Lieferantenzahlungen

Statusmöglichkeiten einer Lieferantenzahlung

Je nachdem, ob Sie für Zahlungen Genehmigungen aktiviert haben oder nicht, verläuft eine Lieferantenzahlung folgendermaßen:

Zahlungsstatus	Beschreibung	Gilt bei
Entwurf	Die Lieferantenzahlung wurde erstellt, ist jedoch noch nicht verarbeitet.	Genehmigungen aktiviert oder deaktiviert
Wartet auf Genehmigung	Die Lieferantenzahlung wartet auf Genehmigung.	Genehmigungen aktiviert
Genehmigung abgelehnt	Die Lieferantenzahlung wurde für die Genehmigung abgelehnt.	Genehmigungen aktiviert
Genehmigt	Die Lieferantenzahlung wurde genehmigt und kann nun auf Rechnungen angewendet werden.	Genehmigungen aktiviert
Zahlt	Die Lieferantenzahlung wurde aufgezeichnet.	Genehmigungen aktiviert oder deaktiviert
Storniert	Die Lieferantenzahlung ist als storniert markiert und wird nicht verarbeitet.	Genehmigungen aktiviert oder deaktiviert

Zahlungen anzeigen

Um bereits erfasste Zahlungen für Ihre Lieferanten anzuzeigen:

Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisation ein.
Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Einkäufe und wählen Sie Zahlungen.
Wählen Sie eine Zahlung aus, die Sie ansehen möchten.

Auf der Seite Zahlungsdetails können Sie nun die Zahlungsinformationen anzeigen.

Eine Lieferantenzahlung erfassen

Um eine Lieferantenzahlung für einen Lieferanten zu erfassen:

Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Einkäufe und wählen Sie Zahlungen.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neuer.

Füllen Sie auf der Seite Zahlung erfassen die folgenden Felder aus:
- Lieferantenname: Wählen Sie den Lieferanten für diese Lieferantenzahlung.
- Filiale: Wenn Sie Filialen aktiviert haben, wählen Sie die Filiale aus dem Dropdown-Menü.
Location: Wenn Sie Orte aktiviert haben, wählen Sie den Ort aus dem Dropdown-Menü aus.
- Payment#: Wenn die automatische Generierung von Zahlungsnummern aktiviert ist, wird dieses Feld automatisch ausgefüllt. Um es manuell einzugeben:
  - Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol rechts.
  - In dem Popup „Zahlungsnummer-Einstellungen konfigurieren“ wählen Sie Zahlungsnummer manuell hinzufügen für diese Zahlung aus.
  - Geben Sie einen Vorgangsvorhang und die Zahlungsnummer ein, und klicken Sie auf Speichern.
- Zahlungsbetrag: Geben Sie den Betrag ein, den Sie bezahlen. Ein Popup erscheint und fragt, ob Sie diesen Betrag auf die Rechnung anwenden möchten. Klicken Sie auf Ja, um ihn zu verwenden, oder auf Nein, um den Betrag als Überschuss zu erfassen.
- Zahlungsdatum: Wählen Sie das Datum für die Zahlung.
- Zahlungsart: Wählen Sie die Zahlungsart aus. Klicken Sie auf + Zahlungsart konfigurieren, um eine neue Zahlungsart hinzuzufügen.
- Zahlungsquelle: Wählen Sie das Konto aus, mit dem die Zahlung getätigt wurde.
In der Tabelle unten können Sie die offenen Rechnungen anzeigen. Unter der Spalte Zahlungen geben Sie den Betrag ein, den Sie bezahlen möchten. Klicken Sie auf Gesamtbetrag bezahlen, um die gesamte Rechnung zu bezahlen.

Hinweis: Klicken Sie auf Angewendeten Betrag löschen, um die eingegebenen Beträge unter der Spalte Zahlungen für die angezeigten Lieferantenrechnungen zu entfernen.

Notizen: Fügen Sie interne Notizen hinzu, wenn erforderlich (sind den Lieferanten nicht sichtbar).
Anhänge: Klicken Sie auf Datei hochladen, um unterstützende Dokumente hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Speichern, um die Zahlung als Entwurf zu speichern, oder auf Als bezahlt speichern, um sie sofort als bezahlt zu markieren.

Die Zahlung für die Rechnung wird nun aufgezeichnet.

Importierung von Lieferantenzahlungen

Szenario: Zylker Inc migriert von einem anderen Buchhaltungssystem und möchte alle bestehenden Lieferantenzahlungen in Bulk importieren. Mit der Option Zahlungen importieren kann Zylker alle Lieferantenzahlungen in Zoho Books effizient importieren, anstatt sie manuell einzugeben.

