Grundfunktionen in Projekten

Schauen wir uns einige der grundlegenden Funktionen im Projektmodul an.

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Zeitverfolgung aktivieren

Bevor Sie Projekte erstellen können, müssen Sie den Zeitverfolgungsmodul aktivieren. Hier ist, wie Sie dies tun können:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
Aktivieren Sie die Option Zeitverfolgung unter Module, die Sie aktivieren möchten.
Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern.

Projekt erstellen

Um ein neues Projekt in Zoho Books zu erstellen:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Klicken Sie auf + Neues Projekt.

Geben Sie den Namen des Projekts im Feld Projektname ein und geben Sie gegebenenfalls eine Beschreibung an.
Wählen Sie den Kunden aus dem Dropdown-Feld Kundenname aus.
Klicken Sie auf das Suchsymbol neben dem Feld Kundenname, um Kunden nach Namen, Telefonnummer oder E-Mail zu suchen.
Aktivieren Sie es, damit Ihre Kunden die Zeitaufnahmen vor der Rechnung genehmigen, indem Sie die Kontrollkästchen Kunden genehmigen die Zeitaufnahmen für dieses Projekt markieren.

Wählen Sie das Rechnungsverfahren für das Projekt aus dem Dropdown-Menü aus.

Rechnungsverfahren

Die verwendbaren Rechnungsverfahren sind:

Feste Kosten für Projekte

Feste Kosten für Projekte setzen einen festen Betrag für das Projekt fest. Das Projekt wird für den in diesem Feld eingegebenen Betrag berechnet.

Geben Sie den Gesamtkostenwert des Projekts ein.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Budget für dieses Projekt hinzufügen, wenn Sie ein Budget hinzufügen möchten.

Felder	Beschreibung
Gesamtkostenwert des Projekts	Geben Sie den Gesamtbetrag für das Projekt ein, für den Sie Ihren Kunden rechnen werden.
Benutzer	Wählen Sie einen Benutzer aus, der das Projekt bearbeitet. Sie können einen zusätzlichen Benutzer hinzufügen, indem Sie auf + Benutzer hinzufügen klicken.
Aufgaben	Geben Sie die Aufgaben ein, die zur vollständigen Durchführung des Projekts erforderlich sind. Sie können weitere Aufgaben hinzufügen, indem Sie auf + Aufgabe hinzufügen klicken.
Aufgaben können auch zu einem Projekt später erstellt werden.

Basierend auf Projektstunden

Diese Option berechnet die Anzahl der Stunden, die an einem Projekt verbracht wurden, und der Kunde wird entsprechend facturiert.

Felder „Benutzer“ und „Aufgabe“ sind identisch mit den oben genannten Typen.
Geben Sie in das Feld Stundensatz pro Stunde den Stundensatz ein, der für eine Stunde Arbeit an diesem Projekt berechnet wird.

Am Ende des Projekts können Sie Ihren Kunden entsprechend der eingetragenen Stunden für das Projekt facturieren.

Basierend auf Aufgabenstunden

Das Projekt wird auf Grund der Stundensätze der Aufgaben facturiert, und der Kunde wird entsprechend facturiert.

Das Feld „Benutzer“ ist identisch wie in den oben genannten Abschnitten.
Geben Sie die Aufgaben und den Stundensatz pro Stunde ein, um diese Aufgabe abzuschließen.
Die Auswahl der Kontrollkästchen Facturierbar fügt den Kostenbetrag zur Rechnung hinzu und der Kunde wird dafür facturiert.

Am Ende des Projekts können Sie Ihren Kunden entsprechend den abgeschlossenen Aufgaben facturieren.

Basierend auf Mitarbeiterstunden

Die Facturierung des Projekts erfolgt auf Grund des Stundensatzes der Mitarbeiter, und der Kunde wird entsprechend facturiert.

Das Feld „Benutzer“ ist identisch wie in den oben genannten Abschnitten.
Geben Sie den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse und den Stundensatz pro Stunde ein. Sie können weitere Benutzer hinzufügen, indem Sie die Option + Benutzer hinzufügen wählen.

Budget

Kosten- und Ertragsbudget

Das Kostenbudget ist der Gesamtbetrag, den Sie an einem Projekt ausgeben werden.
Das Ertragsbudget ist der Betrag, den Sie von dem Kunden für das Projekt erhalten werden.

