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Erstellen & Senden von Wiederholungsrechnungen

Um mit Wiederholungsrechnungen zu beginnen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass diese in Zoho Books aktiviert sind. Nachdem dies erfolgt, können Sie eine wiederholende Rechnung erstellen oder sie direkt aus Ihrem System importieren.

Wiederholungsrechnungen aktivieren

Bevor Sie wiederholende Rechnungen erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass das Modul „Wiederholungsrechnungen“ in Zoho Books aktiviert ist. Hier ist die Anleitung dazu:

  • Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Konto an.
  • Klicken Sie im oberen rechten Bereich der Seite auf Einstellungen.
  • Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
  • Aktivieren Sie die Option Wiederholungsrechnung.
  • Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern.
Wiederholungsrechnung aktivieren

Wiederholende Rechnung erstellen

Wenn Sie eine wiederholende Rechnung für einen Kunden erstellen, legen Sie im Grunde eine wiederholende Profilvorlage für diesen Kunden an. Dieses Profil enthält alle generierten und noch nicht generierten Rechnungen. Sie können die Speicherung einer wiederholenden Rechnung über die Einstellungen für Wiederholungsrechnungen konfigurieren.

Szenario: Patricia erstellt eine Rechnung im Wert von 1.100 USD für ihren Kunden Brandon. Sie benötigt eine Rechnung mit denselben Angaben und Betrag wöchentlich an den Kunden zu versenden. In diesem Fall kann Patricia eine wöchentliche wiederholende Rechnung erstellen. Jede Woche erhält Brandon eine Rechnung mit dem gleichen Betrag und dem aktualisierten Datum.

Um eine neue wiederholende Rechnung zu erstellen:

  • Gehe zu Verkäufe > Wiederholungsrechnungen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue in der oberen rechten Ecke der Seite (oder drücken Sie n).
  • Füllen Sie die folgenden Angaben aus:

Kundenname
Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie eine wiederholende Rechnung erstellen möchten.

Profilname
Geben Sie einen Namen für das Profil ein, das alle wiederholenden Rechnungen generiert.

Wiederholung jedes
Wählen Sie die Zeitintervalle, für die die wiederholende Rechnung generiert werden soll. Sie können aus den Standardzeitperioden wie Woche, Monat oder Jahr wählen oder durch Klicken auf Anpassen eine eigene Zeitangabe eingeben.

Verkäufer
Verknüpfen Sie einen Verkäufer mit der wiederholenden Rechnung.

Projektstunden verknüpfen
Verknüpfen Sie ein Projekt mit der wiederholenden Rechnung.

Artikelangaben
Wählen Sie die Artikel aus, für die Sie eine wiederholende Rechnung erstellen möchten.

  • Sie können auch die Kundennotizen und die Bedingungen & Bedingungen eingeben, die in der wiederholenden Rechnung angezeigt werden.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholende Rechnung erstellen Nach der Erstellung eines wiederkehrenden Rechnung werden die generierten Kindrechnungen als Entwurf gespeichert oder sofort an Ihre Kunden gesendet. Erfahren Sie, wie Sie diese Einstellungen in den Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen konfigurieren.

Wenn eine wiederkehrende Rechnung oder ein Profil für einen früheren Zeitpunkt erstellt wurde, werden die Kindrechnungen erst nach dem aktuellen Datum generiert.

Verstehen wir dies anhand eines Beispiels. Heute ist der 28. Februar 2019. Sie erstellen heute eine wiederkehrende Rechnung für den 31. Januar 2019 wöchentlich. Die Kindrechnungen würden dann am 7. Februar, 14. Februar, 21. Februar, 28. Februar, 7. März und so weiter erscheinen. Die letzte Rechnung für das wiederkehrende Profil sollte heute (28. Februar 2019) generiert werden. Allerdings werden die Kindrechnungen erst nach dem aktuellen Datum (heute) generiert. Daher wird die erste Rechnung für das wiederkehrende Profil erst am 7. März 2019 generiert.

Wiederkehrende Rechnungen importieren

Sie können eine Liste wiederkehrender Rechnungen, die Sie in der CSV-, TSV- oder XLS-Format haben, importieren. Hier ist das Vorgehen:

  • Gehe zu Verkäufe > Wiederkehrende Rechnungen.
  • Klicken Sie auf das Weitere-Icon in der oberen rechten Ecke der Seite.
  • Wählen Sie Wiederkehrende Rechnungen importieren.
Wiederkehrende Rechnungen importieren
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen unter Datei hochladen. Sie können die Beispiel-CSV- oder XLS-Datei herunterladen, um sich einen Hinweis zu geben, indem Sie auf Beispiel-CSV-Datei oder Beispiel-XLS-Datei klicken.

Einblick: Die Dateigröße darf nicht größer als 1 MB sein.

  • Wählen Sie das Zeichensatz-Format und das Datei-Trennzeichen für Ihre Datei. Das Feldtrennzeichen wird verwendet, um zwei Werte in einer Zeile zu trennen. Bei der Importierung von wiederkehrenden Rechnungen ist das Standard-Trennzeichen der Komma (,).

Einblick: Der Zeichensatz wird verwendet, um Zahlen mit Zeichen zu verbinden. Standardmäßig wird das Unicode Transformation Format (UTF-8) verwendet, das eine große Anzahl von Zeichen unterstützt, die über 8 Bit hinausgehen.

  • Klicken Sie auf Weiter.
Datei auswählen
  • Stellen Sie sicher, dass alle Felder korrekt auf der Seite Felder zuordnen abgebildet sind.
  • Markieren Sie das Feld Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, wenn Sie die gleiche Importformatierung für die nächste Importaktion verwenden möchten.
  • Klicken Sie auf Weiter.
Endgültiger Import
  • Klicken Sie auf Importieren.

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