Custom Reports
Mit Zoho Books haben Sie die Möglichkeit, Berichte auf zwei Arten anzupassen:
- Ein neuer Custom Report zu erstellen.
- Ein bestehenden Bericht zu personalisieren.
Sie können entweder einen neuen Custom Report basierend auf Ihren Vorlieben erstellen oder die bisherigen Anpassungen an einem bestehenden Bericht als neuen Custom Report in Zoho Books speichern. Auf diese Weise werden alle auf einen Bericht angewendeten Einstellungen gespeichert und können sofort abgerufen werden.
Hinweis: Diese Funktion ist nur für bestimmte Zoho Books-Pläne verfügbar. Besuchen Sie die Preisliste, um zu überprüfen, ob sie in Ihrem aktuellen Plan verfügbar ist.
Ein neuer Custom Report erstellen
Um einen neuen Custom Report zu erstellen:
- Gehe zu Berichte im linken Seitenbereich.
- Navigiere zu Custom Reports oder wähle eine Berichtskategorie im linken Seitenbereich.
- Klicke auf Neuen Bericht erstellen.
- Wählen Sie ein Übergeordnetes Modul aus dem Dropdown-Menü.
- Klicke auf das Plus-Icon, um ein Untermodul hinzuzufügen.
- Wählen Sie ein Untermodul aus dem Dropdown-Menü.
Hinweis: Klicke auf das Löschen-Icon, um das ausgewählte Untermodul zu entfernen.
Hinweis: Standardmäßig ist die Option „Nur verwandte Einträge anzeigen“ ausgewählt. Dies zeigt nur die Transaktionen an, die mit dem ausgewählten Elternmodul verbunden sind. Um alle Transaktionen anzuzeigen, klicken Sie auf das Bearbeitungsicon neben dem Feld und wählen Sie „Alle Einträge anzeigen“. Dadurch werden alle Ihre Transaktionen unabhängig vom ausgewählten Elternmodul angezeigt.
- Klicken Sie auf Weiter.
Sie werden zur Allgemeinen Seite weitergeleitet.
1. Allgemein
Im Allgemeinen Bereich können Sie Ihren Bericht basierend auf den folgenden Filtern anpassen:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Datumsbereich | Durch die Auswahl eines Datumsbereichs können Sie den Bericht für eine bestimmte Woche, Monat, Quartal oder Jahr oder einen benutzerdefinierten Zeitraum generieren. |
| Gruppieren nach | Sie können den Bericht basierend auf den ausgewählten Optionen gruppieren. |
| Erweiterte Filter | Filtern Sie Ihren Bericht basierend auf Ihren gewählten Kriterien. |
- Klicken Sie auf Weiter.
Sie werden zur Spalten anzeigen/verbergen Seite weitergeleitet.
2. Spalten anzeigen/verbergen
In diesem Abschnitt können Sie die Spalten Ihres Berichts anpassen. Hier ist das Vorgehen:
- Im Abschnitt Verfügbare Spalten bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das +-Icon daneben.
- Im Abschnitt Ausgewählte Spalten können Sie die vorhandenen Spalten des Berichts anzeigen. Sie können die Reihenfolge der ausgewählten Spalten durch Ziehen und Abgeben ändern.
- Klicken Sie auf Weiter.
Sie werden zur Berichtslayout Seite weitergeleitet.
3. Berichtslayout
Im Abschnitt Berichtslayout können Sie das Layout und die Details konfigurieren, die im Bericht beim Drucken oder Exportieren angezeigt werden.
Details auswählen, die angezeigt werden
Im Abschnitt Details auswählen, die angezeigt werden können Sie die Informationen auswählen, die in Ihrem Bericht beim Drucken oder Exportieren enthalten sein sollen.
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| Organisation Name | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen Ihrer Organisation im Bericht anzuzeigen. |
| Berichtsgrundlage | Wählen Sie die Buchhaltungsweise, die im Bericht angezeigt werden soll: cash-based oder accrual-based. |
| Seitennummer | Aktivieren Sie diese Option, um in der Fußzeile der Berichte automatisch die Seitennummer zu generieren. |
| Erstellt von | Wenn diese Option ausgewählt wird, wird der Name des Administrators angezeigt, der den Bericht erstellt hat. Wenn der Bericht automatisch generiert wurde, wird angezeigt, dass der Bericht von Zoho Books generiert wurde. |
| Erstellungsdatum | Aktivieren Sie diese Option, um das Datum der Berichtserstellung anzuzeigen. |
| Erstellungszeit | Aktivieren Sie diese Option, um die Uhrzeit der Berichtserstellung anzuzeigen. |
Hinweis: Die Erstellungszeit wird nicht aktiviert, wenn Sie die Anzeige des Erstellungsdatums nicht wählen.
