E-Mails

Die E-Mails unter Einstellungen ermöglichen es Ihnen, die von Ihrer Organisation gesendeten E-Mails zu steuern. Um Ihre E-Mail-Einstellungen zu konfigurieren und E-Mail-Vorlagen anzupassen:

Gehen Sie in die Einstellungen im oberen rechten Bereich.
Wählen Sie E-Mail-Benachrichtigungen unter Erinnerungen & Benachrichtigungen.

Schauen wir uns die hier konfigurierbaren Einstellungen an.

Absender-E-Mail-Einstellungen

Sie können die E-Mail-Adressen konfigurieren, die im Absenderfeld von E-Mails aus Zoho Books verwendet werden. Diese E-Mails landen jedoch manchmal im Spam-Ordner des Empfängers und werden daher nicht bemerkt. Dies geschieht häufig, wenn die E-Mail-Adresse im Absenderfeld einer Domäne gehört, die keine DKIM (DomainKeys Identified Mail) einrichtet.

Was ist DKIM?

DKIM (Domain Keys Identified Mail) dient dazu, Spam zu verhindern und ermöglicht es dem Empfänger-Email-Server, zu überprüfen, ob eine E-Mail von der Domäne ausgesendet und autorisiert wurde.

Domänenklassifizierung

Zoho Books klassifiziert Domänen in zwei Kategorien, um Ihnen zu helfen, welche E-Mail-Adressen im Absenderfeld von E-Mails verwendet werden könnten, die in den Spam-Ordner des Empfängers gelangen.

Um zu ermitteln, zu welcher Kategorie Ihre E-Mail-Adressen gehören:

Gehen Sie in die Einstellungen im oberen rechten Bereich.
Wählen Sie E-Mail-Benachrichtigungen unter Erinnerungen & Benachrichtigungen.
Klicken Sie in der linken Leiste auf Absender-E-Mail-Einstellungen.

Nicht authentifizierte Domänen

Domains ohne konfigurierte DKIM-Einträge werden als unauthentifiziert betrachtet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse aus einem solchen Domain als Absender in Zoho Books verwenden, kann die E-Mail als Spam markiert werden. Um dies zu vermeiden, ersetzt Zoho Books automatisch die Absender-E-Mail-Adresse durch message-service@sender.zohobooks.com, wenn es E-Mails auf Ihr Konto versendet. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Postfach des Empfängers ankommen statt als Spam markiert werden.

Die Adresse message-service@sender.zohobooks.com wird ausschließlich im Absenderfeld von E-Mails, die von Zoho Books gesendet werden, verwendet und nicht im Antwortfeld. Dies bedeutet, dass Ihre Kunden Ihren Namen weiterhin im Postfach sehen und wenn sie antworten, wird die Antwort direkt an Ihre E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Um E-Mail-Adressen in dieser Kategorie im Absenderfeld verwenden zu können, müssen Sie ihre Domains authentifizieren.

Authentifizierte Domains

E-Mail-Adressen aus Domains mit DKIM-Einträgen werden von Zoho Books vertraut und können sicher im Absenderfeld von E-Mails verwendet werden. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass diese E-Mails als Spam markiert werden, wenn sie von Zoho Books gesendet werden.

Domains authentifizieren

E-Mails, die in der Abschnitt Unauthenticated Domains aufgeführt sind, können durch Hinzufügen von DKIM-Einträgen für ihre Domains authentifiziert werden. Dazu müssen Sie:

Auf Einstellungen im oberen rechten Bereich der Seite klicken.
Unter Erinnerungen & Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen auswählen.
Auf der linken Seitenleiste Absender-E-Mail-Einstellungen klicken.
Bei der Domain, die Sie authentifizieren möchten, auf Jetzt authentifizieren klicken.
Den Host Namen und den Wert für den DKIM-Eintrag kopieren und in die DNS-Einstellungen Ihres Domain-Anbieters einfügen.
Auf Validieren klicken.

Einblick: Es dauert einige Zeit, bis Ihre neu hinzugefügten Einträge auf dem DNS-Server angezeigt werden. Wenn die Validierung fehlschlägt, warten Sie einige Zeit und versuchen Sie es erneut. Außerdem können Sie Zoho Books weiterhin verwenden, während die Einträge validiert werden.

