Custom Fields

In Zoho Books, können Sie zusätzliche Felder namens Custom Fields erstellen. Diese Felder können verwendet werden, um zusätzliche Informationen in die Datensätze eines Moduls basierend auf den Anforderungen eines Unternehmens zu speichern. Stellen wir dies anhand eines Beispiels genauer dar.

Szenario: Zylker Furniture verkauft seine Möbel an Kunden aus verschiedenen Branchen. Um zu erfassen, zu welcher Branche ein bestimmter Kunde gehört, erstellt Patricia, die CEO von Zylker Furniture, ein benutzerdefiniertes Feld namens „Industry“ auf der Seite „Kunden und Lieferanten“ in ihrem Zoho Books-Organisation.

Eigene Felder erstellen

Um ein neues benutzerdefiniertes Feld zu erstellen:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wähle das Modul aus, für das du das benutzerdefinierte Feld hinzufügen möchtest.
Gehe zur Registerkarte Feldanpassung.
Klicke in der oberen rechten Ecke auf + Neues benutzerdefiniertes Feld.
Fülle die folgenden Felder aus:

Label Name

Wähle einen geeigneten Namen für dein benutzerdefiniertes Feld aus. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Daten in Datensätze des entsprechenden Moduls eingegeben werden.

Daten Art

Wähle den Datentyp für die Daten, die du in das benutzerdefinierte Feld eingeben oder speichern wirst. Erfahre mehr über die Datentypen, die in Zoho Books verfügbar sind.

Hilfs Text

Gib einige Texte ein, um Benutzern zu helfen, den Zweck dieses benutzerdefinierten Feldes zu verstehen.

Daten privacy

Wenn das benutzerdefinierte Feld verwendet wird, um sensible Informationen zu speichern, die zur Identifikation von Personen verwendet werden können, kannst du die Informationen im Feld mit PII (Personally Identifiable Information) oder ePHI (Electronic Protected Health Information) schützen, je nach Art der eingegebenen Informationen.

Wähle PII aus, wenn die eingegebenen Informationen vertraulich sind und eine Person identifizieren können. Du kannst Felder wie Text, E-Mail, URL, Telefon, Zahl und Datum als PII markieren. Wenn die Daten sensibel sind, kannst du sie verschlüsseln und speichern; wenn sie nicht sensibel sind, kannst du sie unverschlüsselt speichern. Wähle aus, ob die eingegebenen Informationen sensibel oder nicht sensibel sind:
- Sensible Daten. Verschlüsseln und speichern. Diese Daten können nur von Benutzern gesehen werden, die Berechtigung haben, auf PII zuzugreifen.
- Nicht sensible Daten. Ohne Verschlüsselung speichern. Nur Benutzer mit Zugriff auf geschützte Daten können die Details sehen. Allerdings können Benutzer dieses Feld verwenden, um erweiterte Suchfunktionen durchzuführen.
Wähle ePHI aus, wenn die eingegebenen Informationen zur Identifikation eines Patienten verwendet werden können. Zum Beispiel ist eine elektronische Kopie eines medizinischen Berichts ePHI. Du kannst nur Felder wie Text, E-Mail, URL, Telefon und Datum als ePHI markieren. Die Daten werden als sensible behandelt und werden vor der sicheren Speicherung verschlüsselt. Nur Benutzer mit Zugriff auf geschützte Daten können auf diese Felder zugreifen. Benutzer können dieses Feld nicht für erweiterte Suchfunktionen verwenden.

Prevent Duplicate Values

Wählen Sie aus, ob der eingegebene Wert im benutzerdefinierten Feld eindeutig sein soll. Dieses Feld ist nicht verfügbar, wenn Sie für das benutzerdefinierte Feld Datenschutz aktiviert haben.

Eingabeformat

Fügen Sie Daten in ein benutzerdefiniertes Feld ein und validieren Sie diese mithilfe des Eingabeformat-Felds. Sie können spezifizieren, welche Zeichen eingegeben werden dürfen, sowie die Länge.

