Recurring Invoice Preferences

Schauen wir uns die verschiedenen Einstellungen an, die Sie für das Modul Recurring Invoices in Zoho Books konfigurieren können.

Um Ihre Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen zu erreichen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Verkäufe auf Wiederkehrende Rechnungen.

(ODER)

Gehe zum Modul Wiederkehrende Rechnungen.
Klicken Sie auf das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke.

Allgemeine Einstellungen

Sie können entscheiden, wie wiederkehrende Rechnungen in Zoho Books gespeichert werden.

Einblick: Die hier festgelegten Einstellungen werden die Organisationsebene-Einstellungen für alle wiederkehrenden Profil sein. Wenn Sie jedoch eine andere Einstellung bei der Erstellung oder Bearbeitung eines wiederkehrenden Profils wählen, gilt nur die Profil-Einstellung für dieses Profil.

Rechnungen als Entwürfe erstellen

Rechnungen, die für ein wiederkehrendes Profil generiert werden, werden in Zoho Books als Entwürfe gespeichert. Sie müssen diese manuell an Ihre Kunden senden, damit diese Zahlungen tätigen.

Benachrichtigungs-Einstellungen

Wenn wiederkehrende Rechnungen als Entwürfe erstellt werden, können Sie wählen, ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen an Ihre Kunden senden möchten.

Rechnungen erstellen und senden

Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch in dem angegebenen Zeitraum generiert und direkt an Ihre Kunden gesendet, um Zahlungen zu erfordern. Wenn Sie in Zoho Books die Transaktionsgenehmigung aktiviert haben, wählen Sie Rechnungen erstellen, automatisch genehmigen und senden. In diesem Fall werden die Rechnungen automatisch genehmigt und an die Kunden gesendet.

Übertragung von Überzahlungen und Gutschriften automatisch

Wenn ein Kunde Überzahlungen oder Gutschriften hat, können Sie entscheiden, ob diese automatisch auf seine wiederkehrenden Rechnungen übertragen werden, bevor diese gesendet werden. So wird der Kunde nur für den ausstehenden Betrag rechnet.

Sie können wählen, ob nur Überzahlungen oder nur Gutschriften auf die wiederkehrenden Rechnungen eines Kunden übertragen werden sollen. Wenn beide Optionen ausgewählt werden, werden zuerst die verfügbaren Überzahlungen auf die Rechnung übertragen, danach die Gutschriften.

Einblick: Wenn Sie mit Zoho Subscriptions verbunden sind, wird standardmäßig Ihre Vorliebe hinsichtlich der Anwendung von Überzahlungen und Gutschriften in Zoho Subscriptions auch in Zoho Books verwendet. Sie können diese Vorliebe in Zoho Books ändern, wenn nötig. Allerdings ändert sich dies auch Ihre Vorliebe in Zoho Subscriptions.

Erstellen, Belasten und Senden von Rechnungen

Rechnungen, die an Kunden gesendet werden, werden automatisch bezahlt, indem die Kreditkarteninformationen des Kunden belastet werden, vorausgesetzt, Sie haben deren Karteninformationen gespeichert. Eine Rechnung für den gleichen Betrag wird an Ihre Kunden gesendet. Wenn Sie Transaktionsgenehmigung aktiviert haben, wählen Sie Erstellen, automatisch genehmigen, belasten und Rechnungen senden. In diesem Fall werden die Rechnungen automatisch genehmigt, bevor die Kreditkarte des Kunden belastet wird.

Sie können wählen, was bei einem erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Transaktionsvorgang geschieht.

Bei Erfolg

Sie können konfigurieren, was bei einem erfolgreichen Zahlungsvorgang für die Rechnung geschieht:

Nichts tun
Eine Dankesnotiz zusammen mit der Rechnung an Ihren Kunden senden

Sie können das Format der an den Kunden gesendeten E-Mail durch Klicken auf Kreditkarte rechts neben dem Feld ändern.

