Record Locking

Record Locking ermöglicht es Ihnen, die Einträge (Artikel, Angebote, Verkaufsrechnungen, Rechnungen, Gutschriften und Transaktionen von benutzerdefinierten Modulen) in Ihrer Organisation zu sperren. Sobald ein Eintrag gesperrt ist, können nur Benutzer mit Rollen, die ausreichende Berechtigungen besitzen, die Einträge aktualisieren. Dies ist nützlich, um wichtige Informationen zu schützen und versehentliche Änderungen zu verhindern.

Hinweis:

Diese Funktion ist nur in bestimmten Abonnements von Zoho Books verfügbar. Besuchen Sie die Preisliste, um zu überprüfen, ob sie in Ihrem aktuellen Abonnement verfügbar ist.
Record Locking ist in Artikeln, Rechnungen, Angeboten, Verkaufsrechnungen, Gutschriften und benutzerdefinierten Modulen verfügbar.

Create a Lock Configuration

Eine Lock-Konfiguration ermöglicht Administratoren, festzulegen, welche Aktionen nach der Sperrung von Einträgen erlaubt oder eingeschränkt werden, sowie welche Rollen diese Aktionen ausführen dürfen.

Um eine Lock-Konfiguration zu erstellen:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Navigiere zu dem Modul, für das du eine Lock-Konfiguration erstellen möchtest.
Wechsel zum Record Locking-Tab.
Klicke in der oberen rechten Ecke auf + Neue Lock-Konfiguration.
Gib den Lock-Konfigurationsnamen ein und gib eine Beschreibung ein, falls erforderlich.
Wähle in Erlauben oder Einschränken von Aktionen aus, ob du Alle Aktionen einschränken, Ausgewählte Aktionen einschränken oder Ausgewählte Aktionen erlauben möchtest.
- Wenn du Ausgewählte Aktionen einschränken oder Ausgewählte Aktionen erlauben auswählst, kannst du aus dem Dropdown unten die spezifischen Aktionen auswählen, die eingeschränkt oder erlaubt werden sollen.
Wähle in Erlauben oder Einschränken von Feldern aus, ob du Alle Felder einschränken, Ausgewählte Felder einschränken oder Ausgewählte Felder erlauben möchtest.
- Wenn du Ausgewählte Felder einschränken oder Ausgewählte Felder erlauben auswählst, kannst du aus dem Dropdown unten die spezifischen Felder auswählen, die eingeschränkt oder erlaubt werden sollen.

Hinweis:

Die Option zum Erlauben oder Einschränken von Feldern wird nicht angezeigt, wenn du in der vorherigen Schritt Alle Aktionen einschränken auswählst oder wenn du in der vorherigen Schritt Ausgewählte Aktionen einschränken auswählst und die Option Bearbeiten auswählst.

Wähle in Sperren für aus, ob die Einträge für Alle Rollen gesperrt werden sollen oder ob bestimmte Rollen erlaubt sind, die gesperrten Einträge zu aktualisieren (Alle Rollen außer).
- Wenn du Alle Rollen außer auswählst, wähle die Rollen aus, die die gesperrten Einträge aktualisieren dürfen.
Klicke auf Speichern.

Die Module und die unterstützten Einstellungen für diese sind unten aufgeführt:

Artikel: Erlauben oder Einschränken von Aktionen, Erlauben oder Einschränken von Feldern.
Angebote: Erlauben oder Einschränken von Aktionen.
Verkaufsbestellungen: Aktionen erlauben oder einschränken.
Rechnungen: Aktionen erlauben oder einschränken.
Gutschriften: Aktionen erlauben oder einschränken.
Benutzerdefinierte Module: Aktionen erlauben oder einschränken, Felder erlauben oder einschränken.

Einzelne Aufzeichnung sperren

Nach der Erstellung der Sperrekonfigurationen für die erforderlichen Module können einzelne Aufzeichnungen gesperrt werden, sobald sie einen Punkt erreicht haben, an dem weitere Änderungen nur von berechtigten Benutzern vorgenommen werden dürfen.

Um eine Aufzeichnung zu sperren:

Gehe zu dem Modul, in dem die Aufzeichnung befindet, die gesperrt werden soll.
Wähle die Aufzeichnung aus, die gesperrt werden soll.
Klicke auf das Weitere Symbol auf der Detailsseite der Aufzeichnung und wähle Sperren.
Wähle die Sperrekonfiguration aus und gib den Grund für die Sperrung der Aufzeichnung ein.
Klicke auf Sperren.

Das Pop-up-Fenster „Aufzeichnung sperren“. Wähle die Sperrekonfiguration aus und gib den Grund für die Sperrung ein, um eine Aufzeichnung zu sperren.

