Migration von FreshBooks zu Zoho Books.

Dieses Dokument hilft Ihnen, von FreshBooks zu Zoho Books zu migrieren, ohne historische Transaktionen. Obwohl einige Daten aus FreshBooks exportiert und in Zoho Books importiert werden können, müssen andere neu erstellt werden.

Was kann aus FreshBooks exportiert werden

Sie können die folgenden Daten in einer .csv-Datei exportieren:

Kundendaten
Grundlegende Rechnungsdaten
Angestellten- und Zeiterfassungsdaten
Buchhaltungs-Einträge

Wie exportiere ich Daten aus FreshBooks

Folgen Sie den untenstehenden Anweisungen, um Daten aus Ihrem FreshBooks-Konto zu exportieren:

Melden Sie sich in Ihr FreshBooks-Konto an
Klicken Sie auf den Link „Mein Konto“ oben auf dem Bildschirm und wählen Sie den Abschnitt „Import & Export“.
Wählen Sie auf dem erscheinenden Bildschirm jedes Entity aus, um die Daten in eine .csv-Datei zu exportieren, z. B. Kunden

Berichte, die in FreshBooks generiert werden müssen.

Nicht alle in FreshBooks gespeicherten Daten können exportiert werden. Um diese Einschränkung zu umgehen, können wir einige Berichte erstellen, um die benötigten Informationen aus FreshBooks zu erhalten und in Zoho Books einzutragen. Folgende Berichte müssen in FreshBooks generiert werden:

Gewinn- und Verlustrechnung
Bilanz
Ausgabenbericht
Umsatz pro Kunde

Wie exportiere ich diese Berichte aus FreshBooks.

Sie können zur Berichte-Option in Ihrem FreshBooks-Konto gehen und jeden der Berichte separat generieren. Jeder Bericht bietet die Möglichkeit, ihn zu exportieren. Sie können zwischen Excel oder CSV als Dateiformat für den Export wählen.

Gehe zu der „Berichte“-Option.
Erstelle den Bericht mit dem richtigen Zeitraum. (Anfang des Geschäftsjahres bis heute)
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Export“ oben auf dem Bericht und wählen Sie „Excel“ aus dem Dropdown-Menü.

Hinweis: Bei der Erstellung des Berichts „Umsatz pro Kunde“ stellen Sie sicher, dass der Filter auf „Gesamt offen“ eingestellt ist.

Einschränkungen beim Migration von FreshBooks in Zoho Books.

Nachdem wir die gesamte Migration des Prozesses besprochen haben – nämlich die Exportierung von Daten aus Ihrem FreshBooks-Konto und deren Import in Zoho Books sowie die Einrichtung Ihres Zoho Books-Kontos – wollen wir auch die Einschränkungen im Prozess betrachten.

Die folgenden Elemente können nicht exportiert werden:

Angebote
Gutschriften
Artikel
Wiederholende Rechnungen
Empfangene Rechnungen
Ausgaben
Steuern
Zahlungen

Angebote, Wiederholende Rechnungen, Empfangene Rechnungen

Transaktionen unter diesen Einträgen in Ihrem FreshBooks-Konto können nicht exportiert werden. FreshBooks bietet keine Möglichkeit, diese Informationen zu exportieren. Wenn Sie offene Angebote oder empfangene Rechnungen in Ihrem FreshBooks-Konto haben, müssen Sie diese manuell in Ihrem Zoho Books-Konto erstellen. Sie müssen die wiederholenden Rechnungen in Zoho Books neu erstellen und in FreshBooks deaktivieren.

Rechnungen

Obwohl FreshBooks die Rechnungsdaten als CSV-Datei exportieren lässt, sind die bereitgestellten Daten/ Felder in der exportierten Datei zu begrenzt, um in ein anderes Software-System importiert zu werden. Daher ist der Import Ihrer historischen Rechnungen unmöglich.

Zahlungen

Neben der begrenzten Rechnungsdaten bietet FreshBooks keine Möglichkeit, Zahlungsinformationen zu exportieren. Selbst wenn Sie die Rechnungsdaten nach Änderungen in die CSV-Datei importieren, müssen Sie die Zahlungen manuell erfassen.

