Berichte verwalten

Sie können die Berichte in Zoho Books verwalten, indem Sie PDF-Ausrichtungen beim Export konfigurieren, Berichte planen, um sie automatisch zu bestimmten Häufigkeiten zu versenden, rollenbasierten Zugriff auf Berichte einstellen und Berichte mit anderen Benutzern teilen.

Ausrichtungen für Berichte konfigurieren

Zoho Books bietet Ihnen die Möglichkeit, Ausrichtungen für Berichte einfach zu konfigurieren, um diese Ihren Geschäftsanforderungen besser anzupassen, wenn diese als PDF gedruckt oder exportiert werden.

Voraussetzung: Nur Admins und Benutzer, die den vollständigen Zugriff auf alle Berichte haben, können Ausrichtungen für Berichte konfigurieren.

Sie können auswählen, welche Felder angezeigt werden, und verschiedene Attribute der Berichte wie die Tabelle-Dichte, Design, Ausrichtung, Margen, Papiergröße und Schriftarten anpassen. Dazu:

Gehe zu Berichte und wähle die Option Ausrichtung des Berichts konfigurieren im oberen rechten Bereich.

Feld	Beschreibung
Tabelle-Dichte	Diese Optionen beeinflussen die Größe der Zeilen im gedruckten oder exportierten Bericht. Sie können aus drei Optionen wählen: Klassisch, Kompakt und Super-Kompakt.
Tabelle-Design	Diese Option ermöglicht es Ihnen, die Weise zu wählen, wie die Informationen auf Ihrem Bericht tabellarisch dargestellt werden. Sie können aus drei Optionen wählen: Gekennzeichnet, Alternierende Zeilen und Alternierende Spalten.
Papiergröße	Abhängig vom Medium, auf dem der Bericht gedruckt wird, können Sie entweder die Größen A4 oder Letter wählen.
Ausrichtung	Wählen Sie entweder Porträt oder Landschaft, abhängig davon, wo der Bericht angezeigt wird.
Schriftfamilie	Diese Schrift wird verwendet, um Inhalte auf dem Bericht anzuzeigen. Unter der ausgewählten Schrift erscheint ein Hinweis, der erklärt, für welche Sprache sie am besten geeignet ist. Tipp: Verwenden Sie die Dynamische Schrift, um rechts-zu-links (RTL)-Sprachen wie Arabisch, Hebräisch und Persisch zu unterstützen.
Margins	Die Abstände der Berichte bestimmen, wie viel Abstand zwischen dem Berichtinhalt und den Rändern des Druckmediums besteht.

Hinweis: Die Auswahl einer Tabelle mit einem nicht standardmäßigen Design (z. B. gerahmte Zellen, alternative Zeilen oder Spalten) ist bei Berichten im Bereich Business Overview und Steuerbericht nicht anwendbar.

Details zum Anzeigen auswählen

Diese Section ermöglicht es, die Informationen auszuwählen, die in dem zu druckenden oder als PDF exportierten Bericht angezeigt werden sollen.

Tabelle	Beschreibung
Organisation Name	Aktivieren Sie diese Option, um den Namen Ihrer Organisation im Bericht anzuzeigen.
Berichtsgrundlage	Wählen Sie die Buchhaltungsart, die im Bericht angezeigt werden soll: cash-basiert oder accrual-basiert.
Seitennummer	Aktivieren Sie diese Option, um in der Fußzeile der Berichte automatisch die Seitennummer zu generieren.
Erstellt von	Wenn diese Option ausgewählt wird, wird der Name des Administrators angezeigt, der den Bericht erstellt hat. Wenn Sie den Bericht als geplant erstellen, wird der Name „System“ (Zoho Books) angezeigt.
Erstellungsdatum	Aktivieren Sie diese Option, um das Datum der Berichterstellung anzuzeigen.
Erstellungszeit	Aktivieren Sie diese Option, um die Uhrzeit der Berichterstellung anzuzeigen.

Hinweis: Die Erstellungszeit wird deaktiviert, wenn das Erstellungsdatum nicht angezeigt wird.

Klicken Sie auf Speichern.