Hinweis: Wenn Sie GoDaddy als Domain-Anbieter verwenden, muss der Host Name für den DKIM-Eintrag leicht modifiziert werden. Sie müssen Ihren Domain-Namen aus dem Eintrag entfernen, bevor Sie ihn hinzufügen. Zum Beispiel: Wenn der Host Name 1522406527365._domainkey.patricia.com lautet, müssen Sie Ihren Domain-Namen entfernen und nur 1522406527365._domainkey hinzufügen.

Sobald Ihr DKIM-Eintrag erfolgreich hinzugefügt und validiert wurde, wird Ihre Domain in der Kategorie Authentifizierte Domains aufgelistet. E-Mails, die aus dieser Domain gesendet werden, können nun im Absenderfeld verwendet werden, ohne ersetzt zu werden, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass sie in den Spam-Ordner gelangen.

Hinweis: Wenn die Funktion „Standorte“ oder „Filialen“ in Ihrer Organisation aktiviert ist, wird jeder Transaktionsvermerk mit einem bestimmten Standort oder Filialen verknüpft. E-Mails zu solchen Transaktionen werden an Ihre Kontakte von der Primärschreibadresse des jeweiligen Standorts oder Filialen gesendet.

Andere Aktionen

Sie können einige weitere Aktionen auf der Seite E-Mail-Voreinstellungen für Absender durchführen.

Primärkontakt markieren

Ein primärer Kontakt ist die E-Mail-Adresse, die für die Kommunikation zwischen Ihrer Zoho Books-Organisation und Zoho verwendet wird. Wichtige Updates zu Ihrer Zoho Books-Abonnement und Nutzung werden an diese Adresse gesendet.

Außerdem wird diese E-Mail-Adresse als Standard in der Absenderadresse von E-Mails, die von Zoho Books gesendet werden, verwendet, es sei denn, Sie ändern sie manuell beim Absenden einer E-Mail.

Um einen Kontakt als primär zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger über eine E-Mail-Adresse und klicken auf Als primären Kontakt markieren.

Neuen Absender-E-Mail-Adresse hinzufügen

Sie können neue Absender-E-Mail-Adressen hinzufügen und diese bei der Absendung von E-Mails aus Zoho Books auswählen. Dazu müssen Sie folgende Schritte durchführen:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Erinnerungen & Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf E-Mail-Voreinstellungen für Absender in der linken Seitenleiste.
Auf dieser Seite klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf + Neue Absender.

Fügen Sie einen Name und eine E-Mail-Adresse hinzu.

Klicken Sie auf Speichern.

Jetzt wird eine Bestätigungsemail an die hinzugefügte E-Mail-Adresse gesendet. Sobald die E-Mail-Adresse bestätigt wurde, können Sie sie im Absenderfeld von E-Mails aus Zoho Books verwenden.

Einblick: Die Hinzufügung einer E-Mail-Adresse auf diese Weise aktiviert die E-Mail-Adresse nur für die Absendung von E-Mails aus Zoho Books und ist nicht mit dem Hinzufügen von Benutzern zu Ihrer Organisation verwechselt.

Bestätigungsemail erneut senden

Wie bereits in der vorherigen Abschnitt erwähnt, wird bei der Hinzufügung einer neuen Absender-E-Mail-Adresse eine Bestätigungsemail an diese E-Mail-Adresse gesendet. Wenn die E-Mail jedoch nicht empfangen wurde, können Sie die Bestätigungsemail erneut senden. So geht es:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Erinnerungen & Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf E-Mail-Voreinstellungen für Absender in der linken Seitenleiste.

Klicken Sie auf E-Mail erneut senden neben einer E-Mail-Adresse, die noch nicht bestätigt wurde.

Die Bestätigungsemail wird erneut gesendet.

E-Mail-Adressen bearbeiten oder löschen

Sie können die E-Mail-Adressen Ihrer Benutzer aus Zoho Books bearbeiten oder löschen, indem Sie die Bearbeiten- oder Löschen-Icons jeweils rechts neben einer E-Mail-Adresse klicken.