Ausgaben

Ausgaben in FreshBooks können nicht direkt exportiert werden. Als Workaround können Sie den Ausgabenbericht generieren, die Datei bearbeiten und in Zoho Books importieren. Um den Ausgabenbericht importieren zu können, müssen Sie in FreshBooks die Ausgaben-Kategorien als Ausgabenkonten in Zoho Books erstellen.

Gegenbuchungen

Obwohl Sie Gegenbuchungen aus FreshBooks exportieren können, gibt es keine Möglichkeit, diese in Zoho Books zu importieren.

Personal

Die Mitarbeiter Ihrer FreshBooks-Konto müssen als Benutzer in Ihr Zoho Books-Konto eingeladen werden. Sie können ihnen die Rolle „Mitarbeiter“ oder die Rolle „Mitarbeiter – Zeiterfassung“ zuweisen, um den Zugriffsgrad zu beschränken.

Sie sind nun bereit, Ihre Daten in Zoho Books zu importieren und Ihr Buchhaltungssystem zu vereinfachen.

Einrichtung Ihres Zoho Books-Kontos

Sie können nun für Zoho Books registrieren und Ihr Unternehmen einrichten. Dies umfasst die Einstellung Ihrer grundlegenden Präferenzen und anderer Einstellungen wie Erinnerungen, Vorlagen, Online-Zahlungsgateways, Steuern usw. Nach Abschluss können Sie weitere Bereiche Ihres Zoho Books-Kontos einrichten. Sie können einen schnellen Überblick über die Einstellungen unter dem Abschnitt „Einstellungen“ in Zoho Books erhalten, wie es in diesem Link beschrieben ist.

Kundenportal

Wie FreshBooks verfügt auch Zoho Books über ein Kundenportal, in dem Ihre Kunden alle ihre Angebote und Rechnungen anzeigen können. Der Prozess unterscheidet sich jedoch leicht. In Zoho Books müssen Sie das Portal für alle Ihre Kunden aktivieren, und sie müssen ein Passwort einrichten, um das Portal zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie hier: Link.

Online-Zahlungen

Zoho Books, wie FreshBooks, ermöglicht es Ihnen, Zahlungen von Ihren Kunden online zu erhalten. Derzeit sind wir mit Stripe, Authorize.Net, PayPal, PayPal Payflow Pro, 2Checkout und Briantree integriert, um unseren Nutzern die Möglichkeit zu geben, Online-Zahlungen zu erhalten. Sie können Ihre Zahlungsgateways vor dem Beginn der Rechnungsstellung für Ihre Kunden einrichten.

Steuern

In der globalen Edition von Zoho Books können Sie Steuersätze nach Ihren Wünschen einrichten, ähnlich wie in FreshBooks. Geben Sie den Namen des Steuersatzes ein, geben Sie den Satzwert ein und klicken Sie auf „Speichern“, um einen neuen Steuersatz zu erstellen. Außerdem können Sie wählen, ob es sich um einen zusammengesetzten oder einen einfachen Steuersatz handelt. Sie können außerdem eine Steuergruppe erstellen, in der mehrere Steuersätze zu einer Gruppe gehören. Weitere Informationen finden Sie in diesem Link.

In der US-Edition von Zoho Books können Sie spezifische Steuervorschriften der USA verwalten. Sie können Steuersätze für Bezirke und Bundesstaaten erstellen und diese mit spezifischen Steuerverwaltungsbehörden verknüpfen. Diese können mit Ihren Kunden verknüpft werden, sodass das System die Steuern automatisch anwendet. Weitere Informationen zu Verkaufssteuern in Zoho Books finden Sie in diesem Link.

Artikel

Sie können nun aus dem Einstellungenbereich heraus navigieren und andere Teile Ihres Zoho Books-Kontos einrichten. Auf der Startseite können Sie auf die „Artikel“-Option zugreifen, um Ihre Liste an Produkten oder Dienstleistungen zu erstellen, die Sie Ihren Kunden ausstellen. Weitere Anweisungen finden Sie in diesem Link, um neue Artikel zu erstellen.

Sie können außerdem Pricelisten und Lagerverwaltung in Zoho Books nutzen. Achten Sie darauf, das Lager vor der Erstellung der Artikelliste zu aktivieren.