Einblick: Die Konfiguration der Layoute gilt für alle Berichte, wenn diese gedruckt oder als PDF exportiert werden. Allerdings können die Einstellungen geändert werden, wenn Sie eine Ausnahme für einen einzelnen Bericht wünschen. Diese Konfigurationen gelten nur für diesen einzelnen Fall und werden nicht bei der Druckung oder Exportierung anderer Berichte berücksichtigt.

Custom Reports

Custom Reports ermöglicht es, alle bisherigen Anpassungen an einen Bericht als separaten Bericht zu speichern. So werden alle gewünschten Einstellungen gespeichert und können bei Bedarf sofort abgerufen werden.

Hinweis: Diese Funktion ist nur für bestimmte Zoho Books-Pläne verfügbar. Besuchen Sie die Preisliste, um zu prüfen, ob sie in Ihrem aktuellen Plan enthalten ist. Außerdem ist die Funktion Custom Reports nur für die Berichte Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Cashflow-Statement und Rechnungsdetails verfügbar.

Um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen:

Auf der Seite zum Erstellen eines Berichts klicken Sie auf Bericht anpassen.
Nachdem Sie die gewünschten Anpassungen ausgewählt haben, klicken Sie auf Als benutzerdefinierten Bericht speichern.

Als benutzerdefinierten Bericht speichern

Klicken Sie auf Weiter, um zum Abschnitt Berichtslayout zu gelangen. Hier können Sie den Bericht weiter anpassen, indem Sie ein separates Layout für den Bericht konfigurieren. Die Konfiguration des Berichtslayouts ermöglicht es Ihnen, zu bestimmen, wie der Bericht aussieht, wenn er gedruckt oder exportiert wird. Weitere Informationen zu Berichtslayout.
Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Weiter, um zum Abschnitt Berichtseinstellungen zu gelangen.
Geben Sie den Namen des benutzerdefinierten Berichts in Berichtsname ein.
Geben Sie einen Namen in das Feld Name beim Export ein, um den Namen festzulegen, der beim Export des Berichts verwendet wird.
Konfigurieren Sie, wer den benutzerdefinierten Bericht anzeigen, exportieren oder planen kann, in Berechtigungen konfigurieren. Die verschiedenen Freigabelösungen, die verfügbar sind, finden Sie in der Tabelle unten:

Feld	Beschreibung
Nur ich	Nur Sie können den benutzerdefinierten Bericht anzeigen, exportieren oder planen.
Nur ausgewählte Benutzer und Rollen	Nur die ausgewählten Benutzer können den benutzerdefinierten Bericht anzeigen, exportieren oder planen.
Jeder	Jeder Benutzer in der Organisation kann den benutzerdefinierten Bericht anzeigen, exportieren oder planen.

Sie können benutzerdefinierte Berichte planen, die Sie gespeichert haben, um sie an Ihre E-Mail-Adresse oder an andere Benutzer in der Organisation zu senden. Auf der Seite mit den Details des benutzerdefinierten Berichts klicken Sie auf Bericht planen. Diese Berichte werden in unterschiedlichen Zeitintervallen zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet.

Hinweis: Der Datumsbereich, der im benutzerdefinierten Bericht angegeben ist, wird verwendet, wenn ein geplanter Bericht generiert wird. Zum Beispiel: Wenn Sie einen benutzerdefinierten Bericht wöchentlich planen und der Datumsbereich im Bericht „Dieser Monat (Juni)“ lautet, wird der erste Bericht am 7. Juni 2021 die Daten von 1. Juni 2021 bis 31. Juni 2021 verwenden, und der zweite Bericht, der am 14. Juni 2021 generiert wird, verwendet ebenfalls die Daten von 1. Juni 2021 bis 31. Juni 2021.

Hinweis: Wenn Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich im benutzerdefinierten Bericht angegeben haben und diesen planen, wird der geplante Bericht mit den Daten zwischen dem benutzerdefinierten Datumsbereich generiert. Zum Beispiel: Wenn Sie einen benutzerdefinierten Bericht wöchentlich planen und der benutzerdefinierte Datumsbereich zwischen dem 7. Juli 2021 und dem 7. August 2021 liegt, wird nach dem 7. August 2021 jeder wöchentliche Bericht den Datumsbereich vom 7. Juli 2021 bis 7. August 2021 verwenden.

