Von QuickBooks Online auf Zoho Books migrieren

Zoho Books ist Ihre einzigartige Lösung für Ihre Buchhaltungsbedarfe. Diese Seite führt Sie durch die Schritte, um von QuickBooks Online auf Zoho Books zu migrieren. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie schrittweise auf Zoho Books umstellen können.

Voraussetzungen für die Migration

Bevor Sie Daten migrieren, müssen Sie die folgenden beiden Schritte abgeschlossen haben:

• Ihre Zoho Books-Organisation einrichten
• Daten aus QuickBooks Online exportieren

Ihre Zoho Books-Organisation einrichten

Sie müssen Ihre Organisation in Zoho Books einrichten und sicherstellen, dass alle erforderlichen Angaben gespeichert sind. So können Sie dies tun:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Konto an.
• Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
• Klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Füllen Sie Ihre Organisationseinstellungen aus.
• Klicken Sie unten auf Speichern.

Weitere Informationen zur Einrichtung Ihres Organisationsprofils.

Ein weiterer wichtiger Schritt beim Einrichten Ihrer Organisation in Zoho Books ist die Hinzufügung aller Steuern, die Sie in Ihrem Unternehmen verarbeiten.

Um Steuern in Zoho Books hinzuzufügen:

• Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
• Klicken Sie unter Steuern & Compliance auf Steuern.
• Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neuer VAT.
• Geben Sie den VAT-Namen und die Rate (%) ein.
• Klicken Sie auf Speichern.

Danach müssen Sie bestimmte Berichte aus QuickBooks Online exportieren, um diese später in Zoho Books zu importieren.

Daten aus QuickBooks Online exportieren

Nachdem Sie Ihre Organisation in Zoho Books eingerichtet haben, können Sie mit der Migration von Daten aus QuickBooks Online in Zoho Books beginnen.

Allgemeine Berichte

Zuerst müssen Sie alle notwendigen Berichte aus QuickBooks Online exportieren. Beim Import in Zoho Books müssen Sie sicherstellen, dass:

• Alle Felder in der Importdatei die angegebene Reihenfolge befolgen.
• Alle erforderlichen Felder in der Importdatei enthalten sind.

Die Liste der Berichte, die aus QuickBooks Online exportiert werden müssen, ist wie folgt:

• Accounts List: Liste aller Konten, durch die Sie in QuickBooks Online transaktionsmäßig tätig sind.

• Customer Contact List: Liste aller Kunden in Ihrem Unternehmen.

• Vendor Contact List: Liste aller Lieferanten, von denen Sie Produkte oder Dienstleistungen erwerben.

• Produkt-/Dienstleistungsliste: Liste aller Artikel oder Dienstleistungen, die Sie in Ihrem Unternehmen kaufen oder verkaufen.

• Lagerbewertungsdetails: Abschlussbestand Ihrer Artikel.

Der Bericht „Lagerbewertungsdetails“ wird in QuickBooks Online verwendet, um den Abschlussbestand Ihrer Artikel zu erhalten. Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen in Zoho Books („Artikel“-Liste) importieren, können Sie diesen Abschlussbestand verwenden, um den Anfangsbestand der Artikel in Zoho Books zu aktualisieren.

• Gesamtbilanz: Abschlussbilanz aller Konten in Ihrer Organisation.

Nachdem Sie die Liste der Konten importiert haben, erhalten Sie eine Liste der Konten, die in Zoho Books importiert werden sollen. Sie können die Saldo-Werte für diese Konten mit dem Bericht „Gesamtbilanz“ erhalten und diese in Zoho Books aktualisieren.

• Verkäufe nach Produkt/Dienstleistung: Verkaufstransaktionen (z. B. Rechnungen), die Sie für Ihre Kunden erstellen.

• Kaufe nach Produkt-/Dienstleistung: Kauftransaktionen (wie Rechnungen), die Sie von Ihren Lieferanten erhalten.

Um die obigen Berichte anzuzeigen und zu exportieren:

• Melden Sie sich in Ihr QuickBooks Online-Konto an.
• Gehe zum Berichte-Modul.
• Wählen Sie den Bericht aus, den Sie exportieren möchten.
• Klicken Sie auf das Export-Symbol am oberen Rand der Seite und wählen Sie Als PDF exportieren oder Als Excel exportieren.

Wenn Sie zu Beginn eines Finanzjahres migrieren, exportieren Sie die Berichte Gesamtbilanz und Bestandsbewertungsdetail zum Beginn des aktuellen Finanzjahres.

Zum Beispiel: Wenn Sie Ihre Buchhaltung am 1. April 2019 beginnen und das letzte Datum des vorherigen Buchhaltungszeitraums am 31. März 2019 ist, müssen Sie die beiden oben genannten Berichte mit dem letzten Datum am 31. März 2019 exportieren.

Berichte für Kunden- und Lieferanten-Balancen

Schauen wir uns an, wie die Anfangsbestände für Kunden und Lieferanten in QuickBooks Online und Zoho Books gespeichert werden.

