Funktionen in Projekten

Schauen wir uns einige der Funktionen im Projektmodul an.

Zeit eintragen

Sobald Sie eine Aufgabe für ein Projekt erstellt haben, können Sie die Zeit für die auf diese Aufgabe verwendete Zeit eintragen.

Wählen Sie das Projekt aus, das Sie erstellt haben, aus der Projekte-Seite.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeit eintragen, die sich oben auf dem Projekt-Dashboard befindet.

Sie können die Zeit auch auf zwei andere Weisen eintragen:

Manuell erfassen

Sie können die Zeit, die Sie für ein Projekt aufgewendet haben, manuell eingeben. So geht’s:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Wähle ein Projekt aus.
Klicke auf Zeit eintragen am oberen Rand der Seite.

Gib das Datum ein, wähle das Projekt und die zugehörige Aufgabe aus.
Gib die verbrachte Zeit ein.

oder

Wähle den Start- und Endzeitpunkt aus, indem du die Option Zeitdauer eingeben auswählst.

Deaktiviere das Feld Abrechenbar, wenn die Aufgabe nicht abrechenbar sein soll, und wähle den Benutzer aus.

Einblick: Die Auswahl von Benutzern ist nur für Admins verfügbar.

Klicke auf Speichern.

Timer starten

Sie können die Zeit für ein bestimmtes Projekt über einen Timer eintragen. So geht’s:

Klicke auf Start in der oberen rechten Ecke der Seite oder verwende die Tastenkombination Ctrl/cmd + t.

Gib einen Hinweis ein und klicke auf Timer starten.

Der Timer läuft auf der linken Seitenleiste und du kannst die Eintragung Stoppen, Pausieren oder Löschen.

disable timer Sobald Sie den Timer beenden, können Sie die Projektinformationen im folgenden Popup eingeben.

Projekt-Kosten und -Umsatz verfolgen

Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, das auf Projekten basiert, möchten Sie möglicherweise die Kosten und Umsätze eines Projekts verfolgen und diese entsprechend zusammenfassen.
In Zoho Books kann dies durch die Zuordnung von Projekten zu Transaktionen erfolgen. Sobald Projekte zu Transaktionen zugeordnet sind, können Sie aus dem Reports-Modul die Gewinn- und Verlustbilanz des Projekts anzeigen.

Projektangebote erstellen und senden

Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, können Sie Ihrem Kunden ein Angebot für das Projekt und die Preise senden. Der Kunde kann das Angebot akzeptieren, ablehnen oder kommentieren. Sobald ein Angebot bestätigt ist, kann es in eine Rechnung umgewandelt werden.

Um ein Angebot für ein Projekt zu erstellen:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie ein Angebot erstellen möchten.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich der Seite auf Neue Transaktion.
Wählen Sie Angebot erstellen.

Füge alle erforderlichen Details ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie können ein Angebot auch im Modul „Angebote“ erstellen und ein Projekt damit verknüpfen. So funktioniert das:

Gehe zu Verkauf > Angebote.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neues.
Füllen Sie die Kundendaten, die Artikelinformationen und andere erforderlichen Felder aus.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Projektname“ das Projekt aus, das mit dem Angebot verknüpft werden soll.

Select project to associate with the quote

Die Gesamtkosten werden erstellt und die Projektinformationen sind im Zeitverfolgungsmodul verfügbar.

Kunden für Projekte rechnen

Sie können eine Rechnung erstellen und an Ihre Kunden senden, um einen Teil oder die vollständige Durchführung eines Projekts abzubilden.

Einblick: Sie können mehrere Projekte einer Rechnung zuordnen.

Sie können eine Rechnung für ein Projekt aus der Projektseite erstellen. So funktioniert das:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie eine Rechnung erstellen möchten.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich der Seite auf Neue Transaktion.
Klicken Sie auf Rechnung erstellen.

Geben Sie im Feld Bilddatum bis das Datum ein, bis zu dem Sie Ihren Kunden rechnen möchten.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Wie die Daten auf der Rechnung sortiert werden sollen die Methode aus, mit der die Daten auf der Rechnung sortiert werden sollen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Passen Sie die Rechnung entsprechend an.
Klicken Sie auf Speichern und Senden.

