Migrieren zu Zoho Books aus anderen Systemen

Zoho Books ist Ihre einzigartige Lösung für alle Buchhaltungsbedarfe Ihres Unternehmens. Diese Seite führt Sie durch die Schritte, um von Ihrem bestehenden Buchhaltungssystem zu Zoho Books zu wechseln. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie schrittweise zu Zoho Books wechseln können.

Daten aus dem bestehenden System exportieren

Der erste Schritt beim Wechsel zu Zoho Books ist die Vorbereitung der erforderlichen Daten. Sie müssen Daten aus Ihrem bestehenden System exportieren, damit diese später in Zoho Books importiert werden können. Dies sorgt auch dafür, dass Ihre Daten gesichert sind, was für zukünftige Referenzen nützlich sein kann.

Einblick: Zoho Books unterstützt nur die Dateiformate CSV, TSV und XLS für die Datenimportierung. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Daten aus Ihrem System in einem dieser Formate exportieren.

Ihr Organisationprofil einrichten

Nun, da die erforderlichen Daten bereit sind, können Sie mit der Einrichtung Ihres Zoho Books-Organisationsprofils beginnen. Nach der Registrierung bei Zoho Books müssen Sie die Details Ihres Unternehmens eintragen. Dazu:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Konto an.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
Wählen Sie unter Organisation die Option Profil.
Füllen Sie die Details Ihres Unternehmens aus.
Klicken Sie unten auf Speichern.

Weitere Informationen zum Einrichten Ihres Organisationprofils.

Chart of Accounts importieren

Zoho Books verfügt über eine vorgegebene Struktur des Chart of Accounts, die in verschiedene Kategorien wie Einkünfte, Ausgaben, Eigenkapital, Verbindlichkeiten und Vermögen unterteilt ist. Die meisten dieser Kategorien entsprechen den Konten in Ihrem bisherigen System. Daher können Sie doppelte Kategorien überspringen und nur die zusätzlichen Konten importieren, die benötigt werden.

Einblick: Wenn Sie Unterkonten besitzen, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die Elternkonten in der Importdatei einfügen und dann die Kindkonten.

Pro Tipp: Wenn Sie nur eine kleine Anzahl zusätzlicher Konten in Zoho Books hinzufügen müssen, können Sie diese einzelne Konten erstellen, anstatt sie zu importieren.

Um das Kontenrahmen in Zoho Books zu importieren:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Modul Accountant.
Wählen Sie Chart of Accounts.
Klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Icon im oberen rechten Bereich.
Wählen Sie Chart of Accounts importieren.

Klicken Sie auf Datei auswählen, um die zu importierende Datei auszuwählen. Es wird empfohlen, die Beispieldatei herunterzuladen, um das erforderliche Format für die Importdatei zu überprüfen.
Wählen Sie die erforderliche Zeichencodierung und Datei-Trennzeichen entsprechend Ihrer Importdatei aus.
Klicken Sie auf Weiter.

Auf der Seite Felder zuordnen wählen Sie die Header in Ihrer Importdatei aus und ordnen diese den entsprechenden Zoho Books-Feldern zu.
Klicken Sie auf Weiter.

Überprüfen Sie die Zusammenfassung Ihrer Importvorgänge auf der Seite Vorschau.
Klicken Sie auf Importieren.

Pro Tipp: Sobald Sie das Chart of Accounts importiert haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Bankkonten korrekt importiert wurden. Dies ist wichtig, da Sie sonst keine Anfangs余额 eingeben können. Sie können auch Ihre Bank- oder Kreditkartenkonten manuell hinzufügen, wenn nötig.

Einstellungen konfigurieren

Sie können die Einstellungen in Zoho Books nutzen, um Ihre Organisation entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen anzupassen. Um Einstellungen zu erreichen, klicken Sie im oberen rechten Bereich auf das Schraubenschlüssel-Icon. Hier stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Einstellungen konfigurieren:

Erforderliche Module aktivieren

Zoho Books verfügt über verschiedene Module wie Angebote, Zeitprotokoll, wiederkehrende Rechnungen und Debitnoten, um Transaktionen leicht zu verwalten. Sie können die Module aktivieren, die für Ihr Unternehmen benötigt werden. Hier ist wie:

Klicken Sie auf Einstellungen im oberen rechten Bereich der Seite.
Klicken Sie unter Vorlieben auf Allgemein.
Markieren Sie die Module, die Sie benötigen, unter der Option Die Module, die Sie aktivieren möchten auswählen.

