Zitate (ehemals Schätzungen)

Hinweis: Das Modul „Schätzungen“ wurde in „Zitate“ umbenannt, da der Begriff „Zitate“ die Funktion des Moduls genau widerspiegelt, nämlich die Angebotspreise für Artikel zu festlegen. Mit Zitaten können Unternehmen bindende Dokumente an ihre Kunden senden.

Ein Zitat ist ein Vorschlag, den Sie an Ihre Kunden senden, der die Artikel enthält, die Sie verkaufen möchten, deren Preise und die Vertragsbedingungen. In Zoho Books können Sie Zitate erstellen und an Ihre Kunden senden. Sobald ein Kunde ein Zitat annimmt, können Sie es schnell in einen Verkaufsauftrag oder eine Rechnung umwandeln. Sie können auch zusätzliche Aktionen durchführen, wie z. B. die Erstellung eines Retainer-Rechnung oder eines Projekts aus dem Zitat.

Wie funktionieren Zitate?

Sobald Sie ein Zitat in Zoho Books erstellen, können Sie es an Ihren Kunden senden. Wenn Sie das Zitat über andere Wege geteilt haben, können Sie es manuell als gesendet markieren. Sobald der Kunde das Zitat annimmt, wird es als angenommen markiert. Wenn der Kunde das Zitat über andere Wege annimmt, können Sie es manuell als angenommen markieren. Danach können Sie das angenommene Zitat in einen Verkaufsauftrag oder eine Rechnung umwandeln, sobald Sie bereit sind, das Produkt oder die Leistung an den Kunden zu liefern.

Ein Zitat erstellen

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Verkauf und wählen Sie Zitate.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neues.
Auf der Seite „Neues Zitat“ füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Kundenname: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Kunden aus, für den Sie das Zitat erstellen möchten.
- Zitatennummer: Die Zitatennummer wird automatisch ausgefüllt, aber Sie können das Einstellungen-Icon klicken und die Option wählen, um eine benutzerdefinierte Zitatennummer einzugeben, falls erforderlich.
- Referenznummer: Geben Sie eine Referenznummer ein, falls erforderlich.
- Zitatsdatum: Standardmäßig wird beim Erstellen des Zitats das aktuelle Datum ausgewählt. Sie können das Datum beim Erstellen des Zitats ändern.
- Gültigkeitsdatum: Wählen Sie das Datum, bis zu dem das Zitat gültig ist. Der Kunde muss das Zitat bis zu diesem Datum akzeptieren oder ablehnen.
Verkäufer: Wenn ein bestimmter Benutzer Ihrer Organisation für diesen Verkauf verantwortlich sein soll, wählen Sie den Verkäufer aus dem Dropdown-Menü aus.
Projektname: Wenn Sie diesen Angebotsvorschlag für ein bestehendes Projekt erstellen, wählen Sie das Projekt aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn Sie ein neues Projekt für den Angebotsvorschlag erstellen möchten, klicken Sie im Dropdown-Menü auf + Neues hinzufügen.
Preisliste auswählen: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Preisliste aus, die Sie für diesen Angebotsvorschlag anwenden möchten.
Artikel-Tabelle: Wählen Sie Artikel aus und fügen Sie deren Mengen in die Tabelle ein. Um Preislisten auf einzelne Artikel anzuwenden, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Preisliste anwenden“ unter der Spalte „Preis“ in der Tabelle die entsprechende Preisliste aus.

Hinweis: Diese Funktion ist standardmäßig nicht aktiviert. Um sie zu aktivieren und weitere Informationen zu erhalten, siehe unsere Hilfe-Dokumentation zu wie man Preislisten aktiviert.

Versandkosten: Geben Sie ggf. die Versandkosten ein.
Anpassung: Geben Sie hier den Anpassungsbetrag ein. Verwenden Sie das Minuszeichen (-), um den Transaktionsbetrag zu verringern.
Kundenanmerkungen: Fügen Sie ggf. notwendige Anmerkungen für den Kunden hinzu. Wenn Sie diese bereits in Quotes-Einstellungen eingetragen haben, werden sie hier angezeigt.
Allgemeine Geschäftsbedingungen: Fügen Sie ggf. allgemeine Geschäftsbedingungen für den Kunden hinzu. Wenn Sie diese bereits in Quotes-Einstellungen eingetragen haben, werden sie hier angezeigt.
Retainer-Rechnung automatisch für diesen Angebotsvorschlag erstellen: Aktivieren Sie diese Option, um automatisch eine Retainer-Rechnung zu erstellen, sobald der Kunde den Angebotsvorschlag im Kundenportal akzeptiert. Geben Sie den Prozentsatz an, den Sie als Retainer vom Gesamtbetrag erheben möchten, und stellen Sie eine Zahlungsmethode ein.
Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um den Angebotsvorschlag im Entwurf-Status zu speichern, oder auf Speichern und senden, um ihn zu speichern und per E-Mail an den Kunden zu senden.

Pro-Tipp: Stellen Sie den Kundenportal für den Kunden ein, wenn Sie dies noch nicht getan haben, damit er direkt die Angebotsvorschläge anzeigen, kommentieren, akzeptieren oder ablehnen kann.

