Signals

Die Signals-Funktion in Zoho Books sendet in-App-Benachrichtigungen an Benutzer in Ihrer Organisation, sobald eine Aktion in einer dritten Parteianwendung durchgeführt wird, die Sie konfiguriert haben. Signals helfen Ihnen, auf Aktivitäten zu reagieren, die Ihr Unternehmen betreffen, und fundierte Entscheidungen zu treffen. Schauen wir uns ein Beispiel an, um dies besser zu verstehen:

Beispiel: Door to Door ist ein E-Commerce-Unternehmen, das hauptsächlich online tätig ist. Sie verwenden Zoho Books, um ihre Geschäftstätigkeit zu verwalten, und Premier Courier, um ihre Produkte zu versenden. Durch die Nutzung der Signals-Funktion in Zoho Books erhält Door to Door rechtzeitige Benachrichtigungen über den Zustand ihrer Pakete. Diese Informationen ermöglichen es ihnen, ihre Kunden über den Zustand ihrer Versandlieferungen zu informieren. Außerdem erhalten sie Benachrichtigungen, wenn eine Lieferung dem Kunden nicht erfolgreich übergeben werden konnte. In solchen Fällen kontaktieren sie sofort den Kunden und initiieren nach Identifizierung des Grundes für die Nichtlieferung erneut die Zustellung. Dadurch können sie ein positives Kundenerlebnis bieten.

Ebenso können Sie die Signals-Funktion nutzen, um Ihre Zoho Books-Organisation mit einer dritten Parteianwendung zu verbinden und Benachrichtigungen basierend auf Ihren Geschäftsbedürfnissen zu erhalten.

Hinweis: Diese Funktion ist nur in bestimmten Abonnements von Zoho Books verfügbar. Besuchen Sie die Preisliste, um zu prüfen, ob sie in Ihrem aktuellen Abonnement verfügbar ist.

Ein neues Signal erstellen

Um ein Signal in Zoho Books zu erstellen:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wähle unter Entwicklungsraum Signals aus.
Klicke in der oberen rechten Ecke der Seite auf + Neues Signal.

Gib einen Namen für das Signal im Feld Signalname ein.
Füge oder wähle die dritte Parteianwendung aus, aus der du Benachrichtigungen erhalten möchtest, im Dropdown-Feld Dienst aus.
- Klicke im Dropdown-Feld auf Neuen Dienst hinzufügen.
Auf der Seite „Neuer Service“ geben Sie den Namen der Drittanbieter-App im Feld „Service Name“ ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Die Drittanbieter-App wird dann im Feld „Service“ aufgelistet.

Wählen Sie im Dropdown-Feld „Service“ die Drittanbieter-App aus, für die Sie ein Signal erstellen möchten.

Sie können ein Bild für das Signal hochladen. Dies hilft dabei, Benachrichtigungen aus einem Signal zu identifizieren.
Klicken Sie auf „Bild hochladen“ neben dem Feld „Signal-Icon“.
- Wählen Sie auf der erscheinenden Seite das Icon aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
Wählen Sie im Dropdown-Feld „Trigger Type“ aus, wie das Signal ausgelöst werden soll. Sie können das Signal über eine Funktion oder eine API auslösen.
- Sie können das Signal über eine API auslösen, wenn die Nachricht innerhalb der Drittanbieter-App selbst erstellt werden kann.
- Sie können das Signal über eine Funktion auslösen, wenn Nachricht und Aktion dynamisch erstellt werden müssen, also wenn Daten aus Books benötigt werden.
Im Feld „Empfänger“ können Sie bestimmen, wie die Benutzer in Ihrer Organisation Benachrichtigungen für das Signal erhalten.
- Alle Benutzer: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie alle Benutzer in Ihrer Organisation für dieses Signal benachrichtigen möchten. Sie können die Benachrichtigungen für dieses Signal nicht deaktivieren.
- Standardmäßig deaktiviert: Wählen Sie diese Option aus, wenn nur der Benutzer, der das Signal erstellt hat, Benachrichtigungen für dieses Signal erhält. Die Benachrichtigungen sind für andere Benutzer in Ihrer Organisation standardmäßig deaktiviert. Sie können die Benachrichtigungen für dieses Signal aus der Liste der „Signale“ aktivieren, wenn nötig.
- Standardmäßig aktiviert: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie alle Benutzer in Ihrer Organisation für dieses Signal benachrichtigen möchten. Die Benutzer können die Benachrichtigungen für dieses Signal aus der Liste der „Signale“ deaktivieren.
Klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Wenn Sie den Trigger-Typ als „Funktion“ auswählen und eine Verbindung in der Funktion verwenden, müssen Sie die Berechtigungen ZohoBooks.Signals.CREATE und ZohoBooks.Signals.READ auswählen, da diese nicht im Bereich ZohoBooks.fullaccess.All enthalten sind.