Automatische Bankverbindungen

Sie können nun auf die Bankseite gehen, um Ihr Bankkonto einzurichten. Folgen Sie den Anweisungen unten, um automatische Bankverbindungen einzurichten:

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bank oder Kreditkarte hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke der Bankseite.
Geben Sie den Namen Ihrer Bank in das breite Textfeld ein.
Wählen Sie die Bank aus dem Dropdown-Menü aus.
Geben Sie Ihre Online-Bank-Anmeldedaten ein, um die automatischen Verbindungen einzurichten.

Wenn Ihre Bank nicht im Dropdown-Menü verfügbar ist, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Sie können Ihr Bankkonto trotzdem einrichten und Ihre Statements manuell importieren. Weitere Anweisungen finden Sie in diesem Link.

Buchhaltungs-Kontostruktur

Die Buchhaltungs-Kontostruktur ist das nächste wichtige Element, das Sie einrichten müssen, um Ihre Buchhaltung effizient zu verwalten. Zoho Books bietet standardmäßig eine Liste an Konten. Sie können Konten bearbeiten, entfernen oder hinzufügen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Die Ausgabenkategorien in FreshBooks müssen als Ausgabenkonten in Zoho Books erstellt werden oder bestehende Ausgabenkonten müssen umbenannt werden, um sie mit den Kategorien in FreshBooks zu übereinstimmen.

Ihre Daten importieren in Zoho Books

Sie können Ihre Daten aus FreshBooks in Zoho Books über einzelne Funktionstabs importieren. Die Importoption ist in der Menüschaltfläche unter jeder Entität verfügbar.

Kontakte importieren

Bevor Sie Kontakte aus FreshBooks in Zoho Books importieren, fügen Sie zusätzliche Felder oder benutzerdefinierte Felder (falls vorhanden) im Abschnitt „Einstellungen“ in Zoho Books hinzu und importieren dann die Kontakte.
Sobald dies abgeschlossen ist, navigieren Sie zu der Kontakte-Option und klicken Sie auf den Link „Kontakte importieren“, der auf der Seite angezeigt wird, oder klicken Sie auf die Menüschaltfläche und wählen Sie „Kontakte importieren“ aus dem Dropdown-Menü.
Auf der Seite „Kontakte – Datei auswählen“ wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten, und stellen Sie sicher, dass die richtige Zeichencodierung für die Importdatei ausgewählt ist. Klicken Sie dann auf Weiter.
Karten Sie die Feldnamen ab, die Sie in Zoho Books sehen möchten. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Importierte Datei-Header“ die entsprechenden Entitäten aus, um sie den Zoho Books-Feldern zuzuordnen.
Auf dem Vorschau-Bildschirm können Sie die Anzahl der bereitgestellten Datensätze, die Anzahl der übersprungenen Datensätze und die nicht zugeordneten Felder sehen. Wenn in Ihrer Importdatei Felder nicht zugeordnet sind, werden diese nicht an ein Zoho Books-Feld abgebildet und werden während des Importvorgangs ignoriert. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“, um Ihre Kontaktdaten in Zoho Books zu übertragen.
Zoho Books identifiziert automatisch Kontakte als „Kunden“, wenn Rechnungen oder Angebote erstellt werden, und als „Lieferanten“, wenn Rechnungen für den Kontakt erstellt werden.

Zeitverzeichnis importieren.

Sie können in Zoho Books die Zeit, die Sie für Ihre Dienstleistungen an Ihre Kunden verbringen, verfolgen. Nachdem Sie einige Änderungen an der aus FreshBooks exportierten Datei vorgenommen haben, können Sie das Zeitverzeichnis in Zoho Books importieren.

Die erforderlichen Felder für die Importierung von Zeitverzeichnissen in Zoho Books sind wie folgt:

Projektname
Aufgabename
Verbrannte Zeit
Datum

Bevor Sie die Zeitverzeichnisse importieren können, müssen Sie das Projekt erstellen, Aufgaben für das Projekt erstellen und Mitarbeiter damit verknüpfen. Sie können die folgenden Anweisungen befolgen, um ein neues Projekt und Aufgaben in Zoho Books zu erstellen:

Gehe zu der Registerkarte „Zeitverzeichnis“ in deinem Zoho Books-Konto.
Klicke auf die Schaltfläche „Neues Projekt erstellen“.
Gib den Projektname ein.
Wähle den Kundenname und die Rechnungsart aus.
Wenn du eine Budgetierung für das Projekt einrichten möchtest, kannst du das Kontrollkästchen direkt unter dem Feld „Rechnungsart“ auswählen.
Wähle die Rechnungsart aus und gib den Budgetbetrag ein.
Füge Benutzer zu deinem Projekt hinzu, wenn du möchtest, dass sie Zoho Books nutzen können, um Zeitverzeichnisse einzutragen.
Füge Aufgaben hinzu und gib den Aufgabepreis ein.
Klicke auf „Speichern“, um das Projekt zu erstellen.