Beispiel: Viele Länder verwenden die nationale Versicherungsnummer (NIN), um Bürger zu verfolgen. Die NIN besteht aus 9 Zeichen, bestehend aus zwei Buchstaben, sechs Ziffern und einem Buchstaben. Wenn Sie die NIN für Benutzer in Ihrer Organisation speichern möchten, können Sie dies mit einem benutzerdefinierten Feld einrichten. Das Eingabeformat stellt sicher, dass alle eingegebenen Daten im korrekten NIN-Format sind. In diesem Fall müssen Sie den Wert ^[A-Z]{2}[0-9]{6}[A-Z]{1}$ eingeben.

Wenn Sie den Datentyp Textfeld (eine Zeile) oder Textfeld (mehrere Zeilen) wählen, können Sie entweder das Eingabeformat direkt durch Klicken auf Benutzerdefiniertes Format konfigurieren eingeben oder aus den verfügbaren Eingabeformaten wählen, indem Sie auf Standardformate verwenden klicken.

Wenn Sie Standardformate verwenden wählen, können Sie aus den folgenden Optionen wählen:

Format	Beschreibung
Zahlen	Das benutzerdefinierte Feld akzeptiert nur eine Kombination aus den Ziffern 0–9. Beispiel: 123.
Alphanumeric-Zeichen ohne Leerzeichen	Das benutzerdefinierte Feld akzeptiert nur eine Kombination aus Kleinbuchstaben (a–z), Großbuchstaben (A–Z) und Ziffern (0–9), ohne Leerzeichen. Beispiel: customField123.
Alphanumeric-Zeichen mit Leerzeichen	Das benutzerdefinierte Feld akzeptiert nur eine Kombination aus Kleinbuchstaben (a–z), Großbuchstaben (A–Z), Ziffern (0–9) und Leerzeichen. Beispiel: custom Field 123.
Alphanumeric-Zeichen mit Bindestrichen und Unterstrichen	Das benutzerdefinierte Feld akzeptiert nur eine Kombination aus Kleinbuchstaben (a–z), Großbuchstaben (A–Z), Ziffern (0–9), Bindestrichen (-) und Unterstrichen (_). Beispiel: custom-Field_123.
Buchstaben ohne Leerzeichen	Das benutzerdefinierte Feld akzeptiert nur eine Kombination aus Kleinbuchstaben (a–z) und Großbuchstaben (A–Z), ohne Leerzeichen. Beispiel: customField.
Buchstaben mit Leerzeichen	Das benutzerdefinierte Feld akzeptiert nur eine Kombination aus Kleinbuchstaben (a–z) und Großbuchstaben (A–Z) sowie Leerzeichen. Beispiel: custom Field.

Bild eines benutzerdefinierten Feldes mit dem Standard-Eingabeformat 'Alphanumeric-Zeichen mit Bindestrichen und Unterstrichen'

Wenn Sie Benutzerdefiniertes Format konfigurieren wählen, können Sie das Eingabeformat direkt im benutzerdefinierten Feld eingeben. Beispiel: ^[A-Z]{2}[0-9]{6}[A-Z]{1}$.

Standardwert

Der eingegebene Wert wird der Standardwert des benutzerdefinierten Feldes. Beispiel: Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld für das Modul “Rechnungen” erstellen und den Standardwert auf 1 setzen, wird das benutzerdefinierte Feld automatisch mit 1 gefüllt, wenn Sie eine Rechnung erstellen und keinen Wert für das benutzerdefinierte Feld angeben. Eine Vorschau des Feldes und der Daten wird auf der gleichen Seite angezeigt.

