Andere Aktionen in Angeboten

Ein Angebot bearbeiten

Um ein Angebot zu bearbeiten:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationen an.
• Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Vertrieb und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie das Angebot aus, das Sie bearbeiten möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie oben auf Bearbeiten.
• Auf der Angebot bearbeiten-Seite machen Sie die notwendigen Änderungen.
• Klicken Sie auf Speichern, um das Angebot zu speichern, oder auf Speichern und Senden, um es dem Kunden zu senden.

Ein Angebot klonen

Wenn Sie ein neues Angebot mit den gleichen Details benötigen, können Sie das bestehende klonen. So geht es:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationen an.
• Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Vertrieb und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie das Angebot aus, das Sie klonen möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie auf das Weitere-Symbol und wählen Sie Klonen aus dem Dropdown-Menü.
• Sie werden zur Neues Angebot-Seite weitergeleitet, bei der alle geklonten Details des ausgewählten Angebots angezeigt werden. Überprüfen und anpassen Sie die Details wie nötig.
• Klicken Sie auf Speichern, um das Angebot zu speichern, oder auf Speichern und Senden, um das geklonte Angebot dem Kunden zu senden. Der bestehende Zitat wird in ein neues mit den gleichen Details geklont.

Exportiere Zitate

Wenn Sie Ihre Daten sichern oder auf ein anderes Buchhaltungssystem wechseln möchten, können Sie die Zitate aus Zoho Books exportieren. So geht’s:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationen an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Verkäufe und wählen Sie Zitate aus.
• Klicken Sie auf das Weitere-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Zitate exportieren aus dem Dropdown-Menü.
• Füllen Sie im Export-Popup die folgenden Felder aus:
  • Modul auswählen: Standardmäßig wird das Modul auf Zitate gesetzt.
  • Status auswählen: Wählen Sie den Status der Zitate aus, die Sie exportieren möchten. Standardmäßig ist Alle vorab ausgewählt.
  • Export-Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü, um die Datei mit Ihren gewünschten Feldern zu exportieren. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf + Neue Vorlage im Dropdown-Menü.
  • Dezimalformat: Wählen Sie, wie die Währung angezeigt werden soll.
  • Export-Dateiformat: Wählen Sie das Exportformat (CSV, XLS oder XLSX) aus.
  • Sensiblen persönlichen Identifikationsinformationen (PII) beim Export einbeziehen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie sensible Zitatsdetails, wie z. B. benutzerdefinierte Felder, im Export einbeziehen möchten.
  • Datei-Schutz-Passwort: Geben Sie ein Passwort ein, wenn Sie die Datei sperren möchten.
• Klicken Sie auf Exportieren.

Die Datei wird nun auf Ihr Gerät heruntergeladen und enthält die Zitate mit Ihren gewählten Einstellungen.

Aktuelle Ansicht der Zitate exportieren

Sie können die Zitate in der gleichen Reihenfolge wie sie auf der Seite Zitaten-Listeansicht angezeigt werden, exportieren, indem Sie die aktuelle Ansicht der Zitate exportieren. So geht’s:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationen an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Verkäufe und wählen Sie Zitate aus.
• Auf der Seite Listeansicht klicken Sie auf das Weitere-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Aktuelle Ansicht exportieren aus dem Dropdown-Menü.
• Füllen Sie im Aktuelle Ansicht exportieren-Popup die folgenden Felder aus:
  • Dezimalformat: Wählen Sie, wie die Währung in den Rechnungen angezeigt werden soll.
  • Export-Dateiformat: Wählen Sie das Exportformat (CSV, XLS oder XLSX) aus.
  • Datei-Schutz-Passwort: Geben Sie ein Passwort ein, wenn Sie die Datei sperren möchten.
• Klicken Sie auf Exportieren.

Die Datei wird nun auf Ihr Gerät heruntergeladen und enthält die Zitate in der gleichen Reihenfolge wie sie auf der Seite Listeansicht in Zoho Books angezeigt werden.

Spalten in der Zitaten-Listeansicht vergrößern

Um Spalten in der Zitaten-Listeansicht zu vergrößern:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationen an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Verkäufe und wählen Sie Zitate aus.
• Auf der Seite Listeansicht bewegen Sie den Mauszeiger über eine Spaltenbegrenzung und ziehen diese, um die Spalte breiter oder schmaler zu machen.
• Klicken Sie auf Speichern in der oberen linken Ecke, um die Änderungen anzuwenden.

Ihre benutzerdefinierten Spaltenbreiten werden nun gespeichert.

Listeansicht der Zitate anpassen

Um die Spalten in der Quotes List View-Seite anzupassen:

• Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Sales und wählen Sie Quotes aus.
• Auf der List View-Seite klicken Sie im oberen linken Eckenbereich auf das Customise-Menü und wählen Sie Customise Columns.
• In dem Customise Columns-Popup wählen Sie die Spalten aus, die angezeigt werden sollen.
• Klicken Sie auf Save.