In QuickBooks Online
Der Anfangsbestand eines Kunden ist der Gesamtwert von zwei Hauptpositionen:

• Offene Rechnungen: Betrag, den Sie von Ihren Kunden noch nicht erhalten haben
• Kunden-Beiträge: Betrag, den Sie bereits von Ihren Kunden erhalten haben

In QuickBooks Online werden beide Positionen unter einem einzigen Konto verfolgt, nämlich dem Rechnungsvermögen (A/R)-Konto.

Ebenso ist der Anfangsbestand eines Lieferanten der Gesamtwert von zwei Hauptpositionen:

• Offene Rechnungen: Betrag, den Sie an Ihre Lieferanten noch nicht bezahlt haben
• Lieferanten-Beiträge: Betrag, den Sie bereits an Ihre Lieferanten gezahlt haben

Beide Positionen werden in QuickBooks Online unter einem einzigen Konto, nämlich dem Rechnungsverpflichtung (A/P)-Konto, verfolgt.

In Zoho Books
In Zoho Books werden jedoch sowohl die offenen Rechnungen als auch die Kunden-Beiträge unter zwei verschiedenen Konten verfolgt:

• Offene Rechnungen: Rechnungsvermögen (A/R)
• Kunden-Beiträge: Unverzehrte Einnahmen

Ebenso werden sowohl die offenen Rechnungen als auch die Lieferanten-Beiträge unter zwei verschiedenen Konten verfolgt:

• Offene Rechnungen: Rechnungsverpflichtung (A/P)
• Lieferanten-Beiträge: Vorauszahlungen

Nachdem wir dies verstanden haben, schauen wir uns an, wie wir Kunden- und Lieferanten-Balancen aus QuickBooks Online exportieren können.

Kunden-Balancen exportieren
Wie wir bereits gesehen haben, müssen Sie in Zoho Books zwei Hauptpositionen für Ihre Kunden importieren:

• Offene Rechnungen
• Kunden-Beiträge

Diese Positionen können aus dem Rechnungsvermögen (A/R)-Konto abgerufen werden.

Um den Rechnungsvermögen (A/R)-Bericht zu exportieren:

• Melden Sie sich in Ihr QuickBooks Online-Konto an.
• Gehe zum Berichte-Modul.
• Wählen Sie den Gesamtbilanz-Bericht aus.
• Klicken Sie auf den Wert im Feld Rechnungsvermögen (A/R).
• Wählen Sie Transaktionsart im Filter „Gruppieren“ aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht ausführen.
• Klicken Sie auf das Export-Icon oben auf der Seite und wählen Sie Export als PDF oder Export als Excel.

Wenn Sie diesen Bericht basierend auf dem Transaction Type filtern, sehen Sie zwei verschiedene Arten von Transaktionen:

1. Rechnungen: Die hier aufgelisteten Transaktionen enthalten alle offenen Rechnungen des Kunden.

2. Zahlungen: Die hier aufgelisteten Transaktionen enthalten alle Kunden-Beiträge jedes Kunden.

Lieferung der Lieferantenbilanzen
Wie bereits erwähnt, müssen Sie in Zoho Books zwei Hauptelemente für Ihre Lieferanten importieren:

• Offene Rechnungen
• Lieferanten-Beiträge

Diese können aus dem Accounts Payable (A/P)-Konto abgerufen werden.

Um den Accounts Payable (A/P)-Bericht zu exportieren:

• Gehe zum Reports-Modul in QuickBooks Online.
• Wähle den Trial Balance-Bericht aus.
• Klicke auf den Wert im Feld Accounts Payable (A/P).
• Wähle Transaction Type im Gruppierungsfilter aus.
• Klicke auf die Schaltfläche Bericht ausführen.
• Klicke auf das Export-Icon oben auf der Seite und wähle Export als PDF oder Export als Excel aus.

Wenn Sie diesen Bericht basierend auf dem Transaction Type filtern, sehen Sie zwei verschiedene Arten von Transaktionen:

1. Rechnungen: Die hier aufgelisteten Transaktionen enthalten alle offenen Rechnungen des Lieferanten.

2. Zahlungen: Die hier aufgelisteten Transaktionen enthalten alle Lieferanten-Beiträge jedes Lieferanten.

Ausländische Kunden/Lieferanten

Wenn Sie mit Ihren ausländischen Kunden/Lieferanten arbeiten und Transaktionen in verschiedenen Währungen in QuickBooks Online erstellt haben, können Sie deren Anfangsbestände ebenfalls importieren.

Ausländische Kunden
Um die offenen Rechnungen und Vorauszahlungen Ihrer ausländischen Kunden zu erhalten:

• Gehe zum Reports-Modul in QuickBooks Online.
• Wähle den Trial Balance-Bericht aus.
• Klicke auf den Wert im Feld Accounts Receivable (A/R).
• Klicke auf das Einstellungen-Icon in der oberen rechten Ecke des Berichts.
• Wähle die Felder Foreign Amount und Exchange Rate aus.
• Wähle Transaction Type im Gruppierungsfilter aus.
• Klicke auf die Schaltfläche Bericht ausführen.
• Klicke auf das Export-Icon oben auf der Seite und wähle Export als PDF oder Export als Excel aus.