Berichtslayout
Im Abschnitt Berichtslayout können Sie das Layout Ihres Berichts mit den folgenden Feldern konfigurieren:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tabelle-Dichte | Diese Option beeinflusst die Größe der Zeilen in dem Bericht, der gedruckt oder exportiert wird. Sie können aus drei Optionen wählen: Klassisch, Kompakt und Super Kompakt. |
| Papiergröße | Abhängig vom Medium, auf dem dieser gedruckt wird, können Sie entweder die Größen A4 oder Letter wählen. |
| Ausrichtung | Wählen Sie entweder Porträt oder Landschaft, abhängig davon, wie Sie den Bericht ansehen. |
| Schriftfamilie | Diese Schrift wird verwendet, um den Inhalt im Bericht anzuzeigen. Unter der ausgewählten Schrift erscheint ein Hinweis, der erklärt, für welche Sprache sie am besten geeignet ist. Pro-Tipp: |
| Margen | Die Margen des Berichts bestimmen den Abstand zwischen dem Berichtsinhalt und den Rändern des Mediums, auf dem er gedruckt wird. |
- Klicken Sie auf Weiter.
4. Berichtsvorlieben
In diesem Abschnitt können Sie den Namen, die Beschreibung und die Freigabelizenz des Berichts konfigurieren.
- Im Abschnitt Berichtsvorlieben geben Sie den Berichtsname ein.
- Geben Sie im Feld Name beim Export einen Namen ein, der beim Export des Berichts verwendet wird.
- Im Abschnitt Berechtigungen konfigurieren legen Sie fest, wer den Bericht anzeigen, exportieren oder planen kann. Sie finden verschiedene Freigabelösungen wie:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nur ich | Nur Sie können den Bericht anzeigen, exportieren oder planen. |
| Nur ausgewählte Benutzer und Rollen | Nur die ausgewählten Benutzer können den Bericht anzeigen, exportieren oder planen. |
| Jeder | Jeder Benutzer in der Organisation kann den Bericht anzeigen, exportieren oder planen. |
- Wenn Sie die Option Nur ausgewählte Benutzer und Rollen wählen, konfigurieren Sie die Zugriffsrechte für jeden Benutzer.
- Klicken Sie auf Speichern – Custom Report.
Hinweis: Sie können Ihre gespeicherten benutzerdefinierten Berichte planen, um sie an Ihre E-Mail-Adresse oder an andere Benutzer in der Organisation zu senden. Auf der Seite mit den Details des benutzerdefinierten Berichts klicken Sie auf „Bericht planen“. Diese Berichte werden in unterschiedlichen Zeitabständen zu einer bestimmten Zeit gesendet.
Alle bisherigen Anpassungen werden nun als neuer benutzerdefinierter Bericht im Abschnitt Benutzerdefinierte Berichte unter Berichte gespeichert.
Eine bestehende Berichtsvorlage anpassen
Um eine bestehende Berichtsvorlage anzupassen:
- Gehe zu Berichte in der linken Seitenleiste
- Navigiere zu Benutzerdefinierte Berichte oder wähle eine Berichtskategorie in der linken Seitenleiste
- Klicke auf das Dropdown-Menü neben Neuen Bericht erstellen.
- Wählen Sie Von bestehendem Bericht erstellen aus dem Dropdown-Menü.
- Wählen Sie den Bericht aus, den Sie anpassen möchten, und klicken Sie auf Weiter.
Sie werden zur Allgemeinen Seite weitergeleitet.