Hinweis:

Dieses Feld ist nicht verfügbar, wenn Sie für das benutzerdefinierte Feld Datenschutz aktiviert haben.
Wenn Sie für ein benutzerdefiniertes Feld Duplikate werten aktivieren und einen Standardwert festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie beim Erstellen von Aufzeichnungen einen einzigartigen Wert für das benutzerdefinierte Feld angeben.

Sie können auch den Wert aus Feldern in anderen Modulen erben. Dazu müssen Sie:

Wert erben neben Standardwert auswählen.
Klicken Sie in das erste Dropdownfeld neben dem Feld Wert aus erben und wählen Sie das Modul aus, aus dem Sie den Wert erben möchten. Sie können Daten aus Modulen erben, die mit dem Modul verbunden sind, für das Sie das benutzerdefinierte Feld erstellen. Zum Beispiel können Sie beim Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes für das Modul “Rechnungen” die Felder aus dem Modul “Kunden” erben.
Klicken Sie nun in das zweite Dropdownfeld neben dem Feld Wert aus erben und wählen Sie das Feld aus, aus dem Sie den Wert erben möchten. Dies wird der Standardwert für dieses benutzerdefinierte Feld sein, wenn Sie Transaktionen erstellen.

Ist Pflicht

Wählen Sie, ob dieses benutzerdefinierte Feld ein Pflichtfeld sein soll. Wenn Sie Ja wählen, können Benutzer Aufzeichnungen nur speichern oder aktualisieren, nachdem sie einen Wert in dieses Feld eingegeben haben. Wenn Sie Nein wählen, können sie Aufzeichnungen speichern oder aktualisieren, auch ohne einen Wert einzugeben.

In allen PDFs anzeigen

Wählen Sie, ob das benutzerdefinierte Feld in Transaktions-PDFs enthalten sein soll. Wählen Sie Ja, um es anzuzeigen, oder Nein, um es zu verstecken.

Klicken Sie nachdem Sie die erforderlichen Details bereitgestellt haben, auf Speichern.

The New Custom field of a custom module. Enter the required details to create the custom field.

API-Feldname

Sobald Sie ein benutzerdefiniertes Feld gespeichert haben, können Sie es bearbeiten, um den API-Feldnamen zu finden. Dieser Name wird verwendet, wenn das benutzerdefinierte Feld in einer API-Aufruf-Referenz genannt wird. The Edit Custom Field name of a module. Copy the API Field Name of the custom field to use it in APIs.

Beschränkungen für benutzerdefinierte Felder

Es gibt bestimmte Beschränkungen für die Anzahl benutzerdefinierter Felder, die pro Datentyp erstellt werden können. Aufgrund dieser Beschränkungen werden benutzerdefinierte Felder in folgende Abschnitte unterteilt: Numerisch, Dezimal, String, Boolean, Langtext, Mehrfachauswahl und Formel.

Hinweis: Die Beschränkungen für benutzerdefinierte Felder variieren je nach Abonnementplan.

Sie können die Anzahl der benutzerdefinierten Felder, die für Ihre Nutzung verfügbar sind, erfahren. Hier ist wie:

Gehen Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die Anzahl der benutzerdefinierten Felder anzeigen möchten.
Gehen Sie auf die Registerkarte Feldanpassung.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Benutzerdefinierte Felder verwenden. Jetzt können Sie den Einsatz von benutzerdefinierten Feldern für verschiedene Module anzeigen.

Ein benutzerdefiniertes Feld bearbeiten

Sie können die Details eines benutzerdefinierten Feldes, das in Zoho Books erstellt wurde, ändern. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie den Modul aus, in dem das benutzerdefinierte Feld enthalten ist.
Gehe zur Registerkarte Feldanpassung.
Bewege den Mauszeiger über das benutzerdefinierte Feld, das du bearbeiten möchtest.
Klicke auf das Dropdown-Icon neben dem Feld und wähle Bearbeiten aus.
Machen Sie die erforderlichen Änderungen und klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie für ein bestehendes benutzerdefiniertes Feld Doppelte Werte verhindern aktivieren und das Modul mehr als 10.000 Einträge enthält, dauert es einige Zeit, bis die Felddetails in allen Einträgen aktualisiert werden. Sie erhalten eine Benachrichtigung innerhalb der Anwendung, sobald der Prozess abgeschlossen ist.