Alle benutzerdefinierten Berichte, die Sie erstellen, werden unter dem Abschnitt Benutzerdefinierte Berichte im Modul Berichte aufgelistet.

Berichte planen

Sie können Ihre Berichte planen, um sie an Ihre E-Mail-Adresse oder an andere Benutzer in der Organisation zu senden. Diese Berichte werden in unterschiedlichen Zeitintervallen zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet.

Zoho Books ermöglicht es Ihnen, einen Bericht entsprechend Ihren Vorlieben wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich zu planen. Der generierte Bericht wird dann an die gewünschten E-Mail-Adressen gesendet.

Hinweis: Die Option „Zeitplanung des Berichts“ ist nur in bestimmten Berichten verfügbar. Wenn Sie die Option „Zeitplanung des Berichts“ in einem Bericht haben möchten, der diese nicht bietet, wenden Sie sich bitte an uns unter support@zohobooks.com.

Voraussetzung: Nur Admins und Benutzer, die Berechtigung zur Zeitplanung von Berichten haben, können Berichte planen.

Um einen Bericht zu planen:

Gehe zu Berichte und wähle den Bericht aus, der auf einer Planung basieren soll.
Klicke auf die Option Bericht planen direkt neben dem Druck-Icon.
Wähle die Kriterien aus, basierend auf denen der Bericht geplant werden soll.
Klicke auf Speichern.

Der Bericht wird automatisch an deine E-Mail-Adresse gesendet, zu der festgelegten Zeit und Intervall.

Geplante Berichte anzeigen

Zoho Books listet alle von dir geplanten Berichte für deine Referenz auf. Du kannst sie verfolgen und die Details auf unserer speziellen Seite für geplante Berichte anzeigen.

Dort werden die Häufigkeit deines geplanten Berichts, der Benutzer, der den Bericht geplant hat, die Empfänger-E-Mails, der Status deines Berichts, der Termin des nächsten Berichts und die gewählte Dateiformat angezeigt.

Voraussetzung: Nur Admins und Benutzer mit vollständigem Zugriff auf alle Berichte können geplante Berichte anzeigen.

Um deine geplanten Berichte anzuzeigen:

Gehe zu Berichte
Klicke auf Geplante Berichte in der oberen rechten Ecke.

Geplante Berichte deaktivieren

Du kannst einen geplanten Bericht deaktivieren, indem du die folgenden Schritte durchführst:

Gehe zu Berichte.
Klicke auf den geplanten Bericht, den du deaktivieren möchtest (z. B. „Umsatz nach Kunde“).
Klicke auf die Schaltfläche Bericht geplant in der oberen rechten Ecke der Seite.

In dem folgenden Popup-Fenster (Berichtsplaner) klicke auf Als inaktiv markieren, um den Bericht inaktiv zu machen.
Klicke auf Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.

Einblick: Wenn du einen geplanten Bericht erneut aktivieren möchtest, klicke einfach auf die Option Aktiv gegenüber dem Status.

Wöchentliche Zusammenfassungsberichte erhalten

Zoho Books kann einen wöchentlichen Zusammenfassungsbericht an den Administrator senden, wenn die Option aktiviert ist. Der Bericht enthält eine Zusammenfassung von Einnahmen und Ausgaben, Cashflow, Transaktionsübersicht, aktiven Projekten, Warnungen und neuen Funktionen.

Um dies zu aktivieren:

Klicke auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicke unter Voreinstellungen auf Allgemein.
Markiere die Option Wöchentlichen Zusammenfassungsbericht senden.

Die Berichte werden jede Sonntag an die Administratoren der Organisation gesendet.

Rollenbasierten Zugriff auf Berichte konfigurieren

Die vorgefertigten Rollen in Zoho Books können nicht bearbeitet werden. Allerdings können Sie benutzerdefinierte Rollen erstellen und die Berechtigungen für die Benutzer mit dieser Rolle für Berichte konfigurieren.

Voraussetzung: Nur Admins können Rollen in Zoho Books konfigurieren.

