Zahlungsretention

In vielen Unternehmen behält der Kunde einen bestimmten Prozentsatz des Gesamtbetrags der Rechnung und zahlt ihn später. Dadurch wird die Bindung und Treue ihrer wichtigsten Partner wie Hersteller, Lieferanten oder Händler gewährleistet.

In Zoho Books können Sie Zahlungsretention aktivieren und einen Prozentsatz damit verknüpfen. Ein Teil des Gesamtbetrags der Rechnung wird entsprechend dem Retentionsprozentsatz aufbewahrt. Sobald die Vertragsbedingungen erfolgreich erfüllt sind, zahlt der Kunde den Retentionsbetrag entsprechend dem vereinbarten Vertrag. Dies kann über eine Rechnung oder einen manuellen BuchhaltungsEintrag dokumentiert werden.

Scenario: Aaron, der Inhaber eines Baufirmen, schließt einen Vertrag mit Hugh für ein Wohnhausprojekt. Die Gesamtkosten des Bauprojekts betragen 4.500.000 USD. Hugh behält 10 % (450.000 USD) und zahlt einen Vorschuss von 4.050.000 USD. Er zahlt den Retentionsbetrag nach Abschluss des Projekts. Aaron kann diesen Betrag dann in Zoho Books einfach dokumentieren.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Zahlungsretention in Zoho Books funktioniert.

Zahlungsretention aktivieren

Um Zahlungsretention in Zoho Books zu aktivieren:

Gehe zu Einstellungen.
Wähle unter Allgemein in den Vorlieben.
Scrollen Sie nach unten zu Zahlungsretention und schalten Sie den Schalter ein.
Im Popup Retentionsaktivierung geben Sie die erforderlichen Details ein:

Felder	Beschreibung
Retentionsname	Geben Sie den Namen der Retention ein.
Rate %	Der Prozentsatz, den Sie und Ihr Kunde gegenseitig vereinbart haben, der aufbewahrt wird.
Beschreibung	Sie können eine Beschreibung für die Retention angeben, falls erforderlich.
Einnahmenkonto	Wählen Sie das Konto aus, unter dem die Retentionsansprüche verfolgt werden. Hinweis: Wenn kein Konto für die Rücklage ausgewählt ist, wird es standardmäßig unter dem Konto „Forderung aus Rücklage“ erfasst.
Zahlungspflichtiges Konto	Wählen Sie das Konto aus, unter dem die Rücklagezahlungen erfasst werden sollen. Hinweis: Wenn kein Konto für den Rücklagerate ausgewählt ist, wird es standardmäßig unter dem Konto „Zahlungspflicht aus Rücklage“ erfasst.

Klicken Sie auf Speichern und Aktivieren.

Die Funktion „Zahlungsrücklage“ wird aktiviert.

Konfigurieren Sie die Zahlungsrücklage in Rechnungen

Sie können die Rücklagebetrag bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Rechnung konfigurieren. So funktioniert das:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkauf und wähle Rechnungen aus.
Klicke in der oberen rechten Ecke auf + Neue und erstelle eine neue Rechnung. Oder gehe zu einer bestehenden Rechnung und klicke auf Bearbeiten.
Klicke unter dem Feld „Gesamt“ auf Rücklage konfigurieren. Das Fenster „Rücklage konfigurieren“ wird angezeigt.
Wähle eine Rücklage aus dem Dropdown-Menü aus. Zoho Books berechnet automatisch den Rücklagebetrag aus dem Subtotal (ohne Steuern) und zeigt den ausstehenden Betrag an.
Klicke auf Speichern und Fortfahren.

Die Zahlungsrücklage wird in der Rechnung konfiguriert. Ebenso können Sie die Zahlungsrücklage für Rechnungen konfigurieren.

Rücklage aufzeichnen

Später, wenn Sie den Rücklagebetrag vom Kunden erhalten, können Sie dies in Zoho Books auf mehrere Weisen aufzeichnen.

