst du sie manuell an deinen Kunden senden. So geht das:
- Gehe zu Vertrieb > Rechnungen und wähle die Rechnung aus, die du senden möchtest.
- Klicke im Dropdown-Menü Post / SMS und wähle die Methode aus, mit der du die Rechnung an deinen Kunden senden möchtest.
- Gehe durch das Vorlage-Template und klicke auf Senden.
Hinweis: Um Postbriefe an deine Kunden zu senden, musst du Snail Mail-Credits erwerben.
Rechnung als gesendet markieren
Du kannst eine Rechnung manuell als gesendet markieren. Dadurch kannst du Zahlungen für die Rechnung erfassen. Um eine Rechnung als gesendet zu markieren:
- Gehe zu Vertrieb > Rechnungen.
- Wählen Sie die Rechnung aus, die im Entwurf-Status ist und als gesendet markiert werden soll.
- Wählen Sie Als gesendet markieren.
Wenn du den Kundenportal für den Kunden aktiviert hast, können sie die Rechnung in ihrem Portal anzeigen und Aktionen durchführen.
Rechnungslink an Kunden teilen
Sicheres Link-Teilen: Da der Rechnungslink von jedem zugänglich ist, bietet Secure Link Sharing eine zusätzliche Sicherheit, um sicherzustellen, dass nur die beabsichtigten Empfänger die vollständige Rechnung sehen. Dazu fügen Sie die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer des Kunden in den Einträgen im Kunden-Modul hinzu. Wenn Sie den Link generieren und teilen, kann der Kunde seine Identität über die gleiche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bestätigen, um die vollständige Rechnung zu sehen. Wenn sie diese Angaben nicht angeben können, können sie nur akzeptieren, ablehnen oder zahlen.
Voraussetzung: Stellen Sie sicher, dass die Rechnung den Status Gesendet hat, bevor Sie sie teilen. Sie können die Rechnung entweder per E-Mail oder über andere Methoden wie SMS oder WhatsApp senden und dann Als Gesendet markieren.
Sie können einen Link für eine Rechnung generieren und mit Ihren Kunden teilen. Mit diesem Link kann der Kunde die Rechnung betrachten. Um einen Rechnungslink zu generieren und zu teilen:
- Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
- Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Verkäufe und wählen Sie Rechnungen.
- Wählen Sie die Rechnung aus, die Sie teilen möchten.
- Auf der Details-Seite klicken Sie oben auf Teilen.
- In dem Popup „Rechnungslink teilen“ füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Sichtbarkeit: Wählen Sie Öffentlich, um jedem mit dem Link die Rechnung zugänglich zu machen, bevor sie abläuft, oder Privat und sicher, um den Zugriff auf die Kundenplattform zu beschränken.
- Link-Ablaufdatum: Setzen Sie ein Datum, an dem der Link abläuft.
Hinweis: Standardmäßig läuft der Link 90 Tage nach dem Erstellen ab.
- Klicken Sie auf Link generieren.
Sobald der Link generiert wurde, klicken Sie auf Link kopieren, um ihn zu kopieren und mit Ihren Kunden zu teilen.
Akzeptieren oder Ablehnen einer Rechnung als Kunde über einen öffentlichen Link
Wenn Sie einen Rechnungslink per E-Mail, SMS/Textnachricht, WhatsApp oder Messaging-Apps senden, können Kunden die folgenden Schritte befolgen, um die Rechnung zu überprüfen und darauf zu reagieren:
- Klicken Sie auf den Rechnungslink.
- Wählen Sie Akzeptieren, Ablehnen oder klicken Sie auf Jetzt zahlen.
- Um die vollständige Rechnung zu sehen, klicken Sie auf Rechnung anzeigen neben der Rechnungsnummer.
- In dem Popup „Ihre Identität bestätigen“ muss der Kunde die E-Mail-Adresse des Unternehmens oder die E-Mail-Adresse des Kontaktpersonen eingeben und auf Bestätigen klicken.
Sobald die Identität bestätigt ist, können Sie die vollständige Rechnung betrachten, die Details überprüfen und auf Jetzt zahlen klicken.
Die Kunden können nun sicher auf die Rechnung reagieren, je nach ihren Präferenzen.
Drucken einer Rechnung
Um eine Rechnung in Zoho Books zu drucken:
- Gehen Sie zu Verkäufe > Rechnungen und wählen Sie die aus, die Sie drucken möchten.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü PDF/Drucken und wählen Sie Drucken.
- Überprüfen Sie den Vorschau der Rechnung und klicken Sie auf Drucken.
Zusätzliche Gebühren
In Zoho Books haben Sie die Möglichkeit, zwei zusätzliche Gebühren hinzuzufügen:
- Versandgebühren
- Anpassung
Um diese Gebühren zu konfigurieren:
- Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
- Scrollen Sie nach unten zu Die zusätzlichen Gebühren, die Sie hinzufügen möchten auswählen.