Bearbeiten & Löschen von E-Mail-Adressen

E-Mail-Relay

E-Mail-Relays leiten E-Mails weiter oder leiten Ihre E-Mails an ihr Ziel weiter, wobei das Risiko, als Spam markiert zu werden, minimiert wird. Die Verwendung eines benutzerdefinierten SMTP-Verbindungslaufs ermöglicht es Unternehmen, E-Mails von ihrem eigenen Domain oder anderen öffentlichen Domains aus zu senden, was die Wahrscheinlichkeit von Spam-Filtern verringert. Ein benutzerdefinierter SMTP hilft auch bei der Authentifizierung von Absendern und prüft auf Spam, wodurch die Zuverlässigkeit der E-Mail-Delivery erhöht wird. Sie haben nun die Möglichkeit, E-Mail-Relay-Server einzurichten, um E-Mails aus Zoho Books mit benutzerdefiniertem SMTP zu versenden. Hier ist die Anleitung:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie E-Mail-Benachrichtigungen unter Erinnerungen und Benachrichtigungen.
Navigiere zur E-Mail-Relay-Sektion unter Voreinstellungen im linken Bereich.
Klicke auf + Neuer Server.
Gib den Servernamen ein.
Wähle die Portnummer aus.
Gib den täglichen Postlimit ein.
Wähle eine Option im Feld Sichere Verbindung verwenden.
Wähle deine E-Mail-Lieferpräferenz aus. Um die Einstellungen für das gesamte Domain zu verwenden, wähle Domain-basiert. Wenn die Einstellungen nur für eine bestimmte E-Mail-Adresse gelten sollen, wähle E-Mail-basiert.
Wähle deine Domain aus dem Feld Domain in diesem Server.
Wenn eine Authentifizierung erforderlich ist, wähle Ja aus und gib den Benutzernamen und das Passwort ein. Wenn nicht, wähle Nein im Feld Authentifizierung erforderlich.
Klicke auf Speichern.

Nachdem die Konfiguration gespeichert wurde, müssen Sie den eingerichteten E-Mail-Relay aktivieren. Dazu gehen Sie zu Einstellungen > Erinnerungen und Benachrichtigungen > E-Mail-Benachrichtigungen > E-Mail-Relay. Aktiviere den Schalter neben dem eingerichteten E-Mail-Relay.

E-Mail-Einblicke

E-Mails sind der übliche Weg, um mit Kunden zu kommunizieren. Allerdings kann es eine Belastung sein, zu prüfen, ob Ihre Kunden die von Ihnen gesendeten E-Mails geöffnet haben. Die E-Mail-Einblicke-Funktion in Zoho Books ermöglicht es Ihnen, die an Kunden gesendeten Benachrichtigungs-E-Mails zu verfolgen. Damit können Sie erkennen, wann ein Kunde eine Benachrichtigungs-E-Mail geöffnet hat.

Szenario: Patricia sendet eine Rechnung per E-Mail an ihren Kunden John und bittet um sofortige Zahlung. John behauptet jedoch, die Rechnung noch nicht erhalten zu haben. Da Patricia E-Mail-Einblicke aktiviert hat, kann sie prüfen, ob John die Rechnung geöffnet hat, sowie den genauen Datum- und Uhrzeitpunkt, zu dem dies geschehen ist. Dies hilft ihr, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

E-Mail-Einblicke aktivieren

Wenn Sie E-Mail-Einblicke aktivieren, können Sie die Benachrichtigungs-E-Mails für folgende Elemente verfolgen:

Rechnungen
Retainer-Rechnungen
Angebote

Um E-Mail-Einblicke zu aktivieren:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wähle E-Mail-Benachrichtigungen unter Erinnerungen & Benachrichtigungen aus.
Klicke auf E-Mail-Einblicke in der linken Seitenleiste.

Aktiviere Die an Ihre Kunden gesendeten E-Mails verfolgen.