Für jede Währung wird der A/R-Bericht separat erstellt. Sie können diese Berichte nach der Währungsschreibweise speichern. Zum Beispiel können Sie bei der Exportierung von Dirham (AED) den Bericht als A/R in AED speichern.

Nachdem Sie dies getan haben, können Sie alle offenen Rechnungen und Vorauszahlungen Ihrer ausländischen Kunden anzeigen. Für jede Währung, mit der Sie arbeiten, müssen Sie den Durchschnitt aller entsprechenden Wechselkurse über eine bestimmte Zeit berechnen. Dieser Durchschnitt wird als Wechselkurs für diesen Kunden in Zoho Books verwendet.

Wenn Sie die Bestände Ihrer ausländischen Kunden in Zoho Books importieren, müssen Sie diese in ihre Basiswährung umrechnen, indem Sie den Durchschnittswechselkurs für jede Währung verwenden. In Zoho Books werden alle diese Währungen unter einem Konto verfolgt, unabhängig von ihrer Währung.

Die Kunden und Lieferanten werden in der Accounts Receivable (A/R)-Konto nach ihrer Währung gruppiert.

Ausländische Lieferanten
Sie können ähnliche Schritte für die Bestimmung der Bestände Ihrer ausländischen Lieferanten befolgen.

• Gehe zum Reports-Modul in QuickBooks.
• Wähle den Trial Balance-Bericht aus.
• Klicke auf den Wert im Feld Accounts Payable (A/P).
• Klicke auf das Einstellungen-Icon in der oberen rechten Ecke des Berichts.
• Wähle die Felder Foreign Amount und Exchange Rate aus.
• Wählen Sie im Filter Gruppieren nach den TransaktionsTyp aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht ausführen.
• Klicken Sie auf das Export-Symbol am oberen Rand der Seite und wählen Sie Als PDF exportieren oder Als Excel exportieren aus.

Für jede Währung wird der A/P-Bericht separat erstellt. Sie können diese Berichte nach dem Währungsname speichern. Zum Beispiel können Sie bei der Exportierung von Dirhamen (AED) den Bericht als A/P in AED speichern. Allerdings werden bei der Importierung in Zoho Books alle diese ausländischen Währungsbeträge unter einem Konto verfolgt, unabhängig von ihrer Währung.

Nach dieser Vorgehensweise können Sie alle offenen Rechnungen und Vorauszahlungen an Ihre Lieferanten anzeigen. Berechnen Sie den durchschnittlichen Wechselkurs aller Wechselkurse einer Währung, und dieser wird als Wechselkurs für den jeweiligen Lieferanten in Zoho Books verwendet.

Migration Prozess

Nachdem Sie alle erforderlichen Daten aus QuickBooks Online exportiert haben, können Sie den Migrationprozess beginnen.

Die Migration von QuickBooks Online nach Zoho Books kann auf zwei Arten erfolgen:

• Transaktionen des aktuellen Finanzjahres importieren (empfohlen)
• Historische Daten importieren

Transaktionen des aktuellen Finanzjahres importieren (empfohlen)
Bei dieser Methode müssen Sie den Öffnungsbetragstag als Datum eingeben, an dem das aktuelle Finanzjahr begonnen hat (z. B. 1. Oktober), und sowohl Ihre aktuellen Transaktionen als auch die Transaktionen vor dem Öffnungsbetragstag importieren.

Sie müssen die Abgeschlossenen Kontobeträge zum jeweiligen Datum eingeben und die entsprechenden offenen Transaktionen in Zoho Books importieren.

Wir empfehlen, diesen Ansatz zur Datenimportierung in Zoho Books zu verwenden. In dieser Hilfeseite folgen wir diesem Ansatz.

Historische Daten importieren
Sie können den Öffnungsbetragstag als Datum wählen, an dem Ihr Unternehmen tatsächlich begonnen hat, und alle Transaktionen seit diesem Datum importieren.

Beispiel: Angenommen, Sie haben Ihr Unternehmen am 21. Februar 2011 gegründet. Sie können den Öffnungsbetragstag als 21. Februar 2011 eingeben und alle offenen Transaktionen ab diesem Datum bis zum aktuellen Datum importieren.

Migrationsschritte

In Zoho Books verfügen wir über verschiedene Module, die Daten zu Ihrem Unternehmen enthalten. Zum Beispiel enthält das Chart of Accounts-Modul alle Konten Ihres Unternehmens oder das Items-Modul alle Produkte und Dienstleistungen, die Sie im Unternehmen kaufen oder verkaufen.

Wir betrachten nun, wie Sie alle aus QuickBooks Online exportierten Daten in die Module von Zoho Books importieren können, basierend auf den Berichten, die Sie zuvor exportiert haben.

Für einen reibungslosen Migrationprozess müssen Sie die Schritte in der hier angegebenen Reihenfolge durchführen.

Chart of Accounts importieren

Der Chart of Accounts bezeichnet die Liste der Konten, die in der allgemeinen Buchhaltungsabrechnung eines Unternehmens verwendet werden. Der erste Schritt der Migration besteht darin, den Chart of Accounts in Zoho Books zu importieren.