- Aktivieren Sie die Optionen Versandgebühren und Anpassungen entsprechend Ihren Bedürfnissen.
- Klicken Sie unten auf Speichern.
Ab sofort finden Sie diese Felder in den Transaktionen unter der Artikel-Tabelle.
Hinweis: Versandgebühren und Anpassungen werden in Retainer-Rechnungen und Zahlungen erhalten nicht angezeigt.
Rabatte
Rabatte können in Zoho Books auf zwei Ebenen angewendet werden:
- Ebene des Artikels – Der Rabatt wird individuell auf jeden Artikel in einer Transaktion angewendet.
- Ebene der Rechnung – Der Rabatt wird auf den Gesamtbetrag der Rechnung angewendet.
Um die Rabatteinstellungen in Zoho Books zu konfigurieren:
- Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
- Scrollen Sie nach unten zur Abschnitt Rabatte geben?.
- Wählen Sie Auf Artikel-Ebene für Rabatte auf Artikel-Ebene oder Auf Rechnungsebene für Rabatte auf Rechnungsebene.
- Wählen Sie Rabatte geben aus, wenn Sie keine Rabatte in Ihren Transaktionen gewähren möchten.
- Klicken Sie unten auf Speichern.
Rechnung klonen
Wenn Sie eine Rechnung mit den gleichen Angaben wie eine bestehende erstellen möchten, können Sie diese klonen, anstatt eine neue Rechnung zu erstellen. So funktioniert das:
- Gehe zu Verkäufe > Rechnungen und wähle die Rechnung aus, die du klonen möchtest.
- Klicke auf ••• und wähle Klonen.
- Machen Sie die notwendigen Änderungen auf der Seite Neue Rechnung.
- Klicke auf Speichern, um die neue geklonte Rechnung zu erstellen.
Dateien an Rechnung anhängen
Sie können bis zu 5 Dateien von 5 MB je Datei an eine Rechnung anhängen. Um Dateien an eine Rechnung anzuhängen:
- Gehe zu Verkäufe > Rechnungen und wähle die Rechnung aus, an die Sie Dateien anhängen möchten.
- Klicke auf Datei anhängen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Wählen Sie Ihre Upload-Option aus.
| Upload-Optionen | Beschreibung |
|---|---|
| Drag & Drop | Dateien aus Ihrem Gerät hochladen. |
| Cloud | Dateien aus Ihrem Cloud-Konto hochladen. |
| Documents | Dateien aus den Dokumenten in Ihrem Zoho Books-Konto hochladen. |
Sie können die Dateien Herunterladen, Löschen oder Entfernen durch Klicken der Optionen unter den hochgeladenen Dateien.
Hinweis: Wenn Sie eine Datei Löschen, wird sie dauerhaft aus Ihrem Konto gelöscht. Wenn Sie eine Datei Entfernen, wird sie aus der Transaktion entfernt, bleibt aber im Dokumenten-Tab vorhanden.
Rechnung widerrufen
Sobald eine Rechnung widerrufen wird, wird sie in keiner Ihrer Verkaufstransaktionen oder Berichte angezeigt. Um eine Rechnung zu widerrufen:
- Gehe zu Verkauf > Rechnungen und wähle die Rechnung aus, die widerrufen werden soll.
- Klicke auf ••• und wähle Widerrufen.
- Gib einen Grund ein und klicke auf Widerrufen.
Wenn du die Rechnung wieder gültig machen möchtest, kannst du sie als aktiv markieren. Dies ist eine bessere Alternative zum vollständigen Löschen einer Rechnung, da du so alle Informationen in der Rechnung beibehalten kannst.
Um eine Rechnung als aktiv zu markieren:
- Gehe zu Verkauf > Rechnungen und wähle die Rechnung aus, die im Widerruf-Status ist.
- Klicke auf In Entwurf konvertieren.
- Gib einen Grund ein und klicke auf In Entwurf konvertieren.
Rechnung schließen
Wenn dein Kunde deine Rechnung nicht bezahlt und alle Versuche, ihn zum Zahlen zu bringen, gescheitert sind, kannst du die Rechnung schließen. Der Betrag der geschlossenen Rechnung wird im Forderungsschaden-Konto in den Berichten angezeigt.
Um eine Rechnung zu schließen:
- Gehe zu Verkauf > Rechnungen.
- Wähle die Rechnung aus, die geschlossen werden soll.
- Klicke auf Zahlung erfassen > Schließen.
- Gib den Grund für die Schließung ein.
- Klicke auf Schließen.
Wenn du die Schließung rückgängig machen möchtest, klicke auf die Schaltfläche Schließung abbrechen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Rechnungen exportieren
Du kannst alle deine Rechnungen in CSV-, XLS- oder XLSX-Format in dein System exportieren. So geht es:
- Gehe zu Verkauf > Rechnungen.
