Validierungsregeln

Validierungsregeln in Zoho Books helfen Ihnen, neue Regeln zu erstellen, die Einschränkungen für die eingegebenen Daten festlegen. Wenn ein Benutzer versucht, Daten in ein Feld einzugeben, das Sie mit einer Einschränkung versehen haben, wird die Eingabe durch die Validierungsregel überprüft. Wenn der eingegebene Wert die Bedingung verletzt, wird eine Warnmeldung angezeigt und die Transaktion wird nicht erstellt. Der Benutzer kann außerdem mehrere Kriterien für eine einzelne Validierungsregel festlegen.

Hinweis: Diese Funktion ist nur für bestimmte Abonnements von Zoho Books verfügbar. Besuchen Sie die Preisliste, um zu überprüfen, ob sie in Ihrem aktuellen Abonnement verfügbar ist.

Erläutern wir nun, wie Validierungsregeln funktionieren, anhand einiger Beispiele.

Szenario 1: Patricia führt ein Catering-Unternehmen und verarbeitet Kundenbestellungen sowie Dienstleistungen. Wenn Kunden nach Details fragen, sendet sie ihnen einen Angebot mit einem kleinen Rabatt. Wenn sie nicht verfügbar ist, antwortet ihr Team auf Kundenanfragen. Allerdings bieten ihre Mitarbeiter manchmal höhere Rabatte, als sie genehmigt haben. Um dies zu verhindern, erstellt Patricia schnell eine Regel, die den Rabatt auf maximal 10 % begrenzt.

Szenario 2: Peter möchte, dass seine Mitarbeiter die Bedingungen eines laufenden Angebots in der Transaktion eingeben. Er erstellt eine Regel und stellt sicher, dass Benutzer keine Transaktion erstellen können, ohne die Bedingungen einzugeben.

Validierungsregel erstellen

Sie können eine Validierungsregel erstellen, indem Sie bestimmte Kriterien für die Felder in einer Transaktion festlegen. So geht es:

Gehen Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie eine Validierungsregel erstellen möchten.
Gehen Sie auf die Validierungsregeln-Registerkarte.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neue Validierungsregel.
Geben Sie einen Namen für die Validierungsregel ein.
Klicken Sie auf + Regel hinzufügen und fügen Sie in der Popup-Anzeige die Bedingung hinzu, die erfüllt werden muss.
Geben Sie die Warnmeldung ein, die angezeigt wird, wenn die Transaktion die Validierungsregel verletzt.
Klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie weitere Regeln hinzufügen möchten, klicken Sie auf + Regel hinzufügen und wiederholen Sie die oben genannten Schritte.
Klicken Sie auf Speichern, sobald die Validierungsregel konfiguriert ist.

Einblick: Eine Validierungsregel, die in Zoho Books erstellt wurde, gilt auch für andere integrierte Zoho-Anwendungen. Angenommen, Sie haben in Zoho Books eine Validierungsregel für Verkaufsbestellungen erstellt und Ihre Organisation ist zusätzlich mit Zoho Inventory integriert. Wenn Sie nun eine neue Verkaufsbestellung in Zoho Inventory erstellen, werden die Felder entsprechend der in Zoho Books eingerichteten Regel validiert.

Mehrere Kriterien und Unterrichtlinien

Eine Validierungsregel gilt für alle Transaktionen. Wenn Sie jedoch eine Regel für bestimmte Transaktionen basierend auf mehreren Kriterien anwenden oder eine neue Regel mit derselben Bedingung erstellen möchten, finden Sie hierzu die folgenden Hinweise:

Mehrere Kriterien hinzufügen

Wenn Sie eine Validierungsregel erstellen, gilt sie standardmäßig für alle Transaktionen. Sie können jedoch die Regel so konfigurieren, dass sie nur für Transaktionen basierend auf bestimmten Kriterien gilt.

Scenario: (Basierend auf Szenario 1) Peter hatte eine Validierungsregel erstellt, bei der der Rabatt für Transaktionen nicht über 10 % liegen darf. Er möchte dies jedoch weiter spezifizieren, da nicht alle Transaktionen ein Maximum von nur 10 % Rabatt haben dürfen. Daher legt er die Kriterien fest, dass die Regel nur dann gilt, wenn der Gesamtbetrag der Transaktion unter 100 $ liegt und Versandkosten vorhanden sind.