Erstellen Sie eine Rücklageanspruch-Rechnung

Bevor Sie die Zahlung aufzeichnen, müssen Sie Ihrem Kunden eine Rücklageanspruch-Rechnung senden. Dazu:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Verkauf und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie die Rechnung aus, für die Sie die Rücklagezahlung aufzeichnen möchten.
Auf der Seite mit den Details der Rechnung klicke auf das Dropdown-Menü neben „Rücklagensumme“. Die mit dieser Rechnung verknüpften Rücklagen werden aufgelistet.
Klicke auf Rücklageanspruch-Rechnung erstellen. Eine neue Rechnungsseite mit vorab ausgefüllten Rücklagedaten wird angezeigt.
Um zusätzliche Rücklagen zur gleichen Rechnung hinzuzufügen, klicke unter der Artikel-Tabelle auf Rücklageanspruch hinzufügen.
Im Popup-Fenster „Rücklage auswählen“ wähle die Rücklagen aus, die mit dieser Rechnung geltend gemacht werden sollen.
Klicke auf Als Zeile hinzufügen.
Klicke auf Als Entwurf speichern, um sie später an den Kunden zu senden, oder auf Speichern und senden, um sie sofort zu senden.

Sie können dann die Zahlung für diese Rechnung aufzeichnen. Weitere Informationen finden Sie unter Aufzeichnen einer Zahlung für eine Rechnung.

Erstellen Sie einen manuellen BuchhaltungsEintrag für den Rücklagebetrag

Sie können den erhaltenen Rücklagebetrag auch über manuelle BuchhaltungsEinträge aufzeichnen.

Dazu:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Buchhalter und wähle Manuelle BuchhaltungsEinträge aus.
Klicke auf + Neuer Eintrag.
Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.

Pro-Tipp: Sie können die Rechnungsnummer im Feld Referenz# eingeben, um zu verfolgen, für welche Rechnung die Rücklage gilt.

Wählen Sie das Konto für die Rücklage als Gegenbuchung und das Bargeld- oder Bankkonto als Buchung und geben Sie die Beträge ein.
Sobald Sie diese Angaben eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen oder auf Als Entwurf speichern, um es später zu veröffentlichen.

Die veröffentlichte Buchung zeigt an, dass der vom Kunden abgezogene Betrag gezahlt wurde. Erfahren Sie mehr über manuelle Buchungen in Zoho Books.

Andere Funktionen im Zahlungserhalt

Retention bearbeiten

Um die Retention nach der Zuordnung zu einer Rechnung zu bearbeiten:

Gehe zur Verkauf im linken Seitenbereich und wähle Rechnungen aus.
Wählen Sie die entsprechende Rechnung aus, für die Sie die Retention bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf Bearbeiten am oberen Ende der Details-Seite der Rechnung.
Klicken Sie auf Konfigurieren im Abschnitt Retentionsübersicht.
Im Popup Retentionskonfigurieren:
- Wählen Sie den gewünschten Retentionswert aus oder ändern Sie den Betrag, um die notwendigen Änderungen vorzunehmen.
- Klicken Sie auf Speichern und Fortfahren.
Klicken Sie auf Speichern.

Retention löschen

Sie können eine Retention löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Um eine Retention zu löschen:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Verkauf Rechnungen aus.
Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Zahlungserhalt und klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben dem Retentionswert, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie in dem anschließenden Popup auf Löschen, um die Löschaktion zu bestätigen.

Die Retention wird gelöscht.

Zahlungserhalt deaktivieren

Wenn der Zahlungserhalt für Ihre Geschäftstätigkeit nicht mehr erforderlich ist, können Sie ihn in Zoho Books deaktivieren. So geht es:

Gehe zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Verkauf Rechnungen aus.
Scrollen Sie nach unten bis zu Zahlungserhalt und verschieben Sie den Schalter, um ihn zu deaktivieren.
Klicken Sie in dem anschließenden Popup auf Deaktivieren, um diese Funktion zu bestätigen.

Die Funktion zum Zahlungserhalt wird deaktiviert.