Der Bericht Accounts List (in den früheren Schritten exportiert) aus QuickBooks Online entspricht dem Modul Chart of Accounts in Zoho Books. Die Konten aus der Accounts List müssen in Zoho Books importiert werden. Der Kontenplan in Zoho Books besteht aus einer Liste vordefinierte Konten, die meisten davon sind ähnlich zu den Konten in QuickBooks Online. Wenn Sie diese Konten in Zoho Books importieren, können Sie duplizierte Konten überspringen und nur zusätzliche Konten importieren, die Sie haben.

Vor der Migration…

Bevor Sie Ihre Konten in Zoho Books migrieren, möchten Sie möglicherweise einige Dinge überprüfen:

Unterkonten Wenn Sie Unterkonten haben, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die Elternkonten und dann die Kinderkonten in der Importdatei einbeziehen.

Migrationsvorgang

Um den Kontenplan in Zoho Books zu importieren:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Gehe zum Buchhalter-Modul in der linken Seitenleiste.
• Wählen Sie Kontenplan.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Wählen Sie Kontenplan importieren.

• Klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie die Importdatei aus Ihrem System hoch (siehe den Bericht Accounts List). Klicken Sie auf die Beispieldatei, um die Formatierung der Importdatei herunterzuladen und anzusehen, um die notwendigen Änderungen vor dem Hochladen vorzunehmen.

• Klicken Sie auf Weiter.
• Auf der Seite Felder zuordnen stellen Sie sicher, dass die Felder in Zoho Books den entsprechenden Feldern in Ihrer Importdatei zugeordnet sind.
• Wenn Sie diese Auswahl für zukünftige Importe speichern möchten, um bei zukünftigen Importen einen ähnlichen Format zu verwenden, markieren Sie das entsprechende Feld.
• Klicken Sie auf Weiter.

• Klicken Sie auf Importieren.

Danach haben Sie den Kontenplan erfolgreich in Zoho Books importiert.

Einstellungen konfigurieren

Sie können den Einstellungenbereich in Zoho Books verwenden, um Ihre Organisation entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen anzupassen. Um Einstellungen zu erreichen, klicken Sie auf das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite. Hier stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Einstellungen konfigurieren:

• Erstelle erforderliche Module
• Konfiguriere Modulpräferenzen

Erforderliche Module aktivieren

Zoho Books verfügt über verschiedene Module wie Angebote, Zeiterfassung, wiederkehrende Rechnungen und Debitnoten, um Transaktionen einfach zu verwalten. Sie können die Module aktivieren, die für Ihr Unternehmen benötigt werden. Hier ist wie:

• Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
• Markieren Sie die Module, die Sie benötigen, unter der Option Die Module, die Sie aktivieren möchten, auswählen.

Zoho Books verfügt bereits über Funktionen wie Bestandsanpassungen und Bestandsverfolgung, um Ihren Bestand zu verwalten. Wenn Sie jedoch eine erweiterte Bestandsverwaltung benötigen, die es ermöglicht, Lieferungen zu erstellen und Lagerhäuser zu verwalten, können Sie das Zoho Inventory-Add-on aktivieren. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie von diesem Add-on profitieren können.

Auf dieser gleichen Seite können Sie auch wählen, wie Sie Rabatte (falls vorhanden) oder Steuern auf Ihre Transaktionen anwenden möchten.

Sobald Sie alle Details konfiguriert haben, klicken Sie auf Speichern.

Wählen Sie Ihre Modul-Einstellungen

Nachdem Sie die für Ihr Unternehmen notwendigen Module aktiviert haben, können Sie nun deren Einstellungen konfigurieren. Jedes Modul können Sie entsprechend Ihren Geschäftsbedürfnissen anpassen. Dazu:

• Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Wählen Sie das Modul aus, das Sie anpassen möchten, aus der Seitenleiste.

Für jedes Modul stehen viele Optionen zur Verfügung, die Sie anpassen können. Weitere Informationen zur Anpassung von Modulen finden Sie im Hilfetext zu den Einstellungen.

Kunden und Lieferanten importieren

In jedem Unternehmen handeln Sie mit Kunden und Lieferanten. Nachdem Sie Ihr Geschäftskonto importiert haben, müssen Sie Ihre Kunden und Lieferanten in Zoho Books importieren.

Die Berichte „Kundenkontaktliste“ und „Lieferantenkontaktliste“ in QuickBooks Online entsprechen dem Kunden- und Lieferantenmodul in Zoho Books (Sie haben diese Berichte bereits in den vorgängigen Schritten exportiert). Die Kunden und Lieferanten in diesen Listen müssen in Zoho Books importiert werden.

Vor der Migration…

Pflichtfelder
Es gibt einige Pflichtfelder für Kunden und Lieferanten in Zoho Books. Stellen Sie beim Import sicher, dass folgende Pflichtfelder in der Importdatei enthalten sind:

• Anzeigename des Kunden/Lieferanten
• Steuername
• Steuerbehörde
• Steuerprozentsatz

Wenn Sie die Verkaufssteuer für Ihr Zoho Books-Organisation aktiviert haben, sind diese Felder in der Importdatei verfügbar. Falls Sie diese Felder in der Beispieldatei von Zoho Books nicht finden, fügen Sie sie als benutzerdefinierte Felder in Zoho Books hinzu, sodass sie in der Beispieldatei erscheinen.