Billing Method	Verfügbarer Optionen
Feste Kosten für Projekte	Nur die Option Eine Zeile für das Projekt wird angezeigt.
Basierend auf Aufgabenstunden	Die Option Gruppieren nach Benutzern wird nicht angezeigt.
Basierend auf Mitarbeiterstunden	Die Option Gruppieren nach Benutzern wird nicht angezeigt.
Basierend auf Projektstunden	Alle Optionen werden angezeigt.

Ebenso können Sie andere Verkaufstransaktionen wie Verkaufsbestellungen und Gutschriften einem Projekt zuordnen.

Projekt-Kosten erfassen

Projekte haben bestimmte Ausgaben. Es kann alles von einem Kaffee für einen Benutzer bis hin zu Werkzeugen für eine Aufgabe sein.
Um Ausgaben für ein Projekt zu erfassen:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie eine Ausgabe erfassen möchten.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Neue Transaktion.
Klicken Sie auf Ausgabe erstellen.
Füllen Sie die erforderlichen Angaben in der Seite zum Erstellen einer Ausgabe aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Einblick: Die Felder Kunden und Projekte werden automatisch ausgefüllt.

Sie können eine Ausgabe für ein Projekt auch im Modul „Ausgaben“ erstellen. So funktioniert das:

Gehe zu Einkäufe > Ausgaben.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf die Schaltfläche + Neuer Eintrag.
Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.
Wählen Sie den Kundenname aus dem Dropdown-Menü. Das Feld Projekt erscheint, sobald der Kundenname ausgewählt wird.
Markieren Sie das Kontrollkästchen Abrechnbar, wenn Sie diesen Kunden für diese Ausgabe abrechnen möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Retainer-Rechnungen für Projekte erstellen

Manchmal müssen Sie einen Vorauszahlung tätigen, um die Ressourcen für ein Projekt vorzubereiten, das Sie bearbeiten werden. Erstellen Sie eine Retainer-Rechnung für das Projekt und nehmen Sie Vorauszahlungen an. Später können Sie diese mit der von Ihnen aus dem Projekt erstellten Rechnung anpassen.

Um eine Vorauszahlung für ein Projekt zu erfassen:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie eine Retainer-Rechnung erstellen möchten.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Neue Transaktion.
Klicken Sie auf Retainer-Rechnung erstellen.

Füllen Sie die erforderlichen Angaben in der folgenden Seite aus.
Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und Senden.

Sie können Vorauszahlungen auch im Modul „Retainer-Rechnungen“ erfassen. So funktioniert das:

Gehe zu Verkauf > Retainer-Rechnungen.
Erstellen Sie eine neue Transaktion oder bearbeiten Sie eine bestehende.
Wählen Sie das Projekt aus dem Dropdown-Feld Projektname.

Geben Sie die weiteren erforderlichen Angaben ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Einblick: Alle Verkaufstransaktionen können im Tab Verkauf unter den entsprechenden Modulnamen angezeigt werden.

Sobald die Retainer bezahlt sind, können Sie sie auf Ihre Rechnung anwenden. So funktioniert das:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie eine Retainer-Rechnung erstellt und eine Zahlung erfasst haben.
Klicken Sie im Dropdown-Menü „Neue Transaktion“ auf Rechnung erstellen.
Auf der Seite mit den Informationen zur Projektrechnung aktivieren Sie das Kontrollkästchen Möchten Sie die gesammelten Retainer auf die Rechnung anwenden?
Klicken Sie auf Hinzufügen und Sie werden zur Seite der Rechnungserstellung weitergeleitet.

Geben Sie die erforderlichen Rechnungsdaten ein und klicken Sie auf Speichern und Senden.

Der Retainer wird von der Rechnung abgezogen. Sie können dies im Abschnitt „Gesamt“ sehen.