Das Eingeben eines Budgets hilft Ihnen, die tatsächlichen Ausgaben oder Einnahmen eines Projekts mit dem geschätzten Budget zu vergleichen. Sie können auch die Leistung und den Fortschritt des Projekts im Abschnitt „Gewinnspannungsübersicht“ der Projektoberfläche bewerten.

Budgettyp

Wenn Sie budgetäre Beschränkungen haben und eine Berichterstattung basierend auf dem zugewiesenen Kosten- oder Stundenbetrag und dem tatsächlich verbrachten Kosten- oder Stundenbetrag benötigen, können Sie dies in Zoho Books tun. So geht es:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Klicke auf + Neues Projekt.
Füge alle Details ein.
Aktiviere das Kontrollkästchen Budget für dieses Projekt hinzufügen.

Wählen Sie den gewünschten Budgettyp aus dem Dropdown-Feld Budgettyp aus.
- Gesamtbudget-Kosten
- Gesamtprojektstunden (HH:MM)
- Stunden pro Aufgabe
- Stunden pro Mitarbeiter

Gesamtbudget-Kosten

Geben Sie den geschätzten Betrag ein, den Sie an diesem Projekt ausgeben werden. Sie können dann den geschätzten Betrag und den tatsächlich verbrachten Betrag im Projektübersicht anzeigen.

Gesamtprojektstunden (HH:MM)

Sie können die Anzahl der Stunden festlegen, die für dieses Projekt eingetragen werden können. Außerdem können Sie im Bericht Projektübersicht das Budget in Stunden mit den eingetragenen Stunden vergleichen. Dadurch können Sie erkennen, ob die budgetierten Stunden den tatsächlichen Stunden entsprechen und entsprechend planen.

Stunden pro Aufgabe

Sie können die gewünschte Anzahl an Stunden für eine bestimmte Aufgabe zuweisen.

Stunden pro Mitarbeiter

Sie können Benutzer hinzufügen und die Budgetstunden für jeden Benutzer zuweisen.

Kontenbezogene Budgets

Durch die Erstellung von kontenbezogenen Budgets können Sie planen, wie viel Sie in jedem Bereich des Projekts ausgeben möchten. Die Erstellung eines Budgets auf Kontenebene hilft Ihnen, das Budget gegenüber den tatsächlichen Ausgaben für einen bestimmten Kunden zu vergleichen. In Zoho Books können Sie entweder ein kontenbezogenes Budget oder mehrere kontenbezogene Budgets für ein Projekt erstellen.

Scenario: Brandon ist ein Kunde, für den Sie ein Webentwicklungsprojekt durchführen. Er möchte, dass Sie ein kontenbezogenes Budget für dieses Projekt erstellen, um zu wissen, ob er die für das Projekt vorgesehene Summe überschreiten wird. In diesem Fall können Sie das Projekt auswählen und ein kontenbezogenes Budget für das Projekt erstellen. Wenn Transaktionen eingetragen werden, werden die Beträge unter den entsprechenden Ausgaben- und Einnahmekonten für das Projekt verfolgt. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, können Sie den Bericht „Tatsächliche Ausgaben gegenüber Budget“ ausführen. Dieser Bericht hilft Ihnen, den Gewinn oder Verlust pro Konto für das Projekt zu ermitteln.

Kontenbezogenes Budget erstellen

Sie können ein kontenbezogenes Budget für ein bereits erstelltes Projekt erstellen. Um ein kontenbezogenes Budget hinzuzufügen:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf Zeitverfolgung und wählen Sie Projekte aus.
Wählen Sie ein bestehendes Projekt aus oder erstellen Sie ein neues Projekt, indem Sie auf + Neues Projekt klicken.
Klicken Sie auf die Registerkarte Kontenbezogenes Budget neben der Registerkarte Übersicht.
Klicken Sie auf Budget erstellen.

Geben Sie anschließend den Namen des Budgets ein und wählen Sie die Einnahme- und Ausgabenkonten für das Budget aus.
Klicken Sie auf Budget erstellen.

Geben Sie den Budgetbetrag für jeden Konten ein.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Speichern.