1. Allgemein
In diesem Abschnitt können Sie Ihren Bericht basierend auf den folgenden Filtern anpassen:
| Filters | Beschreibung |
|---|---|
| Datumsbereich | Durch die Auswahl eines Datumsbereichs können Sie den Bericht für eine bestimmte Woche, Monat, Quartal oder Jahr oder einen benutzerdefinierten Zeitraum generieren. |
| Berichtsgrundlage | Wählen Sie die Buchhaltungsweise aus, die auf Ihrem Bericht angezeigt werden soll: kassenbasiert oder aufwendungsbasiert. |
| Gruppieren nach | Sie können den Bericht nach den ausgewählten Optionen gruppiert anzeigen. |
| Konten filtern | Filtern Sie die Konten, die Sie einbeziehen möchten. Dies kann sein: 1. Alle Konten 2. Konten mit Transaktionen 3. Konten ohne Nullsaldo |
| Mit Vergleich | Vergleichen Sie den Bericht mit früheren Perioden, Monaten, Quartalen oder Jahren. Um den Bericht mit den vorherigen Jahren oder Perioden zu vergleichen, wählen Sie Ihren bevorzugten Datumsbereich aus. Um den Bericht mit den vorherigen Monaten zu vergleichen, wählen Sie monatliche Zeitraum wie Jan 1 bis Jan 31 als Ihren benutzerdefinierten Datumsbereich. Um den Bericht mit den vorherigen Quartalen zu vergleichen, wählen Sie quartalsbezogene Zeitraum basierend auf Ihrem Geschäftsjahr aus. Zum Beispiel, wenn Ihr Geschäftsjahr Januar bis Dezember ist, wählen Sie Zeitraum wie Jan 1 – Mar 31, Apr 1 – Jun 30 usw. als Ihren benutzerdefinierten Datumsbereich. |
| Erweiterte Filter | Filtern Sie Ihren Bericht basierend auf Projekten, Berichtstags und Abteilungen sowie mehr. |
- Nach der Konfiguration der oben genannten Filter klicken Sie auf Weiter, um zum Abschnitt Zeilen/Spalten anzeigen/verstecken zu gelangen.
2. Zeilen/Spalten anzeigen/verstecken
In diesem Abschnitt können Sie die Spalten Ihres Berichts anpassen. Hier ist das Vorgehen:
- Im Abschnitt Verfügbare Spalten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das +-Symbol daneben.
- Im Abschnitt Ausgewählte Spalten können Sie die vorhandenen Spalten des Berichts anzeigen.
- Klicken Sie auf Weiter.
Sie werden auf die Berichtslayout-Seite weitergeleitet.
Zeilen und Spalten anpassen
Im Abschnitt Zeilen und Spalten anpassen können Sie die Zeilen und Spalten Ihres Berichts anpassen.
Neuen Kontogruppen hinzufügen
Eine Kontogruppe ist eine Gruppe verwandter Konten in einem Bericht, die zur Berichterstattung und Analyse verwendet wird. Um eine Kontogruppe in einem Bericht hinzuzufügen:
- Im Abschnitt Zeilen und Spalten anpassen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zeile und klicken Sie auf das +-Symbol, um eine weitere Zeile darunter hinzuzufügen.
- Wählen Sie Kontogruppe im Abschnitt Neue Zeile aus, um sie als neue Zeile hinzuzufügen, oder wählen Sie Kontogruppe im Abschnitt Neue Untergeordnete Zeile aus, um sie als Untergeordnete Zeile zur bestehenden Zeile hinzuzufügen.
- Geben Sie den Gruppennamen ein und konfigurieren Sie die Einstellungen im Popup, das erscheint.
- Im Abschnitt Kontokriterien wählen Sie die Konten aus, die Sie der Kontogruppe hinzufügen möchten.
- Sobald die Kontogruppe konfiguriert ist, klicken Sie auf Neue Zeile hinzufügen.
Die Kontogruppe wird als neue Zeile oder als neue Untergeordnete Zeile zum Bericht hinzugefügt.
Neuen Textfeld hinzufügen
Sie können Textfelder als neue Zeilen in Ihren benutzerdefinierten Berichten hinzufügen. Hier ist das Vorgehen:
- Im Abschnitt Zeilen und Spalten anpassen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zeile und klicken Sie auf das +-Symbol, um eine weitere Zeile darunter hinzuzufügen.
- Wählen Sie Textfeld im Abschnitt Neue Zeile aus, um es als neue Zeile hinzuzufügen, oder wählen Sie Textfeld im Abschnitt Neue Untergeordnete Zeile aus, um es als Untergeordnete Zeile zur bestehenden Zeile hinzuzufügen.
- Geben Sie den Text ein und klicken Sie in dem erscheinenden Popup auf Speichern.
Das Textfeld wird als neue Zeile oder als neue untergeordnete Zeile im Bericht hinzugefügt.
Neue Formelzeile hinzufügen
Eine Formelzeile besteht aus zwei oder mehr Konten, Kontingruppen oder Formelzeilen sowie mathematischen Operatoren. Sie können Formeln erstellen und diese als Zeilen in Ihre benutzerdefinierten Berichte einfügen. So funktioniert das:
Im Abschnitt Zeilen und Spalten anpassen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zeile und klicken Sie auf das +-Symbol, um eine weitere Zeile darunter hinzuzufügen.
Wählen Sie in der Neue Zeile-Abteilung „Formelzeile“ aus, um sie als neue Zeile hinzuzufügen.
