Recurring Invoice Workflow

Ein wiederkehrender Rechnung oder Profil in Zoho Books hat einen bestimmten Workflow, d. h. wie und wann die wiederkehrende Rechnung generiert wird, wie eine Rechnung manuell aus dem bestehenden Profil erstellt werden kann und wie die wiederkehrende Rechnung von weiteren Rechnungen abgebrochen werden kann.

Kindrechnungen

Nachdem Sie ein wiederkehrendes Rechnung erstellt haben, können Sie alle ihre Kindrechnungen anzeigen. Kindrechnungen beziehen sich auf alle Rechnungen, die aufgrund des Zeitraums eines wiederkehrenden Profils generiert werden.

Scenario: Patricia erstellt ein wiederkehrendes Rechnung für ihren Kunden Brandon am 7. Januar 2019 für eine Zeitdauer von einer Woche. Die nächste Rechnung für dieses Profil wird am 14. Januar 2019 (eine Woche später), am 21. Januar 2019 und so weiter generiert.

Um die Kindrechnungen eines wiederkehrenden Rechnung anzusehen:

Gehe zu Verkäufe > Wiederkehrende Rechnungen.
Wählen Sie die wiederkehrende Rechnung aus, die Sie ansehen möchten.

Alle generierten Kindrechnungen für das wiederkehrende Profil finden Sie im Abschnitt Alle Kindrechnungen in der rechten unteren Ecke der Seite. Sie können die bezahlt und nicht bezahlt Rechnungen durch Klicken auf das Dropdown-Menü Alle Kindrechnungen filtern.

Einblick: Kindrechnungen für wiederkehrende Rechnung-Profile werden automatisch um 6:00 Uhr in der Zeitzone Ihrer Organisation erstellt, basierend auf der eingerichteten Planung.

Nächste Rechnung

Sobald Sie ein wiederkehrendes Rechnung erstellen, können Sie die nächste Rechnung sehen, die auf einer späteren Datum basierend auf dem Zeitraum, den Sie festgelegt haben, generiert wird. So funktioniert das:

Scenario: Patricia erstellt für ihren Kunden Brandon am 7. Januar 2019 eine wiederkehrende Rechnung für eine Zeitdauer von einer Woche. Die nächste Rechnung für dieses Profil wird am 14. Januar 2019 generiert.

Um die nächste Rechnung anzuzeigen:

Gehe zu Verkäufe > Wiederkehrende Rechnungen.
Wählen Sie die wiederkehrende Rechnung aus, die Sie ansehen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächste Rechnung rechts auf der Seite.

Zahlung erfassen

Sobald eine Rechnung generiert wurde, können Sie die Zahlung direkt aus dem Bereich der Details der wiederkehrenden Rechnung erfassen. So funktioniert das:

Gehe zu Verkäufe > Wiederkehrende Rechnungen.
Wählen Sie die wiederkehrende Rechnung aus, für die Sie die Zahlung erfassen möchten.
Klicken Sie auf Zahlung erfassen für die notwendige Rechnung unter allen Kindrechnungen.

Alternativ können Sie eine beliebige Rechnung in dieser Seite auswählen, wodurch Sie auf das Modul „Rechnungen“ weitergeleitet werden, von wo aus Sie die Zahlung erfassen können.

Manuelle Rechnung erstellen

Sie können eine Rechnung aus einer bestehenden wiederkehrenden Rechnung manuell erstellen. Dies ist erforderlich, wenn Sie eine Rechnung mit anderen Details erstellen möchten. Zum Beispiel mit einem anderen Datum.

Scenario: Patricia möchte eine Rechnung für den gleichen Kunden mit den gleichen Details erstellen, jedoch mit einem Datum, das nicht zu einem der geplanten Terminen der wiederkehrenden Rechnung passt. In diesem Fall kann sie eine manuelle Rechnung aus der Kindrechnung erstellen.

Um eine manuelle Rechnung zu erstellen:

Gehe zu Verkäufe > Wiederkehrende Rechnungen.
Wählen Sie die wiederkehrende Rechnung aus, für die Sie eine manuelle Rechnung erstellen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf OK, um zu bestätigen.
Füllen Sie die Details in der Seite Neue Rechnung aus und speichern Sie sie.

Die manuelle Rechnung wird unter dem Abschnitt Alle Kindrechnungen in der wiederkehrenden Rechnung angezeigt.

Wiederkehrende Rechnung beenden

Scenario: Patricia hat eine wiederkehrende Rechnung für einen Kunden eingerichtet, die am 1. Februar 2024 beginnt und monatlich automatisch versendet wird. Allerdings ist sie während Mai und Juni nicht verfügbar. Um dies zu berücksichtigen, kann Patricia die wiederkehrende Rechnung für diese beiden Monate manuell pausieren und sie nach ihrem Rückkehr wieder aufnehmen, sodass keine Rechnungen während ihres Abwesens versendet werden.

Sie können eine wiederkehrende Rechnung wählen, sodass keine weiteren Rechnungen generiert werden. So funktioniert das: