Einkaufsrechnungen verwalten

Die Einkaufsrechnungen, die Sie für Ihre Lieferanten erfassen, können auf viele Weisen gefiltert und sortiert werden.

Status der Einkaufsrechnung

Eine Einkaufsrechnung in Zoho Books kann einen der folgenden Status haben.

Status	Beschreibung
Entwurf	Einkaufsrechnungen, die erstellt werden, befinden sich standardmäßig im Entwurf-Status.
Offen	Sobald eine Einkaufsrechnung an den Lieferanten gesendet wird, befindet sich die Rechnung im Offen-Status.
Geschlossen	Sobald ein Lieferant eine Einkaufsrechnung akzeptiert, kann sie in eine Rechnung umgewandelt werden und der Status wird Geschlossen.
Storniert	Wenn der Lieferant Ihre Einkaufsrechnung ablehnt, kann die Rechnung storniert werden und der Status wird Storniert.
Teilweise abgerechnet	Wenn eine Einkaufsrechnung nur für einige Artikel abgerechnet wird, wird der Status Teilweise abgerechnet.
Abgerechnet	Sobald eine Einkaufsrechnung in eine Rechnung umgewandelt wird, wird der Status Abgerechnet.

Einkaufsrechnungen filtern

Sie können Einkaufsrechnungen nach ihrem Status filtern. So geht es:

Gehe zu Einkäufe > Einkaufsrechnungen.
Klicke auf das Dropdown-Menü Alle Einkaufsrechnungen oben auf der Seite.
Wähle den Typ der Einkaufsrechnung aus, die du filtern möchtest.

Wenn du Einkaufsrechnungen nach bestimmten Parametern filtern möchtest, kannst du dies über Benutzerdefinierte Ansichten vornehmen.

Benutzerdefinierte Ansichten

Benutzerdefinierte Ansichten können verwendet werden, um Einkaufsrechnungen nach bestimmten Kriterien zu filtern, die du selbst festgelegt hast.

Um eine benutzerdefinierte Ansicht für Einkaufsrechnungen zu erstellen:

Gehe zu Einkäufe > Einkaufsrechnungen.
Klicke auf das Dropdown-Menü Alle Einkaufsrechnungen oben auf der Seite.
Wähle + Neue benutzerdefinierte Ansicht.
Fülle die erforderlichen Angaben aus.
Klicke auf Speichern.

Name
Gib einen Namen für deine benutzerdefinierte Ansicht ein. Wenn du diese Ansicht häufig verwendest, kannst du die Option Als Favorit markieren wählen.

Kriterien
Füge Kriterien für die benutzerdefinierte Ansicht hinzu, basierend auf den Feldern in der Einkaufsrechnung. Klicke auf + Kriterien hinzufügen, um mehrere Kriterien hinzuzufügen.

Spaltenpräferenzen
Wähle die Felder aus, die in der erstellten benutzerdefinierten Ansicht angezeigt werden sollen. Du kannst Felder aus der Spalte Verfügbare Spalten in die Spalte Ausgewählte Spalten verschieben, indem du neben ihnen das +-Symbol klickst.

Benutzerdefinierte Ansicht teilen
Wähle den Benutzer aus, der Zugriff auf diese benutzerdefinierte Ansicht erhält. Dieser benutzerdefinierte Ansicht wird angezeigt, wenn Sie auf das Dropdown-Menü Alle Bestellungen im Modul „Bestellungen“ klicken.

Sie können diesen benutzerdefinierten Ansicht bearbeiten, indem Sie das Edit-Symbol neben der benutzerdefinierten Ansicht klicken.

Um die benutzerdefinierte Ansicht zu löschen:

Bearbeiten Sie die benutzerdefinierte Ansicht.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen.

Sortieren von Bestellungen

Sie können die Bestellungen nach verschiedenen Spalten oder Feldern sortieren. Hier ist wie:

Gehe zu Einkäufe > Bestellungen.
Klicken Sie auf die Spalte, die Sie sortieren möchten.
Die Sortierung kann nach aufsteigender oder absteigender Reihenfolge (durch Pfeil dargestellt) erfolgen. Klicken Sie erneut auf das Feld, um die Sortierreihenfolge zu ändern.

Spalten neu anordnen

Im Modul „Bestellungen“ können Sie die Felder auswählen, die auf der Hauptseite angezeigt werden. Außerdem können Sie die Spalten oder Felder auf der gleichen Seite neu anordnen. Hier ist wie:

Gehe zu Einkäufe > Bestellungen.
Klicken Sie auf das Tabelle-Symbol links auf der Seite.
Wählen Sie die Felder aus, die Sie anzeigen möchten.
Verschieben Sie die Reihenfolge der Spalten durch Ziehen und Abgeben der Symbole neben ihnen.
Nach den Änderungen klicken Sie auf Speichern.

Aktuelle Ansicht exportieren

Wenn Sie Ihre Bestellungen gefiltert haben oder die Spalten in Ihren Bestellungen neu angeordnet haben, können Sie diese spezifische Ansicht Ihrer Bestellungen exportieren. Hier ist wie:

Gehe zu Einkäufe > Bestellungen.
Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Aktuelle Ansicht exportieren.

Wählen Sie unter Als exportieren das Format aus und geben Sie ein Passwort ein, um Ihre Exportdatei zu sichern.
Klicken Sie auf Exportieren.