Wenn Sie bereits Lieferantenzahlungen lokal gespeichert haben oder von einem anderen Buchhaltungssystem zu Zoho Books migrieren, können Sie diese einfach importieren. So geht es:

Gehe zu Einkäufe im linken Seitenbereich und wähle Zahlungen.
Klicke auf das Weitere-Icon in der oberen rechten Ecke und wähle Zahlungen importieren aus dem Dropdown-Menü.

Auf der Seite „Lieferantenzahlungen importieren“ klicke auf Datei auswählen, um die Datei auszuwählen, die importiert werden soll.

Hinweise:

Nur Dateien im Format CSV, TSV und XLS können importiert werden.
Die Dateigröße darf nicht über 10 MB hinausgehen.

Tip: Sie können die Beispieldatei herunterladen, um ein Referenzformat für den erforderlichen Format zu verwenden. Wenn nötig, können Sie Ihre Daten direkt in die Beispieldatei eingeben, bevor Sie sie importieren.

Nach der Auswahl der Datei, unter dem Konfigurierungs-Tab, füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Zeichenencodierung: Die Standard-Einstellung ist UTF-8 (Unicode). Wählen Sie die richtige Encodierung basierend auf Ihrer Datei.
- Datei-Trennzeichen: Die Standard-Einstellung ist Komma(,). Ändern Sie es, wenn erforderlich, basierend auf dem Trennzeichen in Ihrer Importdatei.
- Automatischer Generierung von Zahlungszahlen: Zahlungszahlen werden automatisch generiert.

Einblick: Wenn Ihre Datei in einem anderen Format ist, konvertieren Sie sie in ein unterstütztes Format (CSV, TSV, oder XLSX), entweder über einen Online- oder Offline-Converter.

Klicken Sie auf Weiter >.
Im Feldzuordnung-Tab:
- Standarddatenformate: Das Standard-Dezimalformat ist 1234567.89 und das Standard-Datumsformat ist Auswählen auf Feldebene. Klicken Sie auf Bearbeiten, um es gegebenenfalls anzupassen.

Zuordnen Sie die Felder entsprechend Ihren Vorlieben. Klicken Sie auf Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, wenn Sie die zuordnenden Felder für zukünftige Importe verwenden möchten.

Klicken Sie auf Weiter >.
Auf der Vorschau-Seite prüfen Sie die zuordnenden Felder und klicken Sie auf Importieren.

Die ausgewählte Datei mit den Zahlungen wird nun in Zoho Books importiert.

Ein Überschusszahlung für Ihren Lieferanten erfassen

Um eine Überschusszahlung für Ihren Lieferanten zu erfassen:

Gehe zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wähle Zahlungen.
Klicke im oberen rechten Bereich auf + Neuer Eintrag.
Auf der Seite Zahlung erfassen, gib den Gesamtbetrag (Rechnungsbetrag + Überschussbetrag) im Feld Zahlung ein. Wenn daraufhin eine Bestätigung angezeigt wird, klicke auf Ja, um zu bestätigen, dass die Gesamtsumme der Rechnungen abgedeckt wird.
Klicke auf Als Entwurf speichern oder Als bezahlt speichern, je nachdem, wie du die Zahlung speichern möchtest.
In dem Popup Überschusszahlung, klicke auf das Bearbeiten-Icon, um den Ort zu wählen, an dem die Überschusszahlung erfasst werden soll.

Klicke auf Weiter speichern.

Die Überschusszahlung wird nun als Lieferanten-Kredit gespeichert. Sie können diese Kredite später für zukünftige Rechnungen des gleichen Lieferanten verwenden. Erfahren Sie wie Lieferanten-Kredite funktionieren.

Eine Rückerstattung für eine Zahlung an einen Lieferanten erfassen

Voraussetzung: Eine Rückerstattung kann nur erfasst werden, wenn ein ungenutzter Überschussbetrag für diesen Lieferanten bereits erfasst wurde.

Wenn der Lieferant einen Teil oder die gesamte Zahlung zurückgibt, können Sie dies in Zoho Books erfassen. So geht es:

Gehe zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wähle Zahlungen.
Wählen Sie die Zahlung des Lieferanten, für die Sie eine Rückerstattung erfassen möchten.
Auf der Seite Zahlungsdetails klicke auf das Weitere-Icon oben und wähle Rückerstattung aus dem Dropdown-Menü.
Auf der Seite Rückzahlung prüfen Sie die Angaben. Im Feld Zu Konto wählen Sie das Konto aus, in dem die Rückzahlung erfasst werden soll.
Klicken Sie auf Speichern.