Zoho Books verfügt bereits über Funktionen wie Bestandsanpassungen und Bestandsverfolgung, um Ihren Bestand zu verwalten. Wenn Sie jedoch eine fortgeschrittene Bestandsverwaltung benötigen, die es ermöglicht, Versandvorgänge zu erstellen und Lager zu verwalten, können Sie das Zoho Inventory-Add-on aktivieren. Mehr erfahren darüber, wie Sie von diesem Add-on profitieren können.

Auf dieser Seite können Sie auch wählen, wie Sie Rabatte (falls vorhanden) oder Steuern auf Ihre Transaktionen anwenden möchten.

Sobald Sie alle Details konfiguriert haben, klicken Sie auf Speichern.

Ihre Modulvorlieben wählen

Jetzt, da Sie die für Ihr Unternehmen erforderlichen Module aktiviert haben, können Sie deren Einstellungen konfigurieren. Jedes Modul können Sie entsprechend Ihren Geschäftsbedürfnissen anpassen. Dazu:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie das Modul, das Sie anpassen möchten.

Für jedes Modul stehen Ihnen viele Optionen zur Verfügung, die Sie individuell einstellen können. Weitere Informationen zur Anpassung von Modulen finden Sie im Hilfetext zu den Einstellungen.

Einblick: Wenn Sie bestimmte Felder in Ihrem alten System nicht in Zoho Books finden, können Sie diese über benutzerdefinierte Felder in Zoho Books erstellen.

Steuern einrichten

In Zoho Books gibt es country-spezifische Steuern, mehrere Steuersätze und Steuergruppen, die Sie entsprechend Ihren Geschäftsbedürfnissen konfigurieren können. Nachdem Sie einen neuen Steuersatz erstellt haben, können Sie ihn Ihren Artikeln zuordnen oder bei der Erstellung einer Transaktion anwenden.

Um einen neuen Steuersatz zu erstellen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Steuern & Compliance auf Steuern.
Im Bereich Steuern wählen Sie VAT-Raten aus.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf + Neuer VAT.
Geben Sie den Steuernamen und den Satz (%), der erhoben wird, ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

Wenn Sie Transaktionen mit Steuern importieren, die in Zoho Books nicht vorhanden sind, erstellt Zoho Books neue Steuern mit den verfügbaren Details.
Wenn Sie Transaktionen mit mehreren Steuern importieren, die in Zoho Books nicht vorhanden sind, erstellt Zoho Books eine neue Steuergruppe mit den verfügbaren Details.

Einblick: Das Steuermodul variiert je nach Land und unterscheidet sich daher je nach Zoho Books-Edition. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Version des Hilfe-Texts zu den Steuern ansehen, indem Sie Ihre Zoho Books-Edition aus der oberen linken Ecke auswählen.

Kunden & Lieferanten importieren

Der nächste Schritt im Migrationsvorgang besteht darin, alle Ihre Kontakte einzuführen. Zoho Books verfügt über spezielle Module für Kunden und Lieferanten, sodass Sie diese getrennt verwalten können.

Pro-Tipp: Bei der Importierung von Kunden oder Lieferanten können Sie deren Anfangsbilanzen ebenfalls in die Importdatei einbeziehen und diese mit dem entsprechenden Feld in Zoho Books verknüpfen. So müssen Sie keine zusätzliche Datei erstellen, um die Rechnungs- und Zahlungsverbindlichkeiten bei der Eingabe der Anfangsbilanzen unter Einstellungen einzuführen.

Um Kunden zu importieren:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Verkaufs-Modul.
Wählen Sie Kunden.
Klicken Sie auf das Weitere-Icon in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Kunden importieren.

Wählen Sie Kunden im Popup aus und klicken Sie auf Weiter.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um die zu importierende Datei auszuwählen. Es wird empfohlen, die Beispieldatei herunterzuladen, um das erforderliche Format für die Importdatei zu überprüfen.
Wählen Sie die erforderliche Zeichencodierung und Datei-Trennzeichen entsprechend Ihrer Importdatei aus.
Klicken Sie auf Weiter.

Auf der Seite Felder zuordnen wählen Sie die Header in Ihrer Importdatei aus, die mit den entsprechenden Zoho Books-Feldern verknüpft werden sollen.
Klicken Sie auf Weiter.

Überprüfen Sie die Zusammenfassung Ihrer Importvorgang auf dem Vorschau-Bildschirm.
Klicken Sie auf Importieren.

Ihre Kunden werden nun in Zoho Books importiert.

Ebenso können Lieferanten importiert werden. So geht’s:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Modul Einkäufe.
Wählen Sie Lieferanten.
Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Lieferanten importieren.