So können Sie mehrere Kriterien hinzufügen:

Gehe zu Einstellungen im oberen rechten Bereich.
Wähle das entsprechende Modul aus und gehe zur Validierungsregeln-Registerkarte am oberen Rand der Seite.
Für neue Regeln: Während der Erstellung einer Validierungsregel geben Sie die Details ein und klicken Sie auf Speichern. Auf der folgenden Seite klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon neben der Regel.
Für bestehende Regeln: Auf der Registerkarte „Validierungsregeln“ bewegen Sie sich über die erforderliche Regel, klicken Sie auf das Dropdown-Icon und wählen Sie Bearbeiten. Auf der Seite „Bearbeiten Validierungsregel“ klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon neben der Regel.
Klicken Sie im Popup auf Basierend auf spezifischen Kriterien.
Setzen Sie die erforderlichen Kriterien mithilfe der bereitgestellten Optionen.
Klicken Sie auf + Kriterium hinzufügen, um weitere Optionen zu erhalten, und klicken Sie auf das Löschen-Icon, um Kriterien zu entfernen.
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon, um das Kriterium entsprechend Ihren Vorlieben zu ändern, und klicken Sie dann auf Speichern.
Klicken Sie auf Fertig.

Unterrichtlinien hinzufügen

Wenn Sie eine zusätzliche Regel zu Ihrer bestehenden Bedingung hinzufügen möchten, können Sie Unterrichtlinien erstellen. Dies ist nur dann möglich, wenn Sie die Regel auf Transaktionen basierend auf spezifischen Kriterien anwenden.

Scenario: Peter hatte eine Regel erstellt, bei der der Rabatt beim Erstellen von Transaktionen nicht über 10 % liegen darf, und hatte diese bereits mit bestimmten Kriterien angepasst. Nun möchte er die gleiche Bedingung (Rabatt ≤ 10 %) verwenden, jedoch eine neue Regel erstellen, bei der diese Bedingung nur während der Nebensaison (Juli–November) gilt. Dazu erstellt er eine neue Unterrichtlinie mit dem Transaktionsdatum > 1. Juli.

So können Sie Unterrichtlinien erstellen:

Gehe zu Einstellungen im oberen rechten Bereich.
Wählen Sie den speziellen Modul aus und gehen Sie zur Registerkarte Validierungsregeln.
Wählen Sie das Feld aus, für das Sie eine Validierungsregel erstellt haben.
Klicken Sie auf + Unterrule hinzufügen und ein Popup erscheint.
Geben Sie die Kriterien und die Warnnachricht ein.
Klicken Sie auf Fertig.
Überprüfen Sie die erstellte Unterrule und klicken Sie auf Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.

Validierungsregeln ausführen

Sobald eine Validierungsregel erstellt und gespeichert wurde, gilt sie für alle zukünftigen Transaktionen. Wenn eine neue Transaktion eine Validierungsregel verletzt, wird die in der Validierungsregel konfigurierte Warnnachricht den Benutzern angezeigt.

Eine Validierungsregel bearbeiten

Sie können die Details einer Validierungsregel aktualisieren, um Änderungen vorzunehmen. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie eine Validierungsregel erstellt haben.
Gehe zur Registerkarte Validierungsregeln.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Validierungsregel, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Icon und wählen Sie Bearbeiten.
Führen Sie die notwendigen Änderungen durch und klicken Sie auf Speichern.

Eine Validierungsregel als inaktiv markieren

Sie können eine Validierungsregel vorübergehend deaktivieren, indem Sie sie als inaktiv markieren. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie eine Validierungsregel erstellt haben.
Gehe zur Registerkarte Validierungsregeln.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Validierungsregel, die Sie als inaktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Icon und wählen Sie Als inaktiv markieren.

Eine Validierungsregel als aktiv markieren

Sie können eine inaktive Validierungsregel wieder aktivieren, indem Sie sie als aktiv markieren. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie eine Validierungsregel erstellt haben.
Gehe zur Registerkarte Validierungsregeln.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die inaktive Validierungsregel, die Sie als aktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Icon und wählen Sie Als aktiv markieren.