Hinweise:

Wenn Sie E-Mail-Einblicke aktivieren, werden die von Ihrer Zoho Books-Organisation gesendeten E-Mails verfolgt, um zu wissen, wann Ihr Kunde sie geöffnet hat.
Wenn die von Ihnen gesendete E-Mail mehrere Empfänger hat, wird die entsprechende Transaktion als geöffnet markiert, sobald einer der Empfänger die E-Mail öffnet.

Status der Transaktions-E-Mails verfolgen

Nach Aktivierung der E-Mail-Einblicke können Sie den Status der Benachrichtigungs-E-Mails in den folgenden Orten anzeigen:

Transaktionslisteansichten

Sie können den Status der Benachrichtigungs-E-Mails in der Transaktionslisteansicht für die Module Rechnungen, Retainer-Rechnungen und Angebote anzeigen. Der Status wird mit Icons dargestellt, die sich direkt neben jeder Transaktion in der Liste befinden. Hier ist, was die Icons bedeuten:

: Zeigt an, dass die Transaktion per E-Mail versandt wurde.
: Zeigt an, dass die Benachrichtigungs-E-Mail der Transaktion geöffnet wurde.
: Zeigt an, dass die Transaktion aus dem Kundenportal betrachtet wurde.

Tipps: Wählen Sie im Filterfeld „Kunde betrachtet“ aus, um eine Liste der Transaktionen anzuzeigen, die von Ihren Kunden aus dem Kundenportal und ihrem E-Mail-Postfach betrachtet wurden.

Transaktionsdetaillseite

Auf der Transaktionsdetaillseite können Sie den Status der Transaktionen unter „Kommentare & Historie“ in der oberen rechten Ecke der Seite anzeigen.

Einblick: Wenn die von Ihnen gesendete E-Mail mehrere Empfänger hat oder die E-Mail-Adressen Ihrer Benutzer in den Feldern CC oder BCC enthalten sind, wird die entsprechende Transaktion markiert, wenn einer der Empfänger die E-Mail öffnet.

Wie funktioniert die E-Mail-Aktivitätsverfolgung in Zoho Books?

Zoho Books verwendet Web-Beacons (das Branchenstandard, den E-Mail-Dienstleister für die Verfolgung von E-Mails verwenden), um E-Mails an Ihre Kunden zu verfolgen.

Ein kleines Grafik-Element, das die Größe eines Pixel hat, wird am Ende der HTML-E-Mails, die von Zoho Books gesendet werden, eingebettet. Wenn ein Empfänger die E-Mail öffnet und die Anzeige von Bildern wählt, wird dieses kleine Bild von unserem Server heruntergeladen. Dieser Download ermöglicht es Zoho Books, zu erkennen, wann Ihre E-Mail geöffnet wurde.

Warnung: Wenn Ihr Kunde die Anzeige von Bildern in Ihrer E-Mail nicht wählt, kann Zoho Books die Statusverfolgung nicht durchführen. In einigen Fällen kann Zoho Books daher den Status Ihrer E-Mail als ungeöffnet anzeigen, selbst wenn sie von Ihren Kunden geöffnet wurde.

E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen in Zoho Books ermöglichen es Ihnen, einzigartige, kundenorientierte Benachrichtigungs-E-Mails zu erstellen, die an Ihre Kunden gesendet werden können. Sie können E-Mail-Vorlagen erstellen, die Ihre Marke widerspiegeln und die Inhalt entsprechend anpassen.

E-Mail-Vorlagen erstellen

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Erinnerungen & Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen aus.
Im Abschnitt Vorlagen wählen Sie das Modul aus, für das Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen möchten.
Pro Tipp: Sie können ein vorbereitetes E-Mail-Vorlagendesign auch klonen, es anpassen und es dann als neues Vorlagendesign speichern.
Klicken Sie auf +Neu in der oberen rechten Ecke, um ein neues Vorlagendesign zu erstellen.

Geben Sie einen Vorlagenname für das E-Mail-Vorlagendesign ein, das Sie erstellen.