Die ausgewählten Spalten werden nun in der List View-Seite angezeigt.

Liste der Quotes aktualisieren

Wenn Sie Probleme wie einen nicht erfassten Transaktionsstatus oder angepasste Spalten, die nicht angezeigt werden, haben, aktualisieren Sie die Liste der Quotes. Um die Liste zu aktualisieren:

• Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Sales und wählen Sie Quotes aus.
• Auf der List View-Seite klicken Sie im oberen rechten Eckenbereich auf das More-Icon und wählen Sie Refresh List aus dem Dropdown-Menü.

Die Seite wird nun aktualisiert.

Projekt aus der Quote für den Kunden erstellen

Um ein Projekt für den Kunden basierend auf der Quote, die Sie für ihn erstellt haben, zu erstellen:

• Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Sales und wählen Sie Quotes aus.
• Wählen Sie die Quote aus, die Sie verwenden möchten, um ein Projekt für den Kunden zu erstellen.
• Auf der Details-Seite klicken Sie auf das More-Icon oben und wählen Sie Create Project aus dem Dropdown-Menü.
• Sie werden zur New Project-Seite weitergeleitet, wo der Customer Name und die Project Tasks automatisch basierend auf den Kunden-Daten und den Dienstleistungen in der Quote ausgefüllt werden.
• Füllen Sie die anderen erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Save.

Ein Projekt wird nun aus der Quote für den ausgewählten Kunden erstellt, wobei die in der Quote aufgeführten Dienstleistungen als Aufgaben im Projekt hinzugefügt werden. Sobald Sie diese Aufgaben als Billable markieren, können Sie den Kunden für jede Aufgabe abrechnen.

Retainer-Rechnung aus einer Quote erstellen

Wenn Ihr Kunde eine Retainerzahlung leistet, können Sie diese Zahlung durch die Erstellung einer Retainer-Rechnung erfassen. Um eine Retainer-Rechnung zu erstellen:

• Melden Sie sich in Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Sales und wählen Sie Quotes aus.
• Wählen Sie eine akzeptierte Quote aus, für die Sie eine Retainer-Rechnung erstellen möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie auf das More-Icon und wählen Sie Create Retainer Invoice aus dem Dropdown-Menü.
• Füllen Sie in der folgenden Seite die folgenden Felder aus:
  • Billing Address: Dieses Feld wird automatisch basierend auf der Rechnungsadresse des Kunden ausgefüllt; klicken Sie auf das Edit-Icon, wenn Sie es ändern möchten.
  • Description and Amount: In der Tabelle geben Sie eine Beschreibung der Dienstleistungen an, für die diese Rechnung erstellt wird, sowie den entsprechenden Betrag für diese Dienstleistungen in der Retainer-Rechnung an.
  • Retainer Invoice Number: Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, aber Sie klicken auf das Settings-Icon im Feld und wählen manuell die Nummer aus, wenn Sie dies bevorzugen.
  • Retainer Invoice Date: Wählen Sie das Erstellungsdatum der Rechnung.
  • Customer Notes: Fügen Sie beliebige Notizen hinzu, die im Kundentransaktionsbereich angezeigt werden sollen.
  • Terms and Conditions: Geben Sie die Geschäftsbedingungen ein, die in Ihrer Transaktion angezeigt werden sollen.
• Füllen Sie die anderen erforderlichen Angaben aus und klicken Sie auf Speichern als Entwurf, um die Rechnung ohne sie zu senden, oder klicken Sie auf Speichern und Senden, um sie zu speichern und an den Kunden zu senden.

Jetzt wird aus dem Angebot eine Retainer-Rechnung erstellt.

E-Mail das Angebot an den Kunden

Wenn Sie ein Angebot zu einem späteren Zeitpunkt per E-Mail an Ihren Kunden senden möchten, können Sie dies tun. Hier ist die Anleitung:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Vertrieb und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie das Angebot aus, das Sie senden möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie auf Angebot senden, um das Angebot an den Kunden zu übermitteln.
• Auf der folgenden Seite überprüfen Sie die Angaben in der E-Mail und machen ggf. Änderungen.
• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Senden.

Das Angebot wird nun an den Kunden gesendet, und der Status des Angebots wird auf Gesendet aktualisiert.