Sie können auch zusätzliche Felder für Ihre Kunden und Lieferanten durch die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern in Zoho Books und deren Zuordnung zu den Feldern in der Importdatei (Seite „Felder zuordnen“) hinzufügen.

Migrationsvorgang

Sie können entweder Ihre Kunden und Lieferanten manuell in Zoho Books hinzufügen oder sie importieren.

Um Ihre Kunden und Lieferanten manuell in Zoho Books hinzuzufügen:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Gehe zu Verkäufe > Kunden (für Kunden) und Einkäufe > Lieferanten (für Lieferanten).
• Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf die Schaltfläche + Neuer Eintrag.
• Geben Sie alle Angaben zu Ihrem Kunden/Lieferanten ein.
• Füllen Sie das Feld Anfangs aus. Für ausländische Kunden können Sie das Feld Währung auswählen und den entsprechenden Wechselkurs eingeben.
• Klicken Sie unten auf Speichern.

Um Ihre Kunden und Lieferanten in Zoho Books zu importieren:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Gehe zu Verkäufe > Kunden (für Kunden) und Einkäufe > Lieferanten (für Lieferanten).
• Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf das Weitere-Symbol.
• Wählen Sie Kunden importieren oder Lieferanten importieren.

• Für das Modul Kunden wählen Sie Kunden aus und klicken Sie auf Weiter.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen, um die Importdatei hochzuladen (siehe den Bericht Kundenkontaktliste). Sie können eine Beispiel-CSV-Datei oder eine Beispiel-XLS-Datei herunterladen, um das Format des Imports zu überprüfen. Sie können auch die Option Überspringen oder Duplikate überschreiben wählen.
• Klicken Sie auf Weiter.

• Auf der Seite Felder zuordnen stellen Sie sicher, dass alle Felder in Zoho Books korrekt auf die Felder in der Importdatei abgebildet sind.
• Klicken Sie auf Weiter.

• Klicken Sie auf Importieren.

Folgen Sie ähnlichen Schritten, um Ihre Lieferanten zu importieren (basierend auf dem Bericht Lieferantkontaktliste). Sie können zusätzlich Ihre Kontaktpersonenliste in Zoho Books importieren, indem Sie Schritte ähnlich wie beim Importieren von Kunden befolgen.

Import von Artikeln

Artikel umfassen alle Waren und Dienstleistungen in Ihrer Organisation. Sie können alle Produkte und Dienstleistungen in Ihrem QuickBooks Online-Konto in Zoho Books importieren.

Der Bericht Produkt-/Dienstleistungsliste in QuickBooks Online entspricht den Artikeln im Modul Artikel in Zoho Books (Sie haben diesen Bericht bereits in früheren Schritten exportiert).

Der Bericht Bestandswertdetaillierung in QuickBooks Online (der bereits exportiert wurde) enthält die Details zum Endbestand jedes Inventarartikels. Verwenden Sie diesen Endbestand, um den Wert des jeweiligen Artikels in das Feld Anfangsbestand der Importdatei für Zoho Books einzutragen.

Vor der Migration…

Endbestand
Wenn Sie Inventarartikel haben, die am Ende eines Geschäftsjahres einen Endbestand aufweisen, können Sie diesen Endbestand aus dem Bericht Bestandswertdetaillierung (der bereits exportiert wurde) erhalten. Dieser Bestand kann beim Import der Artikel in Zoho Books als Anfangsbestand eingegeben werden.

Die Eingabe dieses Bestandswerts erstellt automatisch Anfangs余额 für die Artikel in Zoho Books. Dieser kann im Bericht Inventarvermögen in Zoho Books angezeigt werden.

Inventar in Zoho Books verfolgen Jetzt kommen wir zurück zu Zoho Books. Wenn Sie im Zoho Books die Bestandsverwaltung für Ihre Artikel verfolgen möchten, müssen Sie den Bestand aktivieren. Hier ist, wie Sie dies tun können:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
• Klicken Sie unter Artikel auf Artikel.
• Markieren Sie die Kästchen Bestandverfolgung aktivieren und geben Sie den Startdatum des Bestands (den Tag, an dem Sie auf Zoho Books umgestellt haben) ein. Dieses Datum sollte mit Ihrem Eröffnungsbestandstag übereinstimmen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Pflichtfelder
Während des Imports stellen Sie sicher, dass folgende Pflichtfelder in der Importdatei enthalten sind, um den Bestand für Ihre Artikel zu verfolgen:

• Bestandskonto
• Anfangsbestand
• Anfangsbestandspreis
• Artikeltyp (Verkauf, Einkauf, Verkauf und Einkauf, Bestand)

Migrationsvorgang

Um Ihre Artikel in Zoho Books zu importieren:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Gehe zum Artikel-Modul in der linken Seitenleiste.
• Klicken Sie auf das Weitere-Symbol im oberen rechten Bereich der Seite.
• Wählen Sie Artikel importieren.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei wählen und laden Sie die Importdatei (siehe den Bericht Produkt/Dienstleistung-Liste) hoch. Sie können die Beispieldatei herunterladen, um das Format des Imports zu überprüfen. Sie können auch die doppelten Einträge überspringen oder ersetzten. Achten Sie darauf, den Endbestand jedes Artikels im Feld Anfangsbestand in der Importdatei einzutragen.
• Klicken Sie auf Weiter.