Nun können Sie nach der Erstellung des Angebotsvorschlags den Kunden senden oder ihn als gesendet markieren, wenn Sie ihn bereits über andere Wege geteilt haben.

Hinweis: Wenn Sie Ihren Angebotsvorschlag als Entwurf speichern, wird er nicht in den Berichten aufgelistet. Um ihn in den Berichten zu sehen, müssen Sie ihn entweder dem Kunden senden oder als gesendet markieren.

Angebotsvorschläge importieren

Szenario: Zylker Inc migriert von einem anderen Buchhaltungssystem und möchte alle bestehenden Angebote in Bulk importieren. Mit der Funktion Angebotsvorschläge importieren kann Zylker alle Angebote problemlos in Zoho Books importieren, anstatt sie manuell einzufügen.

Wenn Sie bereits Angebote lokal gespeichert haben oder von einem anderen Buchhaltungssystem auf Zoho Books migrieren, können Sie diese einfach importieren. So funktioniert das:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Vertrieb und wählen Sie Angebote aus.
Klicken Sie auf das More-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Import Quotes aus dem Dropdown-Menü.
Auf der Import-Seite klicken Sie auf Choose file und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten.

Hinweise:

Sie können nur Dateien im Format CSV, TSV und XLS importieren.
Die Dateigröße darf nicht über 10 MB liegen.

Pro Tipp: Sie können die Beispieldatei herunterladen und als Referenz für das Format verwenden und gegebenenfalls die gewünschten Daten eintragen.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, unter dem Tab Configure füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Zeichencodierung: Die Standard-Einstellung ist UTF-8 (Unicode). Wählen Sie die richtige Codierung basierend auf Ihrer Datei.
- Automatische Generierung von Zitiernummern: Aktivieren Sie diese Option, um automatisch Zitiernummern für die importierten Zitate zu generieren.

Einblick: Wenn Ihre Datei in einem anderen Format ist, verwenden Sie einen Online- oder Offline-Converter, um sie in ein unterstütztes Format (CSV, TSV oder XLSX) umzuwandeln.

Klicken Sie auf Next >.
Auf der Map Fields-Seite:
- Standarddatenformat: Das Standardformat für Datum ist Format im Feldniveau auswählen, und das Standardformat für Dezimalzahlen ist 1234567.89. Klicken Sie auf Edit, um das Format anzupassen, wenn nötig.
- Karten Sie die Felder entsprechend Ihren Vorlieben. Klicken Sie auf Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, um die abgebildeten Felder für zukünftige Importe zu verwenden.
Klicken Sie auf Next.
Dann auf der Preview-Seite überprüfen Sie die abgebildeten Felder und klicken Sie auf Import.

Die Datei mit den Zitaten wird nun in Zoho Books importiert.

Ein Zitat per E-Mail an den Kunden senden

Um einen Entwurf eines Zitats per E-Mail an den Kunden zu senden:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Sales und wählen Sie Quotes aus.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Entwurfszitat und wählen Sie es aus.
Auf der Details-Seite klicken Sie auf Send Quote.
Auf der folgenden Seite überprüfen und anpassen Sie den E-Mailinhalt, wie nötig. Um eine Kopie des Zitats als PDF beizufügen, aktivieren Sie Attach Quote PDF. Wenn Sie weitere Anhänge hinzufügen möchten, klicken Sie auf Attachments und laden Sie Ihre Datei hoch.
Klicken Sie auf Senden.

Das Zitat wird nun an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet, wo dieser es ansehen, akzeptieren oder ablehnen kann.

Ein Zitat als gesendet markieren

Wenn Sie das Zitat bereits per andere Wege an den Kunden gesendet haben, können Sie es als gesendet markieren. So geht es:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Sales und wählen Sie Quotes aus.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Zitat, das Sie als gesendet markieren möchten, und wählen Sie es aus.
Auf der Details-Seite klicken Sie auf das More-Icon oben und wählen Sie Mark as Sent aus dem Dropdown-Menü.

Ein Zitat als akzeptiert markieren

Wenn Sie das Zitat per andere Wege an einen Kunden gesendet haben, müssen Sie es manuell akzeptieren. Um ein Zitat manuell als akzeptiert zu markieren:

Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Sales und wählen Sie Quotes aus.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Zitat, das Sie als akzeptiert markieren möchten, und wählen Sie es aus.
Auf der Details-Seite klicken Sie auf das More-Icon und wählen Sie Mark as Accepted aus dem Dropdown-Menü.

Ein Zitat als abgelehnt markieren

Wenn Ihr Kunde den Angebotsvorschlag nicht genehmigt und Sie sicherstellen können, dass keine weiteren Änderungen möglich sind, können Sie den Vorschlag als abgelehnt markieren. So geht das:

Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Verkauf und wählen Sie Angebote aus.
Bewegen Sie die Maus über ein Angebot, das vom Kunden genehmigt wurde.
Auf der Details-Seite klicken Sie auf das Weitere-Icon und wählen Sie Als abgelehnt markieren aus der Dropdown-Liste.

Jetzt wird das ausgewählte Angebot als abgelehnt markiert.