Bei Fehlschlag

Im Falle eines Zahlungsschlags können Sie eine der folgenden Optionen wählen:

Eine Fehlgeschlagennachricht an Ihren Kunden senden
Eine Fehlgeschlagennachricht senden und die Zahlung erneut versuchen
Die Zahlung erneut versuchen, ohne eine Fehlgeschlagennachricht an den Kunden zu senden

Pro Tipp: Sie können den Inhalt der Benachrichtigungen durch Klicken auf die Optionen „Kreditkarte“ oder „ACH“ ändern.

Wenn Sie entschieden haben, bei Zahlungsschlag erneut zu versuchen, können Sie die Retry-Einstellungen ebenfalls konfigurieren.

Retry-Einstellungen

Bis zu 3 Versuche können durchgeführt werden, um den Kunden bei einem fehlgeschlagenen Transaktionsvorgang zu belasten. Sie können die Anzahl der Versuche durch Ankreuzen der entsprechenden Kästchen wählen.
- Der erste Versuch erfolgt nach einem fehlgeschlagenen Transaktionsvorgang.
- Der zweite Versuch erfolgt, wenn der erste Versuch fehlschlägt.
- Der dritte Versuch erfolgt, wenn der zweite Versuch fehlschlägt.
Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen ein Versuch nach einem fehlgeschlagenen Versuch erfolgt. Sie können auch wählen, keine Retry-Nachricht an den Kunden zu senden, indem Sie die Option keine E-Mail senden aus der Dropdown-Liste auswählen.
Um den wiederkehrenden Rechnungsvorgang nach allen Versuchen zu suspendieren oder inaktiv zu machen, aktivieren Sie die Option Nach allen Versuchen die wiederkehrende Rechnung suspendieren.

Sie können den wiederkehrenden Rechnungsvorgang vollständig suspendieren, falls eine Zahlung fehlschlägt. Markieren Sie das Feld Nach Fehlschlag die wiederkehrende Rechnung suspendieren, um diese Option zu aktivieren.

Wenn Sie nicht möchten, dass die Karteninformationen Ihrer Kunden automatisch in Zoho Books gespeichert werden, markieren Sie das Feld Automatisches Speichern von Karteninformationen deaktivieren.

Überzahlungen und Gutschriften automatisch anwenden

Wenn ein Kunde Überzahlungen oder Gutschriften hat, können Sie entscheiden, diese automatisch auf seine wiederkehrenden Rechnungen anzuwenden, bevor diese belastet und versendet werden. Auf diese Weise wird der Kunde nur für den ausstehenden Betrag belastet. Sie können wählen, ob Sie nur Überzahlungen oder nur Gutschriften eines Kunden für einen wiederkehrenden Rechnungsbetrag anwenden möchten. Wenn beide Optionen ausgewählt sind, werden zunächst die verfügbaren Überzahlungen auf die Rechnung angewendet, danach die Gutschriften.

Einblick: Wenn Sie mit Zoho Subscriptions verbunden sind, wird standardmäßig Ihre Vorliebe für die Anwendung von Überzahlungen und Gutschriften in Zoho Subscriptions auch in Zoho Books verwendet. Sie können diese Vorliebe in Zoho Books ändern, wenn nötig. Allerdings wird diese Änderung auch in Zoho Subscriptions übernommen.

Klicken Sie auf Speichern, sobald Sie Ihre Vorliebe für alle wiederkehrenden Rechnungen in Ihrem Unternehmen ausgewählt haben.

Benutzerdefinierte Schaltflächen

Sie können in dem Modul „Wiederkehrende Rechnungen“ neue Schaltflächen erstellen, um spezifische Aktionen für Ihre Transaktionen durchzuführen oder externe Links zu öffnen. Sie können sie mit deluge-Skript erstellen und Aktionen basierend auf den Funktionen, die Sie hinzufügen, ausführen. Weitere Informationen zu Benutzerdefinierte Schaltflächen.

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