Funciones en Facturas de Retención

Veamos algunas de las funciones que se pueden realizar en el módulo de facturas de retención.

Aplicar Retenciones a Facturas

Si ha creado facturas de retención para su cliente y ha registrado el pago por ellas, puede aplicar estas retenciones a las facturas pendientes del cliente. Para aplicar retenciones a facturas:

Vaya a Ventas > Facturas de Retención.
Seleccione una factura de retención que haya creado para su cliente.
Haga clic en el botón Aplicar a Factura y Zoho Books mostrará la lista de facturas pendientes del cliente.

Puede aplicar parcial o completamente la retención a las facturas mostradas.

Campos	Descripción
Saldo	La cantidad recogida del cliente como retención.
Importe de Factura	El importe total de la factura elevado para el cliente.
Saldo de Factura	El monto final que debe pagarse tras deducir los pagos anticipados.
Importe	La cantidad a aplicar del saldo disponible.
Importe de Retención Disponible	Retención disponible tras aplicar el saldo a una factura.

Haga clic en Guardar.

Para ver las retenciones aplicadas a las facturas, haga clic en la pestaña Facturas Aplicadas en la parte superior de la página. Puede Eliminar las retenciones aplicadas haciendo clic en los iconos junto a ellas.

Aplicar múltiples retenciones a facturas

Si ha creado varias facturas de retención para un cliente particular, puede aplicar todos los importes de retención a cualquier factura pendiente del cliente. Aquí está cómo:

Vaya a Ventas > Facturas.
Seleccione una factura cuyo pago esté pendiente, o cree una nueva factura y guárdela como borrador.
Si el cliente tiene retenciones no utilizadas, se mostrará una notificación en la página de la factura como Retenciones Disponibles con el monto de retención recogido del cliente. Haga clic en Aplicar ahora debajo de ella.

Puede dividir el monto de retención entre las diferentes facturas pendientes del cliente.

Haga clic en Aplicar Retenidos.

Una vez que los retenidos se hayan aplicado contra la factura, los ajustes se actualizarán en la factura.

Otra forma de aplicar créditos o retenidos no utilizados contra una factura pendiente es seleccionando la factura y haciendo clic en Más > Usar Retenidos.

Resumen de Pago de Retenidos

Cuando cree una factura de retenidos y registre el pago para ella, puede aplicar esa cantidad como retenidos a las facturas del cliente. Si lo hace, tendrá la opción de incluir el Resumen de Pago de Retenidos en el PDF de la factura, junto con los detalles de la factura.

Para habilitar esta opción, debe personalizar los plantillas de PDF de facturas. Aquí cómo:

Vaya a Configuración.
Seleccione Plantillas de PDF bajo Personalización.
En la página siguiente, seleccione Facturas en el panel Plantillas.
Pase el cursor sobre la plantilla requerida y haga clic en Editar.
En la página Editar Plantilla, vaya a Total en el panel de la izquierda.
En la sección Total, marque Mostrar Resumen de Pago de Retenidos y escriba un Título de Resumen. Asegúrese de que, bajo Impuestos, Mostrar Resumen de Impuestos de Retenidos esté desactivado, ya que solo se puede mostrar un resumen en el PDF de factura a la vez.

Nota:

No puede mostrar tanto el Resumen de Pago de Retenidos como el Resumen de Impuestos de Retenidos en un PDF de factura.

Haga clic en Actualizar Vista previa en la esquina superior derecha para ver los cambios en la plantilla de PDF.
Una vez terminado, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha.

El Resumen de Pago de Retenidos ahora aparecerá en todos los PDF de facturas que utilicen esta plantilla.

Recoger Retenidos de Citas

Como dueño de negocio, suele enviar una cita a sus clientes para los productos o servicios que les proporcionará. Cuando los clientes estén satisfechos con la cita, esta será aceptada y comenzará el trabajo en el proyecto. La mayoría de las empresas tienden a recoger una retención o pago anticipado después de que la cita sea aceptada.

En Zoho Books, puede elegir recoger retenidos de sus clientes cuando acepten la cita que les envíe. Vamos a ver cómo hacerlo.

Primero, asegúrese de que se haya habilitado el módulo de facturas de retenidos.

Al crear una cita, seleccione la opción Crear una factura de retenidos para esta cita automáticamente en la página de Nueva Cita. Al hacerlo, puede ingresar el porcentaje del monto de la cita que desee recoger como pago anticipado del cliente.

Si has configurado una puerta de pago para tu cliente, éste puede pagarte online directamente desde el enlace de la cotización que se envía por correo electrónico.

Recoger Retenciones desde el Portal del Cliente

Tus clientes también tienen la opción de realizar pagos anticipados por cotizaciones a través del Portal del Cliente. Cuando tu cliente acceda al portal del cliente para revisar la cotización que te enviaste, podrá aceptar la cotización y realizar el pago, siempre que hayas activado la opción de recoger retenciones en cotizaciones.

Una vez que tu cliente acepta la cotización desde la página Transacciones en el Portal del Cliente, recibirá notificación sobre el monto de la retención que debe pagar.