Einblick: Sie können den Inhalt im Feld „Nachricht“ der Funktion oder der API formatieren. Die folgenden Formatierungsoptionen werden unterstützt:

Fett: Umgeben Sie den Inhalt mit Sternchen (*). Zum Beispiel: *Dieser Inhalt ist fett.*
Kursiv: Umgeben Sie den Inhalt mit Akzenten (^). Zum Beispiel: ^Dieser Inhalt ist kursiv.^
Zeilenumbruch: Verwenden Sie ~br~ um einen Zeilenumbruch einzufügen.

Wenn Sie den Trigger-Typ des Signals als Funktion ausgewählt haben, werden die OAuth-URL und die ZAPI-Key-URL in einem Popup generiert und angezeigt. Sie können die URL aus dem Popup kopieren.

Wenn Sie den Trigger-Typ des Signals als API ausgewählt haben, wird der Namespace in einem Popup generiert und angezeigt. Sie können den Namespace aus dem Popup kopieren.

Namespace Für beide Funktionstypen und API-Trigger werden die OAuth-URL und die ZAPI-Schlüssel-URL auf der Bearbeiten-Seite des Signals angezeigt. Sie können sie dort ebenfalls kopieren.

Sie können die URLs auch kopieren, indem Sie die Schaltfläche Mehr neben dem Signal auf der Seite mit den Signalen klicken.

Einblick: Sie verwenden OAuth, wenn die Drittanbieteranwendung OAuth-Authentifizierung unterstützt. Sie verwenden ZAPI-Schlüssel, wenn die Drittanbieteranwendung OAuth-Authentifizierung nicht unterstützt oder wenn Sie die Konfiguration des Signals einfach vornehmen möchten.

Sie können die URL nun in der Drittanbieteranwendung konfigurieren, um Signale einzurichten. Wenn Sie zusätzliche Attribute für den Skript hinzufügen möchten, können Sie dies beim Aufruf der API tun.

Attribut	Beschreibung
Header	Der Header der API-Anfrage.
Parameter	Die Abfrageparameter der API.
Body	Eine Zeichenkette, die den Body der API-Aufruf enthält.

Pro-Tipp: Beschränken Sie den Zugriff auf die URL auf einige vertrauenswürdige und autorisierte Benutzer. Wenn die URL öffentlich ist, kann jeder Benutzer, der darauf Zugriff hat, sie verwenden, um Benachrichtigungen für das Signal auszulösen.

Nachdem Sie ein Signal erstellt haben, erhalten Sie in Ihrer Zoho Books-Organisation Benachrichtigungen, wenn die Drittanbieteranwendung die von Ihnen konfigurierte Aufgabe ausführt.