Fügen Sie E-Mail-Adressen für die Felder Von, Kopie (CC) und Geheime Kopie (BCC) hinzu.
Geben Sie den Betreff des E-Mails ein.
Passen Sie den Inhalt des E-Mails nach Ihren Bedürfnissen an.
Markieren Sie Dies als Standard ein, wenn Sie dieses Vorlagendesign als Standard verwenden möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Um eine gemeinsame Unterschrift an die verschiedenen E-Mail-Vorlagen eines Moduls zu binden, klicken Sie auf die Schaltfläche Unterschrift bearbeiten.
Sie können bis zu fünf Dateien (jeweils bis zu 5 MB) zu jeder E-Mail-Vorlage hinzufügen, indem Sie auf Datei(h) anhängen klicken.
Um ein Vorlagendesign zu bearbeiten, klicken Sie auf E-Mail-Inhalt anzeigen oder auf den Vorlagenname.

E-Mail-Vorlagen anpassen

Sie können den Inhalt von E-Mail-Vorlagen personalisieren, um Ihre Geschäftstätigkeit und Ihr Markenimage besser zu widerspiegeln. Hier ist wie:

Gehe zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie unter Erinnerungen & Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen.
Im Abschnitt Vorlagen wählen Sie das Modul aus, für das Sie ein E-Mail-Vorlagendesign erstellen möchten.
Wählen Sie eine bestehende E-Mail-Vorlage aus oder erstellen Sie eine neue.

Geben Sie in das Textfeld die Nachricht ein, die Sie an Ihre Kunden senden möchten.
Verwenden Sie die Tools aus der Werkzeugleiste, um den Inhalt Ihrer E-Mail zu formatieren.
Um ein Bild in die E-Mail-Vorlage einzufügen, klicken Sie auf das Bild einfügen-Symbol.
- In dem Popup, das erscheint, wählen Sie aus, ob Sie das Bild aus dem Desktop hochladen oder eine Bild-URL hinzufügen möchten.
- Wenn Sie aus dem Desktop hochladen wählen, können Sie das Bild per Drag & Drop verschieben oder auf Hochladen klicken, um das erforderliche Bild hinzuzufügen.
- Wenn Sie Bild-URL hinzufügen wählen, geben Sie die URL in das Feld unter Bild-URL ein und klicken Sie auf URL abrufen. Wenn die URL gültig ist, wird das Bild angezeigt.
- Nachdem Sie das Bild hinzugefügt haben, wählen Sie die Bildgröße und die Bildposition aus.
- Geben Sie den Alt-Text ein. Dies ist der Inhalt, der angezeigt wird, wenn das Bild nicht geladen wird.
- Klicken Sie auf Speichern. Das Bild wird der E-Mail-Vorlage hinzugefügt.

Add the required image and customize as per your needs

Um Hyperlinks hinzuzufügen, wählen Sie die Wörter aus, die hyperlinkt werden sollen, klicken Sie auf das Link erstellen-Symbol, geben Sie die URL ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
Um Ihren E-Mail-Inhalt dynamisch zu machen, klicken Sie auf Platzhalter einfügen und wählen Sie einen Platzhalter aus der Liste.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen anzuwenden.

E-Mail-Vorlagen mit Kunden & Lieferanten verknüpfen

Fügen Sie eine persönliche Note zu den Benachrichtigungs-E-Mails, die an verschiedene Kunden gesendet werden. In Zoho Books können Sie clientbezogene Benachrichtigungs-E-Mails an Kunden senden, indem Sie E-Mail-Vorlagen diesen zuordnen. Sobald Sie E-Mail-Vorlagen erstellt haben, hier ist, wie Sie sie mit einem Kunden verknüpfen können:

Gehe zur linken Seitenleiste zu Sales oder Purchases und wähle Customers oder Vendors aus.
Wählen Sie den Kunden oder Lieferanten aus, für den Sie Vorlagen verknüpfen möchten.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf More und wählen Sie Associate Templates aus.
Wählen Sie in der Popup-Fenster die Vorlagen aus, die mit diesem Kunden/Lieferanten verknüpft werden sollen.

Klicken Sie auf Save.

Ab sofort werden diese Vorlagen als Standard für diesen Kunden/Lieferanten gesetzt und für alle zukünftigen E-Mails verwendet. Sie können diese Vorlagen jederzeit ändern.

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