Sobald eine Aufzeichnung gesperrt ist, wird neben der Aufzeichnungsnummer ein Sperren-Symbol angezeigt. Klicke auf das Sperren-Symbol, um zu erfahren, warum die Aufzeichnung gesperrt wurde. Informationen wie der Grund für die Sperrung, der Benutzer, der die Aufzeichnung gesperrt hat, der Datum und die Uhrzeit der Sperrung sowie die ausgewählte Sperrekonfiguration werden angezeigt.

Die Detailsseite einer Aufzeichnung. Klicke auf „Details anzeigen“ am oberen Rand einer gesperrten Aufzeichnung, um zu erfahren, warum eine Aufzeichnung gesperrt wurde.

Eine gesperrte Aufzeichnung entsperren

Wenn erforderlich, können Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen eine gesperrte Aufzeichnung entsperren. So geht es:

Gehe zu dem Modul, in dem die Aufzeichnung befindet, die entsperrt werden soll.
Wähle die Aufzeichnung aus, die entsperrt werden soll.
Klicke auf das Weitere Symbol auf der Detailsseite der Aufzeichnung und wähle Entsperren.
Gib den Grund für die Entsperrung der Aufzeichnung ein und klicke auf Entsperren.

Das Pop-up-Fenster „Aufzeichnung entsperren“. Wenn du ein Benutzer mit der Berechtigung zum Entsperren von gesperrten Aufzeichnungen bist, gib den Grund für die Entsperrung der Aufzeichnung in diesem Pop-up ein.

Die Aufzeichnung wird entsperrt und Benutzer in deiner Organisation mit der Berechtigung, Aufzeichnungen im Modul zu bearbeiten, können diese dann aktualisieren.

Eine Sperrekonfiguration bearbeiten

Um eine Sperrekonfiguration zu bearbeiten:

Gehe zu Einstellungen im oberen rechten Bereich.
Navigiere zu dem Modul, in dem die Sperrekonfiguration erstellt wurde.
Wechsel zu der Aufzeichnungspermanenz-Registerkarte.
Hänge über die Sperrekonfiguration, die bearbeitet werden soll, und klicke auf das Dropdown-Menü neben der Sperrekonfiguration. Wähle dann Bearbeiten.

Die Registerkarte „Aufzeichnungspermanenz“ auf der Einstellungenseite eines Moduls. Hänge über eine Sperrekonfiguration, klicke auf das Dropdown-Menü und wähle „Bearbeiten“, um Änderungen an einer Sperrekonfiguration vorzunehmen.

Führe die notwendigen Änderungen durch und klicke auf Speichern.

Eine Sperrekonfiguration inaktiv markieren

Wenn du eine Sperrekonfiguration nicht mehr benötigst, aber sie nicht löschen möchtest, kannst du sie inaktiv markieren. So geht es:

Gehe zu Einstellungen im oberen rechten Bereich.
Navigiere zu dem Modul, in dem die Sperrekonfiguration erstellt wurde.
Wechsel zu der Aufzeichnungspermanenz-Registerkarte.
Hänge über die Sperrekonfiguration, die inaktiv markiert werden soll, und klicke auf das Dropdown-Menü neben der Sperrekonfiguration. Wähle dann Als inaktiv markieren.

Die Registerkarte 'Record Locking' der Einstellungenseite eines Moduls. Mauszeiger über eine Lock-Konfiguration, Klick auf das Dropdown-Menü und Auswahl 'Als Inaktiv markieren', um eine Lock-Konfiguration zu deaktivieren.

Hinweis: Wenn Sie die Lock-Konfiguration verwendet haben, um Datensätze zu sperren, bleiben diese Datensätze gesperrt, auch wenn die Konfiguration als inaktiv markiert wird. Allerdings wird die Lock-Konfiguration nicht mehr angezeigt, wenn Sie nach der Markierung als inaktiv Datensätze sperren.

Eine inaktive Lock-Konfiguration als aktive markieren

Um eine inaktive Lock-Konfiguration als aktive zu markieren:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Navigiere zu dem Modul, in dem du die Lock-Konfiguration erstellt hast.
Wechsele auf die Registerkarte ‘Record Locking’.
Positioniere den Mauszeiger über die inaktive Lock-Konfiguration, klicke auf das Dropdown-Menü neben der Konfiguration und wähle Als aktiv markieren.

Die Lock-Konfiguration wird als aktiv markiert und kann nun verwendet werden, um Datensätze zu sperren.

Eine Lock-Konfiguration löschen

Warnung: Wenn du eine Lock-Konfiguration löscht, werden die mit dieser Konfiguration gesperrten Datensätze automatisch entsperrt und Benutzer in deiner Organisation können Änderungen an ihnen vornehmen.

Um eine Lock-Konfiguration zu löschen:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Navigiere zu dem Modul, in dem du die Lock-Konfiguration erstellt hast.
Wechsele auf die Registerkarte ‘Record Locking’.
Positioniere den Mauszeiger über die inaktive Lock-Konfiguration, die du löschen möchtest, klicke auf das Dropdown-Menü neben der Konfiguration und wähle Löschen.