- Klicke auf das Weitere-Icon in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Wählen Sie Rechnungen exportieren.
Fülle die folgenden Felder aus:
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Status auswählen | Standardmäßig werden alle Rechnungen exportiert. Wenn du Rechnungen nach ihrem Status exportieren möchtest, kannst du hier den Status auswählen. |
| Datumbereich | Wähle ein Von- und Bis-Datum aus, zwischen dem du die Rechnungen exportieren möchtest. Dies filtert alle Rechnungen mit einem Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum. |
| Felder im Exportdatei | Wenn du nur bestimmte Felder exportieren möchtest, kannst du unter Felder im Exportdatei ein Template auswählen. Wenn kein Exporttemplate vorhanden ist, kannst du ein neues Template erstellen, indem du auf + Neues hinzufügen klickst. |
| Als exportieren | Wähle das Format deines Exports aus |
| Persönliche Identifikationsinformationen (PII) | Wenn du persönliche Identifikationsinformationen (PII) mit der Exportdatei exportieren möchtest, aktiviere die Option Persönliche Identifikationsinformationen (PII) beim Export einbeziehen. Die PII-Felder wie die Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung und alle sensiblen benutzerdefinierten Felder werden in die Exportdatei aufgenommen. |
| Passwort | Gib ein Passwort ein, um deine Exportdatei zu schützen. |
- Klicke auf Exportieren.
Massenaktualisierung von Rechnungen
Wenn du eine bestimmte Felder in mehreren Rechnungen gleichzeitig aktualisieren musst, kannst du die Massenaktualisierung verwenden. Um massenmäßig zu aktualisieren:
- Gehe zu Verkauf in der linken Seitenleiste und wähle Rechnungen aus.
- Wähle die Rechnungen aus, die aktualisiert werden sollen.
- Klicken Sie oben auf Bulk Update.
- Im Popup „Bulk Update Invoices“ wählen Sie das Feld aus, das Sie aktualisieren möchten, aus dem Dropdown-Menü und geben Sie die neuen Informationen ein.
- Klicken Sie auf Update.
Die ausgewählten Rechnungen werden nun mit den neuen Informationen aktualisiert.
Einzelne Rechnungen in Bulk als PDF-Datei herunterladen
Sie können die ausgewählten Rechnungen als PDF-Datei herunterladen, wobei jede Rechnung auf einer separaten Seite erscheint. Um dies zu tun:
- Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationskonto an.
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wähle Rechnungen aus.
- Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie in Bulk herunterladen möchten.
- Klicken Sie oben auf das PDF-Icon.
Die ausgewählten Rechnungen werden nun auf Ihr Gerät als PDF-Datei heruntergeladen, wobei jede Rechnung auf einer separaten Seite erscheint.
Einzelne Rechnungen in Bulk als ZIP-Datei herunterladen
Sie können die ausgewählten Rechnungen als ZIP-Datei herunterladen, die einzelne PDF-Dateien jeder Rechnung enthält. Um dies zu tun:
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wähle Rechnungen aus.
- Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie in Bulk herunterladen möchten.
- Klicken Sie oben auf das ZIP-Icon.
Die ausgewählten Rechnungen werden nun auf Ihr Gerät als ZIP-Datei heruntergeladen, die einzelne PDF-Dateien jeder Rechnung enthält.
Rechnungen stornieren
Sie können Ihre Rechnungen stornieren, wenn es in den Rechnungsdaten Inaccurateheiten gibt. So geht es:
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wähle Rechnungen aus.
- Wählen Sie die Rechnung aus, die Sie stornieren möchten.
- Klicken Sie auf das Weitere-Icon und wählen Sie Stornieren.
- Wählen Sie das Stornierungsdatum.
- Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.
- Klicken Sie auf Rechnung stornieren.
Eine Stornierungsrechnung wird nun automatisch im Modul Gegenrechnungen erstellt. Sie können nun eine Korrekturrechnung für die gestornete Rechnung erstellen.
Hinweis: Sobald eine Rechnung gestornet wurde, kann die Aktion nicht rückgängig gemacht werden.
Korrekturrechnungen
Wenn es in Ihrer Rechnung Inaccurateheiten gibt, können Sie eine Korrekturrechnung erstellen oder eine Korrekturrechnung für die gestornete Rechnung erstellen. So geht es:
- Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkäufe und wähle Rechnungen aus.
- Wählen Sie die Rechnung aus, die Sie korrigieren möchten.
- Klicken Sie auf das Weitere-Icon und wählen Sie Korrekturrechnung erstellen.
- Machen Sie die notwendigen Änderungen.
- Klicken Sie auf Speichern und senden.
Eine neue Rechnung mit den korrigierten Details wird erstellt. Die alte Rechnung wird automatisch storniert, und eine Stornierungsrechnung wird im Modul Gegenrechnungen generiert.
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