• Auf der Seite Felder zuordnen stellen Sie sicher, dass alle Felder in der Importdatei und in Zoho Books korrekt zugeordnet sind (sicherstellen Sie, dass die oben genannten Pflichtfelder ebenfalls hinzugefügt und korrekt zugeordnet sind).
• Klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter.

• Klicken Sie auf Importieren.

Danach wurden alle Ihre Artikel (Produkte und Dienstleistungen) in Zoho Books importiert.

Bank- oder Kreditkartenkonten hinzufügen

Mit Zoho Books können Sie Ihr Bankkonto verbinden und Live-Bank-Daten abrufen. Sie können auch Ihre Bankauszüge manuell importieren.

Migrationsvorgang

Live-Bank-Daten
Wenn Sie Live-Daten von Ihrem Bankkonto abrufen möchten, stellen Sie sicher, dass die Daten ab dem Tag abgerufen werden, den Sie für den Eröffnungsbestand eingegeben haben. Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass automatisch die Auszüge des vorherigen Finanzjahres abgerufen werden.

Um ein Bankkonto hinzuzufügen und Live-Bank-Daten abzurufen:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Gehe zum Banking-Modul in der linken Seitenleiste.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bank- oder Kreditkartenkonto hinzufügen im oberen rechten Bereich der Seite.
• Wählen Sie eine Bank aus der Liste der beliebten Banken oder geben Sie in der Suchleiste Ihre Bank ein.

• Geben Sie die Anmeldedaten der gewählten Bank ein und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
• Klicken Sie auf Weiter um Ihr Bankkonto zu verbinden.

Bankauszüge manuell importieren

Um Bankauszüge manuell zu importieren, müssen Sie zuerst ein Bank- oder Kreditkartenkonto manuell in Zoho Books hinzufügen und deren Auszüge hochladen. Hier ist, wie Sie dies tun können:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Gehe zum Banking-Modul in der linken Seitenleiste.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bank oder Kreditkarte hinzufügen in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Den Kontostand manuell eingeben am unteren Rand der Seite.

• Geben Sie die Bank- oder Kreditkarteninformationen ein. Sie können diesen Kontostand als Hauptkonto markieren, indem Sie die Box Dieses als Hauptkonto markieren auswählen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie einen Bank- oder Kreditkartenkontostand hinzugefügt haben, können Sie deren Statements importieren, indem Sie auf die Schaltfläche Statement importieren klicken. Sie können auch Transaktionen für diese Konten in Zoho Books erfassen, indem Sie auf Transaktion hinzufügen klicken und die entsprechende Transaktion auswählen.

Öffnungsbalancen eingeben

Öffnungsbalancen sind die Beträge, die Sie in verschiedenen Konten Ihres Unternehmens am Beginn eines Buchhaltungszeitraums haben.

In QuickBooks Online enthält der Trial Balance-Bericht (in den früheren Schritten exportiert) die Öffnungsbalancen verschiedener Konten. Diese Balancen müssen in Zoho Books importiert werden.

Migrationverfahren

Wenn Sie die Öffnungsbalancen in Zoho Books eingeben, stellen Sie sicher, dass Sie sie in folgender Reihenfolge eingeben:

1. Kunden- und Lieferanten-Balancen
2. Anlagekonten
3. Ausgabenkonten
4. Bankkonten
5. Verbindlichkeitskonten
6. Eigenkapitalkonten
7. Einkommenskonten

Um Ihre Öffnungsbalancen in Zoho Books einzugeben:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Klicken Sie unter Organisation auf Öffnungsbalancen.
• Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon oben auf der Seite.

Auf dieser Seite können Sie alle Ihre Öffnungsbalancen eingeben.

Kunden- und Lieferanten-Balancen

Die Öffnungsbalancen für Kunden und Lieferanten werden eingetragen, wenn diese in Zoho Books importiert werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Öffnungsbalancen für Kunden einzugeben:

• Während der Erstellung des Kunden/Lieferanten
• Bei der Importierung im Öffnungsbalancen-Modul

Wenn Sie die Öffnungsbalancen Ihrer Kunden/Lieferanten bereits während der Erstellung oder Importierung eingetragen haben, können diese nicht mehr in diesem Bereich importiert werden.

Wenn Sie die Öffnungsbalancen noch nicht eingetragen haben, können Sie sie wie folgt im Öffnungsbalancen-Modul importieren:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Klicken Sie unter Organisation auf Öffnungsbalancen.
• Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon oben auf der Seite.
• Klicken Sie auf Importieren, um die Balancen für Ihr Accounts Receivable und Accounts Payable zu importieren.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei wählen und laden Sie die Importdatei hoch. Sie können die Beispieldatei herunterladen, um das Format der Importdatei zu überprüfen.
• Klicken Sie auf Weiter.