El monto de la retención puede pagarse por el cliente al aceptar la cotización o en un momento posterior.

Nota: En cuanto se acepte la cotización, se crea automáticamente una factura de retención para el cliente en Zoho Books.

Factura de Retención en Proyectos

En Zoho Books, puedes gestionar tus proyectos desde el módulo Proyectos dentro del módulo Control de Tiempo. En el módulo de Proyectos, puedes emitir una factura de retención a tu cliente.

Si gestionas proyectos para tus clientes, puedes recoger pagos anticipados para esos proyectos emitiendo facturas de retención.

Crear Facturas de Retención desde Proyectos

Puedes crear una nueva factura de retención en proyectos. Aquí cómo:

Ve a Control de Tiempo > Proyectos.
Selecciona un proyecto para el cual deseas emitir una factura de retención.
Haz clic en Nueva Transacción en la esquina superior derecha y selecciona Crear Factura de Retención.

Rellena los detalles de la factura de retención y guárdala. Después de esto, puedes registrar el pago para esta factura de retención.

Una vez que las retenciones estén en estado pagado, puedes elegir aplicarlas a tu factura. Aquí cómo:

Ve a Control de Tiempo > Proyectos.
Selecciona el proyecto para el cual has creado una factura de retención y has registrado el pago.
En el menú desplegable Nueva Transacción, haz clic en Crear Factura.
En la página de información de factura de proyecto, marca la casilla ¿Deseas aplicar las retenciones recogidas a la factura?.
Haz clic en Agregar y serás redirigido a la página de creación de factura

Ingresa los detalles necesarios de la factura y haz clic en Guardar y Enviar.

El monto de la retención se deducirá de la factura. Luego podrás verlo en la sección total.

Deducted in the Invoice Para ver todos los retenciones asociados a cualquier proyecto:

Ve a Time Tracking > Projects.
Selecciona el proyecto para el cual deseas ver las facturas de retención asociadas.
Haz clic en la pestaña Sales en la parte superior de la página.
Elige Retainer Invoice.

Devoluciones

Imagina que recibes un pago anticipado de un cliente para un proyecto, pero por diversas razones el proyecto se cancela. En ese caso, tendrás que devolver el monto de retención al cliente. Si has registrado un pago para una factura de retención, puedes devolver ese monto en Zoho Books. Aquí cómo:

Ve a Sales > Retainer Invoices.
Selecciona la factura de retención para la cual se requiera la devolución.
Haz clic en More > Refund.

Rellena los detalles requeridos.

Campos	Descripción
Devuelto el	La fecha en la que se realizó la devolución.
Modo de pago	Elige entre diferentes opciones para registrar el modo de pago, ya sea en efectivo, transferencia bancaria o mediante pagos en línea.
Referencia	Referencia rápida de la devolución realizada.
Monto	El monto que se devolverá al cliente.
Cuenta de origen	Selecciona la cuenta desde la cual se realizó la devolución, ya sea de cuentas en efectivo o cuentas bancarias en el módulo bancario.

Haz clic en Guardar.

Para ver la devolución:

Haz clic en la pestaña Refund History en la parte superior de la página.

Siempre puedes Editar o Eliminar la transacción desde los iconos que aparecen junto a la entrada.

Una vez que se registre la devolución, se realizarán los ajustes en la factura de retención.

Añadir comentarios

Puedes añadir comentarios a una factura de retención en Zoho Books. Los comentarios que introduzcas no serán visibles para tus clientes. Para añadir un comentario:

Ve a Sales > Retainer Invoices.
Selecciona la factura de retención para la cual deseas añadir un comentario.
Haz clic en la pestaña Comments and History.
Haz clic en la opción + Add Comment debajo del historial.
Escribe tu comentario.
Haz clic en Add Comment.

Personalizar plantillas

Puedes personalizar el formato del PDF de tu factura de retención. Aquí cómo:

Ve a Sales > Retainer Invoices.
Selecciona la factura de retención para la cual deseas personalizar la plantilla.
Posiciona el cursor sobre la factura de retención y haz clic en el botón Customize en la esquina superior derecha.
Desde aquí, puedes realizar varias acciones sobre la plantilla de la factura de retención.

Aprende más sobre Plantillas y Plantillas de Factura de Retención.

Informes

Detalles de Factura de Retención
Historial de Devoluciones En Zoho Books, puedes generar informes para todas tus transacciones de retención y devoluciones.

Detalles de la factura de retención

Genera un informe que muestre un resumen rápido de las facturas de retención que has creado, retenciones no utilizadas y las facturas a las que se aplicaron para un rango de fechas seleccionado. El informe puede ordenarse por el estado de la factura de retención.

Ve a Informes > Receivables > Detalles de la factura de retención para generar este informe.

Historial de devoluciones

Genera un informe que muestre un resumen rápido de las devoluciones realizadas a partir de los pagos de retención realizados por el cliente para un rango de fechas seleccionado.

Ve a Informes > Pagos recibidos > Historial de devoluciones para generar este informe.

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