Folgen Sie dann den gleichen Schritten wie beim Import der Kunden-Datei. Sie können auch Kontakte in derselben Weise importieren.

Artikel importieren

Artikel in Zoho Books sind die Waren und Dienstleistungen, mit denen Ihr Unternehmen handelt. Bevor Sie sie in Zoho Books importieren, müssen Sie, wenn Sie für Ihre Artikel Bestandverfolgung aktivieren möchten, die Bestandverfolgung aktivieren. Dazu:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Artikel auf Artikel.
Aktivieren Sie die Option Bestandverfolgung aktivieren.
Wählen Sie das Startdatum für den Bestand, das mit Ihrem Öffnungsbilanzdatum übereinstimmen sollte.
Klicken Sie auf Speichern.

Voraussetzung: Wenn Sie Waren importieren, stellen Sie sicher, dass die Anfangsbestände in der Importdatei enthalten sind. Dies wird der Anfangsbestand in Zoho Books sein.

Um Artikel in Zoho Books zu importieren:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Modul Artikel.
Wählen Sie Artikel.
Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Artikel importieren.

Pro-Tipp: Wenn Sie bestimmte Felder für Artikel haben, die in Zoho Books nicht verfügbar sind, können Sie in Zoho Books benutzerdefinierte Felder dafür erstellen und diese dann den entsprechenden Feldern in Ihrer Importdatei zuordnen.

Klicken Sie auf Datei auswählen, um die zu importierende Datei auszuwählen. Es wird empfohlen, die Beispieldatei herunterzuladen, um das erforderliche Format für die Importdatei zu überprüfen.
Wählen Sie die erforderliche Zeichencodierung und Datei-Trennzeichen entsprechend Ihrer Importdatei aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Auf der Seite Felder zuordnen wählen Sie die Header in Ihrer Importdatei aus, die mit den entsprechenden Zoho Books-Feldern verknüpft werden sollen.
Klicken Sie auf Weiter.

Überprüfen Sie die Zusammenfassung Ihres Importvorgangs auf dem Vorschau-Bildschirm.
Klicken Sie auf Importieren.

Ihre Waren und Dienstleistungen sind nun in Zoho Books verfügbar. Wenn Ihr Unternehmen Waren zu kundenspezifischen Preisen veräußert oder erwerbt, können Sie diese Details als Preisliste importieren. Eine Preisliste in Zoho Books ist eine Menge an benutzerdefinierten Preisen für Artikel, die einem bestimmten Kunden oder Lieferanten zugewiesen oder einer Transaktion zugeordnet werden können. Aktivieren Sie diese Option zuerst unter Einstellungen > Artikel > Artikel. Erfahren Sie, wie Sie Preislisten importieren.

Wenn Sie in Ihrem früheren Buchhaltungssystem Einträge zu Bestandsänderungen hatten, können Sie diese ebenfalls in Zoho Books importieren. Dazu müssen Sie zunächst den Bestandsverfolgungsfunktion unter Einstellungen > Artikel > Artikel aktivieren. Um die Änderungen zu importieren:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Artikel-Modul.
Wählen Sie Bestandsanpassungen.
Klicken Sie auf das Rädchen-Icon im oberen rechten Bereich.
Wählen Sie, ob Sie Mengeanpassungen oder Wertanpassungen importieren möchten.

Fahren Sie dann mit den gleichen Schritten fort, wie Sie beim Import einer Datei für Artikel vorgegangen sind.

Bank- oder Kreditkartenkonten hinzufügen

In Zoho Books können Sie die Details Ihrer Bank- und Kreditkartenkonten hinzufügen, damit Zahlungen über diese genau verrechnet werden können. Wenn Sie beim Import Ihres Kontenrahmens diese Details in Ihrer Importdatei aufgenommen haben, sind sie im Banking-Modul verfügbar. Falls nicht, können Sie sie manuell hinzufügen. So geht’s:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Banking-Modul.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bank- oder Kreditkartenkonto hinzufügen im oberen rechten Bereich.

Von hier aus können Sie entweder ein Bankkonto verbinden, das automatische Einträge unterstützt, oder die Bank- oder Kreditkarteninformationen manuell eingeben.

Öffnungs eintragen

Öffnungs ist der Betrag, den Sie in den verschiedenen Konten Ihres Unternehmens am Beginn eines Buchhaltungszeitraums oder beim Wechsel zu einem neuen Buchhaltungssystem haben. Wenn Sie von Ihrem früheren System wechseln, müssen Sie sicherstellen, dass alle Konten und deren Saldo in Zoho Books übernommen werden.