Verwalten von Signal-Benachrichtigungen

Ein Benutzer mit Zugriff auf Einstellungen kann die Benachrichtigungspräferenzen für Signale aus der Liste mit den Signalen verwalten. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Entwicklungsraum Signal.
Auf der Seite mit den Signalen bewegen Sie den Mauszeiger über das Signal, für das Sie die Benachrichtigungspräferenz ändern möchten und
- Verschieben Sie den Schalter neben Aktiviert, wenn Sie keine Benachrichtigungen von diesem Signal erhalten möchten.
- Verschieben Sie den Schalter neben Deaktiviert, wenn Sie Benachrichtigungen von diesem Signal erhalten möchten.

Verschieben Sie den Schalter, um deaktiviert zu setzen

Ein Benutzer, der keinen Zugriff auf Einstellungen hat, kann die Benachrichtigungspräferenzen für Signale aus dem Benachrichtigungen Bereich verwalten. So geht es:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Benachrichtigungen in der oberen rechten Ecke der Seite.

Klicken Sie auf das Rädchen-Symbol in der oberen rechten Ecke des Benachrichtigungen Bereichs.

Auf der Seite mit den Benachrichtigungspräferenzen für Signale bewegen Sie den Mauszeiger über das Signal, für das Sie die Benachrichtigungspräferenz ändern möchten und
- Verschieben Sie den Schalter neben Aktiviert, wenn Sie keine Benachrichtigungen von diesem Signal erhalten möchten.
- Verschieben Sie den Schalter neben Deaktiviert, wenn Sie Benachrichtigungen von diesem Signal erhalten möchten.

Hinweis: Wenn der Benutzer, der das Signal erstellt hat, die Empfänger als Alle Benutzer ausgewählt hat, erhalten alle Benutzer in Ihrer Organisation Benachrichtigungen von diesem Signal und können es nicht deaktivieren.

Ein Signal bearbeiten

Wenn Sie Änderungen an einem Signal vornehmen möchten, können Sie dies auf der Bearbeiten-Seite des Signals tun. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Entwicklungsraum Signals.
Klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Signal.

Auf der Seite Signal bearbeiten machen Sie die notwendigen Änderungen und klicken auf Speichern.

Ein Signal löschen

Wenn Sie ein Signal nicht mehr benötigen, können Sie es löschen.

Warnung: Sobald Sie ein Signal löschen, können Sie es nicht mehr wiederherstellen und erhalten keine Benachrichtigungen mehr für dieses Signal.

Um ein Signal zu löschen:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Entwicklungsraum Signals.
Klicke auf die Schaltfläche Weitere neben dem Signal und wähle Löschen aus dem Dropdown-Menü.
Klicke in dem Popup, das erscheint, auf Löschen.

Sogar nach dem Löschen eines Signals in Zoho Books bleibt die entsprechende Konfiguration in der externen Anwendung bestehen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Konfiguration auch in der externen Anwendung löschen.

Als inaktiv markieren

Wenn Sie ein Signal nicht mehr benötigen, aber es nicht löschen möchten, können Sie es als inaktiv markieren. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Entwicklungsraum Signals.
Klicke auf die Schaltfläche Weitere neben dem Signal und wähle Als inaktiv markieren aus dem Dropdown-Menü.

ZAPI-Schlüssel-URL neu generieren

Der ZAPI-Schlüssel wird in der Aufruf-URL als Teil des Abfrageparameters enthalten. Da er in der Aufruf-URL enthalten ist, erfordert er keine zusätzliche Konfiguration. Allerdings kann, wenn die ZAPI-Schlüssel-URL offen ist, jeder Benutzer sie verwenden, um Benachrichtigungen für das Signal auszulösen. Wenn der ZAPI-Schlüssel offen ist, können Sie ihn neu generieren. So geht es:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Entwicklungsraum Signals.
Klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Signal.
Auf der Seite Signal bearbeiten wählen Sie Neu generieren unter dem Feld ZAPI-Schlüssel-URL.

Der ZAPI-Schlüssel wird neu generiert. Stellen Sie sicher, dass Sie den alten ZAPI-Schlüssel mit dem neuen in allen anderen Stellen ersetzen, wo er verwendet wurde.

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