Geben Sie den Namenswert der Formelzeile im erscheinenden Popup ein.
Erstellen Sie eine Formel mit den Konten oder Formeln aus dem Dropdown-Menü Konten oder Formeln auswählen und den Operatoren neben dem Dropdown-Menü.
Sobald Sie eine Formel erstellt haben, klicken Sie auf Syntax prüfen, um die Formel zu überprüfen.
Klicken Sie auf Neue Zeile hinzufügen, um die Formel zu speichern.
Die Formelzeile wird als neue Zeile im Bericht hinzugefügt.
- Klicken Sie anschließend auf Vorschau aktualisieren, um die Zeilen des Berichts zu überprüfen.
- Klicken Sie auf Weiter.
Sie werden zur Berichtslayout-Seite weitergeleitet.
3. Berichtslayout
Im Abschnitt Berichtslayout können Sie die Layout-Einstellungen und die Details konfigurieren, die im Bericht bei Druck oder Export angezeigt werden.
Details auswählen, die angezeigt werden
Im Abschnitt Details auswählen, die angezeigt werden können Sie die Informationen auswählen, die in Ihrem Bericht bei Druck oder Export enthalten sind.
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| Organisation Name | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen Ihrer Organisation im Bericht anzuzeigen. |
| Berichtsgrundlage | Wählen Sie die Buchhaltungsart, die im Bericht angezeigt werden soll: kassenbasiert oder aufwendungsbezogen. |
| Seitennummer | Aktivieren Sie diese Option, um in der Fußzeile der Berichte automatisch eine Seitennummer zu generieren. |
| Erstellt von | Wenn diese Option ausgewählt wird, wird der Name des Administrators angezeigt, der den Bericht erstellt hat. Wenn der Bericht automatisch generiert ist, zeigt die Auswahl an, dass der Bericht von Zoho Books generiert wurde. |
| Erstellungsdatum | Aktivieren Sie diese Option, um das Datum anzuzeigen, an dem der Bericht erstellt wurde. |
| Erstellungszeit | Aktivieren Sie diese Option, um die Uhrzeit anzuzeigen, zu der der Bericht erstellt wurde. |
Hinweis: Die Erstellungszeit wird nicht aktiviert, wenn Sie die Anzeige des Erstellungsdatums nicht auswählen.
Berichtslayout
Im Abschnitt Berichtslayout können Sie das Layout Ihres Berichts mit den folgenden Feldern konfigurieren:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tabelle-Dichte | Diese Option beeinflusst die Größe der Zeilen im gedruckten oder exportierten Bericht. Wählen Sie eine der drei Optionen: Klassisch, Kompakt oder Super-Kompakt. |
| Papiergröße | Abhängig vom Druckmedium können Sie entweder die Größe A4 oder Letter wählen. |
| Ausrichtung | Wählen Sie je nach Anzeigemodus Portrait oder Landschaft aus. |
| Schriftfamilie | Diese Schrift wird verwendet, um den Inhalt in diesem Bericht anzuzeigen. Unter der ausgewählten Schrift wird eine Hinweis angezeigt, der erklärt, für welche Sprache sie am besten geeignet ist. |
| Außengrenzen | Die Außengrenzen des Berichts bestimmen den Abstand zwischen dem Berichtsinhalt und den Rändern des Mediums, auf dem er gedruckt wird. |
- Klicken Sie auf Weiter.
4. Berichtsvoreinstellungen
In diesem Abschnitt können Sie den Namen, die Beschreibung und die Freigabelizenz des Berichts konfigurieren.
- Im Abschnitt Berichtsvoreinstellungen geben Sie den Berichtsname ein.
- Geben Sie einen Namen für den Bericht im Feld Name beim Export ein, der beim Export verwendet wird.
- Im Abschnitt Freigabelizenz konfigurieren bestimmen Sie, wer den Bericht anzeigen, exportieren oder planen kann. Sie finden verschiedene Freigabelösungen wie:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nur ich | Nur Sie können den Bericht anzeigen, exportieren oder planen. |
| Nur ausgewählte Benutzer und Rollen | Nur die ausgewählten Benutzer können den Bericht anzeigen, exportieren oder planen. |
| Jeder | Jeder Benutzer in der Organisation kann den Bericht anzeigen, exportieren oder planen. |
- Wenn Sie die Option Nur ausgewählte Benutzer und Rollen wählen, konfigurieren Sie die Zugriffsrechte für jeden Benutzer.
- Klicken Sie auf Bericht speichern.
Ja
Nein
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