Kundinnen und Kunden für einen Projektrechnung abrechnen

Wenn Sie Projekte für Ihre Kunden durchführen, können Sie verschiedene Rechnungen für den Kauf von Software, Werkzeugen usw. ergeben. Sie können Kunden und Projekte diesen Rechnungen zuordnen und sie als abrechenbar markieren. So funktioniert das:

Gehe zu Einkäufe > Rechnungen.
Erstelle eine neue Rechnung oder bearbeite eine bestehende.
Im Abschnitt Artikeldetails wähle den Kunden aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicke auf das Bearbeiten-Icon neben Nicht abrechenbar und aktiviere das Kontrollkästchen „Abrechenbar“, wenn du diesen Artikel abrechnen möchtest.
Wähle den Projektnamen aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicke auf Aktualisieren.

Ebenso können Sie andere Einkaufstransaktionen wie Einkaufsbestellungen oder Lieferantenboni einem Projekt zuordnen. Dazu:

Klicke auf das Weitere-Icon neben der Zeile.
Wähle das Projekt aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicke auf Speichern.

Manuelle Buchungen

Sie können Buchungseinträge erstellen, um andere mit dem Projekt verbundene Transaktionen manuell zu erfassen. So funktioniert das:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Wählen Sie ein Projekt aus, für das Sie eine Buchungserfassung erstellen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Transaktion in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Manuelle Buchung erstellen aus dem Dropdown-Menü.

Geben Sie die erforderlichen Angaben ein.
Sie können ein Projekt jeder Eintragszeile zuordnen, indem Sie auf das Weitere-Icon neben der Zeile klicken.

Wählen Sie das Projekt aus dem Dropdown-Menü Projekt zuordnen aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen.

Massen-Update von Artikelzeilen

Sie können mehrere Projekte zu den Zeilen eines Rechnungseintrags zuordnen. Wählen Sie mehrere Einträge aus und ordnen Sie Projekte in nur einem Klick zu.
Um Projekte massenhaft zu aktualisieren:

Gehe zu Verkauf > Rechnungen.
Klicke auf + Neuer in der oberen rechten Ecke der Seite.
Geben Sie die weiteren erforderlichen Angaben ein.
Klicke auf die Option Massen-Update von Artikelzeilen oberhalb der Tabelle Artikeldetails rechts.

Klicke auf Projekte aktualisieren.

Wählen Sie die Projekte aus dem Dropdown-Menü Projekte aus.
Klicke auf Aktualisieren.

Transaktionen verfolgen

Die für ein Projekt erfassten Transaktionen können im Projektmodul verfolgt werden. So funktioniert das:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie die Transaktionen anzeigen möchten.
Sie können alle Verkaufstransaktionen unter dem Verkauf-Tab und alle Einkaufstransaktionen unter dem Einkauf-Tab sehen.

Projekte Verkauf Purchase Projects

Projektberichte (Projektrentabilität)

Sie können Berichte anpassen und diese nach den mit verschiedenen Transaktionen verknüpften Projekten filtern. Die Gesamtrentabilität eines Projekts lässt sich aus dem Gewinn- und Verlustbericht sehen, während die transaktionsbasierten Projekt-Detailangaben in den spezifischen Transaktionsberichten abgerufen werden können.

Gewinn- und Verlustbericht

Die Projektrentabilität kann im Gewinn- und Verlustbericht angepasst und abgerufen werden. Sie können den Bericht anpassen und ihn nach bestimmten Projekten anzeigen. Dazu:

Gehe zum Berichte-Modul in der linken Seitenleiste.
Im Abschnitt Business Overview wähle Gewinn- und Verlust aus.
Klicke im oberen linken Bereich auf Bericht anpassen.

Wähle aus dem Dropdown-Menü Projekte und wähle den Projektnamen aus dem benachbarten Dropdown-Menü.

Klicke auf Bericht ausführen.

Einblick: Sie können die Gewinnspanne des Projekts direkt auf der Übersichtsseite des Projekts in Form eines Diagramms anzeigen, indem Sie auf „Gewinnspannungsübersicht“ klicken. Sie können direkt auf den spezifischen Profit- und Verlustbericht des Projekts wechseln, indem Sie unter dem Diagramm auf „Gewinnspannungsbericht“ klicken.