Wenn Sie am Ende Ihres Finanzjahres auf Zoho Books wechseln, sollten die Schluss余额 des vorherigen Jahres als Öffnungs des aktuellen Jahres in Zoho Books eingegeben werden. Wenn Sie zu einem anderen Zeitpunkt im Finanzjahr auf Zoho Books wechseln, können Sie einen Versuchsbilanz am Tag der Migration erstellen, um alle Debit- und Kredit-Blance Ihrer Konten zu identifizieren.

Bevor Sie die Öffnungs in Zoho Books eingeben, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Elemente importiert haben:

Um Ihre Öffnungs in Zoho Books einzugeben:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Organisation auf Öffnungs.
Setzen Sie den Übergangstag. Dies sollte der Tag sein, an dem Sie den Versuchsbilanzbericht in Ihrem früheren Buchhaltungssystem erstellt haben, um auf Zoho Books zu wechseln.
Klicken Sie auf Importieren, um die Saldo für Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge zu importieren.
Geben Sie die Saldo für Ihre verschiedenen Bankkonten ein.
Klicken Sie auf andere Kategorien wie Vermögen, Ausgaben und Verpflichtungen, um deren Debit- und Kredit-Saldo einzugeben.
Klicken Sie nach dem Eingeben aller Ausgangsbilanzen auf Fortsetzen.
Überprüfen Sie alle Ausgangsbilanzen auf dem nächsten Bildschirm und klicken Sie auf Bestätigen.

Einblick: Sie werden eine zusätzliche Spalte namens Verfügbarer Balance sehen. Der Wert in dieser Spalte wird basierend auf den Transaktionen (falls vorhanden) gefüllt, die vor dem Datum der Ausgangsbilanz erstellt wurden.

Sie können die Ausgangsbilanzen jederzeit bearbeiten, indem Sie die Option Bearbeiten im Menü Einstellungen > Organisation > Ausgangsbilanzen wählen. Weitere Informationen zu Ausgangsbilanzen in Zoho Books finden Sie hier.

Import von Transaktionen

Nach der grundlegenden Einrichtung und dem Aktualisieren der Ausgangsbilanzen können Sie nun alle erforderlichen Transaktionen in Zoho Books importieren. Beim Import von Transaktionen stellen Sie sicher, dass Sie sie in der folgenden Reihenfolge importieren:

Import von Projekten

Projekte in Zoho Books sind für Unternehmen geeignet, die ihre Kunden nach der Anzahl der Arbeitsstunden an einem Projekt, den Aufgaben, die für ein Projekt erledigt wurden oder einem festen Projektpreis abrechnen. Sie können in Zoho Books ein Projekt erstellen und Zeiterfassungen für diese speichern. Wenn Sie bereits solche Projekte in Ihrem alten System haben, können Sie diese problemlos in Zoho Books importieren. Hier ist der Prozess:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Modul Zeiträume.
Wählen Sie Projekte.
Klicken Sie auf das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Projekte importieren.

Klicken Sie auf Datei auswählen, um die zu importierende Datei auszuwählen. Es wird empfohlen, die Beispieldatei herunterzuladen, um das erforderliche Format für die Importdatei zu überprüfen.
Wählen Sie die erforderliche Zeichencodierung und Datei-Trennzeichen entsprechend Ihrer Importdatei aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Auf der Seite Felder zuordnen wählen Sie die Header in Ihrer Importdatei aus und ordnen diese den entsprechenden Zoho Books-Feldern zu.
Klicken Sie auf Weiter.

Überprüfen Sie die Zusammenfassung Ihres Imports auf der Vorschau-Seite.
Klicken Sie auf Importieren.

Nachdem Sie Ihre Projekte importiert haben, können Sie ihre Aufgaben und Zeiterfassungen ähnlich importieren.
Weitere Informationen zu Projekten und Zeiterfassungen in Zoho Books finden Sie hier.

Import von Einkaufstransaktionen

Zoho Books verfügt über spezielle Module für verschiedene Einkaufstransaktionen wie Ausgaben, Rechnungen, Einkaufsbestellungen und Zahlungen. Sie können nur die Module importieren, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind.

Schauen wir uns an, wie Sie Rechnungen in Zoho Books importieren können:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Modul Einkäufe.
Wählen Sie Rechnungen.
Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Rechnungen importieren.

