Grundfunktionen im Einkaufsauftrag

Schauen wir uns die grundlegenden Funktionen an, die im Einkaufsauftragsmodul in Zoho Books durchgeführt werden können.

EinkaufsAufträge aktivieren

Um EinkaufsAufträge im Zoho Books zu sehen und zu erstellen, müssen Sie das EinkaufsAuftragsmodul aktivieren. Dazu müssen Sie:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
Aktivieren Sie die Option EinkaufsAufträge.
Klicken Sie auf Speichern.

EinkaufsAuftrag erstellen

Um einen neuen EinkaufsAuftrag zu erstellen:

Gehe zu Einkäufe > EinkaufsAufträge.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer in der oberen rechten Ecke der Seite.

Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.

Felder	Beschreibung
Lieferantname	Geben Sie den Namen des Lieferanten ein, für den der EinkaufsAuftrag erstellt wird.
Lieferadresse	Wählen Sie aus, ob der EinkaufsAuftrag für eine Organisation oder für einen Kunden erstellt wird. Wählen Sie die Adresse, an die die Artikel im EinkaufsAuftrag geliefert werden sollen.
EinkaufsAuftragsnummer	Geben Sie eine eindeutige Nummer für Ihren EinkaufsAuftrag ein.
Erwartete Lieferung	Wählen Sie den Tag aus, an dem die Artikel geliefert werden sollen.
Datum	Wählen Sie das Datum aus, an dem der EinkaufsAuftrag erstellt wird.
Versandvorgabe	Geben Sie den Versandweg ein, z. B. Lieferservice, Luftversand usw.

Klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder Speichern und senden.

Einblick: Im Feld EinkaufsAuftragsnummer wird die Auftragsnummer standardmäßig generiert. Wenn Sie eine EinkaufsAuftragsnummer manuell eingeben möchten, klicken Sie auf das Rädchen-Symbol neben dem Tab und ein Popup erscheint, aus dem Sie zwischen automatisch generierter Auftragsnummer und manueller Eingabe wählen können.

Automatische Generierung der EinkaufsAuftragsnummer

Mehrere Artikel in Bulk hinzufügen

Sie können mehrere Artikel und deren Mengen in Bulk hinzufügen. So funktioniert das:

Klicken Sie auf + Mehrere Artikel hinzufügen unter den Artikelangaben.
Wählen Sie die Artikel aus und geben Sie deren Mengen ein.
Klicken Sie auf Artikel hinzufügen.

Nach Eingabe der erforderlichen Angaben klicken Sie auf Speichern.

EinkaufsAufträge aus dem Lieferantenmodul erstellen

Sie können einen EinkaufsAuftrag direkt aus dem Lieferantenmodul erstellen. So funktioniert das:

Gehe zu Einkäufe > Lieferanten.
Wählen Sie den Lieferanten aus, für den Sie eine Einkaufsrechnung erstellen möchten.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich der Seite auf Neue Transaktion.
Wählen Sie Einkaufsrechnung.
Geben Sie in der folgenden Seite die Details der Einkaufsrechnung ein und speichern Sie sie.

Einkaufsrechnungen anzeigen

Wenn Sie bereits Einkaufsrechnungen erstellt haben, können Sie diese im Modul „Einkaufsrechnungen“ anzeigen. So geht das:

Gehe zu Einkäufe > Einkaufsrechnungen.
Wählen Sie die Einkaufsrechnung aus, die Sie ansehen möchten.

Einkaufsrechnungen importieren

Wenn Sie bereits eine Liste von Einkaufsrechnungen haben, können Sie diese in Zoho Books im Format CSV, TSV oder XLS importieren.
Um das Format der Importdatei zu kennen, also welche Spalten und Daten in die Importdatei aufgenommen werden müssen, können Sie die Beispiel-Importdatei herunterladen, die wir in den folgenden Schritten betrachten werden.

Gehe zu Einkäufe > Einkaufsrechnungen.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich der Seite auf das Weitere-Icon.
Wählen Sie Einkaufsrechnungen importieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei wählen unter Datei hochladen. Sie können die Beispiel-CSV-Datei herunterladen, um sich einen Überblick zu verschaffen, indem Sie auf Beispieldatei klicken.

Einblick: Die Dateigröße darf nicht größer als 1 MB sein.

Wählen Sie die Zeichencodierung und die Datei-Trennzeichen für Ihre Datei.

Einblick:

Die Zeichencodierung wird verwendet, um Zahlen mit Zeichen zu verbinden. Standardmäßig wird die Unicode Transformation Format (UTF-8)-Codierung verwendet, die eine große Anzahl von Zeichen unterstützt, die über 8 Bit hinausgehen.
Die Spalten-Trennzeichen werden verwendet, um zwei Werte in einer Zeile zu trennen. Bei der Importierung von Lieferantenbonussen ist das Standard-Trennzeichen Komma (,).

Klicken Sie auf Weiter.

Stellen Sie sicher, dass alle Felder korrekt auf der Seite Felder zuordnen abgebildet sind.
Markieren Sie das Feld Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, wenn Sie die ähnliche Importformatierung bei der nächsten Importaktion verwenden möchten.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Option Automatische Generierung der Einkaufsrechnungsnummer für die hochzuladende Datei zu aktivieren.
Klicken Sie auf Weiter.

In dem Vorschaufenster klicken Sie auf Importieren.

Einblick: Zoho Books passt automatisch die Dateiheader der importierten Datei an das nächstnähere Feld in Zoho Books an. Sie können jedes Feld manuell bearbeiten, um es den Headers anzupassen, und diese Präferenzen speichern. Wenn Sie fortfahren, zeigt Zoho Books Ihnen alle nicht zugeordneten Felder an, die Sie vergessen oder nicht erkennen konnten. Sie können diese durch Hinzufügen neuer Felder mit passenden Headers zuordnen.

Weiter >
Funktionen in Einkaufsrechnungen

Verwandte Themen

Hat dieses Dokument Ihnen geholfen?