• Auf der Seite Felder zuordnen stellen Sie sicher, dass alle Felder in der Importdatei und in Zoho Books korrekt zugeordnet sind.
• Klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter.

• Klicken Sie auf Importieren.

Vermögenskonten

Jetzt geben wir die Öffnungsbilanzen für die Vermögenskonten ein.

Die Bestands- und andere Vermögenskonten werden hier aufgelistet.

Geben Sie die Balancen gegenüber den entsprechenden Konten ein.

Ausgabenkonten

In der Abteilung Ausgaben können Sie die Öffnungsbilanzen für die verschiedenen Ausgabenkonten in Ihrem Unternehmen eingeben. Geben Sie die Balancen gegenüber den entsprechenden Konten ein.

Bankkonten

Wenn Sie in Zoho Books Bankkonten hinzugefügt haben, können Sie diese hier sehen. Geben Sie den Bankbestand für diese Konten ein.

Verbindlichkeitskonten

Alle Konten des Typs „Andere Verbindlichkeiten“ und „Andere kurzfristige Verbindlichkeiten“ werden unter der Verbindlichkeitenabteilung aufgelistet. Sie können die Kontobalancen gegenüber den entsprechenden Konten eingeben.

Eigenkapitalkonten

Konten im Bereich Eigenkapital wie Auszahlungen, Gewinnrücklagen und Eigenkapital werden hier aufgelistet. Geben Sie die Balancen gegenüber den entsprechenden Konten ein.

Einkommenskonten

Konten, die mit Ihrem Geschäftseinkommen wie Verkäufe, Rabatte usw. verbunden sind, werden unter der Einkommensabteilung aufgelistet. Sie können die Balancen gegenüber den entsprechenden Konten eingeben.

• Sobald Sie die Öffnungsbilanzen aller Konten eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter, überprüfen Sie, ob die Balancen korrekt eingegeben wurden, und klicken dann auf Bestätigen.
• Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf OK.

Sie haben nun erfolgreich die Öffnungsbilanzen eingegeben.

Nachdem Sie alle oben genannten Konten geändert haben, folgen Sie diesen Schritten:

• Nachdem Sie die Öffnungsbilanzen verschiedener Konten eingegeben haben, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter.
• Klicken Sie auf Bestätigen, um die Öffnungsbilanzen zu speichern.

Sie können unter einer beliebigen Kategorie neue Konten hinzufügen, indem Sie im entsprechenden Bereich auf + Neues klicken.

Wenn sich die Debits und Credits in den Ausgangsbilanzen unterscheiden, erhalten Sie eine Benachrichtigung, auf die Sie mit Weiter reagieren können. Dieser Betrag kann später im Konten „Ausgangsbilanzanpassung“ in Zoho Books angepasst werden.

Die Ausgangsbilanzen in Zoho Books können jederzeit geändert werden. Sie können auch auf den Abschnitt „Forderungen“ klicken, um die Ausgangsbilanzen der Kunden zu überprüfen.

Wenn Sie in der Mitte eines Finanzjahres migrieren und die Transaktionen nach dem Datum der Ausgangsbilanz in Zoho Books einfügen möchten, importieren Sie diese post-datierten Transaktionen nachdem Sie die Ausgangsbilanzen eingegeben haben.

Einfügen von Einkäufen und Verkäufen

In jedem Unternehmen werden Verkaufstransaktionen und Einkaufstransaktionen erfasst. Sie können alle diese Transaktionen aus QuickBooks Online in Zoho Books importieren.

Wenn Sie bereits die Ausgangsbilanzen Ihrer Kunden eingegeben haben, können Sie ihre offenen Transaktionen nicht einfügen. Die vorab datierten Transaktionen werden mit den Ausgangsbilanzen synchronisiert.

Migrationsvorgang

Transaktionen vor dem Datum der Ausgangsbilanz

Sie haben die offenen Rechnungen und Forderungen sowie die Vorauszahlungen von Kunden und Lieferanten aus QuickBooks exportiert.

Sie müssen die Transaktionen in Zoho Books in der folgenden Reihenfolge importieren:

• Einkäufe
• Verkäufe

Einkäufe

Einkaufstransaktionen umfassen in der Regel Ihre Rechnungen und die Zahlungen, die Sie an lokale und internationale Lieferanten geleistet haben. Sie müssen zwei Hauptaspekte bei den Einkaufstransaktionen importieren:

• Offene Rechnungen
• Lieferantenvorauszahlungen

In den Vorbereitungsschritten haben Sie das Bericht „Forderungen (A/P)“ aus QuickBooks Online exportiert. In diesem Bericht finden Sie den Abschnitt „Zahlungen“, der alle Zahlungen an verschiedene Lieferanten enthält.

In diesem Bericht finden Sie die offenen Rechnungen an Ihre Lieferanten sowie die Zahlungen, die Sie geleistet haben. Sie müssen zunächst Ihre Rechnungen in Zoho Books importieren, gefolgt von den Zahlungen, die Sie von verschiedenen Lieferanten erhalten.

Um Ihre Rechnungen in Zoho Books zu importieren:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Einkäufe und wählen Sie Rechnungen aus.
• Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Wählen Sie Rechnungen importieren.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei wählen und laden Sie die Importdatei hoch. Sie können die Beispieldatei herunterladen, um das Format des Imports zu überprüfen.
• Klicken Sie auf Weiter.

