Grundfunktionen in Zahlungen erhalten

Im Modul „Zahlungen erhalten“ können Sie die folgenden Arten von Zahlungen finden:

Rechnungs-Zahlungen: Zahlungen, die für Rechnungen der Kunden aufgezeichnet werden.
Retainer-Zahlungen: Zahlungen, die für Retainer-Rechnungen (Vorauszahlungen) aufgezeichnet werden.

Jede Zahlung, die Sie von einem Kunden erhalten, kann aufgezeichnet und auf verschiedene offene Rechnungen eines Kunden angewendet werden.

Zahlungen erhalten anzeigen

Wenn Sie bereits Zahlungen von Ihren Kunden aufgezeichnet haben, können Sie diese im Modul „Zahlungen erhalten“ anzeigen. So funktioniert das:

Gehe zu Verkauf > Zahlungen erhalten.
Wählen Sie die gewünschte Zahlung.

Zahlungen erhalten aufnehmen

Beim Aufnehmen von Zahlungen können Sie folgende Fälle begegnen:

Zahlung aufnehmen und aufteilen

Sie können Zahlungen von Kunden manuell aufnehmen und entscheiden, wie viel auf ihre offenen Rechnungen angewendet werden soll. Der Betrag der Zahlung kann entweder vollständig oder teilweise auf die offenen Rechnungen eines Kunden aufgeteilt werden. Stellen Sie sich dies anhand eines Szenarios vor.

Szenario: Patricia erhält von ihrem Kunden Brandon eine Zahlung in Höhe von 500 $, der Kunden hat zwei offene Rechnungen im Wert von 300 $ und 450 $ jeweils. Patricia kann die Zahlung von 500 $ in 300 $ für die erste Rechnung (vollständiger Betrag) und 200 $ für die zweite Rechnung (teilweise Betrag) aufteilen. So bleibt die zweite Rechnung mit einem Restbetrag von 250 $ offen.

Überzahlungen

Der Gesamtbetrag, den Sie von einem Kunden erhalten, kann auf verschiedene offene Rechnungen des Kunden angewendet werden. Wenn Sie den gesamten Betrag nicht angewendet haben, können Sie den Rest als Überzahlung oder Überschuss aufzeichnen. Stellen Sie sich dies anhand eines Szenarios vor.

Szenario: Patricia erhält von ihrem Kunden Brandon eine Zahlung in Höhe von 1000 $. Sie aufzeichnet eine Zahlung und teilt nur 898 $ davon auf verschiedene offene Rechnungen von Brandon auf. Jetzt bleibt noch 102 $ übrig (1000 $ – 898 $). Sie kann diesen Betrag als Überschuss aufzeichnen.

Pro-Tipp: Zahlungen mit Überzahlungen oder Überschüssen weisen auf der Seite „Zahlungen erhalten“ unterschiedliche Werte für den Betrag und den Nichtverwendeten Betrag auf.

Um eine Zahlung für einen Kunden aufzunehmen:

Gehe zu Verkauf > Zahlungen erhalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu in der oberen rechten Ecke der Seite.
Füllen Sie die Angaben im Bereich Bezahlung aufnehmen aus.

Felder	Beschreibung
Kundenname	Wählen Sie den Kunden aus, von dem die Zahlung erhalten wird.
Betrag	Geben Sie den Gesamtbetrag der von dem Kunden erhaltenen Zahlung ein. Markieren Sie das Feld Vollbetrag zahlen, um die vollständige offene Zahlung des Kunden zu erfassen.
Depotkonto	Wählen Sie das Konto aus, in das die Zahlung eingezahlt wird.
Abzüglich Steuern	Wenn der Kunde Steuern abgezogen hat, markieren Sie dieses Feld und wählen Sie das Konto aus, das die Steuern verfolgt.

Teilen Sie die von dem Kunden erhaltenen Zahlung (eingetragen im Feld Betrag) auf die offenen Rechnungen des Kunden auf. Auf dieser Seite finden Sie zwei Optionen:
- Angewandete Beträge löschen: Klicken Sie hier, um alle bereits angewandeten Beträge auf dieser Seite zu löschen.
- Vollzahlung : Klicken Sie hier, um den gesamten Betrag fällig als Zahlung für die Rechnung einzutragen.

Einblick: Sie können den für Zahlungen verwendeten Betrag und den verfügbaren Restbetrag (Überzahlung) im Bereich Gesamt anzeigen.

Felder	Beschreibung
Zahlungsbetrag	Gesamtbetrag, der vom Kunden erhalten wurde.
Betrag für Zahlungen verwendet	Betrag, der auf die Rechnungen angewandt wurde.
Überzahlung	Jede Überzahlung durch den Kunden, also der Betrag, der nicht auf die Rechnungen angewandt wurde.

Fügen Sie Notizen und Dateianhänge für die Zahlung hinzu. Sie können auch eine Dankesnachricht an den Kunden für die Zahlung senden.
Klicken Sie unten auf Speichern.

Hinweis:
Wenn Sie einen Betrag in Überschuss haben, also wenn Sie den gesamten Betrag nicht auf die Rechnungen angewandt haben, können Sie diesen als Überzahlung für den Kunden speichern.

Rückerstattung von Zahlungen

Wenn Sie von einem Kunden eine Vorauszahlung erhalten haben, können Sie diese vollständig oder teilweise rückerstatten. So funktioniert das:

Gehe zu Verkäufe > Zahlungen erhalten.
Wählen Sie die Zahlung aus, für die eine Überzahlung erfasst wurde.
Klicken Sie auf Weitere > Rückerstattung.
Geben Sie den Betrag für die Rückerstattung ein. Sie können den Betrag vollständig oder teilweise rückerstatten.
Klicken Sie auf Speichern.

Zahlungen importieren

Wenn Sie bereits eine Liste aller Rechnungszahlungen oder Retainer-Zahlungen Ihrer Kunden haben, können Sie diese in Zoho Books im Format CSV, TSV oder XLS importieren.

Um das Importformat zu erfahren, also die Spalten und Daten, die in die Importdatei aufgenommen werden müssen, können Sie die Beispiel-Importdatei herunterladen, die wir in den folgenden Schritten betrachten werden.

Gehe zu Verkäufe > Zahlungen erhalten.
Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Zahlungen importieren oder Retainer-Zahlungen importieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei wählen unter Datei hochladen. Sie können die Beispiel-CSV- oder Beispiel-XLS-Datei herunterladen, um sich einen Überblick zu verschaffen, indem Sie auf Beispiel-CSV-Datei oder Beispiel-XLS-Datei klicken.

Einblick: Die Dateigröße darf nicht größer als 1 MB sein.

Wählen Sie die Zeichencodierung und die Datei-Trennzeichen für Ihre Datei.

Einblick: Die Zeichencodierung wird verwendet, um Zahlen mit Zeichen zu verbinden. Standardmäßig wird die Unicode Transformation Format (UTF-8)-Codierung verwendet, die eine große Anzahl von Zeichen unterstützt, die über 8 Bit hinausgehen.

Einblick: Das Feldtrennzeichen wird verwendet, um zwei Werte in einer Zeile zu trennen. Beim Import von eingegangenen Zahlungen ist das Standarddatei-Trennzeichen der Komma (,).

Klicken Sie auf Weiter.

Stellen Sie sicher, dass alle Felder korrekt auf der Seite Felder zuordnen abgebildet sind.
Markieren Sie das Feld Diese Auswahl für zukünftige Imports speichern, wenn Sie die gleiche Importformatierung für die nächste Importaktion verwenden möchten.
Klicken Sie auf Weiter.