Andere Berichte

Sie können die Berichte der für ein Projekt erstellten Transaktionen anzeigen. Diese Berichte umfassen:

Detailbericht für Einkaufsbestellungen
Detailbericht für Rechnungen
Detailbericht für Angebote
Detailbericht für Verkaufsbestellungen
Detailbericht für Forderungen
Detailbericht für Ausgaben
Detailbericht für Debitnoten

Zum Beispiel, um die mit Forderungen verknüpften Projekte zu sehen:

Gehe im linken Seitenbereich auf das Berichte-Modul.
Im Abschnitt Forderungen wähle Detailbericht für Forderungen aus.
Klicke im oberen linken Bereich auf Bericht anpassen.
Wähle aus dem Dropdown-Menü Projekte und wähle den Projektnamen aus dem benachbarten Dropdown-Menü.
Klicke auf Bericht ausführen.

Projekt-Kosten für Mitarbeiter

Ein Projekt kann mehrere Benutzer enthalten, die daran arbeiten. Jeder Benutzer verbringt eine bestimmte Menge Zeit am Projekt, und jeder Benutzer kann eine unterschiedliche Kosten pro Stunde für jede Stunde, die er am Projekt arbeitet, haben.

Scenario: Zum Beispiel arbeiten Brandon und Miles an einem Projekt. Die Stundensatz für Brandon beträgt 10 USD, für Miles 12 USD. Wenn beide jeweils 4 Stunden arbeiten, beträgt die Kosten für Brandon 40 USD (10 * 4) und für Miles 48 USD (12 * 4). Mit der Kostenverfolgungsfunktion in Zoho Books können Sie Kosten einem Benutzer zuweisen, Zeitprotokolle für sie erfassen und die entstandenen Kosten aus den Berichten verfolgen.

Kostenverfolgung aktivieren

Bevor Sie ein Projekt erstellen, müssen Sie die Option Kostenverfolgung aktivieren.

Hinweise: Nur ein Administrator der Organisation kann die Kostenverfolgung aktivieren.

Um dies zu aktivieren:

Klicke auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicke unter Voreinstellungen auf Zeitprotokoll.
Aktiviere die Option Kosten für Zeit-Einträge verfolgen.
Klicke auf Speichern.

Kosten dem Personal zuweisen

Sie können einen vorgegebenen Stundenkostenwert für jeden Benutzer festlegen. Um den Kostenwert einzugeben:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer und Rollen auf Benutzer.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Benutzer einladen.
Füllen Sie die Angaben aus und geben Sie den vorgegebenen Stundenkostenwert im Feld Kosten pro Stunde ein.
Klicken Sie auf Senden.

Um den Kostenwert für einen bestehenden Benutzer zu bearbeiten:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer und Rollen auf Benutzer.
Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
Geben Sie den Stundenkostenwert für diesen Benutzer ein.

Der Kosten pro Stunde wird in neuen Projekten automatisch auf die vom Benutzer in der Benutzer und Rollen-Sektion angegebene Menge gesetzt. Die aktualisierten Stundenkosten für das Personal haben keinen Einfluss auf bestehende Projekte oder Zeitaufträge.

Wenn Sie den Kosten pro Stunde für einen Benutzer vor der Projektierung vergessen haben, kann ein Administrator das Projekt bearbeiten und das Feld Effektiv ab festlegen. Alle Zeitaufträge, die für das Projekt nach dem ausgewählten Datum erstellt werden, werden mit dem neuen Kostenwert aktualisiert.

Kosten pro Stunde beim Zeitauftrag bearbeiten

Beim Erfassen von Zeit kann ein Administrator den Gesamtkostenwert oder den Stundenkostenwert durch Klicken auf das Bearbeiten-Icon ändern.

Um zu bearbeiten:

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon neben dem Gesamtkostenwert und klicken Sie dann auf das Bearbeiten-Icon neben Kosten pro Stunde im Popup.
Geben Sie den neuen Stundenkostenwert ein.
Klicken Sie auf Aktualisieren und die Änderungen werden im Bereich Gesamtkosten angezeigt.

Danach klicken Sie auf Speichern im neuen Zeitauftrag.

Um die Zeitabrechnung eines Projekts mit dem Gesamtkostenwert anzuzeigen:

Gehe zu Projekt und wähle Zeitabrechnung aus.
Setze VIEW BY Status und Periode auf Alle.