Import Bills Dann folgen Sie ähnlichen Schritten wie in den vorherigen Abschnitten, um Dateien zu importieren (mehr über die Importierung von Rechnungen lesen). Ebenso können Sie die anderen Kauftransaktionen importieren und anschließend die Zahlungen an Lieferanten importieren.

Import von Verkaufstransaktionen

Zoho Books bietet auch separate Module für verschiedene Verkaufstransaktionen wie Angebote, Rechnungen, Retainer-Rechnungen, Verkaufsbestellungen und Zahlungen erhalten. Sie können nur die Module importieren, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind.

Schauen wir uns an, wie man Rechnungen in Zoho Books importiert:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Verkauf-Modul.
Wählen Sie Rechnungen.
Klicken Sie auf das Weitere-Icon in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Rechnungen importieren.

Dann folgen Sie den ähnlichen Schritten zur Importierung von Dateien, wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben (mehr über die Importierung von Rechnungen lesen). Ebenso können Sie die anderen Verkaufstransaktionen importieren und anschließend die von Kunden erhaltenen Zahlungen importieren.

Import von Manuellen Buchungen

Wenn Sie manuelle Buchungen haben, können Sie diese ebenfalls in Zoho Books importieren. Da Zoho Books ein Doppelbuchhaltungssystem ist, stellen Sie sicher, dass die Gesamtbetrag der Debit- und Kreditpositionen für eine Buchung gleich sind.

Um manuelle Buchungen zu importieren:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Buchhalter-Modul.
Wählen Sie Manuelle Buchungen.
Klicken Sie auf das Gear-Icon in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Buchungen importieren.

Nächste Schritte: Folgen Sie den ähnlichen Schritten zur Importierung von Dateien, wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben.

Synchronisierung von Transaktionen

Nachdem Sie alle erforderlichen Transaktionen importiert haben, ist es wichtig, zu überprüfen, ob diese korrekt mit den Anfangsbeständen synchronisiert wurden. Nur dann erhalten Sie korrekte Kontostände im Ausgleichsbuchungsbericht.

Wenn Sie Transaktionen importiert haben, die am oder vor dem Migrationstag datiert sind, müssen Sie diese manuell mit den Anfangsbeständen in Zoho Books synchronisieren. Dazu:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Organisation auf Anfangsbestände.
Die Anzahl der zurückdatierten Transaktionen wird hier aufgelistet.
Klicken Sie auf Synchronisieren.

Mit diesem letzten Schritt ist Ihr Migrationprozess abgeschlossen und Sie können beginnen, die anderen Funktionen von Zoho Books zu erkunden.

Was Sie nach der Migration tun können

Nachdem Sie erfolgreich in Zoho Books migriert haben, können Sie Ihr Unternehmen weiter anpassen. Sie können Zahlungstore-Integrationen einrichten, um Online-Zahlungen zu akzeptieren, oder mit anderen Anwendungen wie Zoho CRM und Zoho Analytics integrieren.

Zoho Books bietet viele Funktionen, die Sie nutzen können, um Ihren Buchhaltungsprozess zu optimieren. Hier sind einige davon, um Sie zu starten:

Hinweis:Wenn Sie Probleme haben oder Fragen bezüglich des Migrationsvorgangs haben, können Sie uns unter support@zohobooks.com schreiben. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Punkte, die bei der Migration zu beachten sind

Wir unterstützen die direkte Importierung Ihrer Einzahlungen, Geldüberweisungen usw. aus Ihrem bestehenden Buchhaltungssystem nicht. Sie müssen jedoch die Einträge entsprechend in Zoho Books eingeben oder aktualisieren, damit alle Ihre Konten übereinstimmen.
Bei der Importierung einer Datei müssen Sie die Felder korrekt zuordnen und unnötige Kommas, leere Spalten usw. sowie Sonderzeichen wie Apostrophe, Sterne usw. entfernen.
Wenn Sie alle Ihre Rechnungen oder Rechnungsabrechnungen importiert haben, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Statuswerte auch nach der Migration beibehalten werden.
Bitte beachten Sie, dass beim Import Ihrer Dateien in Zoho Books der Wert im Feld mit dem von Zoho Books unterstützten Datentyp übereinstimmen muss. In Ihrer Importdatei werden Felder auftreten, die nicht auf ein Zoho Books-Feld abgebildet wurden. Wenn Sie diese Felder importieren möchten, müssen die Spaltenüberschriften korrekt abgebildet werden.
Sie können die Datensicherungsspeicherdateien einer Zoho Books-Organisation nicht in eine neue Zoho Books-Organisation importieren.

Hat dieses Dokument Ihnen geholfen?

Nein