Funktionen in Einkaufsbestellungen

Schauen wir uns einige der Funktionen im Modul Einkaufsbestellungen an.

Einkaufsbestellung in Rechnung umwandeln

Sie können eine Einkaufsbestellung in eine Rechnung umwandeln.

Scenario: Patricia erstellt eine Einkaufsbestellung mit allen Artikeln, die sie benötigt, und sendet sie an Bailey, ihren Lieferanten. Bailey akzeptiert die Einkaufsbestellung und sendet alle Artikel an Patricia sowie eine Rechnung. Patricia muss diese Rechnung in Zoho Books erfassen. Anstatt eine neue zu erstellen, wandelt sie die bereits für Bailey erfasste Einkaufsbestellung in Zoho Books in eine Rechnung um.

Um eine Einkaufsbestellung in eine Rechnung umzuwandeln:

Gehe zu Einkäufe > Einkaufsbestellung.
Wählen Sie die Einkaufsbestellung aus, die Sie in eine Rechnung umwandeln möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche In Rechnung umwandeln in der oberen rechten Ecke der Seite.

Geben Sie in der Neue Rechnung Seite die erforderlichen Angaben ein und speichern Sie sie.

Artikel in Einkaufsbestellung stornieren

Sie können Artikel in Ihrer Einkaufsbestellung stornieren.

Scenario: Patricia erstellt eine Einkaufsbestellung mit drei Artikeln und sendet sie an Bailey, ihren Lieferanten. Bailey bestätigt, dass zwei Artikel verfügbar sind und ein Artikel ausverkauft ist. Nach Erhalt der beiden Artikel zahlt Patricia Bailey für die erhaltenen Artikel und ändert die Einkaufsbestellung entsprechend. Sie storniert die Artikel in der Einkaufsbestellung (in diesem Fall den Artikel, der ausverkauft war).

Um Artikel in einer Einkaufsbestellung zu stornieren:

Gehe zu Einkäufe > Einkaufsbestellungen.
Wählen Sie die Einkaufsbestellung aus, für die Sie Artikel stornieren möchten.
Klicken Sie auf Weitere > Artikel stornieren.

Wählen Sie die Artikel aus, die Sie stornieren möchten, sowie deren Menge.

Klicken Sie auf Speichern.

Die ausgewählten Artikel werden nun storniert und der Status Ihrer Einkaufsbestellung wird auf Geschlossen geändert.

Einblick: Bei einer teilweise fakturierten Einkaufsbestellung können nur Artikel storniert werden, die nicht fakturiert wurden.

Bestätigte abgebrochene Einträge

Sie können Einträge in Ihrer Bestellauftragsbestätigung erneut öffnen. So geht es:

Gehe zu Einkäufe > Bestellaufträge.
Wählen Sie den Bestellauftrag aus, für den Sie die abgebrochenen Einträge erneut öffnen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Abgebrochene Einträge erneut öffnen.

Erwarteter Liefertermin

Sie können den Erwarteten Liefertermin der in Ihrem Bestellauftrag bestellten Artikel festlegen. So geht es:

Gehe zu Einkäufe > Bestellauftrag.
Wählen Sie den Bestellauftrag aus, für den Sie den erwarteten Liefertermin festlegen möchten.
Klicken Sie auf Weitere > Erwarteter Liefertermin.

Wählen Sie den erwarteten Liefertermin aus.

Klicken Sie auf Speichern.

Der erwartete Zahlungszeitpunkt finden Sie im Abschnitt Kommentare & Historie des Bestellauftrags. Um diesen Zeitpunkt zu löschen:

Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der Aktivität.
Wählen Sie Löschen, um zu bestätigen.

Bestellaufträge abbrechen

Sie können einen Bestellauftrag als abgebrochen markieren. Sobald er abgebrochen ist, kann er nicht mehr erneut geöffnet werden. Nur offene Bestellaufträge können abgebrochen werden.
Um einen Bestellauftrag abzubrechen:

Gehe zu Einkäufe > Bestellaufträge.
Wählen Sie den Bestellauftrag aus, den Sie abbrechen möchten.
Klicken Sie auf Weitere in der oberen Ecke der Seite.
Wählen Sie Als abgebrochen markieren aus dem Dropdown-Menü.
Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen.
Klicken Sie auf Fortfahren.

Kommentar hinzufügen

Sie können einen Kommentar zu einem Bestellauftrag in Zoho Books hinzufügen. Die eingegebenen Kommentare können von Ihren Lieferanten nicht angezeigt werden.

Um einen Kommentar hinzuzufügen:

Gehe zu Einkäufe > Bestellaufträge.
Wählen Sie den Bestellauftrag aus, für den Sie einen Kommentar hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentare & Historie.
Klicken Sie auf die Option + Kommentar hinzufügen unter der Historie.
Geben Sie Ihren Kommentar ein.
Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen.

Vorlage anpassen

Sie können das Format Ihres Bestellauftrags-PDF anpassen. So geht es:

Gehe zu Einkäufe > Bestellaufträge.
Wählen Sie den Bestellauftrag aus, für den Sie die Vorlage anpassen möchten.
Bewegen Sie die Maus über den Bestellauftrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen in der oberen rechten Ecke.
Von hier aus können Sie verschiedene Aktionen für die Vorlage des Bestellauftrags durchführen.