Sie können den Gesamtkostenwert jeder Eintrag in der Spalte Gesamtkosten sehen.

Projekt-Kosten-Zusammenfassungsbericht

Dieser Bericht gibt eine Zusammenfassung aller für Projekte aufgewendeten Kosten. Oft werden beim Auftragen eines Projekts für einen Kunden bestimmte Ressourcen benötigt, um das Projekt abzuschließen. Die Kosten für diese Ressourcen können in Form von Rechnungen, Ausgaben, selbst erstellten Rechnungen oder manuellen Journalen verfolgt werden. Diese Kosten, die für jedes Projekt aufgewendet wurden, können in Zoho Books als Bericht angezeigt werden.

Um den Projekt-Kosten-Zusammenfassungsbericht anzuzeigen:

Navigieren Sie zum Modul Berichte in der linken Seitenleiste.
Klicken Sie unter dem Abschnitt Projekte und Zeitabrechnung auf Projekt-Kosten-Zusammenfassung.

Der Bericht zeigt den Projektnamen, die Beschreibung, den Kundenname sowie die Gesamtkosten aus Transaktionen, die Kosten aus der Zeitabrechnung und den Budgetbetrag an. Sie können den Datumsbereich aus dem Kalendertool auswählen und den Bericht entsprechend ansehen.

Um den Bericht anzupassen, klicken Sie auf die Option Customize Report in der oberen Leiste.

Im Abschnitt Allgemein kann der Bericht nach Projektname, Projektstatus, Projekt-Billingsmethode und Kundenname gefiltert werden.

Sie können die Spalten auswählen, die im Bericht enthalten sein sollen. Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie auf Show/Hide Columns, um die Spalten im Feld Selected Column zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Show or Hide Columns Project Cost Summary

Klicken Sie auf Run Report, um den Bericht zu generieren.

Sobald der Bericht ausgeführt wurde, wird der Cost From Transactions angezeigt. Wenn Sie den Kostenwert eines Projekts klicken, können Sie den detaillierten Bericht mit der Liste der für das Projekt erstellten Transaktionen anzeigen.

Sie können diesen Bericht anpassen, indem Sie auf Customize Report klicken. Sie können ihn nach Transaktionstyp, Lieferantenname und Kontoname filtern. Der Transaktionstyp umfasst fünf Filter (Rechnungen, Lieferanten-Kredite, Ausgaben, Journal-Einträge und selbst gebilligte Rechnungen). Außerdem können Sie die Spalten anpassen, indem Sie auf Show/Hide Columns klicken.

Außerdem können Sie den Bericht in Zoho Sheet sowie in PDF, CSV, XLS und XLSX-Formaten exportieren.

Projektertragsübersichtsbericht

Basierend auf den Projekten, die Sie für den Kunden bearbeitet haben, werden Rechnungen erstellt und der Fortschritt des Projekts wird verfolgt. Der Gesamtertrag pro Projekt kann in Form eines Berichts in Zoho Books angezeigt werden. So funktioniert das:

Navigieren Sie zum Modul Reports in der linken Seitenleiste.
Klicken Sie unter dem Abschnitt Projects and Timesheet auf Projects Revenue Summary.

Der Bericht enthält die folgenden Felder: Projektname, Beschreibung, Kundenname, Fakturierter Ertrag und Budgetbetrag. Sie können verschiedene Zeitrahmen aus dem Kalendardropdown auswählen.

Um den Bericht anzupassen:

Klicken Sie auf die Option Customize Report in der oberen Leiste.

Im Abschnitt Allgemein kann der Bericht nach Projektname, Projektstatus, Projekt-Billingsmethode und Kundenname gefiltert werden.
Sie können auch entscheiden, welche Spalten im Bericht enthalten sein sollen. Dazu klicken Sie auf Show/Hide Columns, um die Spalten im Feld Selected Column hinzuzufügen oder zu entfernen.

Show or Hide Columns Project Revenue Summary

Sobald der Bericht ausgeführt wurde, wird der Fakturierter Ertrag angezeigt. Wenn Sie einen Ertragswert eines Projekts klicken, können Sie den detaillierten Bericht mit der Liste der Verkaufstransaktionen für das Projekt anzeigen.