Teilen Sie den Angebotslink mit Kunden

Sie können einen Link für das Angebot generieren und mit Ihren Kunden teilen. Mit diesem Link kann der Kunde das Angebot betrachten. Um einen Link für das Angebot zu generieren und zu teilen:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü zu Vertrieb und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie das Angebot aus, für das Sie einen Link generieren möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie auf Teilen am oberen Rand.
• In dem Popup Quote-Link teilen füllen Sie die folgenden Felder aus:
  • Sichtbarkeit: Wählen Sie die Sichtbarkeit aus als Öffentlich, wenn jeder mit dem Link den vollständigen Angebotstext vor Ablaufdatum sehen soll, oder als Privat und sicher, wenn der Kunde das Angebot nur über das Kundenportal aufrufen kann.
  • Link-Ablaufdatum: Wählen Sie das Ablaufdatum für den Link, den Sie mit dem Kunden teilen.

• Klicken Sie auf Link generieren.

Nachdem Sie den Link generiert haben, klicken Sie auf Link kopieren, um den Link zu kopieren und mit Ihren Kunden zu teilen.

Akzeptieren oder Ablehnen eines Angebots als Kunde über öffentlichen Link

Wenn Sie ein Angebot über E-Mail, SMS/Textnachricht, WhatsApp oder Messaging-Apps an den Kunden senden, können Kunden die folgenden Schritte befolgen, um es zu überprüfen und darauf zu reagieren:

• Klicken Sie auf den Angebotslink.
• Wählen Sie entweder Akzeptieren oder Ablehnen des Angebots.
• Um den vollständigen Angebotstext zu sehen, klicken Sie auf Angebot anzeigen neben der Angebotsnr.

• In dem Popup Ihre Identität bestätigen muss der Kunde die E-Mail-Adresse des Unternehmens oder die E-Mail-Adresse des Kontaktpersons eingeben und auf Bestätigen klicken.

• Sobald sie validiert wurden, können sie den vollständigen Angebotstext sicher einsehen, die Details überprüfen und entweder Akzeptieren, Ablehnen oder das Angebot drucken.

Die Kunden können nun sicher auf die Angebote reagieren, basierend auf Ihren Präferenzen.

Kommentare und Angebotsgeschichte hinzufügen oder anzeigen

Um Kommentare hinzuzufügen oder die Änderungen des Angebots zu verfolgen:

• Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Verkauf und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie das Angebot aus, das Sie ansehen möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Kommentare & Geschichte.
• In dem rechten Bereich „Kommentare & Geschichte“ können Sie gegebenenfalls Kommentare hinzufügen und auf Kommentar hinzufügen klicken.

Ihr Kommentar wird nun hinzugefügt. Sie können auch die Änderungen verfolgen und die früheren Kommentare von anderen Benutzern im Abschnitt „Alle Kommentare“ anzeigen.

Dateien zu einem Angebot hinzufügen

Um Dateien zu einem Angebot hinzuzufügen:

• Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Verkauf und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie das Angebot aus, zu dem Sie Dateien hinzufügen möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Dateien hinzufügen.
• In der Dropdown-Liste „Dateien hinzufügen“ wählen Sie aus, wie Sie die Datei von folgenden Optionen hochladen:
  • Ziehen und Ablegen: Laden Sie Dateien direkt von Ihrem Computer hoch.
  • Cloud: Laden Sie Dateien aus Cloud-Quellen wie Zoho Workdrive, Google Drive, Dropbox, OneDrive usw. hoch.
  • Dokumente: Laden Sie Dateien aus dem Dokumenten-Modul in Zoho Books hoch.

Sobald Sie eine Datei zu einem Angebot hinzugefügt haben, können Sie diese intern verwenden. Um die Anhänge im Kundenportal und in E-Mails anzuzeigen, aktivieren Sie Anhänge im Kundenportal und in E-Mails anzeigen unter der Anhang-Option auf der Angebotsdetails-Seite.

Ein Angebot drucken

• Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Verkauf und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie das Angebot aus, das Sie drucken möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie auf PDF/Drucken im oberen Bereich und wählen Sie im Dropdown-Menü PDF aus, um das Angebot als PDF auf Ihr Gerät herunterzuladen, oder wählen Sie Drucken, um das Dokument zu drucken.

Ein Angebot löschen

• Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Verkauf und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie das Angebot aus, das Sie löschen möchten.
• Auf der Details-Seite klicken Sie auf das Weitere-Icon im oberen Bereich und wählen Sie Löschen aus dem Dropdown-Menü.
• Klicken Sie im folgenden Popup auf OK, um zu bestätigen.

Bulk-Aktionen in Angeboten

Mehrere Angebote gleichzeitig aktualisieren

Wenn Sie einen bestimmten Feldwert in mehreren Angeboten gleichzeitig aktualisieren müssen, können Sie die Option für die Massenaktualisierung verwenden. Um massenhaft zu aktualisieren:

• Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie im linken Seitenmenü auf Verkauf und wählen Sie Angebote aus.
• Wählen Sie die Angebote aus, die Sie aktualisieren möchten.
• Klicken Sie auf Massenaktualisieren in der oberen linken Ecke der Seite.
• Im Popup „Massenaktualisierung von Zitaten“ wählen Sie das Feld aus, das aktualisiert werden soll, aus dem Dropdown-Menü und geben Sie die neuen Informationen ein.
• Klicken Sie auf Aktualisieren.