• Auf der Seite Felder zuordnen stellen Sie sicher, dass alle Felder in der Importdatei und in Zoho Books korrekt zugeordnet sind.
• Klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter.

• Klicken Sie auf Importieren.

Nach diesem Vorgang wurden alle offenen Rechnungen erfolgreich importiert.

Als nächstes müssen Sie die offenen Lieferantenvorauszahlungen importieren. Hier ist der Vorgang:

• Gehen Sie zu Einkäufe > Zahlungen.

• Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.

• Wählen Sie Zahlungen importieren.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Choose File und laden Sie die Importdatei hoch. Sie können die Beispieldatei herunterladen, um das Format des Imports zu betrachten.

• Auf der Seite Map Fields stellen Sie sicher, dass alle Felder in der Importdatei und in Zoho Books korrekt abgebildet sind.
• Klicken Sie unten auf Next.

• Klicken Sie auf Import.

Nach diesem Vorgang wurden Ihre offenen Lieferantenvorauszahlungen erfolgreich importiert.

Nachdem Sie Ihre Rechnungen, Lieferantenvorauszahlungen und Kundenvorauszahlungen importiert haben, wurden alle vor dem Öffnungsdatum bestehenden offenen Transaktionen (Transaktionen vor dem Öffnungsdatum) erfolgreich importiert.

Wenn Sie auch Inventarpositionen haben und die geschlossenen Transaktionen des vorherigen Finanzjahres importieren möchten, dann:

• Importieren Sie zuerst die Transaktionen, die den Bestand erhöhen, also Rechnungen, Gutschriften usw., gefolgt von den Transaktionen, die den Bestand verringern, also Fakturen, Auftragsnotizen usw.
• Alle Transaktionen sollten in aufsteigender Reihenfolge nach Datum importiert werden.

Verkäufe

Verkaufstransaktionen umfassen in der Regel Ihre Rechnungen und die Zahlungen, die von Ihren lokalen und ausländischen Kunden erhalten wurden. Sie müssen zwei Hauptaspekte bei den Verkaufstransaktionen importieren:

• Offene Rechnungen
• Kundenvorauszahlungen

Da wir beim Erstellen der Kunden bereits die Öffnungsbestände (Kundenbestände) eingegeben haben, müssen wir die offenen Rechnungen nicht erneut erstellen oder importieren. Es reicht aus, die offenen Kundenvorauszahlungen zu importieren.

In den Vorbereitungsschritten der Migration haben Sie den Accounts Receivables (A/R)-Bericht aus QuickBooks Online exportiert. In diesem Bericht finden Sie den Abschnitt Payments, der alle von verschiedenen Kunden erhaltenen Zahlungen enthält. Diese Informationen müssen in Zoho Books importiert werden. Hier ist, wie Sie dies tun können:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
• Gehe zu Verkäufe > Zahlungen erhalten.
• Klicken Sie auf das More-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Wählen Sie Importiere Zahlungen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Choose File und laden Sie die Importdatei hoch. Sie können die Beispieldatei herunterladen, um das Format des Imports zu betrachten.

• Auf der Seite Map Fields stellen Sie sicher, dass alle Felder in der Importdatei und in Zoho Books korrekt abgebildet sind.
• Klicken Sie unten auf Next.

• Klicken Sie auf Import.

Nach diesem Vorgang wurden Ihre Kundenvorauszahlungen erfolgreich in Zoho Books importiert.

Synchronisierung von Transaktionen

Nachdem Sie alle erforderlichen Transaktionen importiert haben, ist es wichtig, zu überprüfen, ob sie korrekt mit den Öffnungsbeständen synchronisiert wurden. Nur dann erhalten Sie korrekte Kontobeträge im Trial Balance-Bericht. Wenn Sie Transaktionen importiert haben, die am oder vor dem Migrationsdatum datiert sind, müssen Sie diese manuell mit den Anfangsbeständen in Zoho Books synchronisieren. Dazu:

• Gehe zu Einstellungen > Anfangsbestände.
• Die Anzahl der zurückdatierten Transaktionen wird hier aufgelistet.
• Klicke auf Synchronisieren.

Mit diesem letzten Schritt ist Ihr Migrationsprozess abgeschlossen und Sie können die anderen Funktionen von Zoho Books beginnen zu nutzen.

Was Sie nach der Migration tun können

Nachdem Sie erfolgreich in Zoho Books migriert haben, können Sie Ihre Organisation weiter anpassen. Sie können Zahlungstorer einrichten, um Online-Zahlungen zu akzeptieren, oder mit anderen Anwendungen wie Zoho CRM und Zoho Analytics integrieren.

Zoho Books bietet viele Funktionen, mit denen Sie Ihren Buchhaltungsprozess optimieren können. Hier sind einige davon, um Sie zu starten:

• Transaktionsgenehmigungen
• Automatischer Abrechnung für wiederkehrende Transaktionen
• Vorlagenanpassung
• Zahlungs-Erinnerungen
• Kundenportal und Lieferantenportal

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