Nachdem das Projekt erstellt wurde, können Sie unter „Einstellungen“ > „Importieren & Exportieren“ die Zeitverzeichnisse importieren. Stellen Sie sicher, dass die Werte für die oben genannten Header vorhanden sind, damit die Zeitverzeichnisse problemlos importiert werden können.

Ausgaben importieren.

Ausgaben in FreshBooks können in Zoho Books importiert werden. Sie müssen den Ausgabenbericht in FreshBooks generieren und ihn als CSV-Datei exportieren. Danach müssen Sie die CSV-Datei an die Importanforderungen von Zoho Books anpassen. Sie können einen Beispiel-Ausgaben-Datei von der Import-Ausgaben-Seite generieren. Die erforderlichen Felder für die Importierung von Ausgaben in Zoho Books sind wie folgt:

Ausgabedatum
Ausgabenkonto
Ausgabenbetrag

Bevor Sie die Ausgaben-Datei importieren, müssen die Ausgabenkategorien in FreshBooks als Ausgabenkonten in Zoho Books vorhanden sein. Sie können bestehende Ausgabenkonten in Zoho Books verwenden, um die Kategorien von FreshBooks abzubilden. Sie müssen nur sicherstellen, dass der Kategorienname in der CSV mit dem Konto-Name in Zoho Books übereinstimmt. Sie können unter „Chart of Accounts“ im Bereich „Buchhalter“ neue Konten erstellen oder bestehende bearbeiten.

Das letzte Schritt für Sie ist es, Rechnungen für Ihre Kunden zu erstellen, die noch offene Rechnungen in Ihrem FreshBooks-Konto haben. Sie können eine Rechnung pro Kontakt erstellen, die den gesamten offenen Betrag enthält. Der Bericht „Einnahmen pro Kunden“ aus FreshBooks hilft Ihnen, den offenen Betrag für jeden Ihrer Kunden zu identifizieren. Kontakt. Sie können unter dem Tab Verkauf zu Rechnungen gehen, um sie zu erstellen. Achten Sie darauf, die Transaktionen vor dem Datum einzugeben, an dem Sie die Anfangsstände eingeben.

Sobald dies erledigt ist, können Sie unter der Einstellungen-Sektion zu Anfangsständen gehen und die Anfangsstände für alle Konten in Ihrem Buch eingeben. Sie müssen die Gewinn- und Verlust- und die Bilanzberichte in Ihrem FreshBooks-Konto generieren. Die Kontostände können Sie in Zoho Books entsprechend diesen Berichten eingeben. Achten Sie darauf, die Anfangsstände auf ein Datum einzugeben, nach dem alle Transaktionen eingetragen wurden.

Überprüfung der Ausgleichsstände:

Sobald Sie die Anfangsstände in Zoho Books eingegeben haben, können Sie diese mit den in Ihrem FreshBooks-Konto generierten Berichten vergleichen, um zu prüfen, ob beide Programme für verschiedene Konten am bestimmten Datum die gleichen Werte anzeigen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Buchhaltung in Zoho Books von dem Punkt fortsetzen, an dem Sie in FreshBooks aufgehört haben.

Sie können die Gewinn- und Verlust- sowie die Bilanzberichte aus FreshBooks mit dem Prüfungs- oder Gewinn- und Verlust- sowie der Bilanzbericht in Zoho Books vergleichen, um zu überprüfen, ob die Kontostände für alle Konten am bestimmten Datum übereinstimmen.

Jetzt sind Sie bereit, Zoho Books zu verwenden und Ihre Buchhaltung von dem Punkt fortzusetzen, an dem Sie in FreshBooks aufgehört haben.

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