Die ausgewählten Zitate werden nun mit den neuen Informationen aktualisiert.

Mehrere Zitats-PDFs herunterladen

Sie können mehrere Zitate auswählen und als einzelne PDF-Datei herunterladen, wobei jeder Zitat auf einer separaten Seite erscheint. Um dies zu tun:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisation ein.
• Gehe zur linken Seitenleiste zu Vertrieb und wähle Zitate aus.
• Wählen Sie die Zitate aus, die Sie herunterladen möchten.
• Klicken Sie auf das PDF-Symbol in der oberen linken Ecke.

Die ausgewählten Zitate werden nun als einzige PDF-Datei heruntergeladen, wobei jeder Zitat auf seiner eigenen Seite erscheint.

Mehrere Zitate drucken

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisation ein.
• Gehe zur linken Seitenleiste zu Vertrieb und wähle Zitate aus.
• Wählen Sie die Zitate aus, die Sie drucken möchten.
• Klicken Sie auf das Drucken-Symbol in der oberen linken Ecke.
• In dem Popup „Vorschau“ überprüfen Sie die ausgewählten Zitate und klicken Sie auf Drucken.

Die ausgewählten Zitate werden nun gedruckt.

Mehrere Zitate in Bulk löschen

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisation ein.
• Gehe zur linken Seitenleiste zu Vertrieb und wähle Zitate aus.
• Wählen Sie die Zitate aus, die Sie löschen möchten.
• Klicken Sie auf das Weitere-Symbol oben und wählen Sie Löschen aus dem Dropdown-Menü.
• Klicken Sie im Popup auf OK, um zu bestätigen.

Die ausgewählten Zitate werden nun sofort gelöscht.

Schätzung in Zitat umbenennen

In Zoho Books haben Organisationen, die vor dem 31. März 2023 erstellt wurden, Schätzungen als Modulname, während Organisationen, die nach diesem Datum erstellt wurden, Zitate als Modulname haben. Wenn in Ihrer Organisation der Modulname ursprünglich Schätzung war und Sie diesen über die angezeigten Pop-ups in Zitate umbenannt haben, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen, um den Änderung vollständig anzuwenden:

• Aktualisieren Sie den Dokumenttitel in den Vorlagen
• Aktualisieren Sie den Transaktionsvorgang

Dokumenttitel in den Vorlagen aktualisieren

Der Dokumenttitel der Transaktion in den PDF-Vorlagen wird weiterhin „Schätzung“ anzeigen. Sie müssen den Namen manuell in jeder PDF-Vorlage ändern. Hier ist wie:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisation ein.
• Gehe zu Einstellungen.
• Wählen Sie unter Anpassungen PDF-Vorlagen aus.
• In der rechten Leiste unter „Vorlagen“ wählen Sie Zitate aus.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Vorlage und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Klicken Sie auf Transaktionsdetails in der linken Seitenleiste und erweitern Sie den Abschnitt Dokumentdetails unten.
• Ändern Sie den Textfelder unter Dokumenttitel anzeigen, um den Dokumenttitel von Schätzung auf Zitat zu ändern.
• Vorschau Ihres Änderungen und klicken Sie auf Speichern.

Transaktionsvorgang aktualisieren

Wenn Sie die Transaktionsnummerreihe aktiviert haben, folgen Sie diesen Schritten, um den Vorgang zu aktualisieren:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisation ein.
• Gehe zu Einstellungen.
• Wählen Sie unter Anpassung die Transaktionsnummerreihe aus.
• Wählen Sie die erforderliche Reihenfolge aus.
• Scrollen Sie nach unten zu Zitate und geben Sie den bevorzugten Vorgang in das Feld Vorlage ein, entsprechend der Neuenbenennung des Moduls.
• Klicken Sie auf Speichern.

(oder)

Wenn Sie die Transaktionsnummerreihe noch nicht aktiviert haben, finden Sie hier die Anleitung, um den Vorgang zu aktualisieren:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisation ein.
• Gehen Sie im linken Seitenbereich zu Verkäufe und wählen Sie Zitate aus.
• Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neues.
• Auf der Seite „Neues Zitat“ klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol in dem Feld neben Zitat#.
• Geben Sie im erscheinenden Popup den bevorzugten Vorgang im Feld unter Vorlage ein.

Ab diesem Zeitpunkt erhalten die neuen Zitate, die Sie erstellen, den eingestellten Vorgang.

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