Einblick: In Zoho Books können Sie mehrere kontenbezogene Budgets für ein einzelnes Projekt erstellen.

Pro Tipp: Sie können ein kontenbezogenes Budget klonen, um eine doppelte Version des kontenbezogenen Budgets zu erstellen.

Das erstellte Budget wird in der Registerkarte „Kontenbezogene Budgets“ aufgelistet, sobald das entsprechende Projekt ausgewählt ist.

Budget gegenüber Tatsächlichen Ausgaben-Bericht

Dieser Bericht zeigt den Unterschied zwischen Budget und tatsächlichen Ausgaben für jeden Konto basierend auf den für das Projekt eingetragenen Transaktionen an. Um den Bericht anzuzeigen:

Klicken Sie im linken Seitenbereich auf Zeitverfolgung und wählen Sie Projekte aus.
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie den Bericht anzeigen möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte Kontenbezogenes Budget neben der Registerkarte Übersicht.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das kontenbezogene Budget und klicken Sie auf Budget gegenüber Tatsächlichen Ausgaben anzeigen.

Sie werden zum Bericht weitergeleitet. Sie können die Anpassungsoptionen verwenden, um den Bericht anzupassen und ihn anzuzeigen.

Aufgaben

Ein Projekt kann aus einem oder mehreren Aufgaben bestehen, die abgeschlossen werden müssen. Bevor Sie Zeit eintragen, muss eine Aufgabe dem Projekt zugeordnet sein. Um eine Aufgabe hinzuzufügen:

Gehe zu Zeitrückverfolgung > Projekte.
Wählen Sie das von Ihnen erstellte Projekt aus.
Klicken Sie auf Weitere und wählen Sie Aufgabe hinzufügen aus dem Dropdown-Menü.

Geben Sie den Aufgabennamen und die Beschreibung ein.
Aktivieren Sie das Feld Abrechnbar, wenn Sie Ihren Kunden für die Aufgabe Geld verrechnen möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Projekte importieren

Wenn Sie bereits eine Liste an Projekten und Aufgaben in Ihrem bestehenden Buchhaltungssystem haben, können Sie diese in Zoho Books im Format CSV, TSV oder XLS importieren.

Gehe zu Zeitrückverfolgung > Projekte.
Klicken Sie auf das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Projekte importieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei wählen neben Datei hochladen. Sie können auch die Beispiel-CSV-Datei herunterladen, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Einblick: Die Dateigröße darf nicht größer als 1 MB sein.

Wählen Sie die Zeichencodierung und die Datei-Trennzeichen für Ihre Datei aus.

Einblick:

Die Zeichencodierung wird verwendet, um Zahlen mit Zeichen zu verbinden. Standardmäßig wird die Unicode Transformation Format (UTF-8)-Codierung verwendet, die eine große Vielfalt von Zeichen unterstützt, die über 8 Bit hinausgehen.
Das Field-Trennzeichen wird verwendet, um zwei Werte in einer Zeile zu trennen. Bei der Importierung von Lieferantenbonussen ist das Standard-Trennzeichen Komma (,).

Klicken Sie auf Weiter.

Stellen Sie sicher, dass alle Felder auf der Seite Felder zuordnen korrekt abgebildet sind.
Aktivieren Sie das Feld Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, wenn Sie eine ähnliche Importformatierung beim nächsten Mal verwenden möchten.
Klicken Sie auf Weiter.

Auf der Vorschau-Seite klicken Sie auf Importieren.

Ebenso können Sie Aufgaben importieren. So funktioniert das:

Gehe zu Zeitrückverfolgung > Projekte.
Klicken Sie auf das Rädchen-Symbol.
Klicken Sie auf Aufgaben importieren.

Einblick: Zoho Books passt automatisch die Dateiüberschriften der importierten Datei an das nächstnähere Feld in Zoho Books an. Sie können jedes Feld manuell bearbeiten, um es den Überschriften anzupassen, und diese Präferenzen speichern. Bei der Fortsetzung zeigt Zoho Books Ihnen alle nicht zugeordneten Felder an, die Sie vergessen oder nicht korrekt abgeglichen haben. Sie können diese durch Hinzufügen neuer Felder mit den entsprechenden Überschriften zuordnen.

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