Grundfunktionen im Retainer-Rechnung

Schauen wir uns die grundlegenden Funktionen im Modul Retainer-Rechnung an.

Retainer-Rechnungen aktivieren

Um mit Retainer-Rechnungen zu beginnen, müssen Sie dieses Modul zunächst aktivieren. Hier ist wie Sie dies tun können:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
Aktivieren Sie die Option Retainer-Rechnungen.
Wählen Sie das Konto, unter dem Sie die Retainer-Rechnungen erfassen möchten. Da dieses Konto im Allgemeinen als Verpflichtung erfasst wird, wird empfohlen, das Konto als Unverzehrtene Einnahmen auszuwählen.
Klicken Sie auf Speichern.

Retainer-Rechnung erstellen

Nachdem Sie das Modul aktiviert haben, können Sie eine neue Retainer-Rechnung erstellen. Hier ist wie:

Gehe zu Verkauf > Retainer-Rechnungen.
Klicken Sie auf das +-Symbol neben Retainer-Rechnungen oder auf die Schaltfläche + Neue in der oberen rechten Ecke der Seite.

Füllen Sie die folgenden Angaben aus.

Felder	Beschreibung
Kundenname	Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie die Retainer-Rechnung erstellen möchten.
Retainer-Rechnungsnummer	Die Retainer-Rechnungsnummer wird automatisch generiert. Sie können jedoch eine eindeutige Nummer eingeben, indem Sie das Rädchen-Symbol klicken.
Retainer-Rechnungsdatum	Wählen Sie das Datum aus, an dem die Retainer-Rechnung erstellt wird.
Referenz	Geben Sie eine Referenznummer für die Retainer-Rechnung ein, wenn gewünscht.

Klicken Sie auf Speichern.

Bezahlung erfassen

Nachdem Sie eine Retainer-Rechnung erstellt haben, können Sie die Zahlung für diese erfassen, sobald Sie vom Kunden die Summe erhalten haben.

Offline-Zahlungen

Wenn Sie von Ihrem Kunden eine Vorauszahlung in Person erhalten haben, oder diese offline erfassen können. Hier ist wie:

Gehe zu Verkauf > Retainer-Rechnungen.
Wählen Sie die Retainer-Rechnung aus, für die Sie die Zahlung erfassen möchten.
Klicken Sie auf Zahlung erfassen.

Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.
Klicken Sie auf Zahlung erfassen.

Kunden belasten

Wenn Sie den Vorauszahlungsbetrag von Ihren Kunden online einziehen möchten, können Sie deren Kreditkarteninformationen belasten. Sie können entweder die Karte des Kunden belasten oder eine andere gültige Karte belasten.

Um Ihren Kunden zu belasten:

Gehe zu Verkäufe > Retainer-Rechnungen.
Wählen Sie die Rechnung aus, die aus der Retainer-Rechnung erzeugt wurde, für die Sie Ihren Kunden belasten möchten.
Klicken Sie im Dropdown-Menü Bezahlung aufzeichnen und wählen Sie Kunden belasten aus.

Wenn Sie die Karte verwenden möchten, die bereits mit der Rechnung verknüpft ist, wählen Sie die Option Die Karte mit den Endziffern xxxx verwenden, um diese Rechnung zu belasten aus und klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie eine andere Karte verwenden möchten, die nicht mit dem Kontakt oder der Retainer-Rechnung verknüpft ist, klicken Sie auf die Option Mit einer anderen Karte belasten, füllen Sie die erforderlichen Karteninformationen aus und klicken Sie auf Weiter.

Zahlungen erhalten anzeigen

Sie können einen Bericht generieren, der eine schnelle Zusammenfassung der von Ihren Kunden erhaltenen Retainer-Zahlungen zeigt. Dieser Bericht enthält Details wie den noch nicht genutzten Betrag und die Zahlungsart.

Gehe zum Modul Berichte in der linken Seitenleiste.
Im Abschnitt Zahlungen erhalten wähle den Bericht Zahlungen erhalten aus.
Gehe zu Bericht anpassen und wähle unter Transaktionsart die Option Retainer-Zahlungen.
Klicken Sie auf Bericht ausführen.

Retainer-Rechnungen importieren

Wenn Sie bereits eine Liste von Retainer-Rechnungen haben, können Sie diese in Zoho Books im Format CSV, TSV oder XLS importieren.
Um Retainer-Rechnungen zu importieren:

Gehe zu Verkäufe > Retainer-Rechnungen.
Klicken Sie auf das Weitere-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Retainer-Rechnungen importieren aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen neben Datei hochladen. Sie können die Beispiel-CSV-Datei herunterladen, um sich einen Überblick zu verschaffen, indem Sie auf Beispieldatei klicken.

Einblick: Die Dateigröße darf nicht größer als 1 MB sein.

Wählen Sie die Zeichencodierung und die Datei-Trennzeichen für Ihre Datei aus.

Einblick:

Zeichencodierung wird verwendet, um Zahlen mit Zeichen zu verbinden. Standardmäßig wird die Unicode Transformation Format (UTF-8)-Codierung verwendet, die eine große Vielfalt von Zeichen unterstützt, die über 8 Bit hinausgehen.
Das Zeichen-Trennzeichen wird verwendet, um zwei Werte in einer Zeile zu trennen. Bei der Importierung von Lieferanten-Zahlungen ist das Standard-Datei-Trennzeichen Komma (,).

Klicken Sie auf Weiter.

Stellen Sie sicher, dass alle Felder korrekt auf der Seite Felder zuordnen abgebildet sind.
Markieren Sie das Feld Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, wenn Sie eine ähnliche Importformatierung bei der nächsten Importierung verwenden möchten.
Klicken Sie auf Weiter.

Auf der Vorabansicht klicken Sie auf Importieren.

Einblick: Zoho Books matcht automatisch die Dateiheader der importierten Datei mit dem nächstliegenden Feld in Zoho Books. Sie können jedes Feld manuell bearbeiten, um es den Header zu entsprechen, und diese Einstellungen speichern. Im weiteren Verlauf zeigt Zoho Books Ihnen alle nicht zugeordneten Felder an, die Sie vergessen oder nicht automatisch abgeglichen haben. Sie können diese durch Hinzufügen neuer Felder mit passenden Header zuordnen.

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