Um die Berichtsberechtigungen einer Rolle zu konfigurieren:

Klicken Sie auf das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke des Fensters.
Wählen Sie Benutzer und Rollen und klicken Sie auf die Rollen-Registerkarte.
Erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Rolle oder bearbeiten Sie eine bereits erstellte benutzerdefinierte Rolle.
Scrollen Sie zum Ende der Rolle bearbeiten-Seite. Dort finden Sie die Berichte-Berechtigungen am Ende der Seite.
Wenn Sie dieser Rolle vollständigen Zugriff auf alle Berichte in Zoho Books gewähren möchten, aktivieren Sie die Option Vollzugriff auf alle Berichte.

Hinweis: Wenn Benutzer mit dieser Rolle die Liste der geplanten Berichte anzeigen und Layoute für Berichts-Dateien konfigurieren sollen, müssen Sie den vollständigen Zugriff auf alle Berichte aktivieren.

Wenn Sie dieser Rolle beschränkten Zugriff auf einige Berichte in Zoho Books gewähren möchten, können Sie eine Berichtsgruppe auswählen und die Berechtigungen für jeden Bericht markieren, die die Rolle haben darf. Später, wenn neue Berichte eingeführt werden, müssen Sie die Rolle bearbeiten und den Zugriff auf die neuen Berichte gewähren.
Scrollen Sie unten und klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie die Berichtsberechtigungen konfiguriert haben.

Sobald Sie die Rolle konfiguriert haben, haben alle Benutzer mit dieser Rolle Zugriff nur auf die Berichte, die Sie für ihre Rolle erlaubt haben.

In Zoho Books haben Admins Zugriff auf alle Berichte. Aufgrund der für eine Rolle gewährten Berechtigungen kann der Zugriff eines Benutzers auf Berichte beschränkt sein. In solchen Fällen können Sie den Benutzer mit dem Bericht teilen, wenn er Zugriff benötigt.

Szenario: John ist der Sales-Leader in seinem Unternehmen, hat jedoch keinen Zugriff auf das Berichtsmodul. Daher wendet er sich an den Admin seines Zoho Books-Organisations und bittet um Zugriff auf den Bericht „Verkauf nach Kunden“. Nun teilt der Admin den Bericht mit John, sodass er ihn anzeigen, exportieren und planen kann.

Voraussetzung: Nur Admins und Benutzer mit der Berechtigung „Teilen“ in ihrer Rolle können einen Bericht mit anderen Benutzern teilen.

Um einen Bericht mit einem anderen Benutzer zu teilen:

Gehe zu Berichte in der linken Seitenleiste.
Wählen Sie den Bericht aus, den Sie mit einem anderen Benutzer teilen möchten.
Klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie den Benutzer aus, mit dem Sie den Bericht teilen möchten, und die Zugriffsstufe, die sie erhalten sollen.
Klicken Sie auf Teilen.

Ändern der Zugriffsstufe eines Benutzers auf einen Bericht

Nachdem Sie einem Bericht Zugriff gewährt haben, können Sie den Zugriffsgrad, den ein Benutzer auf einen Bericht hat, ändern, indem Sie diesen anpassen.

Um den Zugriffsgrad für einen Bericht zu ändern:

Gehe im linken Seitenbereich zu Berichte.
Wählen Sie den Bericht aus, für den Sie die Freigabelizenz ändern möchten.
Klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der oberen rechten Ecke. Die Benutzer, die Zugriff auf den Bericht haben, werden in der Popup-Liste angezeigt.
Klicken Sie in der Spalte Berechtigungen auf das Dropdown-Menü und ändern Sie den Zugriffsgrad, den der Benutzer auf den Bericht hat. Die Berechtigungen werden sofort aktualisiert.

Benutzerzugriff auf einen Bericht entfernen

Sie können den Zugriff eines Benutzers auf einen Bericht entfernen, wenn dieser keinen Zugriff mehr benötigt. Um den Zugriff zu entfernen:

Gehe im linken Seitenbereich zu Berichte.
Wählen Sie den Bericht aus, für den Sie den Zugriff eines Benutzers entfernen möchten.
Klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der oberen rechten Ecke. Die Benutzer, die Zugriff auf den Bericht haben, werden in der Popup-Liste angezeigt.
Klicken Sie auf das Entfernen-Symbol neben dem Benutzernamen und dem Zugriffsgrad. Der Zugriff des Benutzers auf den Bericht wird sofort entfernt.