Ein benutzerdefiniertes Feld als inaktiv markieren

Wenn Sie vorübergehend keine Daten in ein benutzerdefiniertes Feld eingeben möchten, können Sie es als inaktiv markieren. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie den Modul aus, in dem das benutzerdefinierte Feld enthalten ist.
Gehe zur Registerkarte Feldanpassung.
Bewege den Mauszeiger über das benutzerdefinierte Feld, das du inaktiv markieren möchtest.
Klicke auf das Dropdown-Icon neben dem Feld und wähle Als inaktiv markieren aus.

Ein benutzerdefiniertes Feld als aktiv markieren

Wenn ein benutzerdefiniertes Feld als inaktiv markiert wurde, können Sie es erneut aktiv machen. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie den Modul aus, in dem das benutzerdefinierte Feld enthalten ist.
Gehe zur Registerkarte Feldanpassung.
Bewege den Mauszeiger über das inaktive benutzerdefinierte Feld, das du wieder aktiv machen möchtest.
Klicke auf das Dropdown-Icon neben dem Feld und wähle Als aktiv markieren aus.

Zugriff konfigurieren

Standardmäßig ist ein benutzerdefiniertes Feld für alle Rollen in Ihrer Organisation sichtbar. Zoho Books ermöglicht es Ihnen, den Zugriffsgrad eines benutzerdefinierten Feldes für jede Rolle auszuwählen. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie den Modul aus, in dem das benutzerdefinierte Feld enthalten ist.
Gehe zur Registerkarte Feldanpassung.
Bewege den Mauszeiger über das inaktive benutzerdefinierte Feld, für das Sie die Zugriffsrechte konfigurieren möchten.
Klicke auf das Dropdown-Icon neben dem Feld und wähle Zugriff konfigurieren aus.
Wählen Sie den gewünschten Zugriffsgrad für jede Rolle aus. Standardmäßig hat die Admin-Rolle unbeschränkten Zugriff auf das benutzerdefinierte Feld und Sie können den Zugriffsgrad für diese Rolle nicht ändern.
Lesen und Schreiben: Benutzer in dieser Rolle können die in dem benutzerdefinierten Feld gespeicherten Daten anzeigen und aktualisieren.
Nur Lesen: Benutzer in dieser Rolle können die Daten im benutzerdefinierten Feld anzeigen, können jedoch nicht ändern.
Feld verbergen: Benutzer in dieser Rolle können das benutzerdefinierte Feld nicht anzeigen.
Klicken Sie nach der Konfiguration des Zugriffs für alle Rollen auf Speichern.

Ein benutzerdefiniertes Feld löschen

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld in Zoho Books löschen. So geht das:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie den Modul aus, in dem das benutzerdefinierte Feld erstellt wurde.
Gehe zur Registerkarte Feldanpassung.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das inaktiv gesetzte benutzerdefinierte Feld, das gelöscht werden soll.
Klicken Sie auf das Dropdown-Icon und wählen Sie Löschen.
Klicken Sie in der Popup-Meldung auf Ja, um die Aktion zu bestätigen.
Wenn dieses benutzerdefinierte Feld mit Daten vorhandener Einträge verknüpft ist, erscheint eine Popup-Meldung mit „Force Delete“. Sie müssen entweder die zugehörigen Transaktionen löschen und dann das benutzerdefinierte Feld löschen, oder das benutzerdefinierte Feld erzwingen löschen. Klicken Sie in der Popup-Meldung auf Force Delete, um fortzufahren. Dies entfernt das benutzerdefinierte Feld und alle darin gespeicherten Daten vollständig und dauerhaft.

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